公文管理系統(tǒng)問答集-文庫吧資料
2025-04-13 20:30本頁面
【正文】 列印本文即可n 預(yù)覽列印下方亦可指定印表機(jī)Question_69. 如何將公文另存成其他檔案繼續(xù)利用？n 點(diǎn)選【公文檔案】－【預(yù)覽列印】n 透過開啟的預(yù)覽列印畫面左邊功能選項(xiàng)可再進(jìn)階選取列印選項(xiàng)（例如可選擇列印函或稿）n 選擇另存新檔n 並選擇適合的檔案類型與儲存路徑後即可n 請注意若是有選擇，即會輸出成兩各檔案Question_70. 別人會辦您的公文該如何處理(會辦公文)？n 點(diǎn)選左方的【待處理公文】功能中的會辦公文件數(shù)n 點(diǎn)選要處理的會辦公文主旨n 點(diǎn)選簽核資訊旁的會辦意見輸入按鈕n 請於意見輸入?yún)^(qū)中輸入您的會辦意見，最後按存檔回文面按鈕n 點(diǎn)選送出送出公文。若選擇『否』會將所有受文者的發(fā)文方式改成『郵寄』n 若該份公文所夾帶的附件並未超過2MB，又希望可以將附件轉(zhuǎn)貼到附件下載區(qū)，可勾選，即可強(qiáng)制將該份公文的所有附件轉(zhuǎn)貼至附件下載區(qū)。n 參考附件可為電子檔案或是紙本格式或是其他公文之參考文號(需要經(jīng)過調(diào)案程序)n 開啟公文製作點(diǎn)取畫面中排按鈕的核參資料可加入?yún)⒖几郊诙€附加檔案方法(附加於公文中，發(fā)文用)：n 開啟公文製作，於文面上直接點(diǎn)選附件位置，開啟附件及受文者編輯視窗，選擇『加入電子附件』或『加入實(shí)體附件』n 若要將來文相關(guān)電子檔案加入自己要發(fā)文的公文中選擇『加入來文電子檔』即可將來文檔案加入，並可選取是要加入來文本文或是來文的附件n 加入電子附件時可使用CTRL+SHIFT多選附件一次加入n 您亦可以點(diǎn)選『編輯』『附件及受文者』，開啟附件及受文者編輯視窗。(副檔名不可修改)n 針對該檔案若需調(diào)整時可開啟EXCEL進(jìn)行調(diào)整。n 按下存檔後文面自動會將您所選擇的受文者帶入文面上n 註：若欲新增的受文者不在內(nèi)建資料裡面(例如要發(fā)文給某個人)，只要在受文者欄位將名字輸入進(jìn)去之後，點(diǎn)選新增，之後再點(diǎn)選受文者名稱，進(jìn)行地址的新增即可。n 第二個是以逐字的方式來點(diǎn)選，出現(xiàn)你欲選取的資料點(diǎn)選直接新增即可。n 若要再將辦法段落呈現(xiàn)，點(diǎn)選文字工具列中的「編輯」－「展開空白段落」即可。Question_46. 若要修改速別，該如何修改？n 你可點(diǎn)選文字工具列中的「編輯」－「改變文書速別」即可改變修改n 或是點(diǎn)選文面上「速別」字樣處點(diǎn)一下即可開啟視窗修改Question_47. 若要改變決行層級，該如何修改？n 你可點(diǎn)選文面左下角紅色字的「決行公文：」即可修改Question_48. 若要修改以人事室或會計室的名義發(fā)文之公文改以單位名義發(fā)文，該如何修改？n 你可以點(diǎn)選文字工具列中的「編輯」－「改變發(fā)文類別」即可改變修改n 或是點(diǎn)選文面上的機(jī)關(guān)全銜也可修改Question_49. 若要附貼來文主旨的話，該如何複製？n 在公文製作中點(diǎn)選文字工具列中的「常用辭彙」－「來文主旨」n 即可選取要附貼的來文主旨進(jìn)行附貼Question_50. 如何將辦法段落刪除？或是要增加辦法段落如何處理？n 系統(tǒng)會在存檔時判斷若辦法段落中未有輸入內(nèi)容，即會自動刪除。n 但僅止於列印出來的紙本，發(fā)文出去的格式還是不會有改變。只要未預(yù)設(shè)流程，長官看完後系統(tǒng)會再送往承辦人手上n 請針對流程重新設(shè)定Question_35. 如何檢視公文歷程中長官修改過的記錄?n 可開啟文面後點(diǎn)選追蹤修訂頁籤n 可利用檢視追蹤修訂的版本去檢視歷程Question_36. 已要號公文若無需再處理，該如何刪除？方法一：n 點(diǎn)選左邊【文書製作】的功能選項(xiàng)n 點(diǎn)選右上方之已取號公文維護(hù)n 點(diǎn)選欲修改或刪除之文號主旨n 按下刪除即可n 刪除之後該公文文號即無法在系統(tǒng)中查詢到n 若該公文已核決即不可再刪除方法二：n 點(diǎn)選左邊【公文管理】－【銷號作業(yè)】n 輸入欲刪除之文號點(diǎn)選確定n 輸入銷號原因點(diǎn)選存檔即可n 銷號後公文文號仍可在系統(tǒng)中查詢到但會註記已銷號n 若該公文已核決即不可銷號Question_37. 