【正文】 破損文件進(jìn)行修裱，對(duì)字跡模糊或易退變的文件進(jìn)行復(fù)制，對(duì)過大的文件進(jìn)行折疊等。 歸檔文件的裝訂及裝盒。⑨歸檔文件目錄應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)并編制封面。另外如果有些條目須說明的情況較多，備注欄難以填寫時(shí)，可在備注欄中加注“ *”號(hào)，將具體內(nèi)容填入備 考表中。大張的文件或圖表折疊后，仍按未折疊前有圖文的頁數(shù)計(jì)算頁數(shù)。⑥頁數(shù)。文件上未注明日期的，編目時(shí)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫。⑤日期。此外，有些歸檔文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，如正文僅有實(shí)施意見，附件則是具體的條文規(guī)定，或者附件是正文的重要補(bǔ)充和說明。有的文件沒有題名，或題名含義不清，不能提示或不能全面提示文件內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題，并在新擬或補(bǔ)充標(biāo)題之外加“ []”號(hào)填寫在目錄中。在 正題后能夠反映文件內(nèi)容時(shí)，副題名一般無須抄錄。填寫題名時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄。文號(hào)欄內(nèi)不得填寫諸如“會(huì)議文件之一”等文件順序號(hào)，亦不得填寫“情況反映”等刊物名稱。③文號(hào)。聯(lián)合發(fā)文時(shí)一般應(yīng)將所有責(zé)任都照實(shí)抄錄，責(zé)任過多時(shí)可適當(dāng)省略，但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。②責(zé)任者。①件號(hào)。歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等 交叉。禁止用園珠筆、鉛筆、純蘭墨水不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫，歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置或左上端空白位置；如有文件簽發(fā)單或收文處理單的，也可蓋在文件處理單上端空白位置。④蓋章。③保管期限。②年度。室編件號(hào)是在同一年度內(nèi)，同一組織機(jī)構(gòu)的一個(gè)保管期限內(nèi)從“ 1”開始逐件流水編號(hào)，編號(hào)后 形成永久、定期 2 個(gè)流水號(hào)。同一文件印本在前，定稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；重要法規(guī)性文件定稿在前，歷次稿依次排列；結(jié)論、決定性文件材料在前，調(diào)查依據(jù)材料在后。 將文件按年度分開，不同年度的文件一般不得放在一起整理歸檔；但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)應(yīng)放在復(fù)文年整理歸檔；沒有復(fù)文的放在請(qǐng)示年整理歸檔；對(duì)于計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，應(yīng)按文件落款日期，歸入文件形成年度整理歸檔；跨年度的會(huì)議、處理 案件等形成的文件，應(yīng)納入辦結(jié)年度整理歸檔。 歸檔的文件材料一定要齊全、完整。 第三章 歸檔份數(shù) 公司的發(fā)文要求歸檔兩套，一套定稿與印件，一套印件。 外出參觀、學(xué)習(xí)、開會(huì)帶回來的及向外單位索取的具有保存價(jià)值的非技術(shù)性文件材料。 文書材料歸檔制度 第一章 歸檔范圍 黨、政、工、團(tuán)各部門在工作中形成和處理的具有保存價(jià)值的各類文件材料。 歸檔進(jìn)室的檔案一定符合要求，案卷題名簡明確切，歸檔目錄內(nèi)容完整準(zhǔn)確，統(tǒng)一裝訂整齊美觀，案卷排列及編號(hào)符合規(guī)定。 第三章 歸檔的基本要求 1 歸檔的文件材料須齊全、完整、準(zhǔn)確，即每年需歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)等，不得殘缺不齊。 第二章 歸檔時(shí)間 需要?dú)w檔的文件材料，一般按年度進(jìn)行整理歸檔，即須在當(dāng)年上半內(nèi)，將上一年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件材料，按照規(guī)定先由文書部門或業(yè)務(wù)部門收集齊全，整理裝訂，再移交檔案部門進(jìn)行規(guī)范排列和實(shí)施集中統(tǒng)一保管。 本公司重要活動(dòng)、重大事件以及專門業(yè)務(wù)形成的文字材料、照片、音像等。 同級(jí)單位和非隸屬單位需要執(zhí)行、業(yè)務(wù)或工作聯(lián)系密切以及檢查本公司工作制發(fā)或形成的主要文件。 上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務(wù)需執(zhí)行的文件、普發(fā)的非主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件、上級(jí)召開的需貫徹執(zhí)行的會(huì)議主要文件以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)本公司的重要講話、指示等。 