【正文】 由市場營銷部組織的大型活動應事先將活動方案報 安全部 ，請協(xié)助維持治安秩序和現(xiàn)場安全檢查。 市場營銷部應配合 人事部 做好考勤、業(yè)績考核和工資獎金的評議和發(fā)放工作以及部門員工福利性待遇和醫(yī)療費用的審核。 根據(jù)工作需要向 人事部 提出用工申請，參與錄用員工面試并做好新進員工培訓。若承租方提出需對租用場所進行必要裝修改造時 ，市場營銷部應與工程部共同研究提出實施方案，報酒店領導批準后，由 工程部組織實施。 （五） 市場營銷部 與工程部 市場營銷部接到重要團隊或重大接待任務需臨時增加設備、設施時，應將有關計劃或要求，預先通知工程部，以便工程部及時做好準備。 市場營銷部須將每年的市場計劃、重大活動計劃、市場信息報告及各類預算報總經(jīng)理室。 市場營銷部收到計財部每月初開具的長包房付款 賬 單時，應根據(jù)實際情況配合做好催款工作。 市場營銷部簽訂的各類合同若作修改或調(diào)整，應及時通知計財部。 市場營銷部負責幫助餐飲部進行營業(yè)場所 內(nèi)所需的廣告、橫幅、裝飾設計及各項餐飲促銷活動宣傳單片的設計、制 作工作。 涉及在酒店餐飲場所進行的重大促銷活動或經(jīng)營活動，市場營銷部應事先向餐飲部送達任務通知書，并就任務落實進行協(xié)調(diào)、擬寫備忘錄。 給予贈送水果、鮮花、點心、蛋糕、飲料或洋酒等 的重要客人，應由市場營銷部填寫“委托書”，交餐飲部負責落實。 市場營銷部應及時向客房部反饋賓客的意見，并與客房部一起共同安排好來店參觀者 的有關工作。 關于旅游團隊延長住房的房價，市場營銷部應與前廳部協(xié)商，并由市場營銷部將協(xié)商后的價格通知團隊領隊。 預訂單上有關于旅游團隊、散客餐飲標準信息的，市場營銷部應根據(jù)規(guī)定及時通知前廳預訂組。 五 、市場營銷部工作溝通與協(xié)作 （一）市場營銷部與房務部 市場營銷部對收到的每份海內(nèi)外客戶訂房電傳、傳真 等 應及時填寫“委托書”交前廳預訂組。 補休，請假必須提前報部門負責人審批，嚴禁先休后報。 3638 每周進行不少于一次市場調(diào)查，每日 工作結(jié)束前須完成銷售報表。 嚴禁在大堂沙發(fā)坐等客人，陪客人聊天、吸煙。 離開工作 崗位去酒店辦事，需將所去位置告之 其它 同事，外出辦事必須經(jīng)部門總監(jiān) 同意。 每日外出銷售聯(lián)系業(yè)務，必須先到部門報到，經(jīng)部門經(jīng)理批準后方可外出。 （十六）營銷 部日常工作制度 上班時必須穿工作服，并保持儀容整潔。 銷售人員每次外出銷售，都必須填寫銷售 報表。 （十三）工作匯報管理制度 重視工作匯報，每周六下午交本周工作總結(jié)和下周工作計劃，部門總監(jiān)批閱后返 還。各管理員應做好屬下員工的情況登記工作，及時由秘書歸檔，保證員工工作檔案的準確和完整。 （ 2）本部門管理員及其以下的員工工作檔案由部門負責管理。人事檔案由 人事 部 統(tǒng)一管理，并負責材料搜集、鑒別、保管、利用和傳遞。 員工檔案管理。 3538 （ 2）因?qū)嶋H人員少于定編，需要增補時，填寫 人事部 統(tǒng)一印制 的“人員增補審請計劃”。 人員調(diào)配管理。 （ 1）定員定編是科學配備人 員的數(shù)量界限和依據(jù)，應從服務和工作實際需要出發(fā)，堅持先進、合理、精干的原則，經(jīng) 人事部 審核，報酒店領導核定。 辦公室清潔衛(wèi)生工作由銷售人員每天輪流值班。 工作時間內(nèi)不打私人電話，不做私事，不閑聊、打鬧和吃東西。 市場營銷部工作人員不得進入未經(jīng)授權的電腦系統(tǒng)或文件中，更不得擅自向無關人員（尤其是外單位人員）泄露電腦中的任何數(shù)據(jù)與信息。 凡因病、因事需請假者，應事先逐級向負責人提出申請，批準后方能離職，如負責人不在，需向更上一級領導請假。 市場營銷部工作人員離開辦公室應逐級上報去向及所需時間，辦公室內(nèi)始終保持 8： 30—17： 30有人值班。 