【正文】 行檔案集中管理原則的具體措施； ? （ 2）檔案收集是決定檔案工作存在和發(fā)展的重要因素。 第七章 檔案的收集與整理 第一節(jié) 檔案收集工作 ? 檔案收集就是檔案館（室）按照國家規(guī)定，通過接收和征集等方法，把分散在國內(nèi)外各單位、各部門和個(gè)人手中的檔案分別集中到有關(guān)檔案館（室），實(shí)行集中統(tǒng)一管理，是國家檔案資源建設(shè)的主要手段。 ? 2 檔案寄存中心：指在國家綜合檔案館設(shè)立的、為各類需要寄存檔案的單位提供檔案寄存 有償服務(wù) 的機(jī)構(gòu)。 ? （三）新型檔案管理機(jī)構(gòu) ? 1 文件中心：新型的檔案實(shí)體保管機(jī)構(gòu)，是介于文件形成部門和檔案館之間的一種中間性、過渡性機(jī)構(gòu)。各級城建檔案館。 ? B 國家專業(yè) 檔案館：專門管理某一專業(yè)領(lǐng)域或某種特殊載體檔案的檔案館。 ? 4 類型 ? （ 1）國家檔案館 ? A 國家 綜合檔案館：國家級和省、市、縣級國家綜合檔案館。 ? 2 地位：檔案館在國家檔案事業(yè)中占有主體地位并反映著全國檔案事業(yè)發(fā)展水平。 ? 4 類型：（ 1）綜合檔案室；（ 2）文書檔案室；（ 3）科技檔案室；（ 4）專門檔案室；（ 5）聯(lián)合檔案室。 ? 2 地位：檔案基層業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。 3 職責(zé)：國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)、縣級以上地方人民政府檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管本機(jī)關(guān)檔案并對所屬單位檔案工作實(shí)行監(jiān)督指導(dǎo)。 如：中華人民共和國國家檔案局、河北省檔案局、唐山市檔案局、豐南區(qū)檔案局等。 ? 三、便于社會(huì)各方面的利用 管理是為了利用，利用能促進(jìn)管理。 ? 二、維護(hù)檔案的完整與安全 ? 1 維護(hù)檔案的完整：數(shù)量完整和質(zhì)量完整。 ? 二、檔案工作的內(nèi)容 ? 1 收集：有保存價(jià)值的檔案 ? 2 整理：規(guī)范有序的檔案 ? 3 保管：日常維護(hù)和管理 ? 4 檢索：編制檢索工具 ? 5 利用：檔案工作的目的 ? 6 編研：研究、選擇、編輯、出版 ? 7 鑒定：檔案價(jià)值 ? 8 統(tǒng)計(jì)：原始數(shù)據(jù)和基本事實(shí) ? 三、檔案工作的性質(zhì) ? （一）管理性 ? 1 檔案工作是以檔案為對象的管理性工作 ? 2 檔案工作是各級政府、組織和單位管理活動(dòng)的有機(jī)組成部分 ? （二）服務(wù)性 ? 1 檔案工作的服務(wù)性是檔案工作賴以生存的必要條件 ? 2 全心全意為社會(huì)各方面服務(wù)是檔案工作者必須具備的職業(yè)素養(yǎng) ? （三）政治性 ? 1 服務(wù)方向：為統(tǒng)治階級服務(wù) ? 2 機(jī)要性：檔案的秘密性 ? 3 維護(hù)歷史真實(shí)面貌：維護(hù)檔案安全，歷史不容篡改 第二節(jié) 檔案工作的基本原則 ? 《 中華人民共和國檔案法 》 規(guī)定：“ 檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用 ”。 第六章 檔案工作 第一節(jié) 檔案工作的內(nèi)容和性質(zhì) ? 一、檔案工作的概念 ? 廣義的概念：檔案工作包括檔案館（室）工作、檔案行政管理工作、檔案專業(yè)教育工作、檔案科學(xué)研究工作、檔案宣傳出版工作和檔案外事工作等，即指整個(gè)國家的檔案事業(yè)。