【正文】 各種簽名是否完善等；Ⅲ、按照各類檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，檢查檔案是否合格；Ⅳ、確認(rèn)檔案無誤后，經(jīng)雙方簽字接收。（3）按各類檔案接收標(biāo)準(zhǔn)接收檔案。（3）做好庫房的“七防”管理，保證庫中檔案的質(zhì)量和安全。工作步驟：（1）嚴(yán)格遵守公司檔案管理規(guī)定，熟悉公司檔案運作流程，了解公司各部門及各二級公司檔案收集范圍。（3）嚴(yán)格遵守檔案保密和保衛(wèi)制度，做好檔案庫房的日常管理工作，確保檔案材料的完整與安全。工作內(nèi)容及權(quán)限：（1）負責(zé)做好公司各類檔案的收集、歸檔、接收、保管、利用和統(tǒng)計工作。（五） 檔案員崗 位 說 明 書企業(yè)名稱文件類別日常管理文件版 本編 號標(biāo)題檔案員職務(wù)說明書生效日期頁 碼共 頁 第 頁編制審核批準(zhǔn)一、崗位基本信息直接上級：檔案主管 直接下級： /職務(wù)等級：檔案員 職務(wù)類型：檔案管理類職務(wù)概要或職務(wù)說明：負責(zé)做好公司各類檔案的收集、歸檔、接收、保管、利用和統(tǒng)計工作。（2）有良好的團隊凝聚意識，勤奮、踏實、團結(jié)的工作態(tài)度。必備的知識及技能：有五年以上的本行業(yè)工作經(jīng)驗；具備檔案工作的專業(yè)知識；要略知各類資料的收集及整理。（3）于每周一上報上周的工作情況及本周的工作計劃。工作匯報：（1）工作完成后需書面或口頭形式向主管報告。（2）能否按標(biāo)準(zhǔn)做好檔案的入庫及利用工作。（10）努力完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作任務(wù)。負責(zé)落實檔案庫房“七防”措施，確保檔案的完整與齊全。③負責(zé)組織做好公司總部及二級單位檔案工作的業(yè)務(wù)監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。①有計劃的對公司所有專、兼職檔案人員進行專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，培養(yǎng)一批高素質(zhì)的檔案隊伍。①負責(zé)組織做好綜合檔案室的各種規(guī)劃及總結(jié)性工作；②及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報近期工作，有問題要及時處理，自己不能處理的要請求上級領(lǐng)導(dǎo)幫助。（5）負責(zé)組織對檔案的鑒定工作，對已超過保管期限的檔案提出存毀意見。①配合工程資料主管抓好公司檔案入庫量最大的工程檔案的管理，指導(dǎo)工程資料的按檔案移交標(biāo)準(zhǔn)移交；②配合各部門做好文書檔案的收集歸檔工作；③配合有關(guān)部門做好實物檔案、設(shè)備檔案、特殊載體檔案等檔案的收集、整理、歸檔。①籌備建立公司綜合檔案室，盡量在公司條件允許條件下建立標(biāo)準(zhǔn)檔案室，為以后的企業(yè)升級做準(zhǔn)備；②協(xié)助各部門、各二級單位檔案室的建立，指導(dǎo)各專、兼職檔案員的工作，使整個檔案網(wǎng)絡(luò)能正常運行。