【正文】 在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。每個(gè)單位都會(huì)有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個(gè)人的文件柜里。 （四）實(shí) 現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化。這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。在內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在企業(yè)或機(jī)關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動(dòng)態(tài)。建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。但應(yīng)當(dāng)注意到，領(lǐng)導(dǎo)在分析決策時(shí)，可能要翻閱、查找許多相關(guān)的資料，參照研究，才能決策，所以相關(guān)的資料查詢、分析，決策的選擇也屬于信息處理的過程。這一過程，是一個(gè)典型的辦公過程。 例如，市政府辦公機(jī)構(gòu)，實(shí)質(zhì)上經(jīng)常定期或不定期的收集各區(qū)、縣政府和其它機(jī)構(gòu)報(bào)送的各種文件，然后分檔存放并分別報(bào)送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 者閱讀、處理，然后將批閱后的文件妥善保存，以便以后查閱。 這個(gè)層次包括信息管理型 OA 系統(tǒng)和決策型 OA 系統(tǒng)。 （ 4）運(yùn)用電子數(shù)據(jù)交換（ EDI）。 （ 3）多媒體化。 （ 2）智能化。 隨著三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的成熟，世界上的 OA 已進(jìn)入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個(gè)新的特點(diǎn)： （ 1）集成化。它建立在信息管理級(jí) OA 系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。 第三個(gè)層次 。作為一個(gè)現(xiàn)代化的政府機(jī)關(guān)或企、事業(yè)單位，為了淘寶 “ 1 元電子試題專賣” 為您節(jié)省用于搜索、甄別的大量時(shí)間，伴您一路走向成功 ９ 優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質(zhì)量，必須具備供本單位的各個(gè)部門共享的這一綜合數(shù)據(jù)庫。綜合數(shù)據(jù)庫存放該有關(guān)單位的日常工作所必需的信息。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對(duì)和本單位的運(yùn)營目標(biāo)關(guān)系密切的綜合信息的需求日益增加。 第二個(gè)層次 。 事務(wù)型或業(yè)務(wù)型的 OA系統(tǒng)其功能都是處 理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。 此外，在辦公事務(wù)處理級(jí)上可以使用多種OA 子系統(tǒng)，如電子出版系統(tǒng)、電子文檔管理系統(tǒng)、智能化的中文檢索系統(tǒng)（如全文檢索系統(tǒng)）、光學(xué)漢字識(shí)別系統(tǒng)、漢語語音識(shí)別系統(tǒng)等。這些常用 的辦公事務(wù)處理的應(yīng)用可作成應(yīng)用軟件包，包內(nèi)的不同應(yīng)用程序之間可以互相調(diào)用或共享數(shù)據(jù)，以便提高辦公事務(wù)處理的效率。 第一個(gè)層次只限于單機(jī)或簡(jiǎn)單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應(yīng)用，一般稱之為事務(wù)型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。一體化、網(wǎng)絡(luò)化的 OA 系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)是，不僅在本單位內(nèi)可以使辦公信息的運(yùn)轉(zhuǎn)更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方 便、快捷地建立遠(yuǎn)距離的辦公機(jī)構(gòu)間的信息通信，并且有可能融入 世界 范圍內(nèi)的信息資源共享。三個(gè)功能層次間的相互聯(lián) 系可以由程序模塊的調(diào)用和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)通信手段做出。