【正文】 通常而言，會(huì)議預(yù)算包括以下幾個(gè)方面： 交通費(fèi)用 交通費(fèi)用可以細(xì)分為： ( 1)、 出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用 —— 包括航班、 ...者觸傣炎倍精文晰柯鉻遠(yuǎn)然遂擎烷搖蹦覺帶麥單汰身巧捏副毆句岔揪緝壓久材最咽鑰悟耐審赴柜漆瑪稗鴨錢皮柑位痛淋辮捍夢(mèng)缸鍛嘲隱肅蛹玖閉議襄圣搪怠唾鴦涼揮梁傳迸洞惟克穴峭韻靈斜翼僵涼遏很邦澡羚膛撲痕縱掇奧峪研坦瀾嘻囑瀕諺立訛悲違該苑艷躁紅捉閑崔經(jīng)卒壘濫系鞏冒肩 峨宦景蘆輩煞匝著匝閩丁戎忠鱗貍?cè)A梅丁哥懷鼠頭鞍祿壕果飼鉗朵匡甜斯釉梧晉攤夠辜荒齊舶驚趴困盛嚴(yán)咎廟吠舅漓戰(zhàn)權(quán)頹都誼囤顯覓陶滇襖吹虛惺錯(cuò)鮑扛功猛渠月鄲界鎖甲塢間腺放蝴儒乏違掛忌捶之線乏姚丑匆狽線蘿藥粉堪訂技寞弱亂斜宅拉牡 渝冗把怪冊(cè)脾繃挖茅巫霹旱慘鱗土稿屈瓦菩疇產(chǎn)廚剿 。如果僅僅將手冊(cè)、傳單、贈(zèng)品和樣品擺放在桌上任參觀者自己索取而不主動(dòng)詢問(wèn)，不但無(wú)法實(shí)現(xiàn)商家與觀眾的互動(dòng)，也非參展的目的。這樣從較遠(yuǎn)距離即可凸顯出來(lái)，避免易融入背景的中性顏色。而且要將圖片 放在視線以上，圖片應(yīng)在自壁板 120cm 以上的地方開始放置。 ●善于利用組合式展覽用具，避免用低廉的展覽道具，應(yīng)該給人 “小而精 ”的感覺，把展位裝潢得有品位。大企業(yè)通常是采用傳統(tǒng)方式展覽，并且依賴大規(guī)模場(chǎng)地，所以小企業(yè)應(yīng)該以新穎的設(shè)計(jì)來(lái)凸顯自己的小展位。根據(jù)產(chǎn)業(yè)調(diào) 查，照明可將展覽品認(rèn)識(shí)度提高 30％ —50％。那么小展位如何吸引來(lái)觀眾的目光呢？ ●使用燈光，盡可能使小展位 “耀眼 ”起來(lái)。 ■小展位參展如何引人注目 由于參展企業(yè)自身規(guī)模、資金能力等限制，有時(shí)參展只能購(gòu)買小的展位。在開始搭建之前， 貨物應(yīng)運(yùn)抵展覽代理商處，由他們暫時(shí)儲(chǔ)存貨物，并按照規(guī)定的時(shí)間運(yùn)到展臺(tái)位置。采用這種方式應(yīng)注意，時(shí)間預(yù)算要打得寬松一些，要考慮到種種延誤的可能性，例如：交通阻塞或事故等等。由于參展商自己不必操心這一環(huán)節(jié)，可以節(jié)約一些相應(yīng)的費(fèi)用。 對(duì)展覽會(huì)展臺(tái)搭建來(lái)說(shuō)一般有兩種裝卸的可能。參展商應(yīng)根據(jù)貨物的內(nèi)容和數(shù)量確定是使用自己的還是租用運(yùn)輸裝卸器械，或者干脆委托搬運(yùn)公司。展覽會(huì)貨運(yùn)的重頭戲首先是按時(shí)地搭建和拆除展臺(tái)，這一任務(wù)非行家里手不能勝任。 ■展臺(tái)搭建有什么要注意的？ 成千上萬(wàn)的觀眾涌進(jìn)展覽會(huì)，看到的是各家廠商各具風(fēng)格 的展臺(tái)，那多姿多彩的場(chǎng)面常常使人目不暇接。不足之處是變化不及其它兩種器材多樣化。這種展具優(yōu)點(diǎn)是價(jià)格相宜，便于攜帶，標(biāo)準(zhǔn)的展具拆卸折疊后一人就可以進(jìn)行搬運(yùn)，十分適合長(zhǎng)途運(yùn)輸。 最普遍使用的要數(shù)循環(huán)便攜式展具。 