①了解公司各部門及二級公司的部門性質(zhì)及職責(zé)范圍，了解各部門、單位的檔案收集范圍；②根據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》，針對公司實際情況對公司的各類檔案進行合理的分類；③根據(jù)《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》及《廣東省國家行政機關(guān)文書立卷歸檔工作實施辦法》、《企業(yè)檔案分類與組卷實用參考》等規(guī)定，結(jié)合公司實際，編寫文件檔案保管期限。②取得上級領(lǐng)導(dǎo)及各部門領(lǐng)導(dǎo)支持，設(shè)立專職、兼職檔案員，建立公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)。工作步驟：（1）負責(zé)制訂和完善公司檔案管理的各項規(guī)章制度，加強公司檔案規(guī)范化、制度化管理。（6）負責(zé)落實檔案庫房的“七防”措施，確保檔案材料的完整與安全。（4）負責(zé)組織做好公司各部門及分公司檔案工作的監(jiān)督及檢查。（2）負責(zé)組織公司各類檔案的收集、歸檔、接收、保管、利用和統(tǒng)計工作。二、工作效率工作職責(zé)：負責(zé)制訂和完善公司檔案管理的各項規(guī)章制度；負責(zé)組織做好公司各類檔案的收集、歸檔、接收、保管、利用和統(tǒng)計工作。（3）具有良好的溝通能力及洞察能力。綜合素質(zhì)要求：（1）具有良好的職業(yè)道德素質(zhì)，能吃苦耐勞。三、任職資格及要求性別男女不限年齡25歲以上學(xué)歷大專及以上工作經(jīng)驗：有五年以上的本行業(yè)實際操作經(jīng)驗。（2）對不能處理的問題及時反饋給主管。（3）能否在規(guī)定時間內(nèi)完成主管所交待的任務(wù)。工作考核標(biāo)準(zhǔn)：（1）能否及時跟進解決工程資料存在的問題。②針對檢測項目選擇多家有資質(zhì)檢測單位進行比較，預(yù)備檢測單位。（3）組織統(tǒng)籌項目資料每月的檢查評比：每月下旬組織一次各項目資料檢查評比，將所有項目資料的檢查結(jié)果進行匯總總結(jié)，評比結(jié)果及時以通知的形式公布到各個項目資料室，檢查不合格的項目給予處罰，優(yōu)秀的給予獎勵；對于不合格的項目資料要查找原因及時安排整改，并將此項目作為下個月的重點檢查對象。②了解中山項目開發(fā)的規(guī)模進行崗位IC卡的辦理，確保崗位IC卡能滿足報建的需求。⑤每月將檢查各項目的情況作總結(jié)分析，上報主管審閱。③檢查中發(fā)現(xiàn)資料質(zhì)量方面達不到要求的，應(yīng)給予指引并要求整改。工作步驟：（1）負責(zé)在建項目土建、安全、建筑安裝資料的檢查、監(jiān)督、協(xié)調(diào)工作，掌控各項目工程資料進度和質(zhì)量：①不定期對各在建項目進行檢查，以便發(fā)現(xiàn)各種問題，發(fā)出資料限期整改單，并對整改情況進行復(fù)查。（4）對常規(guī)檢測除外的檢測項目進行單位選擇、報價及工作安排。（2）負責(zé)監(jiān)控中山崗位IC卡的辦理。二、工作效率工作職責(zé)：負責(zé)各項目資料完成進度及質(zhì)量檢查并將存在問題及時上報；各項目資料的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查；對檢測方面項目的安排工作及報價。（3）具有良好的溝通能力及判斷能力。綜合素質(zhì)要求：（1）具有良好的職業(yè)道德素質(zhì)，能吃苦耐勞。三、任職資格及要求性別男女不限年齡25歲以上學(xué)歷大專以上學(xué)歷工作經(jīng)驗：有三年以上的本行業(yè)實際操作、管理經(jīng)驗。