【正文】 工和展出期間投保第三者責(zé)任險。受損方填寫受損報告書，連同索賠清單交承保公司辦理索賠手續(xù)。在運(yùn)輸途中貨物發(fā)生破損丟失，應(yīng)設(shè)法向事故責(zé)任方取得理賠單證。分保業(yè)務(wù)可交由承保行辦理。一般辦理一切險，并取得保險單。 運(yùn)輸險，為安排展品在動輸和展覽過程中的保險。對于展出者，主要投保險以及辦理投保需要注意事項如下：展品和道具險，保期要包括運(yùn)輸和展覽會過程。展覽會組織者、運(yùn)輸公司、施工管理部門等會規(guī)定了一些強(qiáng)制性的保險要求，這些規(guī)定應(yīng)予以執(zhí)行。但是，展出者沒有必要投保所有險種，根據(jù)規(guī)定和需要選擇險種投保。保險不僅涉及展品和運(yùn)輸，還涉及展臺人員、參觀者等。因此，展出者需要自行安排保險。 ■保險知識 組織展覽需要辦理保險。但對于特殊會議如有高齡知名學(xué)者、身體殘疾專家或者政府官員參加的一些會議，那么健康保障就應(yīng)該納入會議企劃內(nèi)。因此，主辦方應(yīng)該提前告訴代理方相對準(zhǔn)確的與會者抵達(dá)時間、人數(shù)、此時間段內(nèi)抵達(dá)客人的身份及車輛使用標(biāo)準(zhǔn)，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時希望采取的彌補(bǔ)措施及愿意為此承 擔(dān)的代價。通常，異地舉辦會議基本上委托當(dāng)?shù)貙I(yè)機(jī)構(gòu)代理，車輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。當(dāng)然為了商業(yè)秘密不外瀉，對翻譯必要的約束是應(yīng)該的 ——通常以書面形式約定在多長時間內(nèi)接觸機(jī)密的翻譯不得對外界透露，在此期間內(nèi)雇用方有權(quán)要求翻譯保密，并有權(quán)要求翻譯賠償由于泄密而帶來的損失。 很多所謂翻譯不是通才 (換言之，除翻譯者本身已經(jīng)掌握 的知識外，可能對其他領(lǐng)域的連概念都沒有 )，而會議涉及的專業(yè)術(shù)語往往很多，而且通常是很生僻的單詞或者組合詞，因此提前溝通十分必要。其實，翻譯是工具不假，但翻譯是個特殊的工具，是擔(dān)負(fù)思想傳遞的具有思維方式的人 (有時候還是會談僵局的潤滑劑或者緩沖劑 )。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點心有蛋糕、各類甜品、糕點、水果、花式果盤，有的還有中式糕點。大致上茶歇的分類是中式與西式。茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調(diào)節(jié)而設(shè)置的小型簡易茶話會，當(dāng)然提供的飲品可能不限于中國茶，點心也不限于是中國點心。代理公司與主辦方之間的最后服務(wù)費(fèi)用核算將通過雙方指定的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認(rèn)可，由雙方 財務(wù)或者相關(guān)人員核定。這些服務(wù)通常是臨時或者按時提供的，在預(yù)算時通常按類別籠統(tǒng)計算，不在細(xì)分 ——可以按不可預(yù)計費(fèi)用或者按其他類別計算。組織或者代理此類會議的關(guān)鍵點是：場地選擇、會場控制、展覽布置。理想的場地應(yīng)該是專門的展覽館 或者會展中心，帶有商務(wù)會所或者類似場地則再完美不過。此外，如果會議主辦地的會場不能滿足幾種分割要求，那么會務(wù)交通就成為需要重點考慮的內(nèi)容。作預(yù)算的時候應(yīng)當(dāng)考慮新聞傳媒成本 ——包括記者的邀請、交通、住宿及餐飲安排等。所以社團(tuán)會議經(jīng)常配合新聞發(fā)布會舉行。培訓(xùn)會議的關(guān)鍵點：場地、培訓(xùn)設(shè)施及培訓(xùn)師。 ■培訓(xùn)會議 培訓(xùn)會議也是專業(yè)型會議，通常是企業(yè)內(nèi)部或者教育部門舉辦。主會場的布置除保留主持人外，其他座位應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)平等精神，發(fā)言用的麥克風(fēng)應(yīng)該每個座位都有 ——除非人數(shù)小于 15 人。