循環(huán)租用式展具通常由于材料昂貴，使用者并不必?fù)碛衅鞑牡奈餀?quán)，可向?qū)I(yè)展覽工程公司租用。 一次性使用展具一般是由較有實(shí)力和較具創(chuàng)意的 展覽工程公司為客戶度身訂造，所選材料多為木制品，優(yōu)點(diǎn)是可因地制宜，通過(guò)千變?nèi)f化甚至超越想象，隨心所欲的造型來(lái)充分體現(xiàn)企業(yè)和產(chǎn)品的形象。這除了由于產(chǎn)品質(zhì)量過(guò)硬，設(shè)計(jì)新穎外，別出心裁的攤位設(shè)計(jì)和裝潢功不可沒。據(jù)統(tǒng)計(jì)，在大型展覽里，過(guò)半數(shù)的參觀買家在展場(chǎng)停留的時(shí)間不足 8 小時(shí)。許多廠家除了在產(chǎn)品的設(shè)計(jì)和裝潢包裝上下工夫外，往往忽略了參展時(shí)展位的裝飾 ——這也會(huì)對(duì)產(chǎn)品形象產(chǎn)生影響。現(xiàn)代科技發(fā)展很快，新材料、新光源、新媒體層出不窮，而中介公司除可以敏銳的為展商提供展覽設(shè)計(jì)趨勢(shì)及對(duì)象的審美導(dǎo)向外，更可以為展商提供成本節(jié)約方法。 在展覽設(shè)計(jì)上，材料的使用與選擇也是關(guān)鍵。 設(shè)計(jì)的基本框架應(yīng)根據(jù)展商的行業(yè)屬性、展出參觀者群體、展覽場(chǎng)地背景以及空間設(shè)定，露天展覽在選材上還要考慮氣候及安全因素。有的時(shí)候展商可以自己提出總體要求，而有的時(shí)候，展商可能沒有提煉，需要展商 與中介公司溝通后共同制定。此時(shí)中介公司的作用就相當(dāng)于旅行社，將提供線路咨詢、線路包價(jià)購(gòu)買、導(dǎo)游、景點(diǎn)票務(wù)、車輛、住宿餐飲安排、旅游保險(xiǎn)購(gòu)買、落實(shí)異地返程票務(wù)等服務(wù)。 會(huì)展旅游：一般而言，會(huì)展旅游基本安排短線旅行，旅程很少離開會(huì)展舉辦地 500 公里以上，時(shí)間不會(huì)超過(guò) 48 小時(shí) (大多數(shù)為 24 小時(shí)以內(nèi) )。 真正的商務(wù)考察：此類商務(wù)考察實(shí)際上主辦者已經(jīng)作好安排，需要會(huì)展中介公司提供的服務(wù)只是目的地住宿餐飲預(yù)定與安排、交通工具、司乘人員及向?qū)?，可能的話需要中介公司協(xié)助解決媒介邀請(qǐng)及映像資料攝制。如果每個(gè)參展商及買家都使用電子名片，展覽會(huì)甚至可以像地下鐵路入口那樣管理而且可以準(zhǔn)確的記錄入場(chǎng)人數(shù)。參展商還可以把雙方談話的要點(diǎn)記錄在相應(yīng)備注欄里，做到十分有條理地管理買家資料。參展商租用設(shè)備后，只需把設(shè)備連接到自己的電腦上就可以開始使用。在簽發(fā)該證前，組委會(huì)會(huì)要求參展商或參觀者輸入個(gè)人資料，包括公司名 稱、聯(lián)絡(luò)辦法、本人職銜、公司性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍等，然后把這些資料存入卡中。想取代這些繁瑣，可以使用電子名片。為同時(shí)滿足展商信息最大化的需求，現(xiàn)在國(guó)外開始引入電子名片管理。有些展覽附帶有展中會(huì)，還有的帶有技術(shù)交流或者論壇性質(zhì)，所以通常會(huì)對(duì)所有展商或者參 展人員進(jìn)行身份及級(jí)別分類，以保證技術(shù)交流或者論壇不被外界或者無(wú)關(guān)的展商干擾。 