其理論基礎(chǔ)是電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在文件處理和檔案管理領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，加之文件保密期的大大縮短和政務(wù)信息公開，導(dǎo)致文件在形成時(shí)就有可能同時(shí)擁有了第一價(jià)值和第二價(jià)值；同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)社會(huì)中，信息的儲(chǔ)存位置不再是關(guān)鍵，檔案館作為一個(gè)實(shí)體建筑，不再是檔案工作的主要地點(diǎn)，檔案工作者要轉(zhuǎn)變思維，關(guān)注文件管理的整個(gè)過程，即文件與檔案是連續(xù)的。 ? 我國檔案價(jià)值鑒定的原則： ? 必須從社會(huì)的總體需求出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)來判定檔案的價(jià)值。他們的核心觀點(diǎn)是將學(xué)者特別是歷史學(xué)家的實(shí)際利用和預(yù)期利用視為鑒定檔案價(jià)值的最重要標(biāo)準(zhǔn)，鼓吹第二價(jià)值決定檔案的根本性質(zhì)。形成機(jī)關(guān)的行政官員對鑒定第一價(jià)值負(fù)主要責(zé)任；而鑒定第二價(jià)值則應(yīng)主要由檔案部門及其工作人員來完成。他認(rèn)為，公共文件有兩種不同的價(jià)值，一是對形成機(jī)關(guān)的第一價(jià)值；二是對其他機(jī)關(guān)和個(gè)人利用者的第二價(jià)值。他認(rèn)為應(yīng)按照文件形成機(jī)關(guān)在政府體系中的地位和職能的重要性，來確定檔案文件的價(jià)值及保管期限，即檔案文件的價(jià)值大小和保管期限的長短與其形成機(jī)關(guān)的地位高低和職能重要性成正比。 對這一觀點(diǎn)應(yīng)一分為二地看待。 ? 檔案價(jià)值鑒定理論的歷史發(fā)展 ? （ 1） 20世紀(jì)初的“年齡鑒定論”： 1901年德國檔案學(xué)者 邁斯奈爾 總結(jié)出了一套檔案價(jià)值鑒定的理論體系，這一理論體系由 6條原則和 7條具體標(biāo)準(zhǔn)組成。 ? 全宗的定義：全宗是一個(gè)具有社會(huì)獨(dú)立性的組織或個(gè)人在其社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中所形成的檔案有機(jī)整體。 ? 來源原則經(jīng)過多個(gè)國家的進(jìn)一步完善，形成如下基本內(nèi)容： 尊重來源，尊重全宗的完整性，尊重全宗內(nèi)的原始整理體系。 ? 來源原則的歷史發(fā)展 ? 來源原則起源于法國，其后德國、荷蘭、美國、英國、蘇聯(lián)等大多數(shù)國家都普遍接受了這一原則。 ? 來源的含義：國際檔案理事會(huì)編寫的 《 檔案術(shù)語詞典 》 將 來源 定義為“向文件中心或檔案館移交文件之前，在事務(wù)活動(dòng)過程中形成、保管和 /或利用文件的組織和個(gè)人”。 ? 文件生命周期理論基本內(nèi)容 ? （ 1）文件從其形成到銷毀或永久保存是一個(gè)完整的過程； ? （ 2）由于文件價(jià)值形態(tài)的變化，這一完整的過程可劃分為三個(gè)階段 :現(xiàn)行、半現(xiàn)行、非現(xiàn)行； ? （ 3）文件在每一階段因其特定的價(jià)值形態(tài)而與服務(wù)對象、保存場所、管理形式之間存在著一種內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。與其“ 文件雙重價(jià)值論 ”相一致。布魯克斯 最早提出了“文件生命周期理論”，另一位學(xué)者 謝倫伯格 對此進(jìn)行了更形象的說明。 ? 一、檔案的價(jià)值 ? （一）憑證價(jià)值：第一價(jià)值 ? （二）參考價(jià)值：也稱情報(bào)價(jià)值，第二價(jià)值 ? 