【正文】 任務(wù)的最佳人選，需要委派他人去做的工作；日程則是特定時間需要完成的任務(wù)。將這些未盡事宜按是否可以付諸行動進(jìn)行區(qū)分整理，對于不能付諸行動的 內(nèi)容，可以進(jìn)一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾幾類，而對可行動的內(nèi)容再考慮是否可在兩分鐘內(nèi)完成，如果可以則立即行動完成它，如果不行對下一步行動進(jìn)行組織；組織：個人感覺組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動的組織。收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜統(tǒng)統(tǒng)羅列出來，放入工作籃中，這個工作籃既可以是用來放置各種實(shí)物的實(shí)際的文件夾或者籃子，也需要有用來記錄各種事項(xiàng)的紙張或軟件（在成功助手中是工作籃）。而GTD通過將所有的這些事都羅列出來再進(jìn)行分類，確定下一步的處理方法，將所有這些懸而未決之事都納入我們可控制的一個管理體系中。GTD的理念：GTD的核心理念在于只有將你心中所想的所有的事情都寫下來并且安排好下一步的計(jì)劃，你才能夠心無掛念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。艾倫將和你分享在全美巡回講座以及頂級企業(yè)培訓(xùn)（包括微軟公司、洛克希德公司和美國司法部等）中已得到驗(yàn)證的成功策略。作為一名行政管理培訓(xùn)專家和教育家，他擁有20多年豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，被譽(yù)為在提高工作效率方面最具建樹和影響力的思想家之一，并且一直擔(dān)任甲骨文公司、世界銀行、。艾倫是戴維戴維GTD是一套讓你變得輕松自如，事半功倍的方法。 時間管理GTDGTD（無壓工作）：GTD是“Getting Things Done”的縮寫，是由效率管理專家戴維網(wǎng)站： 新建項(xiàng)目在操作臺選擇[項(xiàng)目管理]，如下圖：打開項(xiàng)目管理頁，在項(xiàng)目樹單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇新增輸入名稱，然后按回車鍵保存，單擊，來修改項(xiàng)目屬性，如圖：網(wǎng)站： 修改項(xiàng)目單擊，來修改項(xiàng)目屬性?！　?不管你用何種方式存儲項(xiàng)目數(shù)據(jù)，要保證所有項(xiàng)目成員能隨時獲得所需信息。有的項(xiàng)目使用網(wǎng)站和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，或信息管理系統(tǒng)，進(jìn)行項(xiàng)目重要信息的存儲。 　　 將決策寫入文件，并與團(tuán)隊(duì)成員及項(xiàng)目相關(guān)方面溝通決策結(jié)果。 　　 考慮采用首位選項(xiàng)的結(jié)果。有必要的話，可增加決策標(biāo)準(zhǔn)。分析其與決策標(biāo)準(zhǔn)的契合度。多方發(fā)展整個項(xiàng)目組都能接受的想法。 　　 設(shè)定決策的時限，規(guī)定用于調(diào)查、分析、討論、最終決策的時間。選擇那些與計(jì)劃目標(biāo)關(guān)聯(lián)的、可執(zhí)行、可供項(xiàng)目各方參考供決策之用的標(biāo)準(zhǔn)。 　　 與項(xiàng)目組一道重審項(xiàng)目陳述，必要時進(jìn)行修正，讓每位成員獲得一致認(rèn)識。該流程應(yīng)該包括以下步驟：　　 清楚地陳述必須解決的問題?！　?盡早和你的項(xiàng)目組一起設(shè)立決策流程，或采用現(xiàn)有流程，或?qū)ΜF(xiàn)有流程做適當(dāng)?shù)男薷?。　?項(xiàng)目工作中的決策絕非易事，項(xiàng)目組內(nèi)紛繁復(fù)雜的觀點(diǎn)讓決策更加困難。 　　 九、決策　　 項(xiàng)目管理時時有決策，快速得當(dāng)?shù)臎Q策對于項(xiàng)目控制至關(guān)重要。不管問題責(zé)任人是本項(xiàng)目成員，還是其他項(xiàng)目或部門的成員，誰都不樂意隨時將自己的大名置于人們質(zhì)疑的目光中。