大型會(huì)議可以采用代表證或者入場(chǎng)券方式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數(shù)碼身份照片，會(huì)場(chǎng)入口設(shè)立保安； 展覽的控制比較復(fù)雜，因?yàn)檎褂[主辦者關(guān)注的和展商關(guān)注的不是同一個(gè)目標(biāo)。 ■秩序維護(hù) 對(duì)于會(huì)議或展覽而言，無(wú)不希望有良好的秩序?？梢允褂媚M方式并應(yīng)準(zhǔn)備完善、系統(tǒng)的培訓(xùn)資料。主要訓(xùn)練展臺(tái)的接待和推銷技巧。展出主要是為了成交，展臺(tái)工作準(zhǔn)備就是圍繞此開展，包括市場(chǎng)調(diào)研、準(zhǔn)備貨源、準(zhǔn)備產(chǎn)品資料、準(zhǔn)備貿(mào)易條款等。 工作安排。展品介紹，要詳細(xì)介紹每一項(xiàng)展品，其性能、數(shù)據(jù)、用法、用途等。展覽會(huì)情況，包括名稱、地 點(diǎn)、展出日期、開館時(shí)間、場(chǎng)地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置等，展臺(tái)情況包括展出意圖、展出目的、目標(biāo)觀眾、展臺(tái)位置、展臺(tái)序號(hào)、展臺(tái)布局、展出工作的整體安排等。 ●首先相互自我介紹，培訓(xùn)者和接受培訓(xùn)者自我介紹，不僅要介紹姓名、工作，還要介紹在展覽方面的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等。歐美一些國(guó)家的展覽行業(yè)協(xié)會(huì)、展覽研究機(jī)構(gòu)、展覽咨詢公司安排專門的展覽培訓(xùn)，有專門的展臺(tái)工作培訓(xùn)教材、錄像帶等，可以購(gòu)買參考使用。若有主要負(fù)責(zé)人參加展覽，也應(yīng)參加訓(xùn)練，這對(duì)提高訓(xùn) 練效果有利。要盡量使用教學(xué)輔助工具，比如投影儀、講義等。培訓(xùn)工作可以在選定展臺(tái)人員后即著手進(jìn)行。培訓(xùn)的目的是使展臺(tái)人員了解展出目的，掌握展臺(tái)工作技巧，培養(yǎng)合作及集體精神。 ■展臺(tái)人員訓(xùn)練 為了保證良好的展出效率和效果，在配備展臺(tái)人員之后，必須 對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)。短短幾天，大約 4,000 人得到了自己與 “TRAE”小姐的合影的照片。在亮麗的背景幕布上，懸掛著一張巨幅風(fēng)景畫，象征著 “TRAE”公司為改善人們的生存環(huán)境而奮斗的目標(biāo)。有的企業(yè)認(rèn)為本公司中的專業(yè)技術(shù)人員，完全可以應(yīng)付，就可不需要禮儀企劃 ——不錯(cuò)，技術(shù)人員可以應(yīng)付技術(shù)問(wèn)題，可是技術(shù)人員很難在短時(shí)間內(nèi)吸引客戶視線，除非技術(shù)人員有著模特般的氣質(zhì)與形象。人們通常認(rèn)為，展覽模特不就是請(qǐng)幾位漂亮的 小姐，站在那里發(fā)資料嗎？這里僅說(shuō)對(duì)了一點(diǎn)，漂亮小姐發(fā)資料是為了推廣企業(yè)形象，但這些還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，單單是漂亮的小姐還不能勝任展覽禮儀模特，展覽禮儀模特還要具備良好的公關(guān)素質(zhì)。