這類研討會的關(guān)鍵點是會場及地點選擇。 發(fā)布會后，宴會前，一般在貴賓室安排更深入的采訪。 整個會議應(yīng)有正式的結(jié)尾。不宜采取 “無可奉告 ”的方式。 發(fā)布會前一般會準(zhǔn)備記者答問備忘提綱，并在事先取得一致意見，尤其是主答和輔助答問者要取得共識。 在國內(nèi)，大多數(shù)記者不會提惡意刁難的問題，有時連善意刁難的問題都少涉及到，往往覺得太不精彩。 在產(chǎn)品的演示講解過程中，可以用一些現(xiàn)代科技手段，結(jié)合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會者的理解。 在氣氛的控制上，總協(xié)調(diào)人處于一個平衡的 “重心 ”上，氣氛輕松活潑，與會者的心情也會舒暢。 對于前來的官員、經(jīng)銷商要有人陪同和溝通，對于前來的記者，應(yīng)該一視同仁，不能對 A 媒體公開某些情況而對 B 媒體則保密。從實踐來看，現(xiàn)場的突變往往是因為溝通不暢，考慮不周，以及禮節(jié)上的疏忽。 現(xiàn)場控制是體現(xiàn)總協(xié)調(diào)人應(yīng)變能力的一環(huán)，事實上，一個好的協(xié)調(diào)人會將工 作做在前面：首先是預(yù)防變數(shù)的發(fā)生。一般會議會要求與會者留下名片，準(zhǔn)備好 “請賜名片 ”盒。 簽到與迎接：一般在大堂、電梯口、轉(zhuǎn)彎處有導(dǎo)引指示歡迎牌，一般酒店有這項服務(wù)。 注意席位的預(yù)留，一般在后面會準(zhǔn)備一些無桌子的坐席。不過，現(xiàn)在很多會議采用主席臺只有主持人位和發(fā)言席，貴賓坐于下面的第一排的方式。 擺放方式：發(fā)布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放，有的非正式、討論性質(zhì) 的會議是圓桌擺放式。 酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等，各個酒店有所不同，有的允許，有的不允許。 離主要媒體、重要人物的遠(yuǎn)近，交通是否便利，泊車是否方便？ 現(xiàn)場布置包括： 背景布置。 會議廳容納人數(shù)？主席臺的大??？投影設(shè)備、電源？布景、胸 部麥克風(fēng)、遠(yuǎn)程麥克風(fēng)？相關(guān)服務(wù)如何？住宿、酒品、食物、飲料的提供？價錢是否合理？有沒有空間的浪費(fèi)？等等，這些都要考慮。 酒店也有不同的風(fēng)格，不同的定位，選擇酒店的風(fēng)格要注意與發(fā)布會的內(nèi)容相統(tǒng)一。 酒店有不同的星級，從此次發(fā)布會來看，選擇五星級或四星級是可以的。 場地可以選擇戶外，也可以選擇在室內(nèi)，但以室內(nèi)為常見。如果是星期六、星期天或其他節(jié)假日，可以考慮在下午進(jìn)行。有時則要趨近于某些時機(jī)，比如相關(guān)性大的時候，起到借勢的效果。 時間選擇在新聞策劃中是一種藝術(shù)，發(fā)布時機(jī)選擇不同，效果迥異。 參會重要人物、知名人士材料。比如，企業(yè)最高負(fù)責(zé) 人的發(fā)言，技術(shù)、營銷分管領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言等，有些有新聞價值的代表的發(fā)言也可以列入新聞記者的資料中，但是以對記者報道有益為標(biāo)準(zhǔn)。 重要發(fā)言。 圖片資料。消息一般是一篇即可，通訊稿則可以從不同角度提供多篇，也可以以答記者問的形式表現(xiàn)。篇幅較長，內(nèi)容充實，一般是深度分析，重點報道。字?jǐn)?shù)較短，一般在 1000 字以內(nèi)，發(fā)布起來快，有的媒體在發(fā)布會結(jié)束不到一小時就已經(jīng)出版。一般會議人員人手一份。一般來說，會議核心成員才提供。 五、擬定活動策劃案和具體操作方案。時間較突然的新聞事件可以采用電話和傳真的方式。一般來說，官員都選擇講話較有份量的人物，而專家則是在該領(lǐng)域有建樹或名氣大的人。