市場營銷部工作人員上下班應在考勤本 上簽名登記，嚴格做好內(nèi)部考勤。 3438 （十）考勤管理制度 遵守上下班時間、開會時間、外出時間，做到不遲到，不早退。 例會一般由市場營銷總監(jiān) 主持，由所有營銷人員參加，內(nèi)容為通報市場營銷情況和計劃與預算執(zhí)行情況，討論、分析、布置和檢查市場營銷部工作和營銷人員工作匯報與交流以及下達總經(jīng)理對部門的工作指令。 （九）例會制度 例會是指按照一定周期固定舉行，并由固定人員參加的會議。 接待 VVIP應由總經(jīng)理、分管副總牽頭成立接待領導班子，召開接待部門經(jīng)理協(xié)調(diào)會，應由總經(jīng)理、分管副總根據(jù)需要親自至機場接送。 （八） VIP 接待制度 VIP應劃分為 VVIP、 VIP VIP VIP3，并根據(jù)酒店檔次劃分各級 VIP相應的賓客身份和VIP接待內(nèi)容。 每次培訓結(jié)束，參加培訓人員應寫出小結(jié)報告，部門對參訓人員進行書面或口頭考核，以檢測培訓效果，并建立員工培訓檔案，列入員工工作檔案之中。 提高培訓主要針對現(xiàn)有 的營銷人員，由市場營銷總監(jiān)或 經(jīng)理主持，安排在每年淡季進行。 基本培訓主要針對新的營銷人員，由主管級營銷人員主持，應在新的營銷人員進部門第一個月內(nèi)完成。 3338 市場營銷 部 經(jīng)理 、總監(jiān) 應每日閱讀拜訪報告，并根據(jù)報告內(nèi)容和每周累計工作量對營銷人員進行考核。營銷人員拜訪客戶之前應注意儀容儀表，并帶齊所需資料。 （六）拜訪客戶制度 市場 營銷部應按照酒店實際情況規(guī)定營銷人員每周拜訪客戶的數(shù)量和所用時間。 外來人員借閱檔案，須出示有效證件，說明查閱原因等，并辦理登記借閱手續(xù)，并經(jīng)市場營銷部總監(jiān) 認可后，方可查閱。 凡不涉及商業(yè)機密范疇的，如宣傳資料、各種表格，可由各 銷售人員領取、使用、保管；合同協(xié)議、合同檔案及營業(yè)狀況等，由營銷總監(jiān) 保管，不得擅自向無關人員泄露資料內(nèi)容；內(nèi)部查閱當天歸還。 （五）檔案管理制度 檔 案應分類保存管理，并用專用資料柜存放，以便檢索查詢。 （ 7）市場營銷和管理工作實績情況（如拜訪客戶、簽訂合同、預定銷售、實際房夜、平均房價、平均消費、新增客戶、回頭客戶、客人投訴、合理化建議等）。 （ 5）人員素質(zhì)和培訓提高情況。 （ 3）銷售策略、客源結(jié)構(gòu)、市場定位和營銷手段的變動和實效情況。 考核和評估要素包括： （ 1）完成市場營銷計劃情況。 工作業(yè)績考核和運行評估，由營銷總監(jiān)負責，由營銷部經(jīng)理具體執(zhí)行，定期將考核評估情況向總經(jīng)理報告，并納入 酒店業(yè)主的監(jiān)控系統(tǒng)。 部門應在每季度終了后十天內(nèi) 做好 經(jīng)濟活動分析和預算執(zhí)行情況小結(jié)，年度終了后二十天內(nèi) 做好 全年分析和執(zhí)行總結(jié)，并為參加酒店定期召開的經(jīng)濟活動分析會議 做好 專業(yè)分析資料的準備。 預算的執(zhí)行控制。 （ 4）預算要有嚴肅性和權威性，一經(jīng)批準不得隨意變更。 （ 2）預算的制定要與部門的目標責任制相結(jié)合。 預算編制的原則。 （ 3）管理費用預算。 （ 2）銷售費用預算。 市場營銷部編制預算的主要內(nèi)容為： （ 1）經(jīng)營預算。 （ 8）對維護酒 店合法權益，工作成績顯著的應予褒獎，如造成酒店經(jīng)濟損失的，應對直接3138 責任者或責任領導按情節(jié)輕重進行處理。 （ 7）合同在履行時發(fā)生糾紛，原則上由承辦人 員負責解決，合同管理人員積極配合。 （ 5）凡要變更或解除合同，要按授權范圍和審批程序辦理。 （ 3）合同的條款是否超越酒店經(jīng)營范圍和簽約承辦人的委托權限，文字是否正確，手續(xù)是否完備。 （ 1）合同的合作方是否具有企業(yè)法人資格。 