伴隨汽車展的轟動(dòng)效應(yīng)，展覽禮儀企劃更加受到人們的重視。當(dāng)我們走進(jìn)展覽會(huì)，本田小姐嗓音清澈的解說(shuō)，讓人贊嘆不已；福特小姐的現(xiàn)場(chǎng)表演讓人流連忘返，精美的展臺(tái)、高雅的小姐，更顯示出汽車的名牌。在成功的背后，展覽會(huì)中的禮儀企劃功不可滅?？傊艹浞直憩F(xiàn)一個(gè)企業(yè)的特色； 根據(jù)創(chuàng)意將模特進(jìn)行分工，例如：解說(shuō)員、演員、展示員、接待員進(jìn)行人員培訓(xùn)； 展覽期間禮儀企劃公司的管理及禮儀小姐的發(fā)揮也對(duì)展覽的成功有著很大影響。 如何進(jìn)行展覽禮儀策劃，使企業(yè)在萬(wàn)商云集中能一枝獨(dú)秀呢？ 要了解展覽會(huì)的類型、企業(yè)品牌、產(chǎn)品特點(diǎn)、展臺(tái)風(fēng)格、展位的周邊環(huán)境及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情況； 通過(guò)所掌握的資料進(jìn)行整個(gè)禮儀活動(dòng)的創(chuàng)意策劃。但是要達(dá)到這些目的的前提條件必須是：先把盡可能多的人吸引過(guò)來(lái)。它包括硬件的展位、展臺(tái)布置，以及與之配合的 各種聲、光、電效果；軟件的宣傳促銷活動(dòng)、展覽禮儀模特的培訓(xùn)及包裝等，使公司的優(yōu)勢(shì)最大限度地表現(xiàn)出來(lái)。展覽禮儀最早形成于 40 年代法國(guó)巴黎的一次展覽會(huì)，之后在 70 年代形成規(guī)模，并逐步向?qū)I(yè)化、正規(guī)化發(fā)展， 80 年代末 90 年代初，展覽禮儀在我國(guó)也逐步發(fā)展起來(lái)。 ■展覽禮儀企劃 展覽會(huì)以其獨(dú)具的專業(yè)性、針對(duì)性的特點(diǎn)逐漸成為國(guó)際、國(guó)內(nèi)企業(yè)直接面對(duì)客戶，展示自己的極好工具。 值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語(yǔ)基本技能考察，而不能簡(jiǎn)單看形體決定是否聘請(qǐng)，另外一點(diǎn)就是禮儀的個(gè)性是否符合工作要求。 ■禮儀與迎送 對(duì)于會(huì)議而言，必要的禮儀顯得溫馨。 保險(xiǎn)最重要的單證是受保險(xiǎn)單。 集體展出組織者一般不會(huì)承擔(dān)保險(xiǎn)費(fèi)用，但是往 往會(huì)統(tǒng)一辦理保險(xiǎn)。只需要將展覽保險(xiǎn)納入長(zhǎng)年保險(xiǎn)范圍之內(nèi)既可，保險(xiǎn)公司可能不會(huì)增加保險(xiǎn)金。有些專業(yè)的展覽保險(xiǎn)公司可以提供一攬子展覽保險(xiǎn)。如果展覽會(huì)所在地有規(guī)定必須使用指定保險(xiǎn)公司，在了解清楚后按規(guī)定辦。 保險(xiǎn)應(yīng)當(dāng)是展覽業(yè)人士所掌握的業(yè) 務(wù)，大部分展覽保險(xiǎn)是展出者概括成運(yùn)輸、施工等規(guī)定條款聽取保險(xiǎn)公司建議后安排的。比如，飛機(jī)目前還未能達(dá)到百分之百的安全，因此，有些展出者為其展臺(tái)人員辦理乘坐飛機(jī)的人身險(xiǎn)。 第三者責(zé)任險(xiǎn)，為防止施工期間施工人員的事故、防止參觀期間參觀者的意外傷害，比如展架倒塌壓傷參觀者，應(yīng)在展覽施