公司行政部服務(wù)流程與規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)[詳]-文庫吧資料
2025-04-13 20:27本頁面
【正文】 （2）行政專員引導(dǎo)與會(huì)人員入座，并發(fā)放會(huì)議文件和相關(guān)資料（3）在會(huì)議期間，行政專員要做好記錄，記錄會(huì)議的概況（名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席人和缺席人等）、會(huì)議的進(jìn)程（會(huì)議議題、議程、發(fā)言人的姓名、發(fā)言情況、表決情況和會(huì)議結(jié)果等）等（4）會(huì)議進(jìn)行中，行政專員還要處理一些臨時(shí)事項(xiàng)，如臨時(shí)增加與會(huì)人員、會(huì)外有緊急文件要呈送領(lǐng)導(dǎo)人批閱、發(fā)生一些意想不到的臨時(shí)變故或突發(fā)事件等，行政專員應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的指示和實(shí)際情況，采取相應(yīng)的措施，及時(shí)妥善地給予解決3．會(huì)后工作（1）會(huì)議結(jié)束后，行政專員禮貌地送與會(huì)人員離開會(huì)場并清理會(huì)場用品（2）行政專員要整理會(huì)議記錄，將其形成紀(jì)要、決議等結(jié)論性文件，上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批（3）行政專員根據(jù)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意見修改和完善會(huì)議紀(jì)要、決議等，形成正式會(huì)議文件（4）行政專員向有關(guān)部門下發(fā)領(lǐng)導(dǎo)審批后的會(huì)議文件并監(jiān)督有關(guān)部門對文件中相關(guān)決定的執(zhí)行情況（5）行政主管對此次會(huì)議的組織和服務(wù)工作進(jìn)行總結(jié)和評估，寫出總結(jié)報(bào)告，上報(bào)行政經(jīng)理（6）行政專員匯總與此次會(huì)議有關(guān)的資料，按照一會(huì)一卷的立卷方法設(shè)立案卷并加以保存相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期9．3．2 收文工作服務(wù)流程與規(guī)范流程名稱收文工作服務(wù)流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務(wù)程序服務(wù)規(guī)范收文批閱收文登記收文辦理、傳閱處理辦畢文件1．收文登記（1）行政專員收到文件，檢查無誤后填寫送件回單并蓋章（2）按照來文機(jī)關(guān)或部門進(jìn)行分類、整理，在收文本上登記，寫明收文日期、收文序號(hào)、來文單位、來文字號(hào)、密級、文件標(biāo)題、份數(shù)、內(nèi)容提要等2．收文批閱（1）文件登記后，行政專員將其放入文件傳閱夾交行政經(jīng)理（急件放在上面并標(biāo)上記號(hào)）（2）行政經(jīng)理審閱后，在文件傳閱單上寫明擬辦意見及簽閱日期后，呈酒店高級管理層批閱（3）急件或重要文件，須在第一時(shí)間送行政經(jīng)理審閱，必要時(shí)應(yīng)直接送交酒店高級管理層批閱（4）密級文件須交到酒店高級管理層手中并做好傳閱記錄3．收文辦理、傳閱（1）文件返回后，行政專員翻閱每份文件的傳閱單，交高級管理層批示（2）需要辦理的文件①行政專員按批辦意見，將需要辦理的文件分送有關(guān)部門或承辦人員辦理②對需要有關(guān)部門辦理的重要文件，定期跟蹤進(jìn)行督促檢查并做好督促記錄（3）需要傳閱的文件①行政專員按批辦意見，將需要傳閱的文件傳閱，應(yīng)先送主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)傳閱，各部門間安排主管部門先看②領(lǐng)導(dǎo)閱文后要簽字、注時(shí)，如有閱批意見，行政專員要按領(lǐng)導(dǎo)的意見做好補(bǔ)辦工作③行政專員要隨時(shí)掌握文件的去向，并在文件閱完后進(jìn)行檢查（4）文件辦理完畢，行政專員在傳閱單上注明處理結(jié)果及日期4．處理辦畢文件（1）行政專員將無批示的文件按類別歸檔（2）將辦理完畢的文件按不同分類或序號(hào)分別進(jìn)行歸檔
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