當(dāng)然，政府上網(wǎng)工程的宣傳對(duì)我國信息化建設(shè)也起了一定的推動(dòng)作用。實(shí)際上，從網(wǎng)絡(luò)劃分的角度，政府上網(wǎng)工程是外網(wǎng)建設(shè)，辦公自動(dòng)化工程是內(nèi)網(wǎng)建設(shè)，辦公自動(dòng)化工程是政府信息化的基礎(chǔ)，政府上網(wǎng)工程是政府信息化的對(duì)外表現(xiàn)形式，辦公自動(dòng)化工程在 政府信息化 建設(shè)中所占的比重遠(yuǎn)高于政府上網(wǎng)工程。這種現(xiàn)象導(dǎo)致很多部門重上網(wǎng)工程輕辦公自動(dòng)化工程。從實(shí)際效果來看，很多政府部門只是在網(wǎng)上存放一些靜態(tài)的政府信息，實(shí)質(zhì)性的工作卻非常少。數(shù)字化辦公的兩個(gè)明顯特 征是授權(quán)和開放，通過授權(quán)確保信息的安全和分層使用，使得數(shù)字化辦公系統(tǒng)有可以啟用的前提，通過開放，使得信息共享成為現(xiàn)實(shí)。只有對(duì)管理及管理業(yè)務(wù)有著深刻的理解，才會(huì)使辦公自動(dòng)化有用武之地，只有將辦公過程中生成的信息進(jìn)行有序化積累，沉淀，辦公自動(dòng)化才能發(fā)揮作用。 辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)是對(duì)管理的理解和對(duì)信息的積累。 淘寶 “ 1 元電子試題專賣” 為您節(jié)省用于搜索、甄別的大量時(shí)間，伴您一路走向成功 ８ 辦公自動(dòng)化建設(shè)的本質(zhì)是提高決策效能為目的的。目前國內(nèi)此技術(shù)較為成熟的只有天絡(luò)在線等幾家大型企業(yè)。 早期的辦公自動(dòng)化軟件主要完成文件的輸入及簡(jiǎn)單的管理，實(shí)現(xiàn)了文檔的共享及簡(jiǎn)單的查詢功能；隨著數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展，客戶服務(wù)器結(jié)構(gòu)的出現(xiàn)， OA（ Office Automation）系統(tǒng)進(jìn)入了 DBMS 的階段；辦公自動(dòng)化軟件真正成熟并得到廣泛應(yīng)用是在 LotusNotes 和 Microsoft Exchange 出現(xiàn)以后，所提供的工作流機(jī)制及非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫的功能可以方便地實(shí)現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化文檔的處理、工 作流定義等重要的 OA 功能， OA 應(yīng)用進(jìn)入了實(shí)用化的階段；但隨著管理水平的提高， Inter 技術(shù)的出現(xiàn)，單單實(shí)現(xiàn)文檔管理和流轉(zhuǎn)已經(jīng)不能滿足要求， OA 的重心開始由文檔的處理轉(zhuǎn)入了數(shù)據(jù)的分析，即所說的決策系統(tǒng)，這時(shí)出現(xiàn)了以信息交換平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫結(jié)合作為后臺(tái)，數(shù)據(jù)處理及分析程序作為中間層，瀏覽器作為前臺(tái)（三層次結(jié)構(gòu)）的 OA 模式，這種模式下，可以將 OA 系統(tǒng)納入由業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)等系統(tǒng)構(gòu)成的單位整體系統(tǒng)內(nèi)，可以通過 OA 系統(tǒng)看到、分析、得到更全面的信息。而設(shè)備方面，硬件及必要軟件都需齊備。而各種信息設(shè)備中還需要有管理設(shè)備的軟件，例如，計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、文字處理軟件、專項(xiàng)工作程序軟件等等，這些將在其它章節(jié)詳述。技術(shù)設(shè)備，計(jì)算機(jī)是另一因素。 這些都需要辦公自動(dòng)化的輔助。辦公室是各行業(yè)工作的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的場(chǎng)所。 通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等等。辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)一般指實(shí)現(xiàn)辦公室內(nèi)事務(wù)性業(yè)務(wù)的自動(dòng)化，而辦公自動(dòng)化則包括更廣泛的意義，即包括網(wǎng)絡(luò)化的大規(guī)模信 息處理系統(tǒng)。 