（2）對不能處理的問題及時反饋給主管。（2）有無在規(guī)定的時間內(nèi)完成計劃和報告。③根據(jù)使用時間對借出的證件進行跟蹤追回，避免長期借留外面而遺失。（6）負責(zé)證件管理培訓(xùn)統(tǒng)籌工作：①根據(jù)公司現(xiàn)況、發(fā)展趨勢和各項目當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)部門的要求，計劃和儲備各項目報建、各公司資質(zhì)年審所需的各類人員上崗證、職稱證等。（4）監(jiān)督工程項目竣工驗收合格后及時做好質(zhì)、安監(jiān)備案資料，并上報監(jiān)督部門進行監(jiān)督備案手續(xù)。（2）對從工程開工到竣工驗收合格等各階段進行監(jiān)控，對于不能按進度、質(zhì)量、要求完成的項目，進行查找原因，并對癥下藥進行調(diào)整，對于不能解決的問題及時向部門主管反映。（8）服從公司上級領(lǐng)導(dǎo)安排。（6）做好對內(nèi)協(xié)調(diào)及對外溝通工作等。（4）監(jiān)督工程項目竣工驗收合格后及時辦理質(zhì)監(jiān)、安監(jiān)備案手續(xù)。（2）監(jiān)督控制各項目工作進度和質(zhì)量的完成情況。二、工作效率工作職責(zé)：協(xié)助主管建立健全的管理體系及招聘面試工作；監(jiān)控各項目工作完成進度、質(zhì)量；審核竣工驗收資料；對部門資料工作全面管理，起到行政領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)上的指引作用；傳達建設(shè)部門新文件精神；證件管理培訓(xùn)統(tǒng)籌；做好對內(nèi)協(xié)調(diào)及對外溝通工作等。（4）辦事果斷。（2）有良好的團隊凝聚意識，勤奮、踏實、團結(jié)的工作態(tài)度。必備的知識及技能：有五年以上的本行業(yè)實際操作、管理經(jīng)驗；熟練操作土建資料、安全資料、建筑安裝資料、備案資料；熟悉建筑規(guī)范驗收標(biāo)準(zhǔn)、建筑資料規(guī)定。（2）對于存在不能解決的問題及時反饋給直屬經(jīng)理。（2）能否在公司規(guī)定時間完成竣工驗收及相關(guān)備案手續(xù)，確保符合交樓手續(xù)。對內(nèi)協(xié)調(diào)的有：工程部、辦證部、財務(wù)部、人事部、采購部、機電部、技術(shù)部、預(yù)算部、鋁窗部；對外溝通的有：省建設(shè)廳、廣州建委、省建筑協(xié)會，省、市、區(qū)檢測站，市、區(qū)建設(shè)局，質(zhì)、安監(jiān)站、安監(jiān)局、人防辦、建工科、自來水公司、設(shè)計單位、監(jiān)理單位、勘察單位、施工單位、省機具檢測站、材料供應(yīng)商。（6）協(xié)助辦證部前期報建工作及后期備案、消防驗收等工作。（4）負責(zé)管理安排公司檔案管理。（2）負責(zé)簽訂工程合同：根據(jù)開發(fā)工程規(guī)模，選擇有資質(zhì)單位報價、確定單位及簽訂工程合同。②全面統(tǒng)籌安排各項目工程從開工到竣工備案各階段的資料整理、工程建材材料、機具及結(jié)構(gòu)有關(guān)規(guī)定檢測。（7）負責(zé)對內(nèi)部協(xié)調(diào)，對外溝通等工作。（5）協(xié)助施工現(xiàn)場的有關(guān)建設(shè)部門檢查及下達有關(guān)最新規(guī)范要求文件。（3）負責(zé)管理安排企業(yè)資質(zhì)評審及技術(shù)人員的培訓(xùn)管理。