【正文】 （一） 上級(jí)對(duì)下級(jí)應(yīng)有充分的了解。凡“三密”文件、資料的內(nèi)容，都不得擅自公開或在報(bào)道中引用；公司產(chǎn)生或掌管秘密事項(xiàng)及有關(guān)內(nèi)部事項(xiàng)不得公開傳播或宣傳；對(duì)宣傳報(bào)道稿件要認(rèn)真進(jìn)行保密審查。 第十六條 宣傳報(bào)道保密管理 （一）向員工進(jìn)行保密教育，講清宣傳報(bào)道保密應(yīng)注意什么、什么內(nèi)容可以報(bào)道、什么內(nèi)容不可以報(bào)道、怎樣做好宣傳報(bào)道保密等。 第十四條 銷毀 銷毀秘密文件、資料必須按規(guī)定登記造冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，用碎紙機(jī)碎掉。 第十三條 歸檔 注意要點(diǎn)： （一）沒有解密的“三密”文件、資料在建立檔案時(shí)，要在卷宗的扉頁表明原定密級(jí)，并以文件、資料中最高密級(jí)為準(zhǔn)。 （二）要集中管理，個(gè)人不得保存。 （二）遞送的秘密文件、資料，一律要包裝密封，并表明密級(jí)。 第十條 復(fù)制 復(fù)制秘密文件、資料要建立嚴(yán)格的審批、登記、送閱制度，并和正本文件、資料一樣，閱辦后按規(guī)定立卷、歸檔或清退、銷毀，未經(jīng)批準(zhǔn)不得自行復(fù)制。 （二）文件、資料不得在個(gè)人手中保留，更不得把秘密 文件、資料帶到家或公共場(chǎng)所。 （四）收發(fā)文件、資料都要建立登記制度和嚴(yán)格實(shí)行簽收手續(xù)。 （二）啟封后，清點(diǎn)份數(shù)，按不同類別和密級(jí)，分別登記、編號(hào)、加蓋收文章。 第八條 收發(fā) 收發(fā)是文件、資料運(yùn)行中的進(jìn)出口。 注意要點(diǎn)： （一）編文號(hào)時(shí)要表明密級(jí)和保密期限。 （二）要求 1．確定密級(jí)力求準(zhǔn)確。 （三）在設(shè)備完善的保險(xiǎn)裝置中保存。 星期八職場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)網(wǎng)（ 【現(xiàn)成經(jīng)驗(yàn)助你快速完成工作】 （一）非經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄。保密期限屆滿，自行解密。 第五條 密級(jí)確定項(xiàng)目信息秘密的密級(jí)分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三級(jí)： （一）公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級(jí)；絕密是最重要的信息秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)利和利益遭受特別嚴(yán)重的損害； （二）公司的規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議紀(jì)錄、經(jīng)營情況為機(jī)密級(jí)；機(jī)密是重要的公司信息秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)利和利益遭受特別嚴(yán)重的損害 ； （三）人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資性收入、尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息為秘密級(jí)；秘密是一般的信息秘密，泄露會(huì)使權(quán)利和利益遭受損害。 （七）其他經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人確定應(yīng)保密的事項(xiàng)。 （五）所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未 公開的各類信息。 （三）公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報(bào)告、主要會(huì)議紀(jì)錄。 第四條 保密范圍 （一）公司重大決策中的秘密事項(xiàng)。員工不準(zhǔn)向外界泄露已確定為秘密的有關(guān)內(nèi)部情況，或雖未確定為秘密但尚未公開和不宜公開的有關(guān)資料、計(jì)劃、部署、工程標(biāo)底等。 