對于沒有太多組織管理權(quán)的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)而言，問題跟蹤流程的力量在于讓其把握了問題狀態(tài)和進(jìn)度的實(shí)時信息。問題記錄信息包括：問題描述、問題特征或表現(xiàn)（用于溝通）、開始時間、責(zé)任人、目前狀態(tài)、預(yù)計(jì)結(jié)束時間。爭取讓團(tuán)隊(duì)支持及時發(fā)現(xiàn)、跟蹤、解決問題的流程規(guī)定?！　?八、問題管理　　 項(xiàng)目開展過程中問題的出現(xiàn)不可避免。不管你說什么，只要是在傳遞客戶或用戶的要求，你都要加以強(qiáng)調(diào)。標(biāo)準(zhǔn)比你的臨時要求更有效。進(jìn)而確定質(zhì)檢清單、質(zhì)控流程及相關(guān)要求，并將其與你的項(xiàng)目規(guī)劃進(jìn)行整合?！　?如果你的公司實(shí)行或接受了質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，要注意該標(biāo)準(zhǔn)對你和你的團(tuán)隊(duì)有何要求?！　?七、質(zhì)量管理　　 質(zhì)量管理提供了另一套搭建項(xiàng)目結(jié)構(gòu)的流程，保證項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)提出的工作要求一個不落地執(zhí)行到位。進(jìn)行項(xiàng)目工作分解安排時，注意對項(xiàng)目活動的不恰當(dāng)理解；分配項(xiàng)目任務(wù)和開展評估時，尋找風(fēng)險；烽火獵聘資深顧問認(rèn)為資源匱乏或項(xiàng)目資源不足，或項(xiàng)目工作依賴于某一個人時，要知道風(fēng)險的存在。 　　 六、風(fēng)險管理　　 風(fēng)險管理的流程能讓你制定出全面的規(guī)劃，找出潛在的麻煩，就風(fēng)險問題的解決方法達(dá)成一致，根除嚴(yán)重的問題?！　?最后，如果不接受某變化提案，一定要做到有理有據(jù)。對于那些僅局限于技術(shù)解決方案的變化提案，要多打幾個問號，因?yàn)樘岚溉艘苍S不能全面地判斷問題?！　?審查變化提案的時候，要注意該提案是否對變化有清晰到位的描述?！　?解決方法可以很簡單，例如被項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目主辦方、相關(guān)方認(rèn)可的流程圖?！　?五、變化管理　　 技術(shù)性項(xiàng)目中問題最集中的方面就是缺少對具體變化的管理控制。較之于漠不關(guān)心的團(tuán)隊(duì)，此時的項(xiàng)目管理成功幾率更大。當(dāng)大家看到自己的努力以及對項(xiàng)目的貢獻(xiàn)被肯定的時候，項(xiàng)目很快就從“他們的項(xiàng)目”變成“我們的項(xiàng)目”。　　 讓項(xiàng)目組成員參與規(guī)劃和跟蹤活動，這可以爭取大家的支持并提高積極性?！　?四、項(xiàng)目規(guī)劃、執(zhí)行、跟蹤　　 作為項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)，通過制定有力的規(guī)劃、跟蹤、執(zhí)行流程，你可以建立項(xiàng)目控制的基礎(chǔ)。項(xiàng)目定義信息一定要包括在合同之內(nèi)，相關(guān)責(zé)任及早確定。你打算外包哪部分項(xiàng)目交付成果，對這部分工作的細(xì)化就是你實(shí)施項(xiàng)目控制的著手點(diǎn)?！　?建立成功的外包關(guān)系需要時間和精力，這些工作要及早著手?！　?在考慮啟用合同商或外部顧問之前，對整體采購流程進(jìn)行重檢?！　?三、合同與采購管理　　 不管你在你的組織內(nèi)有多大的影響力和權(quán)力，你對受雇于其他公司的項(xiàng)目成員的影響會比較小。這些名稱的共同點(diǎn)在于，項(xiàng)目主管方和其他相關(guān)各方面從上而下地傳達(dá)了他們對項(xiàng)目的期待。不管你如何并為何要進(jìn)行描述，你要對你的項(xiàng)目進(jìn)行書面定義，讓項(xiàng)目各方和項(xiàng)目組隨時參考。考慮項(xiàng)目方法某方面的作用時，始終要把握其對項(xiàng)目人員管理的效率，即在可能出現(xiàn)問題的地方爭取正面效應(yīng)。