人事檔案管理辦法(參考版)
2024-10-13 13:31本頁面
【正文】 信陽人才網(wǎng)。第四章 附 則第十四條 本辦法未盡事宜，參照公司檔案管理辦法執(zhí)行。第十二條 人事檔案為密件，須合理存放，不泄露秘密，無關(guān)人員不得查閱。第十條 統(tǒng)計分析人事檔案資料，合理調(diào)配人才，做到人盡其才。第八條 員工調(diào)入時，人事檔案的轉(zhuǎn)調(diào)工作。第六條 公司應(yīng)有專人專職或兼職管理人事檔案工作。第四條 對無上級企業(yè)，可在當?shù)厝瞬沤涣髦行脑O(shè)一專戶，保存公司人事檔案。第二章 管理體制第二條 對具有人事調(diào)配權(quán)的公司，人事檔案在公司人事部保存。本管理辦法經(jīng)總經(jīng)理批準后，由管理部實施。（2）某些檔案到了銷毀期時，由管理部填寫《員工人事檔案銷毀審批登記》，經(jīng)總經(jīng)理批準后銷毀。（3）查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。查、借閱檔案注意事項（1）不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。（2）所有經(jīng)過批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還管理部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。（9）檔案應(yīng)分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。（7）員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存三年后方可銷毀。（5）對員工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。（3）對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時錄入在職人員《人事檔案》、離職人員《人事檔案》，并在檔案袋填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號。三、檔案的管理基本管理（1）分類存放、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。附件1：人事檔案資料交接清單 附件2：人事檔案目錄附件3：借閱、領(lǐng)取人力資源相關(guān)資料申請表 附件4：檔案明細表第四篇：人事檔案管理辦法人事檔案管理規(guī)定一、目的為了更有效的將員工檔案進行妥善管理，維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。：以自我管理與提高為目的，規(guī)范完善現(xiàn)有工作，符合外部審計工作標準。 電子檔案保存與更新：以月為單位保存電子檔案，每月底復(fù)制一份留存，命名為*年*月電子檔案。員工檔案編號入職即編號，不分在職和離職，每個人都對應(yīng)一個唯一號碼，不重復(fù)。：員工編號能直觀體現(xiàn)員工入司時間與ERP項目接軌。如確需要，必須經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準后，方可進行。，也不得將資料內(nèi)容透露給他人。，經(jīng)檔案管理人員檢查無誤后，方可在借閱臺帳上登記注銷。 借閱手續(xù)，確因工作或個人需要，可提出檔案借閱申請，但須填寫《借閱人力資源部相關(guān)資料申請表》，注明借閱事由、借閱內(nèi)容、借閱時間等詳細內(nèi)容，經(jīng)借閱人部門經(jīng)理審核，人力資源部經(jīng)理批準后，在人力資源部門登記，檔案管理人員方可辦理借閱手續(xù)。人力資源部門須建立人事檔案借閱制度，借閱人必須填寫人力資源借閱表格，經(jīng)審批后方可借閱/領(lǐng)取檔案資料。例如2011年10月15日入職，員工代碼為：1110015。，按照檔案建立的順序排列。書寫清楚統(tǒng)一編號，而且確保和電子版檔案號一致。寬幅大于A4紙時，可將紙張折成A4紙大小，小于A4紙時，應(yīng)將其與A4紙裝訂一起，檔案裝訂工整，制作規(guī)范，分類有序，方便查找；原件如為熱敏紙質(zhì)傳真件，請勿在熱敏傳真紙上簽批意見，應(yīng)復(fù)印后再在復(fù)印后的文件上批示及存檔。，應(yīng)及時詳細登記歸檔；對不符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時通知形成材料的部門修訂或補辦，限期報送；定期核查所管理的檔案，發(fā)現(xiàn)所缺材料，及時登記、補充。檔案資料不是孤立的文件，符合入檔要求的檔案資料應(yīng)能夠反映事件的來龍去脈，應(yīng)涵蓋申請、報批、審批及回復(fù)等整個流程，以備查考。（應(yīng)有紙板、電子版人事檔案交接表格見附件1）、齊全、真實、文字清楚、對象明確，以項目為單位的歸檔材料要齊全。，人力資源部門應(yīng)在員工入職當日，將與員工個人有關(guān)的材料，進行整理、編號、裝訂，進行歸檔。②未領(lǐng)取完畢的解除勞動關(guān)系證明可單獨存檔保管，建立明細及領(lǐng)取簽收記錄。、評定工作中形成的有關(guān)材料與個人工資收入考核有關(guān)的資料存入《薪資檔案》
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