工作內(nèi)容及權(quán)限：（1）全面人員計劃、篩選、配置，負責(zé)統(tǒng)籌安排工程資料的整理，工程建筑材料、機具及結(jié)構(gòu)有關(guān)規(guī)定檢測，組織工程項目的竣工驗收備案。 工程質(zhì)量檢測費清單（測樁、環(huán)境檢測、實體檢測等）。 （五） 證件辦理管理組企業(yè)名稱文件類別日常管理文件版 本編 號標(biāo)題證件辦理管理組工作流程生效日期頁 碼共 頁 第 頁編制審核批準(zhǔn)辦證培訓(xùn)員把已辦好的安全考核證、年審、注冊證做好移交登記表后移交給證件管理組長證件辦理組長將審批的《需辦理安全考核、證件繼續(xù)教育、年審、注冊等人員名單》交給辦證培訓(xùn)員辦證培訓(xùn)員籌備、收集人員相關(guān)資料，安排培訓(xùn)、考試，網(wǎng)上上報注冊等事宜辦證培訓(xùn)員根據(jù)《需辦理安全考核，證件繼續(xù)教育、年審，注冊等人員名單》進行相應(yīng)工作證件辦事員將已辦好證件、租聘協(xié)議做好移交登記表后移交給證件辦理組長，同時將辦證過程的證件人有關(guān)證件復(fù)印件移交給辦證培訓(xùn)員籌備收集人員相關(guān)資料，安排培訓(xùn)、考試等事宜將培訓(xùn)單位、報價、增加人備案上報主管、譚總審批證件辦事員根據(jù)《需增加辦理證件的數(shù)據(jù)》尋找相關(guān)的培訓(xùn)單位及報價，落實符合條件辦證人員名單，尋找租聘相關(guān)證件證件辦事員根據(jù)《需增加辦理證件的數(shù)據(jù)》尋找相關(guān)的培訓(xùn)單位及報價證件辦理組長將經(jīng)部門主管、譚總審批的《需增加辦理證件的數(shù)據(jù)》交給辦證辦事員證件辦理組長：證件對外借用的日常管理結(jié)束證件辦理組長將收到的證件、租聘協(xié)議分類整理歸檔；將新增的證件復(fù)印一份給證件培訓(xùn)員，確保原件與復(fù)印件相符；每月列出需要支付證件使用費的清單，并將新增部分的相關(guān)資料經(jīng)部門主管審核后移交給財務(wù)開始證件辦理組長根據(jù)公司發(fā)展趨勢、現(xiàn)有證件及所有公司年審情況做出能滿足報建及公司資質(zhì)年審需求的證件分析數(shù)據(jù)證件分析數(shù)據(jù)上報部門主管、譚總，經(jīng)相關(guān)人員審批（六） 辦事組企業(yè)名稱文件類別日常管理文件版 本編 號標(biāo)題辦事組工作流程生效日期頁 碼共 頁 第 頁編制審核批準(zhǔn)需要辦事員領(lǐng)取報告及備案的辦事員及時領(lǐng)取并辦理相關(guān)手續(xù)后，將檢測報告及備案證移交給項目資料組辦事員根據(jù)前期資料目錄跟進、收集資料，對于暫時不能收集的資料要做好跟蹤標(biāo)志便于日后跟蹤辦事員將收集的資料按目錄整理，呈報組長審核后進行歸檔保管辦事員將審核通過的資料及時派發(fā)到相應(yīng)的項目資料室，并做好簽收登記辦事員根據(jù)上級安排的分包單位備案任務(wù)，及時收集準(zhǔn)備相關(guān)資料（如施工許可證、分包合同、分包單位資質(zhì)、人員證件等）開取銀行資信證明網(wǎng)上上報資料跟進網(wǎng)上上報審批結(jié)果，根據(jù)審批結(jié)果準(zhǔn)備齊全相關(guān)資料到辦事窗口核對資料（即送件）施工過程中，項目資料室有特殊的資料需要提供時，辦事員必須收到經(jīng)項目資料主管簽名的內(nèi)部聯(lián)系單，呈組長審批組長審