四、 文檔的區(qū)域代碼 總部： ZB；第一事業(yè)部： DY；上海事業(yè)部： SH；廣州事業(yè)部： GZ；苗木事業(yè)部： MM 例如：公司架構(gòu)調(diào)整、文件的編號(hào)應(yīng)為： ZBMZC① 0001 □ 檔案保管期限 一、 永久保管 （一） 登記、特批的重要文件 （二） 股東會(huì)議文件 （三） 股東名冊(cè) （四） 資產(chǎn)及負(fù)債文件 星期八職場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)網(wǎng)（ 【現(xiàn)成經(jīng)驗(yàn)助你快速完成工作】 （五） 請(qǐng)示、決議等重要文件 （六） 重要的契約、申請(qǐng) （七） 執(zhí)照、上級(jí)批準(zhǔn)證書等 （八） 重要統(tǒng)計(jì)文件 （九） 土地、建筑物、電話方面的重要文件 （十） 職員的履歷表、應(yīng)聘書、辭職書等 （十一） 職員名冊(cè)、人事、保健、工資方面的重要文件 （十二） 章程、公司條例、規(guī)則等 （十三） 訴訟文件 （十四） 客戶文件 （十五） 加入、退出外部社團(tuán)組織方面的文件 （十六） 重要儀式、典禮方面的文件 （十七） 制造計(jì)劃書、底圖、重要的考試、研究報(bào)告書 （十八） 公司內(nèi)部出 版物、圖書登記冊(cè) （十九） 年度預(yù)算、決算文件 （二十） 設(shè)計(jì)圖紙 （二十一） 工程預(yù)結(jié)算資料 （二十二） 重要合同 （二十三） 其他 二、 十年保管 （一） 股東名議換書 （二） 稅務(wù)方面的重要文件 （三） 會(huì)議文件（經(jīng)營主體） （四） 月決算文件 （五） 重要商業(yè)賬簿（資產(chǎn)目錄、日記賬） （六） 宣傳方面的文件 （七） 市場(chǎng)調(diào)查的匯總報(bào)告書 三、 五年保管 （一） 銷售賬簿 星期八職場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)網(wǎng)（ 【現(xiàn)成經(jīng)驗(yàn)助你快速完成工作】 （二） 采購賬簿 （三） 人事方面的文件 （四） 主要交易憑證（結(jié)賬、交易方面） 四、 三年保管 （一） 管理人員、公司職員在外部社團(tuán)擔(dān)任職務(wù)的任免文件 （二） 政府機(jī)關(guān)的一般性認(rèn)可、申請(qǐng)文件 （三） 公司職員調(diào)動(dòng)、工資、補(bǔ)貼、勞動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)法、保健、衛(wèi)生方面的臨時(shí)性權(quán)利、義務(wù)類文件 （四） 管理監(jiān)督者會(huì)議記錄 （五） 技術(shù)磋商會(huì)議記錄 （六） 有關(guān)規(guī)定、通告廢止的文件 （七） 契約（簡(jiǎn)單的） （八） 事務(wù)管理的補(bǔ)充文件 （九） 稅務(wù)文件（簡(jiǎn)單的） （十） 文件收、發(fā)文記錄 （十一） 業(yè)務(wù)日志 （十二） 統(tǒng)計(jì)文件（簡(jiǎn)單的） （十三） 市場(chǎng)調(diào)查、宣傳等企業(yè)一般文件 （十四） 購入物品的出納、保管、移交方面的文件 （十五） 有關(guān)制造技術(shù)方面的簡(jiǎn)單文件 （十六） 有關(guān)動(dòng)產(chǎn)、不動(dòng)產(chǎn)方面的簡(jiǎn)單文件 （十七） 對(duì)日后有參考價(jià)值的來往文書 五、 一年保管 （一） 來往文書、通知、調(diào)查文件、參考文件 （二） 住址、姓名變更通知 （三） 報(bào)告制度中規(guī)定的日?qǐng)?bào)、月報(bào) 信息保密管理制度 第一條 為保守公司信息秘密，維護(hù)項(xiàng)目保護(hù)權(quán)益，特制定本制度。 三、 業(yè)務(wù)運(yùn)營文件 （編號(hào)： B） （一） 銷售業(yè)務(wù)運(yùn)營文件 （編號(hào)： XS） （二） 采購業(yè)務(wù)運(yùn)營文件 （編號(hào)： CG） （三） 項(xiàng)目工程文件 （編號(hào)： GC） （四） 設(shè)計(jì)資料文件 （編號(hào)： SJ） （五） 工程預(yù)結(jié)算文件 （編號(hào)： GS） （六） 合同文件 （編號(hào)： HT） （七） 總務(wù)運(yùn)營文件 （編號(hào)： ZW） （八） 人事、勞務(wù)文件 （編號(hào)： RS） ：①報(bào)紙、雜志上刊登的招聘文件；②通過職業(yè)介紹所招聘職員的廣告；③招聘人員復(fù)制作；④履歷表；⑤應(yīng)聘者一覽表；⑥聘用通知書；⑦任免文件 。 （五） 報(bào)告文件 （編號(hào)： BG） ：①各種報(bào)告書；②信用限度報(bào)告書；③其他。 星期八職場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)網(wǎng)（ 【現(xiàn)成經(jīng)驗(yàn)助你快速完成工作】 （三） 職務(wù)分工及有關(guān)權(quán)限文件 （編號(hào)： ZZ） ：①職務(wù)分工變更方面的文件；②權(quán)限變更方面的文件；③其他。 