銷售合同草簽階段必須填寫合同審查表，由本部門總監(jiān)簽署意見后連同合同文本送計財部，財務總監(jiān) 審查簽署意見后報送總經(jīng)理審批。 酒店計財部為合同管理的職能部門。 市場營銷總監(jiān) 必須逐月根據(jù)市場分析報告制定出相應營銷策略，供總經(jīng)理決策。市場營銷計劃應于前一年十月份完成，當年六月根據(jù)執(zhí)行情況制定下半年度調(diào)整計劃，下一年度一月完成上一年度市場計劃執(zhí)行情況總結(jié)。計劃可分為中3038 長期計劃、年度計劃、季度計劃、月度計劃、周計劃及部門計劃、區(qū)域銷售計劃、接待計劃、產(chǎn)品組合計劃、 餐飲銷售計劃、市場調(diào)研計劃、重大活動計劃等。凡過時的和不涉及第二年使用的檔案，裝訂成冊后，移交酒店檔案室保管。根據(jù)市場營銷部的檔案管理制度借閱檔案，充分利用檔案的價值。 保管與利用 所有檔案都應放入專用的資料柜內(nèi)，特別是需保密的檔案柜要上鎖。定期清理過時和無用的資料。 歸檔 將編好號的檔案歸檔。 檔案管理工作流程 項 目 規(guī) 范 內(nèi) 容 與 要 求 接收 銷售人員在平時工作中搜集到的有關公司、旅行社、通航的商業(yè)信息后，做好詳細記錄，秘書將這些零星的信息加以匯總整理成市場動態(tài)、競爭對手情況、建議設想等資料，同時接收匯總來自各個途徑的各種檔案。每份檔案的開設應包括合同或協(xié)調(diào)、客戶資料表、客戶用房統(tǒng)計表、訪問活動計劃、雙方往來信件等。 （ 4）長包房客戶 每家公司編號，享受 A類商務客戶待遇。 （ 2）旅游客戶 包括國內(nèi)外旅行社，可分為團隊和散客兩種，各自又可分為 ABC三類客戶進行編號。 按規(guī)定建立合同臺賬登記 合同正本送交計財部，合同副本送交房務（前廳）、保安等相關部門，本部門留底存檔。 （ 8）協(xié)議合同 包括市場營銷部對外簽訂的所有合同副本和合同匯總表。 （ 6）信息資料 包括搜集到的各類信息、競爭酒店經(jīng)營情況（價格、出租率、客源構(gòu)成等）、旅游及商務市場的有關信息、國內(nèi)外有參考價值的酒店宣傳品、交通信息、國內(nèi)外與旅游商貿(mào)有關的雜志等。 （ 4）批示批復 包括經(jīng)酒店及上級有關部門批復的各類行文和上級轉(zhuǎn)批下來的各類批示等。 （ 2）計劃總結(jié) 包括酒店下達的及市場營銷部制定的各類計劃，如市場營銷計劃、促銷計劃、廣告宣傳計劃等。 合同到期前整理續(xù)簽合同公司名單 參照市場情況和酒店銷售政策 查閱客戶檔案，了解該客戶合同期內(nèi)與酒店合作情況 了解客戶檔案類別，合同性質(zhì) 確定是否續(xù)簽合同 通知客戶，合同即將到期，需續(xù)簽合同 根據(jù)合作情況，調(diào)整價格，修訂合同內(nèi)容 合作不理想，不 續(xù)簽再續(xù)簽合同 與客戶進行磋商洽談，爭取雙方合同條款達成協(xié)議 寫總結(jié)報告說明原因 報市場營銷總監(jiān)和財務總監(jiān) 審核后上報總經(jīng)理審批。 合同審查表報市場營銷總監(jiān)和財務總監(jiān)審核后上報總經(jīng)理審批。 有意問客戶，確定客戶類別。 根據(jù)不同類型的合作關系制定各種營銷合同標準樣本，其中必須包括雙方名稱、有效期、法定地址、法人代 表、雙方權利義務職責、結(jié)算方式等。 2638 （八）續(xù)簽銷售合同規(guī)范 簽訂合同 工作流程 拜訪會務組了解整個會議過程中客人的意見和建議，歡送客人離店。 市場營銷部由專人負責安排在整個會議過程中保持與客戶會務組及酒店各部門溝通，隨時協(xié)調(diào)保證會議順利進行。 開具租用會場通知單，注明會議名稱、場地布置要求、人數(shù)、時間。 開具團隊訂房單，注明人數(shù)、用房間、房型、時間、費用結(jié)算情況等交前廳部。 與客戶初步確認會議業(yè)務意向 與客戶詳細洽談會議安排，確認使用客房、餐廳、會場及康 樂設施。 2538 （七）會議銷售業(yè)務操作規(guī)范 對每月收到的訂房中