【正文】 功能。功能描述發(fā)文系統(tǒng)主要完成發(fā)文所涉及的一系列操作：擬稿、流轉、審批、簽發(fā)、辦理、歸檔、印發(fā)等。本系統(tǒng)具有完善的流程跟蹤和控制。本系統(tǒng)采用發(fā)文和待辦事宜配合使用的方法，使流程更加直觀。系統(tǒng)中流程允許用戶自定義，使系統(tǒng)可以適應各種公文流程需求。l 歸檔已完成的文件歸入產(chǎn)品中的檔案管理模塊，形成真正的電子檔案。l 退回作者對需要做重大修改的文件可直接退回作者重新開始流程。l 提交處理當前處理人完成后在系統(tǒng)提示下選擇下一步驟和下一處理人，提交給后續(xù)環(huán)節(jié)處理。對于不同類型的公文，系統(tǒng)應采用不同的公文接收方式：電子公文直接以電子郵件的方式接收；紙介質公文利用掃描和OCR技術將其轉化為電子形式再接收。工作人員還可以利用系統(tǒng)提供的統(tǒng)計查詢功能對公文進行查詢，進而形成報表。在系統(tǒng)中特別注重數(shù)字化數(shù)據(jù)的一次性錄入，減少重復勞動，提高辦公效率。系統(tǒng)對收文的整個流程進行跟蹤，詳細記錄公文的當前狀態(tài)、辦理的過程和擬辦、批示意見以及辦理結果。一般用戶只需經(jīng)常查看并辦理待辦事宜即可進行日常辦公。系統(tǒng)不僅支持用戶鍵盤/鼠標輸入，而且支持手寫輸入、語音輸入和掃描識別等漢字輸入技術，方便領導辦公。系統(tǒng)能夠自動接收下級單位的上報公文，并自動填寫收文登記單。功能要求收文系統(tǒng)是處理所有外部來文的電子化入口，完成收文所涉及的一系列操作：來文、簽收拆封、登記、擬辦、辦理結果反饋、歸檔、相關單位查詢公文等。如果是需辦理的工作，在察看而沒有辦理的情況下，依然在待辦事宜窗口中顯示。待辦信息的主要來源是會議通知、新郵件、需本人察看的信息、需本人察看的公告、提示借閱人歸還借閱的檔案或圖書資料等。待辦事宜系統(tǒng)個人辦公輔助辦公公文管理部門辦公檔案管理系統(tǒng)管理系統(tǒng)幫助功能描述系統(tǒng)循環(huán)的滾動顯示用戶郵箱中的待辦信息，用戶通過點擊鼠標左健使待辦信息暫停滾動和重新滾動。同時工作人員需要經(jīng)常查看待辦事宜，辦理領導交辦的事項，以免本人的待辦事宜延誤。待辦事宜系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)面向領導和具體工作人員的一個窗口，系統(tǒng)正常運行后，上報領導的公文、請示、信息都集中在領導的待辦事宜系統(tǒng)中，領導轉辦的事項集中在辦理人員的待辦事宜系統(tǒng)中。五、軟件功能描述XXX市政府辦公自動化系統(tǒng)主要包括待辦事宜、收文管理、發(fā)文管理、信息采編、督辦查辦、領導日程安排、會議管理、信訪處理、人事管理、車輛管理、電子郵件、電子公告牌、辦事指南、公用資料、通訊錄、網(wǎng)上論壇、規(guī)章制度等內容。工作流應用系統(tǒng)中，用戶需求變化最大的主要體現(xiàn)在工作處理流程上，要求能快速的根據(jù)實際情況及時改變電子流程的設置，樂捷OA的圖形化的流程定制系統(tǒng)正是用戶的理想選擇?？蓪崿F(xiàn)正式公文和一般審批在系統(tǒng)內流轉的自動化。流程管理包括系統(tǒng)權限定義、用戶角色定義、公文處理定義、處理流程定義等多種系統(tǒng)定義和初始化功能。辦公助手除具備查看、辦理待辦信息功能外，還具有用戶郵箱新郵件定時提醒、設置口令、用戶注銷等功能。用戶通過Internet名稱和口令登錄服務器后，系統(tǒng)循環(huán)的滾動顯示用戶郵箱中的待辦信息，用戶通過點擊鼠標左健使待辦信息暫停滾動和重新滾動。用戶可以根據(jù)實際情況靈活配置崗位和授權。不同的安全管理角色指派不同的管理責任?？紤]到工作量和靈活性問題，在系統(tǒng)分析時將“ACL權限設置”、“角色”設計元素提取出來，放置在系統(tǒng)配置庫中，而不是在每個數(shù)據(jù)庫的存取控制表中，因此“角色”配置就簡化了，角色配置圖如下：提供靈活、安全的措施保證辦公的等級和保密。