二、 經(jīng)營組織文件 （編號(hào)： O） （一） 業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)文件 （編號(hào)： JG） ：①業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)表；②機(jī)構(gòu)調(diào)整文件；③其他。 （三） 董事會(huì)文件 （編號(hào)： DH） ：①董事就任書；②董事會(huì)議記錄；③商業(yè)帳簿；④經(jīng)營業(yè)績(jī)；⑤請(qǐng)示；⑥業(yè)務(wù)執(zhí)行文件；⑦其他。 附：公司內(nèi)部文件資料的整理及分發(fā)程序 類別 發(fā)文單位 主送單位 抄送單位 公司及事業(yè)部每月簡(jiǎn)報(bào) 匯總部門管理中心 副總、常務(wù)董事以上 高級(jí)主管以上 ①重要業(yè)務(wù)信息 管理中心 副經(jīng)理以上 ②市場(chǎng)研究信息 同上 高級(jí)主管以上 ③培訓(xùn)與人事信息 同上 有關(guān)人員 ④工程項(xiàng)目管理 工程總監(jiān) 有關(guān)人員 ⑤重要公關(guān)信息 管理中心 副經(jīng)理以上 ⑥各事業(yè)部經(jīng)營管理交流 同上 有關(guān)人員 ⑦應(yīng)收、付簡(jiǎn)報(bào) 財(cái)務(wù)部 ⑧合同預(yù)算信息 合同預(yù)算部 苗木信息、生產(chǎn) 苗木事業(yè)部、股苗、 各事業(yè)部 星期八職場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)網(wǎng)（ 【現(xiàn)成經(jīng)驗(yàn)助你快速完成工作】 上苗、管理中心 苗木技術(shù)與公關(guān) 同上 同上 重要剪報(bào) 中山、廣州、上海、 管理中心、北京 副總以上 常務(wù)董事及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 相關(guān)副經(jīng)理以上 專業(yè)剪報(bào) 同上 有關(guān)人員 注：文件收發(fā)負(fù)責(zé)人 總 部：馮玉蘭 廣州事業(yè)部：賴瓊?cè)A 上海事業(yè)部：張義娟 第一事業(yè)部：施小敏 苗木事業(yè)部：李康軍 檔案分類標(biāo)準(zhǔn)及保管期限區(qū)分 □ 檔案分類標(biāo)準(zhǔn)及編碼（編碼規(guī)則祥見制度匯編） 一、 經(jīng)營基本文件 （編號(hào)： M） （一） 章程文件（編號(hào)： ZC）： ① 章程的變更； ②登記；③申請(qǐng)；④其他。 1涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。 1各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與 本公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料。 本公司歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。 公司的請(qǐng)求與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。 □歸檔范圍 重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。 文檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向總辦辦好交接簽收手續(xù)。 電子文件、聲像資料等涉及設(shè)計(jì)圖紙、重要文件及其它具有重要意義的電子媒體資料，應(yīng)每季度刻錄一次，并注明所刻錄的文件內(nèi)容、文件備注及保管需求辦公室統(tǒng)一整理成冊(cè)存檔。 第八條 圖片、聲像資料的保存 工程竣工后，應(yīng)由項(xiàng)目部提供該工程優(yōu)質(zhì)景觀照片一套，并相應(yīng)注明工程施工日期、地點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等簡(jiǎn)要文字說明，交總辦統(tǒng)一整理成冊(cè)、存盤存檔。如需運(yùn)用原始資料，則在檔案室登記查詢。 總辦及各事 業(yè)部辦公室 合同存檔，公司對(duì)外往來文件、函、資質(zhì)、人事檔案等。 設(shè)計(jì)所 現(xiàn)場(chǎng)勘測(cè)、設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)原始材料、設(shè)計(jì)方案、擴(kuò)初 設(shè)計(jì)、效果圖、施工圖、竣工圖等重要資料。 