若銷號錯誤可以復(fù)原嗎n 點(diǎn)選左邊【公文管理】－【銷號作業(yè)】n 輸入欲復(fù)原的文號點(diǎn)選確定n 輸入復(fù)原原因點(diǎn)選執(zhí)行即可Question_38. 如何處理密件公文?n 若是辦理一般公務(wù)機(jī)密公文即照一般紙本簽核公文進(jìn)行處理，不在系統(tǒng)上繕打文書n 點(diǎn)選左邊【文書製作】的功能選項(xiàng)n 點(diǎn)選右上方之非系統(tǒng)文書取號，填寫標(biāo)示紅星號必填欄位n 選擇密等後，請將公文的真實(shí)主旨填寫於密件主旨欄位，以利解密時呈現(xiàn)n 擬解密日期、或解密條件則一填寫n 最後按創(chuàng)號按鈕，後續(xù)僅在系統(tǒng)上電作流程。Question_32. 文送出去給主管陳核後，發(fā)現(xiàn)還需要再修改時該如何處理？n 由於流程已不在您手上所以您無法進(jìn)行修改n 但可透過點(diǎn)選左邊【公文管理】內(nèi)的【取消傳遞】的功能n 輸入欲取回的公文文號，或是點(diǎn)選下面可以取消傳遞公文主旨n 按下確定n 確認(rèn)一下畫面中的資料後，按下執(zhí)行n 此時在您的主辦公文中就可以看到該份公文資料n 唯收文方若已經(jīng)簽收公文，則不可以使用此功能n 請注意取消傳遞後的公文請重新設(shè)定流程Question_33. 如何預(yù)設(shè)公文送出單位的流程？n 若這份公文您已經(jīng)確定要會辦其他單位、陳核到一層主管、發(fā)文，您可以先做流程的預(yù)設(shè)。Question_31. 如何將公文陳核？n 點(diǎn)取左邊的【待處理公文】的功能選項(xiàng)n 點(diǎn)選第一項(xiàng)主辦公文n 選取您要開始處理的公文主旨n 點(diǎn)選送出的按鈕n 陳核的優(yōu)先順序分為一般及持陳(單位內(nèi)送出時勾選緊急；一級主管請?jiān)谶x擇陳核時勾選緊急公文)n 確認(rèn)陳核的對象後按下確定，系統(tǒng)就會將公文送給陳核的主管，此時你就不能對這份公文再進(jìn)行編輯等作業(yè)了。n 若您選擇送出，則系統(tǒng)就會將公文送給第一個內(nèi)會的人，此時你就不能對這份公文再進(jìn)行編輯等作業(yè)了。另存新檔n 選擇輸出的檔案類型，其中RTF檔案是可被WORD開啟的檔案，但並非全然WORD的格式所以有可能有格式不一樣的情形出現(xiàn)Question_26. 以前收到外來文時想在文面(紙面)上直接寫上＜文擬陳閱後存查＞，線上簽核的公文該如何作業(yè)？n 由於線上簽核後沒有紙本公文可以直接寫n 故於系統(tǒng)中提供『擬辦單』這個範(fàn)本n 先進(jìn)入主辦公文的畫面n 點(diǎn)選欲來文擬辦的公文主旨n 點(diǎn)選繕打n Question_27. 如何將已繕打好的稿與外來文進(jìn)行連結(jié)？n 先進(jìn)入主辦公文的畫面n 點(diǎn)選欲連結(jié)的外來文主旨。選擇欲開啟的舊檔(Ocs檔)即可開啟n 選擇功能列中公文檔案232。選擇欲開啟的舊檔(Di檔)即可開啟n 選擇功能列中公文檔案232。儲存文書檔即可存一份放在自己的電腦中Question_24. 如何讀取例稿資料？n 開啟公文製作n 選擇功能列中公文檔案232。Question_22. 如果長官指示所擬辦的簽或函稿需重簽，原先擬辦的簽或函稿該如何處理？方法一：將該文書整各移除，表示以後查詢此文號時無法得知該文書是連結(jié)於此文號之下n 點(diǎn)選該文書的主旨後，在子文書號後方即會出現(xiàn)【移除連結(jié)】n 出現(xiàn)的提示訊息係表示該文書即與原連結(jié)的文號的關(guān)聯(lián)取消，請點(diǎn)選確定即可n 移除的文書即會再放在【文書製作】中n 請注意：若該文書已經(jīng)陳核給組長/系主任且已核示過，即不可再移除n 如果還想要在加入請使用【加入文書】勾選要加入的文書編號即可方法二：可將該文書以【廢止註記】的方式處理，表示以後查詢此文號時仍可有該筆文書且會顯示廢止n 該文書的後方，即會出現(xiàn)【廢止註記】n 出現(xiàn)提示訊息後點(diǎn)選確定n 即會看到該文書前方有廢止的圖示n 若想將廢止的狀態(tài)取消，可再次點(diǎn)選該文書的主旨n 在子文書號後方即會出現(xiàn)取
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