核批準(zhǔn)后，安排辦事員跟進跟蹤備案結(jié)果，及時領(lǐng)取備案證將備案證移交證件管理組管理員，同時將合同及備案證復(fù)印移交給項目資料組辦事員根據(jù)審批內(nèi)容跟進，并及時提供給項目資料室資料蓋好章后，辦事員對照清單檢查，分類整理附上蓋章清單辦事員根據(jù)資料內(nèi)容及要求找相關(guān)單位、相關(guān)人員簽名蓋章各項目資料室、內(nèi)部相關(guān)人員或外部單位將需要蓋章的資料附好清單移交給辦事組組長組長審核后匯總，安排辦事員蓋章將蓋好章整理好的資料分別派發(fā)到各單位或各項目資料組或相關(guān)人員手上辦事員交費后領(lǐng)回發(fā)票并移交給財務(wù)部送總經(jīng)辦譚總審批后辦事員進行交費或通知財務(wù)轉(zhuǎn)帳部門主管審核簽名組長核對無誤辦事員在規(guī)定時間內(nèi)整理核對好相關(guān)費用辦事員在規(guī)定時間內(nèi)整理核對好相關(guān)費用各項目資料組每月做好以下檢測費用的清單： 工程材料常規(guī)檢測費用月結(jié)匯總表（后附上結(jié)賬清單或檢測委托單）。嚴(yán)禁易燃、易爆、易腐蝕物品進入檔案室，非庫房管理人員不可進入檔案室，以保證庫房的環(huán)境安全。新接收的檔案有條件時需經(jīng)殺蟲、消毒后才能進庫房檔案的庫房管理認(rèn)真遵照執(zhí)行檔案庫房管理制度的有關(guān)內(nèi)容，將庫房管理的“七防”工作落到實處。入庫檔案的整理編目已接收合格的檔案，按要求填好類別號，編好檔號。編制檢索工具編制電子檢索工具，同時備一份手工檢索工具。 嚴(yán)格遵守檔案保密制度，防止泄密事件的發(fā)生。其它類檔案的接收可參照以上接收方式。設(shè)備類檔案的接收：（1）移交范圍：設(shè)備實物的管理單位在購置、使用中形成的具有保存價值的文件。（2）接收方法：①對照案卷目錄及卷內(nèi)目錄清點檔案數(shù)量是否相符；②查看歸檔文件是否符合歸檔要求，如文件是否有用非檔案允許的鉛筆、紅筆等填寫、卷內(nèi)排列是否合理等，具體評判標(biāo)準(zhǔn)可參照公司證照類檔案管理辦法。工程類檔案的接收可參照房地產(chǎn)類檔案中工程類檔案的接收。（2）接收方法：①對照案卷目錄及卷內(nèi)目錄清點檔案數(shù)量是否相符；②查看歸檔文件是否符合歸檔要求，如文件是否有用非檔案允許的鉛筆、紅筆等填寫、卷內(nèi)排列是否合理等，具體評判標(biāo)準(zhǔn)可參照公司房地產(chǎn)類檔案移交標(biāo)準(zhǔn)。③填寫檔案移交書，簽字移交。綜合檔案室?guī)旆繙?zhǔn)備庫房內(nèi)按標(biāo)準(zhǔn)庫設(shè)置各種所需設(shè)備、工具，如空調(diào)、抽濕機、滅火器等，對所安裝的柜子進行清潔、消毒，為檔案入庫作好前期準(zhǔn)備。編制公司檔案手冊，組織相關(guān)檔案人員的學(xué)習(xí)及培訓(xùn)。③每月5號前提交上個月《 月平安卡統(tǒng)計月報表》。（三） 平安卡培訓(xùn)教育組企業(yè)名稱文件類別日常管理文件版 本編 號標(biāo)題平安卡培訓(xùn)教育組工作流程生效日期頁 碼共 頁 第 頁編制審核批準(zhǔn)開始工人可進場施工有“平安卡”新工人統(tǒng)一交到資料部簽收登記資料部在收到“平安卡”當(dāng)日起5個工作日內(nèi)須操作完企業(yè)版及項目版的有關(guān)系統(tǒng)登記；將卡復(fù)印一份留底，并按工種分門別類以電子文檔形式保存后，將卡歸還工人無“平安卡”填