采用與否，其實(shí)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)沒有太多選擇。信息技術(shù)項(xiàng)目的方法包括版本控制標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文檔管理、系統(tǒng)開發(fā)的各個方面?！　?與生命周期類似，項(xiàng)目方法也因項(xiàng)目而易，細(xì)節(jié)關(guān)注程度高。對工作細(xì)致度、文件管理、項(xiàng)目交付、項(xiàng)目溝通的要求體現(xiàn)在生命周期標(biāo)準(zhǔn)和考核的方方面面。項(xiàng)目生命周期的細(xì)節(jié)一般都會隨具體業(yè)務(wù)、項(xiàng)目、客戶要求而改變。生命周期主要是協(xié)調(diào)相關(guān)項(xiàng)目，而方法論為項(xiàng)目進(jìn)程提供了持續(xù)穩(wěn)定的方式方法。廣義而言，要掌控各種類型項(xiàng)目的發(fā)展，首先要關(guān)注十個關(guān)鍵的流程?！　?(項(xiàng)目管理引論教材 清華大學(xué)出版社,本教材由世界銀行和國家財政部委托編寫)　　 項(xiàng)目管理是在項(xiàng)目活動中運(yùn)用知識、技能、工具和技術(shù)，以滿足和超過項(xiàng)目干系人對項(xiàng)目的需求和期望。項(xiàng)目在一定條件下啟動，一旦失敗就永遠(yuǎn)失去了重新進(jìn)行原項(xiàng)目的機(jī)會。這一點(diǎn)與一般企、事業(yè)單位和政府機(jī)構(gòu)組織很不一樣。他們通過協(xié)議或合同以及其他的社會關(guān)系組織到一起，在項(xiàng)目的不同時段不同程度的介入項(xiàng)目活動。某些項(xiàng)目班子的成員是借調(diào)來的，項(xiàng)目終結(jié)時班子要解散，人員要轉(zhuǎn)移。多余的活動是不必要的，缺少某些活動必將損害項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。不過一旦項(xiàng)目目標(biāo)發(fā)生實(shí)質(zhì)性變化，它就不再是原來的項(xiàng)目了，而將產(chǎn)生一個新的項(xiàng)目?！　?(d) 其他需滿足的要求，包括必須滿足的要求和盡量滿足的要求?！　?(b)成果性目標(biāo)，如提供某種規(guī)定的產(chǎn)品或服務(wù)。或者其提供的產(chǎn)品或服務(wù)有自身的特點(diǎn)；或者其提供的產(chǎn)品或服務(wù)與其他項(xiàng)目類似，然而其時間和地點(diǎn)，內(nèi)部和外部的環(huán)境，自然和社會條件有別于其他項(xiàng)目，因此項(xiàng)目的過程總是獨(dú)一無二的。項(xiàng)目的其他屬性也是從這一主要的特征衍生出來的?！　?（5）受限于一定時間內(nèi)；　　 項(xiàng)目管理具有以下屬性:　　 （1）一次性　　 一次性是項(xiàng)目與其他重復(fù)性運(yùn)行或操作工作最大的區(qū)別?！　?（3）遵循某種工作程序?！　?工作總是以兩類不同的方式來進(jìn)行的，一類是持續(xù)和重復(fù)性的，另一類是獨(dú)特和一次性的.　　 任何工作均有許多共性，比如：　　 （1）要由個人和組織機(jī)構(gòu)來完成。　　 項(xiàng)目管理(project management pm )是美國最早的曼哈頓計(jì)劃開始的名稱. 后由華羅庚教授50年代引進(jìn)中國(由于歷史原因叫統(tǒng)籌法和優(yōu)選法).現(xiàn)在的臺灣省叫項(xiàng)目專案.　　 項(xiàng)目管理 是“管理科學(xué)與工程”學(xué)科的一個分支，是介于自然科學(xué)和社會科學(xué)之間的一門邊緣學(xué)科。項(xiàng)目一詞最早于上個世紀(jì)50年代在漢語中出現(xiàn)(對共產(chǎn)主義國家的援外項(xiàng)目).　　 項(xiàng)目是指一系列獨(dú)特的、復(fù)雜的并相互關(guān)聯(lián)的活動，這些活動有著一個明確的目標(biāo)或目的，必須在特定的時間、預(yù)算、資源限定內(nèi)，依據(jù)規(guī)范完成。將最新的項(xiàng)目文件存儲在方便查找的位置，進(jìn)行清楚地標(biāo)記，及時刪除過時信息。有的項(xiàng)目則使用群件來維護(hù)項(xiàng)目文件，并提供電子郵件等服務(wù)。　　 