行政接待管理辦法(參考版)
2024-11-09 22:44本頁面
【正文】 寄件人所填寫的快遞結(jié)算單，應留前臺存底以便查詢；收件：前臺收件后須填寫《快遞接收單》，進行歸類、登記并及時發(fā)放，收件人領取時須在登記表上簽字。四、電話接待前臺接起電話的聲音要不急不慢，并終保持輕松、愉悅的聲調(diào)；接電話中，要使用“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞；在電話鈴響的第二聲的時候接起電話；接起電話首先要說：“您好，”，忌以“喂”開頭；如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。二、來訪接待有訪客來時，應立即起身，面朝來訪者微笑致意：“您好，請問您找哪位？”（“請問您有預約嗎？”）；明確受訪對象，并確認預約之后，請來訪者稍等，立即為其聯(lián)系；若要找的受訪者正在忙，可以請其稍等，用規(guī)范的儀態(tài)引領來訪者稍作休息；若等待時間過長，要主動關照來訪者并向其說明，不可置之不理；若受訪者沒有親自接待，讓其自己過去，前臺應該用標準的手勢指引受訪者所處位置，或者帶來訪者進入；受訪者的辦公室門無論是否開著，都需先敲門，獲得許可后方可請來訪者進入，為來訪者備茶后，前臺盡快返回崗位；若來訪者明確受訪對象，但沒有預約，前臺要先詢問，告訴相關同事或領導助理/秘書，單位的來訪，不知道是否方便接待?！窬唧w工作內(nèi)容一、領導接待領導來時，應立即起身，雙手交叉自然放置身前，面朝領導，微笑致意：“總好！”?！衿渌a充考勤系統(tǒng)的監(jiān)督工作；前臺應熟悉公司所有同事（包括新進同事）的電話號碼，辦公位置；前臺所有工作都要求細致和高品質(zhì)。一般用語：“再見”、“請慢走”。●標準規(guī)范一、迎客規(guī)范客人走近時，應立即起身，面帶微笑，身體微向前傾，點頭示意，主動問候：“您好！”；如客人進入時接待人員正在接電話，則應盡快結(jié)束電話交談，以便接待客人，如有重要電話，微笑向客人示意，用手勢安排就座。2014年7月5日第五篇：前臺接待管理辦法前臺管理制度公司前臺是在行政辦公室直接領導下的服務崗位，它體現(xiàn)著公司的形象，也是溝通公司內(nèi)部各部門與辦公室工作之間的橋梁。凡超出接待內(nèi)容以外的費用一律不予報銷。五、其他事項因工作需要，確需贈送客人禮品的，應提前做出預算申請，報主要領導簽批后，由辦公室酌情置辦。嚴格控制陪餐人數(shù)，根據(jù)接待標準，一般接待陪餐人數(shù)原則上不超過客人人數(shù)的三分之一；如接待重要客人或客人較多時，可適當增加陪餐人員。煙、酒、飲料等費用開支原則上不超過宴請標準的三分之一，且一般以攀枝花產(chǎn)品為主。特別重要的客人及其隨行人員每人每餐不超過150元。工作餐標準特別重要的客人及其隨行人員工作餐費用標準每人每天不超過200元；重要的客人及其隨行人員工作餐費用標準每人每天不超過100元；在條件許可的情況下，提倡用自助餐。四、接待標準住宿標準接待對象確需要安排住宿時，由辦公室負責在定點賓館（飯店）安排，特別重要的客人可安排住套房；重要客人安排住單間；其它客人安排住標間。直接與辦公室聯(lián)系的接待，辦公室應向公司領導報告，并負責做好接待。接待應邀的客人，邀請部門應事先征得公司領導同意，辦公室根據(jù)公司領導的指示，負責安排接待。三、接待程序所有接待都要由接待經(jīng)辦人如實填寫《接待批辦單》，寫明來客姓名、單位、職務、人數(shù)、來訪目的及活動天數(shù)，由承辦部門、經(jīng)辦人簽字，簽單時需注明招待對象和時間。二、接待范圍政府領導、省內(nèi)外單位來訪、考察、檢查指導工作的。定點接待的原則：區(qū)別不同接待對象，確定在公司簽約的不同賓館（飯店）接待。事前審批的原則：所有接待事項，必須事先按規(guī)定的審批程序報批，未經(jīng)批準的接待費用不得報銷。一、接待原則統(tǒng)籌管理的原則：公司的接待工作統(tǒng)一由辦公室歸口管理，并具體承辦接待工作。：若本規(guī)定與實際情況有不符之處，相關單位可自行制定《接待管理辦法》，報部部審批和備案。接待過程中，若遇來客提出不便辦理或公司限制事宜（如要求復印/拷貝公司受控制文件資料、在禁止拍照地點拍照等），須婉言解釋或巧妙回絕。衣著整潔、得體、有風度：主動照顧來賓中的老人、婦女、兒童和殘障人士：尊重不同國家和民族來賓的風俗習慣和禮儀：若因故無法準時赴約，應盡早通知對方，并以適當方式致歉。：首先向領導介紹客人（單位、職務、姓名）：把身份低、年紀輕的人介紹給身分高、年紀大的：職務相同，先介紹年紀大的：一行來客中，按職務高低依次介紹： ：陪同客人行路，請客人行于自己右側(cè)：乘坐車、上下樓梯、乘電梯，禮讓在先，主動開關門：自己處于主陪同地位時，應排在客人旁邊不要落在后邊。，如果接待人員手頭忙，一時難以抽身時應向客人說明，暫請他人代為接洽或另商會議時間，切忌讓客人久候而無人問津；，應幫助聯(lián)絡或予以婉拒（事先明了領導無會見意圖時）。：根據(jù)來賓身份、人數(shù)和來訪目的，確定接待類別、接待規(guī)格和標準，請示相關領導同意后，安排適當接待地點（如：辦公室、接待室、會議室、酒店、別墅等）。客人離開時，值班保安、總臺文員應點頭致禮或微笑示意，接待人員應“慢走”、“歡送再來”等禮貌語言熱情相送。
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