成都公司文件管理規(guī)范討論稿-文庫吧資料
2024-09-19 09:30本頁面
【正文】 批準后方可借閱；如需要借閱保密文件時，經辦公室主任、部門負責人、分管領導或總經理批準后方可借閱。特殊情況須部門負責人批準。 有權閱讀保密文件的公司任一人員均需對保密文件負有相關責任，務必妥善保管所持有的涉密文件。 任何人未經批準，不得復印公司重要文件（ 所列文件）。 部門負責人指定文件管理員負責 妥善保管部門文件，并履行監(jiān)督職能。 文件的保密 公司任一人員均有責任和義務保守公司的經營管理機密，未經公司或部門負責人授權或批準，不準對外提供標有密級的公司文件，以及其它未經公開的經營情況、業(yè)務數據。（詳見《檔案管理規(guī)范》：檔案分類管理、檔案編號方法） 電子文檔的管理 公司文件管理員負責文檔資料的電腦儲存及管理工作，各部門須指定專人負責本部門各類文檔的電腦儲存及管 理工作。 文件的傳閱 需公司領導審閱的非電子文檔類文件，由總經理秘書負責傳遞至相關公司領導并簽署《文件處理表》，由總經理辦公室存檔或轉相關部門存檔。 ) 格式頭定為五號宋體字 （后附正文） 文件 編號格式（僅限于規(guī)章制度類文件使用）： VKCD 部門簡稱 XXXX1 部門本類文件的支持性文件以“ 001”起順推 部門本類文件順序，以“ 01”起順推。 文件格式的樣板（僅限于規(guī) 章制度類文件使用） 成都萬科房地產有限公司 編號 名稱 版本 第 頁共 頁 編制 更改 審核 批準 生效期 年 月 日 目的： (要明確闡述編制和使用本文件的目的 ) 范圍： (要明確闡述本文件適用范圍。 公司、部門日常性下發(fā)文件編碼規(guī)則為：總經理辦公室 —— 成萬辦字 [年度 ]序號，財務管理部 成萬財字 [年度 ]序號等，新增部門以此格式類推。 各部門所有需以公司名義對外發(fā)文，都必須到總經理辦公室文件管理員處獲取統(tǒng)一發(fā)文編號加蓋公章后，方可對外發(fā)文，編碼方式為：成萬科 [年度 ]序號，對政府部門發(fā)文需使用紅頭文件紙打印。 文件的編制 為保證公司文檔管理體系的有效性和持續(xù)適宜性，公司各類文件的編制需按規(guī)定的格式和編號方法進行，統(tǒng)一使用打印稿，行文應規(guī)范，不得有錯別字。 業(yè)務報告類：項目的調研報告、可行性研究報告、樓盤銷售情況、工程進展情況、審計報告、公司按揭情況等。 公司對外往來文件類：以公司名義與政府部門、上級公司、相關業(yè)務單位及其它單 位往來文等。 4． 規(guī)范內容： 文件的分類： 為滿足不同文件的性質及需要，總經理辦公室及各部門應對于各類文件予以分類。 各部門指定一個兼職檔案管理員，負責本部門內文件管理及收發(fā)管理 等。 總經理辦公室指定專門的檔案管理員，統(tǒng)一負責公司所有原始檔案資料的管理，以防止檔案資料管理的混亂、重復現象。 1． 目的 為規(guī)范公司和各部門的文件分類、編制、更改、傳閱、存檔、查閱、借閱、下發(fā)、作廢及電子文檔的管理，并滿足文件的價值，使其可提供適宜的培訓、重復性和可追溯性，特制訂本文件管理規(guī)范。 2． 范圍 適用于公司內各部門文件管理 3． 職責 公司總經理辦公室負責以公司名義對內、外行文的編制、發(fā)文以及存檔的文件管理。 各部門負責以本部門名義對內、外行文編制、發(fā)文以及 存檔的文件管理。 公司總經理辦公室負有對公司文件管理進行指導、監(jiān)督和檢
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