十、信息管理　　 項(xiàng)目信息是非常關(guān)鍵的資源，如何管理值得仔細(xì)思考。如果沒有異議，則結(jié)束討論并開始實(shí)施決策。 　　 根據(jù)評估和權(quán)重標(biāo)準(zhǔn)，將這些選項(xiàng)進(jìn)行排序?！　?理性對待討論中出現(xiàn)的異議。 　　 通過集體投票的方法進(jìn)行篩選，至多確定六個考慮項(xiàng)進(jìn)行具體分析?！　?開展頭腦風(fēng)暴，在規(guī)定時間內(nèi)盡可能多地產(chǎn)生決策想法。 　　 與項(xiàng)目組一道確定各標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重（所有標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重總和為100個百分點(diǎn)）?！　?針對決策標(biāo)準(zhǔn)（如：成本、時間、有效性、完整性、可行性），開展頭腦風(fēng)暴或討論?！　?吸納所有需要參與決策或?qū)茉摏Q策影響的成員參與決策過程，這樣可以爭取團(tuán)隊(duì)支持。好的決策流程能為你的項(xiàng)目控制提供強(qiáng)有力的支持。項(xiàng)目各方認(rèn)同的問題解決流程可以簡化決策的過程，照顧各方要求。即使項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)掌握了控制權(quán)，完善的集體決策流程仍然裨益頗多，因?yàn)楣餐瑳Q策能獲得更多內(nèi)部支持，效果自然會更好。問題清單的公開使得掌握該清單的人獲得一定的影響力和控制力。一旦問題責(zé)任人承諾了問題解決的時限，你可以任意公布問題解決過程中的變數(shù)?！　?處理待解決問題的流程很簡單，包括列出新問題的流程、定期復(fù)查待解決的問題、處理老問題的方法。建立跟蹤流程，記錄當(dāng)前問題。在項(xiàng)目初期，在資源、工期、優(yōu)先事項(xiàng)等其他方面為項(xiàng)目的問題管理確定流程。市場調(diào)查、標(biāo)桿分析、客戶訪談都是評估和記錄用戶需求并確定項(xiàng)目要求價值的好工具?！　?質(zhì)量管理流程還能將項(xiàng)目要求與客戶心聲聯(lián)系起來。項(xiàng)目必須遵守的書面步驟、報告、評估，對團(tuán)隊(duì)成員是強(qiáng)有力的推動，讓大家步調(diào)一致。具體而言，這些標(biāo)準(zhǔn)會包括ISO 9000標(biāo)準(zhǔn)或六西格瑪。項(xiàng)目質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)分兩類：行業(yè)內(nèi)實(shí)行的全球質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，公司或項(xiàng)目獨(dú)有的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。分析項(xiàng)目工作將遇到的困難，鼓勵所有參與規(guī)劃的人在規(guī)劃過程中，設(shè)想最壞的情況和潛在困難?！　?風(fēng)險管理要做到事半功倍，就要與項(xiàng)目規(guī)劃同時進(jìn)行。而且，對項(xiàng)目時間、成本、精力等其他相關(guān)因素所受的影響，進(jìn)行合理的估計(jì)。如果變化提案過多地關(guān)注問題的解決，而不注重實(shí)際問題，打回去并要求關(guān)注具體的業(yè)務(wù)形勢。如果變化提案的動因描述得不清不楚，該提案就要打回去，并且要求對變化所帶來的益處進(jìn)行定量評估。這提醒了項(xiàng)目人員，變化在被接受之前會進(jìn)行細(xì)致地考察，并且提高了變化提案的門檻。要解決這個問題，需要在項(xiàng)目的各方面啟用有效的變化管理流程。運(yùn)用項(xiàng)目管理流程也會鼓勵項(xiàng)目成員的合作，這也讓你的項(xiàng)目控制工作更加輕松。當(dāng)項(xiàng)目成員視項(xiàng)目工作為己任的時候，項(xiàng)目控制就會簡單得多。睿智的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)往往大范圍地鼓勵參與，并通過流程匯聚大家的力量。爭取各方面的支持，進(jìn)而在項(xiàng)目內(nèi)全面推廣。