因此，這是總協(xié)調(diào)工作控制的 “關(guān)鍵點 ”，宜重點來抓。 確定參會人員是一項很重要的工作，也是一個變化較多的因素，而它的變化將影響到整個發(fā)布會的規(guī)格與規(guī)模，進(jìn)而影響發(fā)布會的各個因素。 另外，按照國家新聞出版有關(guān)部門的規(guī)定，凡是主題中有 “新聞 ”字樣的發(fā)布會，須經(jīng)國家新聞出版部門的審批。特別是發(fā)言的時間，演講稿件字?jǐn)?shù)應(yīng)該控制在把問題講清楚的長度，不宜 太長，也不宜太短，實踐中， 15 分鐘到 20 分鐘之間比較合適。實際上，盡管發(fā)布會是一個正式的會議，但可以做得更活躍一些，尤其是會議的開幕。 四、活動策劃、確定活動主題。比如在活動中，主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能 確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實場地，場地落實才能現(xiàn)場布置等等。注意在安排的時間上要合理 ,同時要留有余地，一般來說 ,前面的時間、進(jìn)度要安排得緊湊一些，保證后面有時間來調(diào)整、完善。 三、確定時間、流程與目標(biāo)管理，并做好反饋、調(diào)整。在整個活動中，相關(guān)部門人員的工作可能在時間上會與其日常工作相沖 突，贏得各個部門的理解和支持很重要。 發(fā)布會通常牽涉到各個部門，一般來說，公司或組織得高層及分管副總會在籌委會中擔(dān)任一定的職務(wù)。其中，專家、官員溝通一般要公關(guān)負(fù)責(zé)人、企業(yè)高層出面，不另設(shè)組。 建立組織的原則：一是 “專業(yè)原則 ”，專業(yè)的人做專業(yè)的事，知人善任。 大體上，新聞發(fā)布會可以分為如下幾個類別，而且風(fēng)格也基本沿用下述套路： 政治性 ——嚴(yán)肅感 高科技產(chǎn)品類 ——正規(guī)中帶有活潑 農(nóng)業(yè)類別 ——親切、環(huán)保 文化類別 ——文化感、歷史感 一般工業(yè)品 ——科技感、品質(zhì)感 娛樂類 ——活潑，前衛(wèi) 時尚產(chǎn)品 ——經(jīng)典中帶有時代氣息 工藝品類 ——經(jīng)典、古拙 其他類別 ——相應(yīng)的風(fēng)格 二、成立籌委會，組織相關(guān)的人員，確定組織、人員保障。在這些形式中，最為常見的是新聞發(fā)布會。記者招待會一般是專題性的，以 “答記者問 ”為主要特色。 ■新聞發(fā)布會 新聞發(fā)布會議形式包括記者招 待會、新聞發(fā)布會、酒會等。 重點：場地、節(jié)目、司儀、安全保障、服務(wù)程序。 交際 /酒會通常在一個環(huán)境相對封閉且有特色的地方舉行。 ■交際 /酒會 交際 /酒會一般需要細(xì)心策劃。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜 ——特別是大型會議的時候。類別有中式、西式及清真系列。 ■餐飲安排 一般而言，展覽不統(tǒng)一安排餐飲 (特邀嘉賓或者重要客戶除外 )，會議通常統(tǒng)一安排餐飲。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于 6 人 ——工作時間應(yīng)該根據(jù)會展參與人員抵達(dá)時間合理分配。大型會議如果想要簽到過程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的 ——回執(zhí)統(tǒng)計表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓名及房號的小信封 (內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供 )、入住酒店相對明顯的路徑指示 、會議 (展覽 )須知、會議 (展覽 )詳細(xì)日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會務(wù)交通使用方式及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等等。但如果是