淺議中外企業(yè)物資采購管理制度的差異[001]-文庫吧資料
2025-04-22 06:41本頁面
【正文】 建立和實施制度化的采購管理程序, 這是采購管理工作有效進行的根本保證. 有法必依, 違法必究, , 才能在公司中用法治, 而不是人治. 采購管理程序主要包括以下方面: ① 規(guī)定采購條件. 明確采購人員對供應商的選擇、采購物品的質(zhì)量、需求的滿足保證等負完全責任, 并明確采購主管人對下屬的工作過程和結果的監(jiān)控負責、采購物品必須是必需的不可或缺的, 而且經(jīng)查對無庫存或庫存不足以滿足需要者. 采購物品必須適量, 不得超標積壓或不可用或根本不需用、采購物品的單價須為掌握內(nèi)的合適單價, 而且力求是最低的單價. , 并在采購事項未確定前傳送財務部、采購物品在條件相同的前提下應在正在發(fā)生業(yè)務或已確認之供應商處購買, 即不適宜隨意變更供應商. 已有之供應商處沒有所需采購之物品, 或因單價及質(zhì)量或因其他原因等因素, 可變更或選擇新的供應商, 但應將變更理由及有關事項告知財務部并征得財務部認可, 同時向財務部提供[新增供應商資料卡片]、采購物品必須保證物有所值且物有所用, 即相同質(zhì)量下的價格最優(yōu)化是采購的前提. ② 明確分工. 公司下轄生產(chǎn)性原村料消耗的裝配部和塑膠部等生產(chǎn)部門、工模材料消耗的工模部、總務維修及工程材料消耗的總務部、機械設備維修材料消耗的設備維修部、辦公文具用品消耗的信息部、員工伙食消耗的人事部等諸多采購部門，為明確采購員的權利和責任, 使各采購活動有條不紊并將責任歸落到人, 必須對公司的所有采購活動按類別進行明確分工并落實到相應采購人員. 采購人員必須是該種采購的內(nèi)行者, 如原材料及輔助材料由生產(chǎn)采購部負責, 工程物資由總務部負責, 設備維修材料由設備維修部負責, 工模材料由工模部負責, 電腦、精密儀器、電子設備、機器設備等由使用部門或專業(yè)人員負責. ③ 、采購合同、采購辦理必須先批準后實行, , 但突發(fā)性或臨時性急需物品(如工作中的機械突損部件、臨時特采等)可以由財務部確認后即由采購負責部門采購, 但請購單上須注明急購字樣并說明理由, 請購單由總經(jīng)理補批. ④ 、發(fā)票上簽名作實. 驗收人員由財務部指定或確認. 驗收者必須核實進貨的物品與訂貨單是否相符, 對經(jīng)手驗收物品的品種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量等與采購發(fā)票或采購約定所載之要求的相符性負責. 只有完全合格或經(jīng)相關職能部門批準特殊放行的物品才準驗收入庫. 驗收無誤后, 填制材料入庫單, , 結算憑據(jù)必須由采購員簽名作實. ⑤ 退貨與索賠. 為避免損失，采購回廠的物品由于質(zhì)量、規(guī)格不符, 采購部門須立即辦理退貨, 無論貨品是否退還給了供應商, 均須立即書面通知財務部及時扣回相應款項. 凡檢驗結果為不良品的來料檢驗報告, 品管部應分發(fā)至采購部門和財務部, 以有效追蹤, 不致有遺漏退貨扣款事項的發(fā)生. 采購約定中必須明確索賠條款, 對因供應商供貨期間、數(shù)量、質(zhì)量或相關原因未達到約定條件而產(chǎn)生的直接損失和因此面導致產(chǎn)生的其他損失, 應由采購部門根據(jù)實際應由供應商負責的損失以正式公函向供應商索賠，并由財務部在貨款中扣回相應款項或收取現(xiàn)款. 采購部門不能解決的, 公司可以采用不排除以法律形式解決的措施, 以及時保護公司的利益. ⑥ 貨款結付政策. 所有采購除零散性或不常用無法采用月結付款和特別情況需用現(xiàn)金支付的外, 均為月結付款方式. 不能使用月結的, 除小金額或零散性的因供應商不能來公司收款而由采購人員購買時直接付款外, 均由供應商直接到公司財務部收款. 禁止采購人員直接辦理現(xiàn)金支付事宜. 月結供應商必須在規(guī)定期間內(nèi)(每月5日前)提供對帳單至財務部對帳, 此政策采購部門須明確知會供應商. 貨款由財務部根據(jù)采購結算條件和資金流轉情況安排結付. 為防止貨款已結付但事后出現(xiàn)質(zhì)量或數(shù)量等原因而給公司造成經(jīng)濟損失, 采購部門應盡量避免即時結付現(xiàn)金, 即對非月結的大金額的采購保留一周或半月等一定的付款期間. 在不影響公司商譽的前提下, 適度延長付款時間是公司進行信用融資的財務政策. . , 建立完善的材料價格信息檔案. 為了有效地控制和降低采購成本, 并保證采購材料的質(zhì)量, 公司采購員應作好材料采購市場的有關價格信息的收集和整理, 及時地了解市場行情和動態(tài), 并與已在采用的采購價格進行比較和分析, 同時進行相應的調(diào)整和更新. 調(diào)整和更新后的價格檔案應同時分發(fā)采購管理會計確認并留存. 如有必要, 采購管理會計可直接通過各種渠道收集采購價格信息, 同時知會采購員, 由采購員進一步確認后進行歸檔并執(zhí)行. . 為全面掌握公司所有供應商的情況, 并對供應商進行相應的資質(zhì)考評, 應對所有供應商按重要性和一般性分別建立供應商檔案. 所謂重要性供應商, 即在貨品質(zhì)量、價格、交貨期、配合能力、結算條件等方面均能達到公司接受標準，并與公司有持常性業(yè)務往來的供應商，而一般性供應商是指只有偶發(fā)性或臨時性業(yè)務發(fā)生的供應商. 當一般性的供應商因業(yè)務需要而進行持常性往來, 且經(jīng)考核符合公司重要性供應商標準后, 應轉為重要供應商進行檔案管理. 供應商的考核須由品質(zhì)部、物控部、采購部及財務部聯(lián)合進行. 供應商檔案應有編號、詳細地址和聯(lián)系方式、結算條件、交貨條款、品質(zhì)評級、銀行帳號等， 并定期或不定期更新， 由專人負責管理, 同時由財務部留存副本. 原則上公司采購只選擇重要供應商進行. 如果供應商在供應材料過程中存在
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