和所有你考慮到的供應(yīng)商討論這些要求，這樣你的項(xiàng)目期望才會在各方之間明晰。記錄這些細(xì)化內(nèi)容、評估和接收標(biāo)準(zhǔn)、所有相關(guān)要求、必要時間規(guī)劃。為了不誤項(xiàng)目工期，你要及時做到所有細(xì)節(jié)到位，所有合同及時簽訂。尋找有服務(wù)合同起草經(jīng)驗(yàn)并可以幫助你的人。雖然不一定普遍適用，但你可以盡量不將項(xiàng)目工作外包，這是提高項(xiàng)目控制力的一個技巧。清晰的項(xiàng)目定義還包括以下方面：　　 項(xiàng)目目標(biāo)陳述 （一小段文字，對項(xiàng)目交付成果、工期、預(yù)期成本或人力進(jìn)行高層次的描述）　　 項(xiàng)目回報（包括商業(yè)案例或投資分析的回報）　　 使用中的信息或客戶需求　　 對項(xiàng)目范圍進(jìn)行定義，列出所有預(yù)期的項(xiàng)目成果　　 成本和時間預(yù)算目標(biāo)　　 重大困難和假設(shè)　　 描述該項(xiàng)目對其他項(xiàng)目的依賴　　 高風(fēng)險、所需的新技術(shù)、　　 努力將盡可能多的具體信息，囊括在項(xiàng)目描述或章程中，并使其在項(xiàng)目主管方和相關(guān)方面獲得認(rèn)可，進(jìn)而生效。　　 項(xiàng)目定義的形式和名稱各式各樣，包括：項(xiàng)目章程、提案、項(xiàng)目數(shù)據(jù)表、工作報告書、項(xiàng)目細(xì)則?！　?二、項(xiàng)目定義　　 清晰的項(xiàng)目描述決定了你的項(xiàng)目控制能力，因?yàn)榻酉聛硭泄ぷ鞫荚诿枋龇懂犞畠?nèi)。公司管理層設(shè)定的方法本身代表權(quán)威，也是你作為項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)獲得項(xiàng)目控制權(quán)的一個途徑。　　 項(xiàng)目方法往往不是由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自行確定，而由公司為所有項(xiàng)目設(shè)定。產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目的方法經(jīng)常涉及使用何種工具或系統(tǒng)，以及如何使用。大項(xiàng)目的階段一般更多更長，而小項(xiàng)目的階段少，考核點(diǎn)也少。因此即使在同一個項(xiàng)目中，周期也會有多種可能的變化。　　 生命周期通常由項(xiàng)目的階段組成（包括：開始、規(guī)劃、執(zhí)行/控制、完成），或由工作的重復(fù)周期構(gòu)成。 　　 一、生命周期與方法論　　 項(xiàng)目的生命周期與方法論，是項(xiàng)目的紀(jì)律，為項(xiàng)目開展劃出了清晰的界限，以保證項(xiàng)目進(jìn)程。 　　 項(xiàng)目管理十大流程　　 只要流程界定清晰，項(xiàng)目經(jīng)理就能保證項(xiàng)目的發(fā)展方向與最終目標(biāo)相契合。項(xiàng)目相對于運(yùn)作有較大的不確定性和風(fēng)險?！　?（6）成果 的不可挽回性　　 項(xiàng)目的一次性屬性決定了項(xiàng)目不同于其他事情可以試做，作壞了可以重來；也不同于生產(chǎn)批量產(chǎn)品，% 是很好的了?？梢哉f，項(xiàng)目組織沒有嚴(yán)格的邊界，是臨時性的開放性的。參與項(xiàng)目的組織往往有多個。　　 （5）組織 的臨時性和開放性(組織類型請參考評論中的項(xiàng)目管理的組織)　　 項(xiàng)目班子在項(xiàng)目的全過程中，其人數(shù)，成員，職責(zé)是在不斷變化的。　　 （4）活動 的整體性　　 項(xiàng)目中的一切活動都是相關(guān)聯(lián)的，構(gòu)成一個整體?！　?目標(biāo)的確定性允許有一個變動的幅度，也就是可以修改。　　 (c)約束性目標(biāo)，如不超過規(guī)定的資源限制?！　?（3）目標(biāo)的確定性　　 項(xiàng)目必需有確定的目標(biāo)：　　 （a）時間性目標(biāo)，如在規(guī)定的時段內(nèi)或規(guī)定的時點(diǎn)之前完成?！　?（2）獨(dú)特性　　 每個項(xiàng)目都是獨(dú)特的。項(xiàng)目有明確的起點(diǎn)和終點(diǎn)，沒有可以完全照搬的先例，也不會有