【正文】 大型會(huì)議或者展覽，那么簽到就是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。同時(shí)發(fā)出的應(yīng)該還有會(huì)展的確切地點(diǎn)、時(shí)間、議程、簽到程序及會(huì)展注意事項(xiàng)等。回執(zhí)需要注意的是，如果會(huì)展課題允許，應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對會(huì)展的有序安排會(huì)起到很大幫助。回執(zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計(jì) (在這之前，需要提醒的是回執(zhí)單的設(shè)計(jì)非常重要，應(yīng)當(dāng)是合理且圓滿的，應(yīng)當(dāng)包括 如下信息 ——明確的人數(shù)、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預(yù)計(jì)到達(dá)目的地時(shí)間、迎送要求等等 )、確認(rèn)回執(zhí)有效 (通常以會(huì)務(wù)費(fèi)用是否交納為標(biāo)志 )，接下來需要做的就是資源分配 ——主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認(rèn)即確認(rèn)通知可以在這一切完成后發(fā)出。通常信息發(fā)布包括主題、時(shí)間、地點(diǎn) (暫定或者候選 )、主要議程及安排、費(fèi)用及標(biāo)準(zhǔn)等等，有些還附送會(huì)議 (展 )企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會(huì)展的期望。通常情況下，邀請包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認(rèn)通知等 3 個(gè)程序。 ■邀請 不管什么樣的會(huì)議或者展覽，主辦者當(dāng)然希望適宜的對象 (客戶 )參加。展館業(yè)主通常有下列設(shè)備可供租賃：展布支架、視聽設(shè)備、多媒體設(shè)備、裝飾用品、小型搬運(yùn)工具等。國際標(biāo)準(zhǔn)展位面積通常為 3mX3m,隔斷高度在 至 之間。 不同的地方：展覽場地租賃、展覽布置、展品運(yùn)輸與倉儲(chǔ)、小型新聞發(fā)布會(huì)或者酒會(huì)。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通?？梢栽跁?huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。在適宜地點(diǎn)如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān) ——專場或包場除外。但酒會(huì) /舞會(huì)的預(yù)算設(shè)計(jì)到場地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長的時(shí)間確認(rèn)： 視聽設(shè)備 除非在室外進(jìn)行 ，否則視聽設(shè)備的費(fèi)用通?？梢院雎?。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種 ——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。 (4)、會(huì)場茶歇 此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù) 預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。 (3)、酒水及服務(wù)費(fèi) 通常，如果在高星級(jí)酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。 (1)、早餐 早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可（但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到 15％，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算 ——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用） (2)、中餐及午餐 中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算 ——自助餐形式，按桌預(yù)算 ——圍桌式形式。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。找專 業(yè)的會(huì)展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。 住宿費(fèi)用 住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解 ——值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的?；谶@些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商 。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。 (2)、會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用 ——此部分費(fèi)用主 要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。 (3)、歡送交通及返程交通 ——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場、車站、港口交通費(fèi)用。 會(huì) 議 知 識(shí) 預(yù)算 會(huì)議及展覽的預(yù)算不是一個(gè)概念。通常而言，會(huì)議預(yù)算包括以下幾個(gè)方面： 交通費(fèi)用 交通費(fèi)用可以細(xì)分為： (1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用 ——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場、碼頭至住宿地的交通 (2)、會(huì)議期間交通費(fèi)用 ——主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌?、?huì)所到餐飲地 點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。 會(huì)議室 /廳費(fèi)用 具體可細(xì)分為： (1)、會(huì)議場地租金 ——通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi) ——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比），否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。 (3)、會(huì)場布置費(fèi)用 ——如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場租賃費(fèi)用中。 (4)、其他支持費(fèi)用 ——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲(chǔ)、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等。 對于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。對于會(huì)議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開支之一。 正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān) ——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。 餐飲費(fèi)用 會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購而非由餐館提供，餐館可能會(huì)收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。在高星級(jí)酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收 15％左右的服務(wù)費(fèi)。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要額外的預(yù)算。 (5)、聯(lián)誼酒會(huì) /舞會(huì) 事實(shí)上，聯(lián)誼酒會(huì) /舞會(huì)的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會(huì)復(fù)雜，宴會(huì)只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括： ●設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算 ●設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會(huì)展服務(wù)商代理 ●音源 ——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理 c、演員及節(jié)目 通常可以選定節(jié)目后按場次計(jì)算 ——預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。 d、其他 ——點(diǎn)心、水果及調(diào)制色酒 雜費(fèi) 雜費(fèi)是指會(huì) 展過程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)?、臨時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。 那么，展覽的預(yù)算與會(huì)議預(yù)算相比有什么不同呢？ 展覽預(yù)算與會(huì)議預(yù)算有相同的地方，也有不同的地方 —— 相同的地方：住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、商務(wù)考察費(fèi)用 (如果有考察計(jì)劃的話 )。 展覽場地租賃：如果展覽在固 定的展覽場地進(jìn)行，那么展覽場地的租賃預(yù)算通常按展位計(jì)算。標(biāo)配設(shè)施有射燈、椅子、資料桌、電源。 如果是在其他公共場所舉辦展覽 (譬如市政廣場或者體育場所等 )，那么場地租賃的預(yù)算就很難預(yù)測了 ——通常面議，按日計(jì)算，價(jià)格與場地人流集中度及展覽時(shí)間 (是否重要假日等 )有關(guān)。作為主辦者，邀請的 方式非常重要。 信息發(fā)布 ——從媒體上分有印刷品 (包括邀請信函、組織文件、會(huì)議通知 )、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。 回執(zhí) ——對于主辦者來說，回執(zhí)是對會(huì)展企劃活動(dòng)成功與否的判定標(biāo)志之一?；貓?zhí)可以有多種形式 ——傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)路回執(zhí)或者電話均可。 確認(rèn)通知 ——如果會(huì)務(wù)費(fèi)用確認(rèn)或者有其他方 式可以確認(rèn)，可以發(fā)出確認(rèn)通知。 ■簽到與入住安排 如果是小型商務(wù)會(huì)議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。 通常情況下，會(huì)議的簽到與住宿安排連在一起。如果可能，盡量使用計(jì)算機(jī)作簽到。 如果事先將回執(zhí)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。餐飲安排通常有兩種形式 ——自助餐或者圍桌餐。 統(tǒng)一安排餐飲的會(huì)議， 對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制 (很多酒店對于自助餐的開設(shè)有就餐人數(shù)的最低要求 )，可以事先制訂餐標(biāo)及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時(shí)間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類及付款等。如果就餐者無法按時(shí)集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。酒會(huì)的目的是加強(qiáng)公共關(guān)系及客戶感情聯(lián)誼，所以氛圍十分重要。涉及的環(huán)節(jié)有：樂隊(duì) (或者音響、音源 )、節(jié)目及演員、節(jié)目單、酒水、水果、點(diǎn)心、燒烤食品、道具、燒烤用具、司儀、交通工具、天氣預(yù)報(bào)、第二方案、電器技師、保安人員、臨時(shí)舞伴、助興煙火、廚師、服務(wù)人員等。 由于酒會(huì)的規(guī)模及目的不同，沒有完整的標(biāo)準(zhǔn)酒會(huì)模式，只能借鑒一些已經(jīng)舉辦過的酒會(huì)實(shí)例。一般來說，酒會(huì)更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對輕松一些，它可以單獨(dú)召開，也可以附屬于其它形式，比如，有的在招待會(huì)后舉行酒會(huì)或茶會(huì)。另外，新聞發(fā)布會(huì)由公關(guān)負(fù)責(zé)人執(zhí)行即可，而記者招待會(huì)一般有更高層次官員出席。 新聞發(fā)布會(huì)要素： ●目的 ●信息發(fā)布的目標(biāo)受眾 ●擬邀請對象 ●發(fā)布會(huì)規(guī)模 新聞發(fā)布會(huì)涉及到的事情大同小異，一般來說，包括這幾大部分： 活動(dòng)策劃與主題確定 節(jié)目策劃與議程安排 資料準(zhǔn)備 與會(huì)人員邀請、溝通與確定 時(shí)間、場地落實(shí)與場景