公司內(nèi)部召開會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向辦公室辦理歸檔手續(xù)。 第六條 會(huì)議文件由會(huì)議部門收集歸卷。各部門均應(yīng)指定專（兼）職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。 第三條 事業(yè)部、設(shè)計(jì)所、高要苗木 基地內(nèi)及總部材料由各自辦公室統(tǒng)一收集管理、各事業(yè)部報(bào)總部文件由總辦統(tǒng)一收集管理。結(jié)案后及時(shí)交專（兼）職文書人員歸檔。 文件收發(fā)登記表 征文日期 編 號(hào) 文件名稱 發(fā)文單位 發(fā)文部門 簽 收 收文日期 星期八職場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)網(wǎng)（ 【現(xiàn)成經(jīng)驗(yàn)助你快速完成工作】 檔案管理制度 □總則 第一條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，公司在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。 普通傳閱文書，需由接受部門負(fù)責(zé)人根據(jù)需由組織員工學(xué)習(xí)文書精神并接合實(shí)際用于工作中或進(jìn)行其它適當(dāng)處理。另，絕密文件由本人簽收，由泄密人承擔(dān)相應(yīng)的法律后果。 絕密文書僅在指定范圍內(nèi)傳閱，嚴(yán)禁外傳，且絕密文件均需編碼。指在本公司內(nèi)廣為傳閱或傳達(dá)的文書。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西，則另當(dāng)別論。 普通。 機(jī)密。 秘密。 星期八職場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)網(wǎng)（ 【現(xiàn)成經(jīng)驗(yàn)助你快速完成工作】 絕密。 第九條 文書的收發(fā)一律填寫“文書收發(fā)登記表”。 分送各部門的文書若有差錯(cuò)，必須立即退回辦公室。 一般文書予以啟封，分送各部門。 第六條 文書的主管原則規(guī)定如下： 文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由事業(yè)部辦公室統(tǒng)一辦理，且辦公室應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)文書的交接做好登記 工作。所有文書的處置都必須以“準(zhǔn)確”與“迅速”為原則，必須明確責(zé)任。 第四條 必須嚴(yán)格保守文書的機(jī)密。 第二條 所謂“文書”是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、報(bào)告、會(huì)議決議、規(guī)定、契約書、 專利許可證書、電報(bào)、各種賬簿、圖表參考書等一切業(yè)務(wù)用書類與公文。 第十二條 印刷品（如信封、信紙、表格 ?? ）除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由辦公室擔(dān)任申請(qǐng)。 第十條 辦公室可向文具批 發(fā)商采購，其必需品、采購不宜或耗用量大者，應(yīng)酌量庫存，特殊文具辦公室無法采購者，可以經(jīng)辦公室同意，各部門自行采購。 第八條 每人及每部門設(shè)立“文具用品領(lǐng)用記錄簿”，由辦公室統(tǒng)一保管，于文具領(lǐng)用時(shí)分別登錄之，并控制文具的領(lǐng)用。 第六條 管理性文具列入移交，如有故障或損壞，應(yīng)以舊品換新品，如遺失應(yīng)由個(gè)人或部門賠償或自購。“個(gè)人領(lǐng)用”系個(gè)人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮擦、直尺 ?? “部門領(lǐng)用”系本單位共同使用用品，如打孔機(jī)、大型訂書機(jī)、打碼機(jī) ?? 第四條 消耗品可依據(jù)歷史紀(jì)錄（如以過去半年耗用平均數(shù)），經(jīng)驗(yàn)法則（估計(jì)消耗時(shí)間）設(shè)定領(lǐng)用管理基 準(zhǔn)（如圓珠筆 /簽字筆每月每人發(fā)放 2 支），并可隨部門人員的工作狀況調(diào)整發(fā)放時(shí)間。 第二條 本辦法所稱辦公文具分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。 第五條 丟失處理 印章如遇 丟失、損毀