辦公室行政管理學員打印版-文庫吧資料
2025-01-16 08:26本頁面
【正文】 內(nèi)容 ?侵犯版權 ?連鎖書信 ?作者身份被更改或取消 。 ?28 第二單元： 通訊工具的管理 公司通訊工具是指 ： 公司所有的 ? 電話 ? 傳真機 ? 電腦 ? 電子郵件系統(tǒng) ? 內(nèi)部網(wǎng)絡 （ 局域網(wǎng) ） 系統(tǒng) ? 互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng) ?29 電子通訊工具的應用 * 主要用于業(yè)務 符合下列所有情況可以用于私人目的 ： ?員工個人工作績效沒有受到負面影響 ?其他員工的工作績效沒有受到負面影響 ?沒為公司造成過多的額外費用 ?僅僅使用了最低限度的電子通訊資源 ?使用時小心保護 ， 注意保密 ， 符合法律規(guī)定 ?30 嚴禁使用電子通訊工具做私人生意賺錢 安全事項 安全事項 ： 小心使用電子通訊工具 。 ? 紅旗：物品擺放整齊 ， 無多余物品； ? 黃旗：物品擺放較為整齊 ， 有多余物品 ， 須整改； ? 藍旗：物品擺放紊亂 ， 辦公桌上閑雜物品較多 ， 受到批評 。 ?22 第五節(jié)：搬遷前的準備 于現(xiàn)時辦公室 ?搬遷方案計劃書 ?搬遷前的大掃除 ?廢物 / 舊文件的處理 ?設備清單及置位列明 ?紙箱的數(shù)量估計及大小要求 ?個人及公共物品包裝規(guī)格提示及數(shù)量統(tǒng)計 ?23 在新辦公地點 ?員工座位分配及編號列明 ?各部門標識的識別 ?各座位的電腦、電話測試及號碼表 ?發(fā)出新辦公室的規(guī)矩及措施 ?與其他外援公司 /部門的配合 ?裝修工程隊 ?設計公司 ?搬運公司 ?新辦樓物業(yè)部，工程部、保安部 ?24 第六節(jié)：搬遷后的跟進 ?原辦公室的裝修還原 ?原辦公室的租金及管理費押金退還申請 ?原辦公室的電話費 / 電話線結算及注銷 ?新設備的培訓 ?入住新辦公室后的跟蹤及改善有問題的地方 ?25 第七節(jié)：辦公區(qū)辦公桌管理辦法 一 目標： ? 整潔 、 美觀 、 統(tǒng)一 ， 體現(xiàn)外資企業(yè)形象； ? 良好的辦公環(huán)境 ， 工作效率高； ?26 二 辦公桌日常工作擺放物品 ： 除日常工作時桌上放置的文件 、 紙 、 筆 、 電腦外 ，一般情況下辦公桌只可 放置以下物品 ： ? 電話 ? 裝訂機 ? 回形針盒 ? 筆筒 ? 膠帶座 ? 臺歷 ? 名片座 ? 水杯 ? 面巾紙盒 ? 文件收發(fā)框 （ 秘書專用 ） 注 ：一項工作結束后，桌上攤放的文件要及時整理收進文件柜 。 ，同時又不干擾其他部門或文員的工作 ，保證安全。 ?21 盡可能置于 共用辦公區(qū)域并靠近窗口。 3. 合理利用一切空間，除特殊需要外，設備機具和每個文員所占的空間均不能過大或過， 以免徒增開支或礙手礙腳，妨礙有效工作。 ?20 針對辦公空間規(guī)劃中的十項要求應關注的問題 (為什么？ ) 1. 在保證正確、有效的前提下，辦公室的分布應有利于 盡量縮短信息溝通的距離 。 (9)、注意遵守各種安全規(guī)則，保證安全。 (7)、應使與外界聯(lián)系多的部門或人員便于與外界接觸，同時又不干擾其他部門或文員的工作。 (5)、共用 設備機具盡靠近窗口。 (3)、 設備機具和每個文員所占的空間均不能過大或過小 。盡量降低辦公空間成本 . ?17 : (1).建筑物 的結構 ,實際使用面積以及附屬設備條件 . (2).機關內(nèi)部 組織機構的設置情況 . (3).完成工作任務所必需的基本設備 ,機具的種類 ,數(shù)量以及所占用最小面積的情況 . (4).公司內(nèi)部 橫向聯(lián)系的方式與頻度 . (5).對外的業(yè)務工作方式與業(yè)務量 . (6).辦公費用的來源 ,數(shù)量狀況 . (7).企業(yè)內(nèi)部約定俗稱的有關 “ 慣例 ” 等 . ?18 2. 辦公空間規(guī)劃中的十項要求 (是什么 ?) (1)、 辦公室的分布應有利于 盡量縮短信息溝通的距離 。滿足管理人員及文員之間有效溝通的需要 ,消除各種溝通障礙 。 特色 ,美觀 ,協(xié)調(diào) ,舒適的輔助空間可創(chuàng)造優(yōu)質 ,高效 ,親和融洽的環(huán)境 。
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