辦公室自動(dòng)化是近年隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)發(fā)展而提出來的新概念。 我國專家在第一次全國辦公自動(dòng)化規(guī)劃討論會(huì)上提出辦公自動(dòng)化的定義為： 利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備中，由人與技術(shù)設(shè)備構(gòu)成服務(wù)于某種辦公業(yè)務(wù)目的的人一機(jī) 信息處理系統(tǒng)。在 行政機(jī)關(guān) 、企事業(yè)單位工作中，是采用 Inter/Intra 技術(shù)，基于 工作流 的概念，以計(jì)算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲(chǔ)和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達(dá)到提高行政效率的目的。辦公業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)： 淘寶 “ 1 元電子試題專賣” 為您節(jié)省用于搜索、甄別的大量時(shí)間，伴您一路走向成功 ７ 辦公自動(dòng)化管理： 辦公自動(dòng)化（ Office Automation,簡(jiǎn)稱 OA）是將 現(xiàn)代化辦公 和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，屬于信息化社會(huì)的產(chǎn)物。這種新格式可以大大節(jié)省存儲(chǔ)和帶寬要求，并可降低 IT 成本負(fù)擔(dān)。 10. 同時(shí)減小文檔大小和提高文件恢復(fù)能力。 現(xiàn)在，可以為 PowerPoint 演示文稿添加數(shù)字簽名，以幫助確保分發(fā)出去的演示文稿的內(nèi)容不會(huì)被更改，或者將演示文稿標(biāo)記為 “最終 ”以防止不經(jīng)意的更改。 Office PowerPoint 通過簡(jiǎn)化的用戶界面和上下文菜單使這些工具隨時(shí)可用，這樣只需進(jìn)行幾次單擊，便可使您的作品更具感染力。 8. 使用新的 SmartArt 圖形工具和效果顯著修改形狀、文本和圖形。更改演示文稿的主題不僅可以更改背景色，而且可以更改演示文稿中圖示、表格、圖表、形狀和文本的顏色、樣式及字體。 7. 使用文檔主題統(tǒng)一設(shè)置演示文稿格式。 6. 使用 Office PowerPoint 和 Office SharePoint Server 加速審閱過程。 在 OfficePowerPoint 中，您可以定義并保存自己的自定義幻燈片版式，這樣便無需浪費(fèi)寶貴的時(shí)間將版式剪切并粘貼到新幻燈片中，也無需從具有所需版式的幻燈片 中刪除內(nèi)容。 通過將文件轉(zhuǎn)換為 XPS 和 PDF 文件以便與任何平臺(tái)上的用戶共享，有助于確保利用 PowerPoint 演示文稿進(jìn)行廣泛交流。這樣不僅可以縮短創(chuàng)建演示文稿所用的時(shí)間，而且您插入的所有幻燈片都可與服務(wù)器版本保持同步，從而確保內(nèi)容始終是最新的。 3. 通過 Office PowerPoint 幻燈片庫輕松重用內(nèi)容。您甚至可以將項(xiàng)目符號(hào)列表轉(zhuǎn)換為 SmartArt 圖示，或修改和更新現(xiàn)有圖示。 2. 創(chuàng)建功能強(qiáng)大的動(dòng)態(tài) SmartArt 圖示。 重新設(shè)計(jì)的 Office Fluent 用戶界面外觀使創(chuàng)建、演示和共享演示文稿成為一種更簡(jiǎn)單、更直觀的體驗(yàn)。下面是 Office PowerPoint 幫助用戶提高工作效率和加強(qiáng)協(xié)作的 10 種主要方式。使用內(nèi)容控件，可以創(chuàng)建和部署結(jié)構(gòu)化的 PowerPoint 模板，以指導(dǎo)用戶輸入正確信息，并幫助保護(hù)和保留演示文稿中不能更改的信息。 更安全地共享 PowerPoint 演示文稿。 幫助保護(hù)文檔中的個(gè)人信息。 直接從 Office PowerPoint 中啟動(dòng)審閱或?qū)徟ぷ髁鳌? 有效地管理演示文稿 。使用 Groove ，可在 Groove 工作區(qū)中啟動(dòng)PowerPoint 演示文稿的實(shí)時(shí)審閱。這不僅可以縮短創(chuàng)建演示文稿所用的時(shí)間，而且您插入的所有幻燈片都可與服務(wù)器版本保持同步，從而確保內(nèi)容始終是最新內(nèi)容。 輕松重用和共享內(nèi)容。通過使用 Office Outlook ，您可以隨時(shí)隨地與存儲(chǔ)在 WindowsSharePointServices 中的信息進(jìn)行完全交互。