會議接待方案的基本知識(參考版)
2024-10-25 07:08本頁面
【正文】 。（四）午休時間布置：會議人員如有需要，可由我公司派出員工與通力機(jī)電城接待處聯(lián)系解決中午就餐問題，午休時，需安排一名員工在前臺坐班，為與會人員提供服務(wù)。（二）會中布置：安排三名我公司員工，進(jìn)行會中服務(wù)，一名服務(wù)人員將為講師服務(wù)，配合講師順利完成此次培訓(xùn)；一名服務(wù)人員負(fù)責(zé)飲水等工作；另一名服務(wù)人員，在辦公室，負(fù)責(zé)行政保障工作。（必要時可以給領(lǐng)導(dǎo)安排座椅，座椅上貼有領(lǐng)導(dǎo)的名字，以便對號入座），以便于與會人員休息時飲水。（二）會場內(nèi)區(qū)域布置：，準(zhǔn)備好相應(yīng)的辦公文具等。在接待客戶時，需按照標(biāo)準(zhǔn)的商務(wù)禮儀，嚴(yán)格要求自己的形體以及行為舉止。會務(wù)組：吳小慈（組長）、黃春蕊、朱紹業(yè)、高彥寧、陳馨皓、王奎、章杰吳小慈：負(fù)責(zé)會場座次擺設(shè)、餐廳餐位擺設(shè)、引領(lǐng)設(shè)置以及現(xiàn)場和酒店方對接等工作黃春蕊：負(fù)責(zé)所有的會議物資管理 王奎：負(fù)責(zé)車輛管理和現(xiàn)場拍照工作朱紹業(yè)：負(fù)責(zé)宣傳物品管理、會場設(shè)備對接以及現(xiàn)場裝點(diǎn)布置的工作 章杰：協(xié)助黃春蕊高彥寧、陳馨皓：現(xiàn)場機(jī)動安排，無特殊安排時主要協(xié)助吳小慈現(xiàn)場舞臺對接工作。（五）分組安排： 總指揮:章總 現(xiàn)場協(xié)調(diào)：林老師生活服務(wù)組：湯娟（組長）、吳婷、李娟、李文靜、謝小釵、李統(tǒng)行湯娟和謝小釵：負(fù)責(zé)和酒店對接住宿事務(wù)以及簽到臺簽到工作。（三）會后布置：培訓(xùn)完畢后，可按兩名員工，進(jìn)行疏導(dǎo)與會人員離開會場，引領(lǐng)他們前往餐廳用餐，用晚餐后再重新引導(dǎo)回會場繼續(xù)開展會議培訓(xùn)，晚餐也參照此流程。工作人員于23日上午08：30準(zhǔn)時安排就位，設(shè)接待人員六名（四人負(fù)責(zé)現(xiàn)場接待，兩人負(fù)責(zé)房卡辦理手續(xù)）。備注：（第一天會議結(jié)束后，應(yīng)及時召開總結(jié)會議，總結(jié)當(dāng)天問題，并落實(shí)第二天會議安排。匯總參會人員的相關(guān)資料。備注：（第二天同樣標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行）會后：收集整理會議剩余、可再利用物資物料等。協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸煙安排司儀在會場入口處迎接來賓第一時間解決來賓提出的合理建議或問題，如果客戶提出的問題解決不了的向上級反映，不能隱瞞不報(bào)或越權(quán)處理。會中：1：提前檢查會議室以及餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實(shí)菜單、茶點(diǎn)及相關(guān)服務(wù)到位情況。安排用餐時間人數(shù)、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。安排住宿和23日中餐、晚餐和24日早餐、中餐，負(fù)責(zé)生活安排，告知注意事項(xiàng)，做好食宿接待各項(xiàng)準(zhǔn)備工作以及最后的退房工作。向嘉賓告知酒店名稱、生活組負(fù)責(zé)人姓名，聯(lián)系方式等。做好與會人員的聯(lián)絡(luò)和接待工作。（6）在大堂、樓層、餐廳、會議室、電梯等處帖上會議指引路牌。（5）安排好公司展示及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，布置好簽到簽約臺。嘉賓桌上擺放水果、礦泉水等。主席臺后擺放高大綠色植物。做好座區(qū)標(biāo)牌、并擺放桌簽。（1）宣傳推廣用品的準(zhǔn)備:懸掛橫幅：（酒店門口和會場內(nèi)部）表示對各位參會的嘉賓和客戶的熱烈歡迎。根據(jù)會議會場布置要求準(zhǔn)備好廣告牌、歡迎標(biāo)語、宣傳標(biāo)語、噴繪、展架等設(shè)計(jì)，制作。為賓客們訂制入場證，工作人員工作證、貴賓席姓名臺卡胸花、會議用餐券。確定領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、簽到表、會議指南、會議日程等, 按要求根據(jù)參會人數(shù)印刷。制定會議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及會議接待流程。（六）組織好會務(wù)期間客房、餐廳、和會議室的食品安全、通信、設(shè)備保障工作。（四）負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)，會務(wù)的方案設(shè)計(jì),各種票證制作和物料采購。（二）會議會場布置和組織工作。第四篇：會議接待方案會議接待策劃方案為確保各項(xiàng)會議接待工作的順利進(jìn)行，特?cái)M定方案如下：一、會議主題：客戶培訓(xùn)二、會議時間：2017年8月23日——24日三、會議地點(diǎn)：杭州蕭山瑞萊克斯酒店2樓楊歧廳四、參會人數(shù)：110人左右五、工作職責(zé)（一）會務(wù)期間招待、安排及接待工作。會后用車在會議結(jié)束前妥善安排。十一、座談(集團(tuán)，產(chǎn)業(yè)宣傳片，企業(yè)介紹PPT)(技術(shù)人員PPT講解，互動)(每2030分鐘添加茶水或視情況而定)(依重要程度，進(jìn)行拍照留檔)(依重要程度，進(jìn)行攝像留檔)十二、會后服務(wù)準(zhǔn)備做好會后服務(wù)的準(zhǔn)備。，講解員。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。提前準(zhǔn)備禮儀人員做好相關(guān)接待工作。為使會場更加莊嚴(yán)，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語。九、會議前的籌備工作。由客房服務(wù)人員進(jìn)行相關(guān)服務(wù)。餐后安排客房服務(wù)人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務(wù)。，由接待人員的引領(lǐng)下入住提前安排好的房間。硬件附注：易拉寶2個(其中1個2米)，接待處牌子和桌子，筆若干支，迎賓牌，、酒店入住，通知酒店接待人員提前做好相關(guān)準(zhǔn)備，確定房間住宿安排。接待組由此將客人集中帶出乘車。六、其他因代表離西安返程日期相對集中，接受統(tǒng)一安排食宿的代表需預(yù)定返程機(jī)(車)票的，請?zhí)崆芭c會務(wù)接待組或入住賓館會務(wù)接待小組聯(lián)系。(三)減免事項(xiàng)：各省、自治區(qū)、直轄市和計(jì)劃單位列市代表團(tuán)團(tuán)長免收食宿費(fèi)、會務(wù)費(fèi)。(二)食宿費(fèi)：根據(jù)所住的不同賓館設(shè)A類：1500元/人，B類：1200元/人兩個等級標(biāo)準(zhǔn)。五、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)(一)會務(wù)費(fèi)：每位代表會務(wù)費(fèi)600元，會務(wù)費(fèi)包括餐博會資料費(fèi)、區(qū)間交通
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