主題詞初始化的界面如下：工作流初始化采用自主開發(fā)的Workflow工具，圖形化界面下可以方便地勾劃出辦公系統(tǒng)的各個工作流。（1）數(shù)據(jù)、流程初始化 數(shù)據(jù)初始化包括關鍵字、主題詞的初始化，關鍵字用于表單中相對固定內容的選擇輸入。本系統(tǒng)在系統(tǒng)分析時已經(jīng)將系統(tǒng)管理工作按如下內容分工：系統(tǒng)管理員負責：Lotus Domino系統(tǒng)管理，包括驗證字維護、用戶人員維護、系統(tǒng)日志跟蹤、辦公數(shù)據(jù)備份、主從服務器復制（數(shù)據(jù)傳輸）設置；應用管理負責：功能模塊存取權限設置、流程定制、應用功能數(shù)據(jù)初始化（關鍵字維護）等。本公司在XXX市政府辦公系統(tǒng)的建設過程中，一方面是我們的技術優(yōu)勢，另一方面是樹立服務意識，以科學有效的方式，提供XXX市政府推廣實施、售后服務的優(yōu)秀、優(yōu)質的解決方案。系統(tǒng)還禁止了在查詢信息時的“Ctrl+X”剪切組合鍵、“Ctrl+C”、“Ctrl+V”拷貝、粘貼組合鍵。　系統(tǒng)充分考慮了容錯和糾錯能力，因此在每個子系統(tǒng)歷史記錄中都有異常文檔項供系統(tǒng)管理員分析處理，以防止數(shù)據(jù)誤操作而導致數(shù)據(jù)丟失。角色（崗位）工作流具體人員角色（崗位）是相對固定的，當針對某崗位的具體人員發(fā)生工作調動、職務變更、調離等變化時，管理員以最簡單的方法發(fā)出變更指令，調整角色（崗位）和具體人員的對應關系即可完成系統(tǒng)的調整。（4）工作流中的人員調整工作流中各個辦理節(jié)點的辦理人員支持角色（崗位）和人員兩種命名方式，根據(jù)對目前政府部門辦公需要的了解，辦公系統(tǒng)中需要的角色（崗位）是相對固定的。（2）工作流調整工作流調整通過工作流定制平臺實現(xiàn)，在工作流屬性中可以調整辦理流程的管理員、閱讀者、時間控制、歸檔等；在處理屬性中可以調整辦理人員、辦理權限、處理的時間設置、域值設置、分發(fā)設置、自動代理、讀者控制、代辦轉辦設置等。樂捷OA服務器目前支持Windows NT Server、Windows 2000 Server Family、Windows XP Server Family。實現(xiàn)了手寫識別的功能，用戶可以不再受拼音、五筆等輸入法的束縛。在手寫控件系統(tǒng)中實現(xiàn)動態(tài)手寫簽名驗證的功能，使系統(tǒng)更加安全。在XXX市政府辦公自動化系統(tǒng)中，任何需要領導親筆簽名的應用數(shù)據(jù)庫中都可以方便地設置并使用手寫控件系統(tǒng)。不僅浪費紙，而且秘書的工作量也加大了。以鍵盤輸入意見（填寫意見）、手寫批注是在工作流定義時預先設置的。用戶以后根據(jù)自己的新需求開發(fā)的獨立的功能模塊，只要是其客戶端是使用IE訪問該模塊，則該模塊都能方便的通過配置“數(shù)據(jù)庫文檔”和“群組授權文檔”，方便快捷的接入本系統(tǒng)中。l 用戶注銷。l 用戶自行設定刷新郵箱的時間間隔、新郵件提醒的音樂、待辦信息滾動的速度、待辦信息字體的大小和待辦窗口的背景顏色。常規(guī)提醒的具體功能如下：l 新郵件的自動提醒。工作即時提醒主要通過首頁的待辦事宜和辦公助手來實現(xiàn)。如圖：3)可以根據(jù)實際工作需要和各類辦公業(yè)務的環(huán)節(jié)來定義任務停留時間，系統(tǒng)定時檢測，超時催辦提醒。能夠按照辦公有關規(guī)定，顯示公文在其辦理過程中所處的地點、狀態(tài)，以便采取相應的統(tǒng)計、分析、催辦等處理措施。如以后業(yè)務流程發(fā)生更改要修改流程只需將節(jié)點和前后關系做適當調整和修改即可,無需任何的編程技術或編程工作！下圖是一個流程定制設定界面，如圖所示的一個復雜的工作流僅需要幾分鐘就可以輕松的定制出來。采用Java技術和Lotus Domino技術自主開發(fā)了圖形化的流程定制界面。文檔編輯器：