這種新格式可以大 量節(jié)省存儲(chǔ)和帶寬需求，并可降低 IT 人員的負(fù)擔(dān)。同時(shí)減小文檔大小和提高文件恢復(fù)能力。 與使用不同平臺(tái)和設(shè)備的用戶進(jìn)行通信。 有效地共享演示文稿 ?，F(xiàn)在，您可以通過比以前更多的方式來操作和使用文本、表格、圖表和其他演示元素。通過應(yīng)用主題，可以確保整個(gè)演示文稿具有專業(yè)而一致的外觀。利用文檔主題，只需單擊一次即可更改整個(gè)演 示文稿的外觀。借助 PowerPoint 幻燈片庫，可以輕松地與其他人共享這些自定義幻燈片，以使演示文稿具有一致而專業(yè)的外觀。 通過重新使用自定義版式可以快速、輕松地創(chuàng)建演示文稿。通過使用 PowerPoint 幻燈片庫，您可以輕松地重用存儲(chǔ)在 Microsoft OfficeSharePointServer 支持的網(wǎng)站上的現(xiàn)有演示文稿幻燈片。借助 OfficeFluent 用戶界面中的上下文相關(guān)圖示菜單，用戶還可以方便地使用豐富的格式選項(xiàng)。在 OfficePowerPoint 中可以輕松創(chuàng)建關(guān)系、工作流或?qū)哟谓Y(jié)構(gòu)圖?，F(xiàn)在， PowerPoint 所有豐富的特性和功能都集中在一個(gè)經(jīng)過改進(jìn)的、整齊有序的工作區(qū)中，這不僅可以最大程度地防止干擾，淘寶 “ 1 元電子試題專賣” 為您節(jié)省用于搜索、甄別的大量時(shí)間，伴您一路走向成功 ５ 還有助于您更加快速 、輕松地獲得所需的結(jié)果。 Office Fluent 用戶界面可以更快地獲得更好的結(jié)果。 使用 Office Fluent 新用戶界面和新增的圖形功能快速創(chuàng)建動(dòng)態(tài)且具有精美外觀的演示文稿。 演示文稿中的每一頁就叫幻燈片 ，每張幻燈片都是演示文稿中既相互獨(dú)立又相互聯(lián)系的內(nèi)容。利用 Powerpoint 不僅可以創(chuàng)建演示文稿，還可以在互聯(lián)網(wǎng)上召開面對(duì)面會(huì)議，遠(yuǎn)程會(huì)議或在網(wǎng)上給觀眾展示演示文稿。 PowerPoint 是制作和演示幻燈片的 軟件 ，能夠制作出集 文字 、 圖形 、 圖像 、 聲音 以及視頻剪輯等多媒體元素于一體的演示文稿，把自己所要表達(dá)的信息組織在一組圖文并茂的畫面中，用于介紹公司的產(chǎn)品、展示 自己的學(xué)術(shù)成果。 Microsoft PowerPoint 使用戶可以快速創(chuàng)建極具感染力的動(dòng)態(tài)演示文稿， 同時(shí)集成工作流和方法以輕松共享信息。 PowerPoint Powerpoint 和 Word、 Excel 等應(yīng)用軟件一樣，都是 Microsoft 公司推出的 Office 系列產(chǎn)品之一。 共享的圖表 易于使用的 數(shù)據(jù)透視表 快速連接到外部數(shù)據(jù) 新的文件格式 更佳的打印體驗(yàn) 07Excel 單元格增加了許多，由 03 的 256 列， 65536 行，增加到 16384 列， 1048576 行，可以儲(chǔ)存更多的信息。可以應(yīng)用表樣式，以對(duì)表快速添加設(shè)計(jì)師水平的專業(yè)格式。在匯總行中，您現(xiàn)在可以使用自定義公式和文本輸入。這種類型的引用允許您在公式中使用表列標(biāo)題名稱代替單元格引用（例如 A1 或 R1C1）。默認(rèn)情況下，表中會(huì)啟用 “自動(dòng)篩選 ”以支持強(qiáng)大的表格數(shù)據(jù)排序和篩選功能。您只需輸入公式一次，而無需使用 “填充 ”或 “復(fù)制 ”命令。計(jì)算列使用單個(gè)公式調(diào)整每一行。如果顯示表格標(biāo)題，則當(dāng) 您在長表格中移動(dòng)時(shí)，表格標(biāo)題會(huì)替代工作表標(biāo)題，從而使表格標(biāo)題始終與表列中的數(shù)據(jù)出現(xiàn)在一起。 一、輕松創(chuàng)建專業(yè)級(jí)的報(bào)表 高效率的報(bào)表制作 導(dǎo)入非 Excel 格式的 外部數(shù)據(jù) 快速完成數(shù)據(jù)輸入的技巧 數(shù)據(jù)驗(yàn)證 二、公式與函數(shù)在 Excel 中的運(yùn)用 公式的類型 單元格引用 類型 基本函數(shù)的運(yùn)用 各種函數(shù) ——輕松搞定所有計(jì)算問題 三、制作滿意的圖表 ——讓您的數(shù)據(jù)看上去很清晰 圖表的制作 圖表的美化和高級(jí)美化 本量利圖表的制作 以不變應(yīng)萬變 ———?jiǎng)討B(tài)圖表的制作 四、 Excel 在報(bào)告中的應(yīng)用 excel 數(shù)據(jù)查詢技巧 淘寶 “ 1 元電子試題專賣” 為