【文章內(nèi)容簡介】 部項目部 與工程有關(guān)的請示報告、批復(fù)文件，開工報告、施工日志、施工記錄，隱蔽工程驗收、質(zhì)量記錄等涉及竣工驗收的資料文件，與甲方交涉聯(lián)系的往來文件等等。 設(shè)計所 現(xiàn)場勘測、設(shè)計任務(wù)書、設(shè)計原始材料、設(shè)計方案、擴初 設(shè)計、效果圖、施工圖、竣工圖等重要資料。 合同預(yù)算部 工程招投標資料、工程預(yù)結(jié)算資料、竣 工資料等重要資料。 總辦及各事 業(yè)部辦公室 合同存檔，公司對外往來文件、函、資質(zhì)、人事檔案等。 資料的存取辦法：當某個工程完成并移交甲方后，應(yīng)由項目部統(tǒng)一整理，按工序分階段把三個部門所編制的資料收集整編成冊，統(tǒng)一由各辦公室保管，其余各部門只需保存常用資料的復(fù)印件即可。如需運用原始資料，則在檔案室登記查詢。 第七條 合同文件編制及存取 合 同 范 圍 編 制 部 門 星期八職場經(jīng)驗網(wǎng)（ 【現(xiàn)成經(jīng)驗助你快速完成工作】 苗木購銷合同 苗木事業(yè)部 工程合同 各事業(yè)部 合作合同（協(xié)議） 各事業(yè)部 各事業(yè)部應(yīng)每年進行一次合同文件的整理、歸檔工作， 根據(jù)實際需要將合同正本或復(fù)印件統(tǒng)一交給總辦保存，如需查閱則登記后在文件保存處借閱。 第八條 圖片、聲像資料的保存 工程竣工后，應(yīng)由項目部提供該工程優(yōu)質(zhì)景觀照片一套，并相應(yīng)注明工程施工日期、地點、經(jīng)驗總結(jié)等簡要文字說明，交總辦統(tǒng)一整理成冊、存盤存檔。 苗木事業(yè)部不定期提供苗木資料，并注明相應(yīng)產(chǎn)地、價格、生長習(xí)性等簡要文字資料，抄送事業(yè)部及相關(guān)人員。 電子文件、聲像資料等涉及設(shè)計圖紙、重要文件及其它具有重要意義的電子媒體資料，應(yīng)每季度刻錄一次，并注明所刻錄的文件內(nèi)容、文件備注及保管需求辦公室統(tǒng)一整理成冊存檔。 第九條 各部門專（兼）職文書的職責(zé)： 了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。 文檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向總辦辦好交接簽收手續(xù)。 承辦人員借用文件材料時，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。 □歸檔范圍 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。 上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的規(guī)定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。 公司的請求與上級機關(guān)的批復(fù)。 星期八職場經(jīng)驗網(wǎng)（ 【現(xiàn)成經(jīng)驗助你快速完成工作】 本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議紀錄、統(tǒng)計報表及簡報。 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。 本公司歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料。 1各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與 本公司有關(guān)的重大活動的聲像資料。 1本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。 1涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。 1其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。 附：公司內(nèi)部文件資料的整理及分發(fā)程序 類別 發(fā)文單位 主送單位 抄送單位 公司及事業(yè)部每月簡報 匯總部門管理中心 副總、常務(wù)董事以上 高級主管以上 ①重要業(yè)務(wù)信息 管理中心 副經(jīng)理以上 ②市場研究信息 同上 高級主管以上 ③培訓(xùn)與人事信息 同上 有關(guān)人員 ④工程項目管理 工程總監(jiān) 有關(guān)人員 ⑤重要公關(guān)信息 管理中心 副經(jīng)理以上 ⑥各事業(yè)部經(jīng)營管理交流 同上 有關(guān)人員 ⑦應(yīng)收、付簡報 財務(wù)部 ⑧合同預(yù)算信息 合同預(yù)算部 苗木信息、生產(chǎn) 苗木事業(yè)部、股苗、 各事業(yè)部 星期八職場經(jīng)驗網(wǎng)（ 【現(xiàn)成經(jīng)驗助你快速完成工作】 上苗、管理中心 苗木技術(shù)與公關(guān) 同上 同上 重要剪報 中山、廣州、上海、 管理中心、北京 副總以上 常務(wù)董事及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 相關(guān)副經(jīng)理以上 專業(yè)剪報 同上 有關(guān)人員 注：文件收發(fā)負責(zé)人 總 部：馮玉蘭 廣州事業(yè)部：賴瓊?cè)A 上海事業(yè)部：張義娟 第一事業(yè)部：施小敏 苗木事業(yè)部：李康軍 檔案分類標準及保管期限區(qū)分 □ 檔案分類標準及編碼（編碼規(guī)則祥見制度匯編） 一、 經(jīng)營基本文件 （編號： M） （一） 章程文件（編號： ZC）： ① 章程的變更； ②登記；③申請；④其他。 （二） 股東會議文件 （編號： GH） ：①股東會議記錄；②股東會議通知；③股東出、缺席會議回執(zhí)；④股東名冊；⑤股東印章簿；⑥其他。 （三） 董事會文件 （編號： DH） ：①董事就任書；②董事會議記錄；③商業(yè)帳簿；④經(jīng)營業(yè)績；⑤請示；⑥業(yè)務(wù)執(zhí)行文件；⑦其他。 （四） 經(jīng)營業(yè)務(wù)文件 （編號： JY） ：①經(jīng)營方針書；②經(jīng)營計劃書；③ 經(jīng)營會議記錄；④經(jīng)營會議通知；⑤會議資料；⑥重要契約；⑦訴訟文件；⑧經(jīng)營業(yè)務(wù)執(zhí)行文件；⑨其他。 二、 經(jīng)營組織文件 （編號： O） （一） 業(yè)務(wù)機構(gòu)文件 （編號： JG） ：①業(yè)務(wù)機構(gòu)表；②機構(gòu)調(diào)整文件；③其他。 （二） 業(yè)務(wù)分工文件 （編號： FG） ：①業(yè)務(wù)分工變更方面的文件；②其他。 星期八職場經(jīng)驗網(wǎng)（ 【現(xiàn)成經(jīng)驗助你快速完成工作】 （三） 職務(wù)分工及有關(guān)權(quán)限文件 （編號： ZZ） ：①職務(wù)分工變更方面的文件；②權(quán)限變更方面的文件；③其他。 （四） 業(yè)務(wù)管理文件 （編號： GL） ：①內(nèi)部監(jiān)察文件；②其他。 （五） 報告文件 （編號： BG） ：①各種報告書；②信用限度報告書；③其他。 （六） 會議文件 （編號： HY） ：①各種會議文件；② 通告；③其他。 三、 業(yè)務(wù)運營文件 （編號： B） （一） 銷售業(yè)務(wù)運營文件 （編號： XS） （二） 采購業(yè)務(wù)運營文件 （編號： CG） （三） 項目工程文件 （編號： GC） （四） 設(shè)計資料文件 （編號： SJ） （五） 工程預(yù)結(jié)算文件 （編號： GS） （六） 合同文件 （編號： HT） （七） 總務(wù)運營文件 （編號： ZW） （八） 人事、勞務(wù)文件 （編號： RS） ：①報紙、雜志上刊登的招聘文件；②通過職業(yè)介紹所招聘職員的廣告；③招聘人員復(fù)制作；④履歷表；⑤應(yīng)聘者一覽表；⑥聘用通知書；⑦任免文件 。⑧公司職員名冊；⑨其他。 四、 文檔的區(qū)域代碼 總部： ZB；第一事業(yè)部： DY；上海事業(yè)部： SH；廣州事業(yè)部： GZ；苗木事業(yè)部： MM 例如：公司架構(gòu)調(diào)整、文件的編號應(yīng)為： ZBMZC① 0001 □ 檔案保管期限 一、 永久保管 （一） 登記、特批的重要文件 （二） 股東會議文件 （三） 股東名冊 （四） 資產(chǎn)及負債文件 星期八職場經(jīng)驗網(wǎng)（ 【現(xiàn)成經(jīng)驗助你快速完成工作】 （五） 請示、決議等重要文件 （六） 重要的契約、申請 （七） 執(zhí)照、上級批準證書等 （八） 重要統(tǒng)計文件 （九） 土地、建筑物、電話方面的重要文件 （十） 職員的履歷表、應(yīng)聘書、辭職書等 （十一） 職員名冊、人事、保健、工資方面的重要文件 （十二） 章程、公司條例、規(guī)則等 （十三） 訴訟文件 （十四） 客戶文件 （十五） 加入、退出外部社團組織方面的文件 （十六） 重要儀式、典禮方面的文件 （十七） 制造計劃書、底圖、重要的考試、研究報告書 （十八） 公司內(nèi)部出 版物、圖書登記冊 （十九） 年度預(yù)算、決算文件 （二十） 設(shè)計圖紙 （二十一） 工程預(yù)結(jié)算資料 （二十二） 重要合同 （二十三） 其他 二、 十年保管 （一） 股東名議換書 （二） 稅務(wù)方面的重要文件 （三） 會議文件（經(jīng)營主體） （四） 月決算文件 （五） 重要商業(yè)賬簿（資產(chǎn)目錄、日記賬） （六） 宣傳方面的文件 （七） 市場調(diào)查的匯總報告書 三、 五年保管 （一） 銷售賬簿 星期八職場經(jīng)驗網(wǎng)（ 【現(xiàn)成經(jīng)驗助你快速完成工作】 （二） 采購賬簿 （三） 人事方面的文件 （四） 主要交易憑證（結(jié)賬、交易方面） 四、 三年保管 （一） 管理人員、公司職員在外部社團擔(dān)任職務(wù)的任免文件 （二） 政府機關(guān)的一般性認可、申請文件 （三） 公司職員調(diào)動、工資、補貼、勞動標準法、保健、衛(wèi)生方面的臨時性權(quán)利、義務(wù)類文件 （四） 管理監(jiān)督者會議記錄 （五） 技術(shù)磋商會議記錄 （六） 有關(guān)規(guī)定、通告廢止的文件 （七） 契約（簡單的） （八） 事務(wù)管理的補充文件 （九） 稅務(wù)文件（簡單的） （十） 文件收、發(fā)文記錄 （十一） 業(yè)務(wù)日志 （十二） 統(tǒng)計文件（簡單的） （十三） 市場調(diào)查、宣傳等企業(yè)一般文件 （十四） 購入物品的出納、保管、移交方面的文件 （十五） 有關(guān)制造技術(shù)方面的簡單文件 （十六） 有關(guān)動產(chǎn)、不動產(chǎn)方面的簡單文件 （十七） 對日后有參考價值的來往文書 五、 一年保管 （一） 來往文書、通知、調(diào)查文件、參考文件 （二） 住址、姓名變更通知 （三） 報告制度中規(guī)定的日報、月報 信息保密管理制度 第一條 為保守公司信息秘密，維護項目保護權(quán)益，特制定本制度。 星期八職場經(jīng)驗網(wǎng)（ 【現(xiàn)成經(jīng)驗助你快速完成工作】 第二條 任何部門組織和分支機構(gòu)以及員工都有保守信息秘密的義務(wù)。員工不準向外界泄露已確定為秘密的有關(guān)內(nèi)部情況，或雖未確定為秘密但尚未公開和不宜公開的有關(guān)資料、計劃、部署、工程標底等。 第三條 本信息保密工作，實行既確保秘密又便利工作的方針。 第四條 保密范圍 （一）公司重大決策中的秘密事項。 （二）公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策。 （三）公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報告、主要會議紀錄。 （四）財務(wù)預(yù)決算報告及種類、財務(wù)報表、統(tǒng)計報表。 （五）所掌握的尚未進入市場或尚未 公開的各類信息。 （六）人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入及資料。 （七）其他經(jīng)項目負責(zé)人確定應(yīng)保密的事項。 一般性決定、決議、通告、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。 第五條 密級確定項目信息秘密的密級分為“絕密”“機密”“秘密”三級： （一）公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級；絕密是最重要的信息秘密，泄露會使公司的權(quán)利和利益遭受特別嚴重的損害； （二）公司的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議紀錄、經(jīng)營情況為機密級；機密是重要的公司信息秘密，泄露會使公司的權(quán)利和利益遭受特別嚴重的損害 ； （三）人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密級；秘密是一般的信息秘密，泄露會使權(quán)利和利益遭受損害。屬于信息秘密的文件、資料，應(yīng)按規(guī)定表明密級，并確定保密期限。保密期限屆滿，自行解密。 第六條 文件和資料的保密管理 屬于信息秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，由辦公室或主要負責(zé)人委托專人執(zhí)行。 星期八職場經(jīng)驗網(wǎng)（ 【現(xiàn)成經(jīng)驗助你快速完成工作】 （一）非經(jīng)批準，不得復(fù)制和摘抄。 （二）收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔(dān)任，并采取必要的安全措施。 （三）在設(shè)備完善的保險裝置中保存。 第七條 擬稿 （一）內(nèi)容 擬稿是文件、資料保密工作的開始，初稿形成后，要根據(jù)文稿內(nèi)容確定密級。 （二）要求 1．確定密級力求準確。 2．對文件、資料形成前的討論稿、征求意見稿、審議稿等，必須同定稿等同對待，并按保密的原則和要求管理。 注意要點： （一）編文號時要表明密級和保密期限。 （二）對本次項目中產(chǎn)生或被上級組織授權(quán)翻印、復(fù)印的文件、資料，要嚴格按照項目主要領(lǐng)導(dǎo)審定的份數(shù)印制，不得擅自多印多留。 第八條 收發(fā) 收發(fā)是文件、資料運行中的進出口。收發(fā)文件、資料時，應(yīng)注意： （一）收進文件，要核對收件單位或 收件人，檢查信件封口是否被開啟。 （二）啟封后，清點份數(shù)，按不同類別和密級，分別登記、編號、加蓋收文章。 （三）發(fā)文應(yīng)按文件、資料的類別和文號及順序號登記清楚去向，并填寫好發(fā)文通知單，以便收文單位查點清收，信封要編號并加蓋密級章。 （四）收發(fā)文件、資料都要建立登記制度和嚴格實行簽收手續(xù)。 第九條 閱辦 閱辦文件、資料時的注意要點： （一）呈送公司高層批示的文件、資料批示后，應(yīng)及時退還或由經(jīng)管文件部門當日收回，不得橫向傳批文件，不得把批文直接交承辦單位星期