【正文】 本管理辦法經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由管理部實(shí)施。（2）某些檔案到了銷毀期時(shí)，由管理部填寫《員工人事檔案銷毀審批登記》，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。（3）查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。查、借閱檔案注意事項(xiàng)（1）不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。（2）所有經(jīng)過批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還管理部（除特殊情況可延長(zhǎng)），對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。（9）檔案應(yīng)分類編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。（7）員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存三年后方可銷毀。（5）對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。（3）對(duì)人事檔案按入職時(shí)間分類歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)錄入在職人員《人事檔案》、離職人員《人事檔案》，并在檔案袋填寫各種人事資料的名稱及對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)。三、檔案的管理基本管理（1）分類存放、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。附件1：人事檔案資料交接清單 附件2：人事檔案目錄附件3：借閱、領(lǐng)取人力資源相關(guān)資料申請(qǐng)表 附件4：檔案明細(xì)表第五篇：人事檔案管理辦法人事檔案管理規(guī)定一、目的為了更有效的將員工檔案進(jìn)行妥善管理，維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。：以自我管理與提高為目的，規(guī)范完善現(xiàn)有工作，符合外部審計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)。 電子檔案保存與更新：以月為單位保存電子檔案，每月底復(fù)制一份留存，命名為*年*月電子檔案。員工檔案編號(hào)入職即編號(hào)，不分在職和離職，每個(gè)人都對(duì)應(yīng)一個(gè)唯一號(hào)碼，不重復(fù)。：?jiǎn)T工編號(hào)能直觀體現(xiàn)員工入司時(shí)間與ERP項(xiàng)目接軌。如確需要，必須經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行。，也不得將資料內(nèi)容透露給他人。，經(jīng)檔案管理人員檢查無誤后，方可在借閱臺(tái)帳上登記注銷。 借閱手續(xù)，確因工作或個(gè)人需要，可提出檔案借閱申請(qǐng)，但須填寫《借閱人力資源部相關(guān)資料申請(qǐng)表》，注明借閱事由、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等詳細(xì)內(nèi)容，經(jīng)借閱人部門經(jīng)理審核，人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，在人力資源部門登記，檔案管理人員方可辦理借閱手續(xù)。人力資源部門須建立人事檔案借閱制度，借閱人必須填寫人力資源借閱表格，經(jīng)審批后方可借閱/領(lǐng)取檔案資料。例如2011年10月15日入職，員工代碼為：1110015。，按照檔案建立的順序排列。書寫清楚統(tǒng)一編號(hào)，而且確保和電子版檔案號(hào)一致。寬幅大于A4紙時(shí)，可將紙張折成A4紙大小，小于A4紙時(shí)，應(yīng)將其與A4紙裝訂一起，檔案裝訂工整，制作規(guī)范，分類有序，方便查找；原件如為熱敏紙質(zhì)傳真件，請(qǐng)勿在熱敏傳真紙上簽批意見，應(yīng)復(fù)印后再在復(fù)印后的文件上批示及存檔。，應(yīng)及時(shí)詳細(xì)登記歸檔；對(duì)不符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時(shí)通知形成材料的部門修訂或補(bǔ)辦，限期報(bào)送；定期核查所管理的檔案，發(fā)現(xiàn)所缺材料，及時(shí)登記、補(bǔ)充。檔案資料不是孤立的文件，符合入檔要求的檔案資料應(yīng)能夠反映事件的來龍去脈，應(yīng)涵蓋申請(qǐng)、報(bào)批、審批及回復(fù)等整個(gè)流程，以備查考。（應(yīng)有紙板、電子版人事檔案交接表格見附件1）、齊全、真實(shí)、文字清楚、對(duì)象明確，以項(xiàng)目為單位的歸檔材料要齊全。，人力資源部門應(yīng)在員工入職當(dāng)日，將與員工個(gè)人有關(guān)的材料，進(jìn)行整理、編號(hào)、裝訂，進(jìn)行歸檔。②未領(lǐng)取完畢的解除勞動(dòng)關(guān)系證明可單獨(dú)存檔保管，建立明細(xì)及領(lǐng)取簽收記錄。、評(píng)定工作中形成的有關(guān)材料與個(gè)人工資收入考核有關(guān)的資料存入《薪資檔案》①離職申請(qǐng)、離職交接、考勤表、解除勞動(dòng)關(guān)系證明等材料。審批及通知文件。 見附件2人事檔案目錄 人員應(yīng)聘登記表8張一寸紅底免冠照片 身份證正反面復(fù)印件 戶口本戶主頁(yè)及本人頁(yè)復(fù)印件 畢業(yè)證、學(xué)位證（或?qū)W歷證明）復(fù)印件解除（終止）勞動(dòng)合同證明原件（或離職證明、失業(yè)證復(fù)印件）無劣跡證明原件特殊工種作業(yè)操作證原件/復(fù)印件（焊工、電工、天車工、起重工、司爐工、叉車司機(jī)、電瓶車司機(jī)）各種資格證和職稱的復(fù)印件 參加過各種培訓(xùn)的證書復(fù)印件應(yīng)屆大學(xué)畢業(yè)生還應(yīng)包括：報(bào)到證、戶籍遷移證明原件員工本人簽字確認(rèn)后的勞動(dòng)合同/勞動(dòng)協(xié)議文本； 員工轉(zhuǎn)正、轉(zhuǎn)崗相關(guān)材料。并建立檔案交、接臺(tái)帳（附件1人事檔案資料交接清單）。、詳細(xì)完善的資料。人事檔案工作是人力資源部工作的重要組成部分，也是公司檔案工作的重要組成部分，它是為了貫徹執(zhí)行公司的人才戰(zhàn)略、方針政策、為了選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用人才服務(wù)的，是公司人力資源部按照公司的政策，組織本部門及相關(guān)部門人員對(duì)公司員工在工作中和學(xué)習(xí)中形成的個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)業(yè)情況、培訓(xùn)情況、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)、工資待遇、崗位變動(dòng)等一系列內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行記載，它是反映個(gè)人成長(zhǎng)歷史的重要憑證和依據(jù)，由人力資源部實(shí)行集中統(tǒng)一管理。第二十五條 公司各單位、部門應(yīng)積極配合檔案室做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞工作，學(xué)生分配單位有變化時(shí)應(yīng)及時(shí)通知檔案室，以使檔案能正確投遞。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后，人力資源處應(yīng)及時(shí)通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功，如未商調(diào)成功有關(guān)部門應(yīng)在一個(gè)月以內(nèi)追回檔案，最多不超過三個(gè)月。檔案轉(zhuǎn)出后，逾期一個(gè)月未見對(duì)方退回回執(zhí)應(yīng)寫信催回，以防丟失。第二十二條 如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案，必須經(jīng)人力資源處負(fù)責(zé)人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。第五章 檔案的轉(zhuǎn)遞第二十一條 人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。第二十條 對(duì)人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù)，有案可查。第