二、檔案的作用 ? （一）行政查考作用：咨政 ? （二）業(yè)務(wù)參考作用 ? （三）文化傳承作用 ? （四）法律憑證作用 ? （五）宣傳教育作用 ? 三、檔案作用發(fā)揮的必要條件 ? （一）檔案的提供利用：存是為了用 ? （二）社會(huì)的發(fā)展水平：存史、咨政、育人 ? （三）全社會(huì)的檔案意識 ? 形成意識 ? 保存意識 ? 歸檔意識 ? 利用意識：走向開放 ? （四）檔案管理水平：科學(xué)管理、信息化 第三節(jié) 檔案種類的劃分 ? 一、按形成時(shí)間劃分 ? （一）中華人民共和國成立前檔案 ? 舊政權(quán)檔案 ? 中國第一歷史檔案館：集中保管明清時(shí)期檔案（前身是北京故宮博物院文獻(xiàn)部， 1951年改） ? 中國第二歷史檔案館：集中保管民國時(shí)期檔案（前身是中科院近代史所南京史料整理處，1964年改） ? 革命歷史檔案 ? 中央檔案館：保存革命歷史檔案和建國后永久保存的檔案 ? （二）中華人民共和國成立后檔案 中國第一歷史檔案館 集中保管明清時(shí)期檔案 中國第二歷史檔案館 集中保管民國時(shí)期檔案 在南京 在北京 中央檔案館：集中保管“五四”以來的革命歷史檔案和建國后具有永久保存價(jià)值的檔案 在北京 ? 二、按內(nèi)容性質(zhì)劃分 ? （一）文書檔案 ? （二）科技檔案 ? （三）專門檔案 ? 三、按形成領(lǐng)域劃分 ? （一）公務(wù)檔案 ? （二）私人檔案 文書檔案是本課程的重點(diǎn) 第四節(jié) 檔案管理的基本理論 ? 一、文件生命周期理論 ? 文件生命周期指文件從產(chǎn)生直至因喪失作用而被銷毀或者因具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值而被檔案館永久保存的整體運(yùn)動(dòng)過程。 郭沫若詩中的“墳典” “三墳五典”：傳說中我國最古的書籍。 國步何由探軌跡，民情從以識端倪。 ? 郭沫若 1960年寫 《 題贈(zèng)檔案館 》 一詩，盛贊檔案作用之重要： 前事不忘后事師，自來墳典萃先知。 ? （四）檔案的形式 ? 載體形式：甲骨、金石、簡牘、縑帛、紙張、膠片、磁帶、光盤等； ? 記錄方式：手寫、刀割、印刷、曬制、攝影、錄音、錄像等。 ? （三）檔案的形成條件 ? 文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿； ? 文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華； ? 文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。包括企業(yè)事業(yè)單位、機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體等。 ? （二）檔案的來源 ? 法人：包括國家法人和其他法人。 ? 檔案與文物 ? 檔案以文字記述歷史，文物一般為當(dāng)時(shí)的日常生活用品，不一定有文字。 ? 情報(bào)比檔案的內(nèi)涵豐富，涉及范圍更廣，始終處于傳遞過程，是一種無形的東西，它的外在形式有圖書、資料、檔案等多種形式。 ? （ 2）相似之處 ? A、二者都以文字記錄為主； ? B、都記載了人類社會(huì)的知識，都包含一定的信息，都屬于信息資源的范疇； ? C、在一定條件下二者可以互相轉(zhuǎn)化。 ? （一）檔案的性質(zhì) ? 檔案是人們在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的歷史記錄，具有很強(qiáng)的 原始性和記錄性 ?！?現(xiàn)代漢語詞典 》 253頁。 ? 三、檔案的定義 ? 檔：帶格子的架子或櫥，多用來存放案卷； ? 案：一種舊式的狹長的桌子，幾案。然今文字之書于紙者，亦呼為牌子、檔子矣”。 ? 名稱沿革 ? 冊、中、典籍、文書、文案、文卷、案卷、案牘。 ★ 檔案的起源和演變發(fā)展與人類社會(huì)物質(zhì)文明、精神文明的發(fā)祥和進(jìn)步程度密切相關(guān)，反映了人類記憶的發(fā)展脈絡(luò)和水平。 ?選擇適當(dāng)存放方式：橫放和豎放。 光盤有只讀光盤、一次寫入光盤和寫讀型光盤。 ? （五）縮微文件 指對圖表和文件進(jìn)行縮小尺寸和照相復(fù)制，閱讀時(shí)必須經(jīng)過放大處理。 ? （三）照片文件 照片文件指機(jī)關(guān)或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的，以感光材料為載體，以影像為主要反映方式，并輔以文字?jǐn)⑹龅挠涗洸牧稀? 第五節(jié) 非紙質(zhì)文件的整理與歸檔 ? 一、非紙質(zhì)文件的整理 ? （一）機(jī)讀文件 ? 機(jī)讀文件指用數(shù)碼錄制在磁盤、磁帶、穿孔卡片、光盤等媒體介質(zhì)上的，借助于計(jì)算機(jī)形成或產(chǎn)生的，并且通過計(jì)算機(jī)才能閱讀的文件。 ? （一）文書立卷的基本方法 ? 按文件的特征立卷 ? （ 1）問題特征 ? （ 2）作者特征 ? （ 3）名稱特征 ? （ 4）時(shí)間特征 ? （ 5）通訊者特征 ? （ 6）地區(qū)特征 ? 靈活運(yùn)用立卷特征 一般取兩三個(gè)或三四個(gè)特征立卷。 ? 填寫案盒各項(xiàng)：盒內(nèi)文件目錄表、備考表、案盒封面盒脊。 ? （ 2）案盒內(nèi)文件的排列：按分類方案的最低一級類目排列（與圖書館同類書排列辦法相同）。 ?定期檢查：糾正歸錯(cuò)的文件；增添案盒。 ?（二）初步整理 即指平時(shí)歸整，文書處理部門在平時(shí)就要有計(jì)劃地把本機(jī)關(guān)年中逐步形成的應(yīng)歸檔的文書進(jìn)行逐步整理。 唐山師范學(xué)院歸檔文件分類方案 辦公室 組織部 宣傳部 學(xué)工部 人事處 財(cái)務(wù)處 教務(wù)處 科研處 國資處 ? 按組織機(jī)構(gòu)分類：新 《 規(guī)則 》 要求一般按組織機(jī)構(gòu)分類，組織機(jī)構(gòu)也即問題。 具體體現(xiàn)在四個(gè)方面： （ 1）反映機(jī)關(guān)文書之間內(nèi)在的歷史聯(lián)系； （ 2）齊全、完整、系統(tǒng)地收集和管理文書材料； （ 3）既便于文書處理部門的暫存，又便于檔案室的保管； （ 4）實(shí)事求是地收集、鑒定和整理文書材料。 ●不整理的范圍： （ 1）重份文件；（ 2）未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿；（ 3）事務(wù)性、臨時(shí)性的沒有查考價(jià)值的文件材料；（ 4）與本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)無關(guān)的文件和非隸屬機(jī)關(guān)送來的 參考性 文件；（ 5）內(nèi)容被其它文件所包括的文件；（ 6）各機(jī)關(guān)之間一般來往發(fā)文的信封。 ? （二）明確整理人：由文書處理部門的工作人員來整理。 ?（一）以“件”取代“卷”，其優(yōu)點(diǎn)如下： ?使文書整理分類的標(biāo)準(zhǔn)更客觀 ?使文書整理工作更符合基本原則 ?使文書整理工作更簡便易行和更具確定性 ?使文書整理手段更有利于現(xiàn)代化管理。 文書整理 檔案工作 第二節(jié) 文書整理歸檔工作的改革 ? 改革的重點(diǎn)：由傳統(tǒng)的立卷到現(xiàn)在的整理歸檔。 ? 必須按照文書的自然聯(lián)系分類整理：“自然件”的含義。 ? 須是辦理完畢的文書才可整理歸檔：程序上處理完畢。 ? 文書整理歸檔是文書部門的職責(zé)范圍，是文書工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，由文書部門整理歸檔是我國文書工作和檔案工作的基本原則。 ?（三）文書的保管：合并機(jī)關(guān)的公文；撤銷機(jī)關(guān)的公文；工作人