【正文】 開(kāi)會(huì)時(shí)間：原則上每月召開(kāi)一次，遇特殊情況，總經(jīng)理可提議隨時(shí)召開(kāi)。 總經(jīng)辦應(yīng)妥善保管證明函存根。 七、證明函開(kāi)出后，使用人應(yīng)妥善保管。 五、使用證明函必須做好登記，填寫(xiě)《證明函使用登記表》。 三、使用證明函必須填寫(xiě)《證明函使用申請(qǐng)單》，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)后方可。 證照保管人必須做出登記，認(rèn)真填寫(xiě)《證照使用登記表》 第六章 證明函管理制度 一、證明函的范圍包括：介紹信、法定代表人證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)等。 七、如需使用原件，則須總經(jīng)理核準(zhǔn)。 五、證照借用程序： 借用人申請(qǐng) → 部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)核 → 主管副總經(jīng)理審核 → 總經(jīng)理核準(zhǔn)→ 辦理借用手續(xù) → 歸還借用完畢后，應(yīng)在時(shí)限內(nèi)歸還證照保理人。 三、證照的使用包括借用、復(fù)印等。 二、證照是指由上級(jí)主管部門(mén)頒發(fā)的各類證 書(shū)、批文等。給公司造成重大損失的，公司將依法追究其法律責(zé)任。公司印章只適用于與公司相關(guān)業(yè)務(wù)，不得從事有損公司利益之行為。 （ 7）、 如遇個(gè)人需開(kāi)具個(gè)人相關(guān)證明，需由 部門(mén)負(fù)責(zé)人以上擔(dān)保簽批后方能使用，但如涉及到個(gè)人經(jīng)濟(jì)擔(dān)保與證明時(shí)，原則上一律不予證明，其不良結(jié)果由簽批人與保管人以情節(jié)共同負(fù)責(zé)。如遇要辦理工商等年檢等事務(wù)，需將表格帶回公司蓋章。 （ 4）、 法人私章的保管者是出納，即是保管者又是使用者，但其無(wú)獨(dú)立使用權(quán)力，需依據(jù)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批的支付申請(qǐng)或取匯款憑證方可使用，否則負(fù)全部責(zé)任。 （ 2）公章的保管人無(wú)獨(dú)立使用權(quán)力，但具有監(jiān)督及允許使用權(quán)力，因此公章的保管人對(duì)公章的使用結(jié)果負(fù)主要責(zé)任，經(jīng)手人則負(fù)部分責(zé)任，而對(duì)未經(jīng)由負(fù)責(zé)人或保管人（公司經(jīng)理）簽批的公章使用經(jīng)手人負(fù)主要責(zé)任，保管人負(fù)部分責(zé)任。 4. 印章保管人的責(zé)權(quán)范疇： 蕪湖縱深管樁有限公司 14 對(duì)于公司主要印章管理，采用的是分散管理相互監(jiān)督的辦法。 （ 3）、更換印章時(shí)應(yīng)由印章保管人員依公司文件填寫(xiě)《廢止申請(qǐng)單》，并呈分公司經(jīng)理核準(zhǔn)后，交由人事行政部按批示處理。 、更換： （ 1）、廢止或繳銷的印章應(yīng)由保管人員填寫(xiě)《廢止申請(qǐng)單》，并呈分公司經(jīng)理核準(zhǔn)后交由公司綜合辦公室負(fù)責(zé)人統(tǒng)一廢止或繳銷。 （ 4）、財(cái)務(wù)章：由財(cái)務(wù)部經(jīng)理（或負(fù)責(zé)人）保管，主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等需要加蓋銀行預(yù)留印鑒等業(yè)務(wù)或發(fā)票上使用，發(fā)票專用章主要用于發(fā)票蓋章。綜合辦公室需將《印章使用申請(qǐng)表》與《印章使用登記薄》同期留檔。 （ 2）、合同章：合同章由財(cái)務(wù)部保管。各部門(mén)有需蓋公章的文件、通知等，須先到綜合辦公室處領(lǐng)取并填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，經(jīng)由分公司經(jīng)理核準(zhǔn)后并在《印章使用申請(qǐng)表》中簽批，蓋章后經(jīng)手人需 將簽批申請(qǐng)表交由綜合辦公室，并在《印章使用登記薄》簽字。 任何部門(mén)在啟用印章前，均需與公司（人事行政部）辦理領(lǐng)取手續(xù)，接受相應(yīng)的責(zé)權(quán)告知，簽定《印章簽收手續(xù)》并備案。 二、印章的 保管和使用 蕪湖縱深管樁有限公司 12 通過(guò)總經(jīng)理授權(quán)賦予一些部門(mén)對(duì)其部門(mén)（專業(yè)）印章的保管權(quán)和使用權(quán)。 ，基本印章（公章、合同章、法人私章、財(cái)務(wù)章）的刻制，應(yīng)由指定的印章管理人員負(fù)責(zé)刻制，后交由人事行政部備案，并從刻制之日起執(zhí)行相關(guān)使用條例。 第四章、印章使用管理制度 印章是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)，明確公司各種權(quán)利義務(wù)關(guān)系的重要憑證和工具，印章的管理應(yīng)做到分散管理、相互制約，為明確使用人與管理人員的責(zé)權(quán)，特做 如下公司印章使用與管理?xiàng)l例： 各類印章的具體管理?xiàng)l例： 一、印章的刻制 刻制按公司業(yè)務(wù)需要由部門(mén)提出申請(qǐng)，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理。 七、檔案室及相關(guān)機(jī)要重地，非工作人員不得隨便進(jìn)入；工作人員更不能隨便帶人進(jìn)入。 六、對(duì)保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表?yè)P(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)。 五、記載有公司秘密事項(xiàng)的工作 筆記，持有人必須妥善保管。接觸公司秘密的員工，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)向他人泄露。 三、屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)標(biāo)明“秘密”字樣，由專人負(fù)責(zé)印制、收發(fā)、傳遞、保管，非經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)復(fù)印、摘抄秘密文件、資料。 二、公司秘密是關(guān)系公司發(fā)展和利益，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的員工知悉的事項(xiàng)。 一、全體員工都有保守公司秘密的義務(wù)。 蕪湖縱深管樁有限公司 9 十一、加強(qiáng)檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。 九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)。 七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、市場(chǎng)營(yíng)銷部等業(yè)務(wù)部門(mén)按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。 蕪湖縱深管樁有限公司 8 五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國(guó)土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。 三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人（檔案員）對(duì)本部門(mén)檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。 第二章 檔 案 管 理 制 度 一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機(jī)密安全。 （ 4）、 辦公室秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。如有領(lǐng)導(dǎo)“批蕪湖縱深管樁有限公司 7 示”、“擬辦意見(jiàn)”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。 （ 3）、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò) 2天（特殊情況例外）。 （ 2）、 一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公 室秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。 4. 公文的閱批與分轉(zhuǎn) （ 1）、凡正式文件均需分別由辦公室主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。 二、收文的管理 三、公文的簽收 （除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由辦公室登記簽收 ，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。 一、文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。 積極進(jìn)取，勇于開(kāi)拓，求實(shí)創(chuàng)新。 蕪湖縱深管樁有限公司 5 愛(ài)護(hù)公物，勤儉節(jié)約，杜絕浪費(fèi)。 維護(hù)公司聲譽(yù)，保護(hù)公司利益