附表 5： 檔案銷毀記錄表 序號(hào) 銷毀檔案名稱 銷毀時(shí)間 經(jīng)辦人 1 2 3 檔案歸檔制度 為了將本公司檔案完整齊全地收集、保管起來，建立起內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)合理的室藏結(jié)構(gòu)，更好地為單位業(yè)務(wù)工作和其他工作服務(wù)，制定本制度。 第二十二條 本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。 第五章 附 則 第二十條 本制度未盡事宜或其他特殊情況，由總經(jīng)理辦公會(huì)另行決定。 （四）文件的借閱和清退應(yīng)由行政部檔案管理員進(jìn)行登記。 （二）行政部對(duì)拆 分的文件分類登記編號(hào)、保管。 （二）經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)由文秘進(jìn)行正式銷毀。 （四）上年度形成的文件材料，要求在本年度三月份以前整理完，四月份正式歸檔。 （三）要堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合的原則。 第十七條 文件歸檔 （一）文件歸檔應(yīng)按照年度、部門、內(nèi)容、期限，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。 （三）文秘宣傳主管應(yīng)定期對(duì)已辦妥的文件和領(lǐng)導(dǎo)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃。 第十六條 文件的借閱和清退 （一）公司各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件的，須辦理借閱登記，對(duì)有密級(jí)的文件須經(jīng)行政部經(jīng)理同意后方可借閱。 第十四條 印裝格式 （一）文件均采用橫書橫排； （二）單面印刷可在上端裝訂，雙面印刷在左面裝訂； （三）裝訂可用線裝、釘裝、膠粘等辦法。 （二）主送機(jī)關(guān)：向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告，一般只寫一個(gè)主送單位；需同時(shí)報(bào)送另一個(gè)上級(jí)部門的，用“抄報(bào)”；對(duì)同級(jí)則用“抄送”； （三）標(biāo)題：對(duì)文件主要內(nèi)容的概括和反映，用三號(hào)黑； （四）正文：文件的主體部分，用三號(hào)仿宋； （五 ）附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序號(hào)、標(biāo)題。 （三）以上為常規(guī)流程，在文件運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，存在提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)議研究或駁回等情況。 第十條 發(fā)文內(nèi)容 （一）發(fā)布公司的規(guī)章制度； （二）公布公司的重大工程、技術(shù)、安全、經(jīng)營管理、生活福利等決定； （三）發(fā)布公司有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)； （四）其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。 （二）各部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求的，對(duì)全公司影響較大的工作部署，須由公司董事長批準(zhǔn)簽發(fā)，由行政部發(fā)文。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得行政部經(jīng)理同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。 （四）文件閱讀完后，應(yīng)交還行政部文秘主管，不得橫向傳閱。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，行政部應(yīng)督辦、催辦有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄漏內(nèi)容。 （六）行政部文管員及部門擬稿人負(fù)責(zé)及時(shí)跟蹤上報(bào)文件的處理結(jié)果。 （二）向地產(chǎn)旅游集團(tuán)報(bào)文流程為：各部門需報(bào)送材料轉(zhuǎn)至行政部（文管員）→行政部負(fù)責(zé)人閱批→向地產(chǎn)旅游集團(tuán)行政部（文管員）提報(bào)→地產(chǎn)旅游集團(tuán)綜 合部（文管員）接收→地產(chǎn)旅游集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)人閱批→呈總經(jīng)理審批→呈董事長審批→地產(chǎn)旅游集團(tuán)行政部（文管員）將領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容反饋給報(bào)文單位行政部（文管員）→行政部（文管員）反饋信息轉(zhuǎn)報(bào)文部門負(fù)責(zé)人→材料編號(hào)→歸檔 （三）對(duì) 于公司各部門的內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告類文件，審批流程為：擬稿部門擬稿→部門負(fù)責(zé)人核稿→行政部接收（文管員）→行政部負(fù)責(zé)人閱批→副總經(jīng)理審批→總經(jīng)理審批→董事長