【正文】 附件 : 搬遷改造項(xiàng)目文件歸檔范圍、保管期限表及資料提供部門 監(jiān)理文件封面 監(jiān)理文件目錄 卷內(nèi) 目錄 卷皮封面（即案卷內(nèi)封面）內(nèi)容及格 式 卷皮背脊內(nèi)容及格式 卷 內(nèi)備考表 歸檔電子文件移交、檢驗(yàn)登記表（一） 歸檔電子文件移交、檢驗(yàn)登記表（二） 歸檔電子文件登記表 1搬遷改造項(xiàng)目檔案移交清冊(cè) 附件 1： 搬遷改造項(xiàng)目 文件歸檔范圍、保管期限表及資料提供部門 序號(hào) 歸檔文件 保管期限 資料提供 1 施工文件 開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要 長(zhǎng)期 承包商 施工組織設(shè)計(jì)、方案及報(bào)批文件、施工計(jì)劃、施工技術(shù)及安全措施文件，施工工藝文件 原材料及構(gòu)建出廠證明、質(zhì)量鑒定、復(fù)驗(yàn)單 建筑材料試驗(yàn)報(bào)告 長(zhǎng)期 承包商 設(shè)計(jì)變更通知、工程更改洽商單、材料代用核定審批手續(xù)、技術(shù)核定單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、地基驗(yàn)槽記錄 永久 施工定位（水準(zhǔn)電、導(dǎo)線點(diǎn)、基準(zhǔn)線、控制點(diǎn)等）測(cè)量、復(fù)核記錄 基礎(chǔ)處理、樁基工程記錄、地基驗(yàn)槽記錄 隱蔽工程驗(yàn)收記錄 各類工程記錄 及 測(cè)試、沉降、移位、變形監(jiān)測(cè)記錄、事故處理報(bào)告 工程質(zhì)量檢查、評(píng)定 材料、設(shè)備明細(xì)表及檢驗(yàn) 記錄，施工安裝激勵(lì)、質(zhì)量檢查評(píng)定，事故處理報(bào)告 操作、聯(lián)動(dòng)試驗(yàn) 電氣裝置交接記錄 中間交工驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量評(píng)定、中交協(xié)議 竣工報(bào) 告、 竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 竣工圖 永久 設(shè)計(jì)單位 聲像材料 長(zhǎng)期 承包商 2 監(jiān)理文件 工程項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)（項(xiàng)目監(jiān)理部）及負(fù)責(zé)人姓名 長(zhǎng)期 監(jiān)理單位 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理總控制計(jì)劃等 監(jiān)理月報(bào)中有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題 監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中有關(guān) 質(zhì)量的問(wèn)題 進(jìn)度控制 工程開工／復(fù)工審批表 序號(hào) 歸檔文件 保管期限 資料提供 工程開工 /復(fù)工暫停令 長(zhǎng)期 監(jiān)理單位 質(zhì)量控制 不合格項(xiàng)目通知 質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見 造價(jià)控制 預(yù)付款報(bào)審與支付 短期 監(jiān)理單位 月付款報(bào)審與支付 設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn) 工程竣工決算審核意見書 長(zhǎng)期 分包資質(zhì) 分 包單位資質(zhì)資料 供貨單資質(zhì)資料 試驗(yàn)等單位資質(zhì)資料 監(jiān)理通知 有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知 有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知 有關(guān)造價(jià)控制的監(jiān)理通知 合同與其他事項(xiàng)管理 工程延期報(bào)告與審批 永久 費(fèi)用索賠報(bào)告與審批 長(zhǎng)期 合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見 永久 合同變更材料 長(zhǎng)期 . 監(jiān)理工作總結(jié) 專題 總結(jié) 長(zhǎng)期 月報(bào)總結(jié) 工程竣工總結(jié) 質(zhì)量評(píng)價(jià)意見報(bào)告 3 材料、設(shè)備質(zhì)量證明文件 長(zhǎng)期 承包商 4 竣工驗(yàn)收資料 項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 永久 總承包商 序號(hào) 歸檔文件 保管期限 資料提供 工程設(shè)計(jì)總結(jié) 永久 設(shè)計(jì)單位 工程施工總結(jié) 永久 施工承包商 工程監(jiān)理總結(jié) 永久 監(jiān)理單位 附件 2：監(jiān)理文件封面 A 封面 A x B=210 X 297 尺寸單位統(tǒng)一為： mm 上邊距： 25 50 右邊距： 25 石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目 （三號(hào)宋體，居中） 10 監(jiān)理文件 （小初黑體，居中） 35 60 左邊距 25 工程 名稱： （小三號(hào)宋體， 倍行距） 單元名稱： 卷 名： 35 編制單位： （小三號(hào)宋體， 倍行距） （蓋章） 編制日期： 50 下邊距： 20 B 附件 3： 監(jiān)理文件目錄 序號(hào) 文件編號(hào) 資料名稱 頁(yè)次 備注 附件 4： 卷 內(nèi) 目 錄 序號(hào) 文件編號(hào) 責(zé)任者 文件資料題名 日期 頁(yè)次 備注 10 20 20 70 20 15 15 附件 5： 卷皮封面（即案卷內(nèi)封面）內(nèi)容及格式 45 檔 號(hào) 檔案館代號(hào) 15 60 50 案 卷 題 名 （三號(hào)宋體居中，題名可分多行撰寫，單倍行距） 立卷單位 起止日期 保管期限 3 x 15 密 級(jí) 45 B 卷盒封面 A x B = 310 x 220 案卷內(nèi)封面 A x B= 297 x 210 尺寸單位統(tǒng)一為： mm A 附件 6： D 永久 50 長(zhǎng)期 短期 20 50 310 20 115 55 D= 50mm 尺寸單位統(tǒng)一為： mm 檔號(hào) 案卷題名 附件 7： 卷內(nèi)備考表 檔號(hào) 互見號(hào) 本案卷內(nèi)科技文件材料 件，共計(jì) 頁(yè) ， 其中文字材料 頁(yè)，圖紙 張，照片 張。 照片檔案歸檔與其他項(xiàng)目檔案同時(shí)移交。 (六 ) 照片檔案的整理 照片文件必須經(jīng)有關(guān)部門整理，對(duì)于沒(méi)有價(jià)值的，重復(fù)的予以剔除，才能正式歸檔。照片檔案因其形成特點(diǎn)的獨(dú)特性，一旦整理歸檔就應(yīng)永久保管。 4. 與本公司搬遷改造項(xiàng)目相關(guān)的其他具有保存價(jià)值的照片。 2. 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和著名人物視察或參加的與公司重大活動(dòng)的照片。照片檔案采用紙質(zhì)與電子數(shù)據(jù)并存管理，紙質(zhì)照片和電子數(shù)據(jù)的光盤應(yīng)編寫照片號(hào)，格式如下： 工程代碼 — 冊(cè)號(hào) — 張?zhí)? 或 工程代碼 —— 張?zhí)? 單張照片應(yīng)說(shuō)明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由。照片檔案（包括底片，照片和文字說(shuō)明）移交份數(shù)為一式一份，電子數(shù)據(jù)照片封存保管，紙質(zhì)照片供查閱利用。照片檔案（包括 文件和圖紙）以 TIFF， JPEG 為通用格式。電子交工技術(shù)由施工單位填寫，電子竣工圖由設(shè)計(jì)單位填寫；電子監(jiān)理文件由監(jiān)理單位填寫； ⑵ 《歸檔電子文件登記表》首頁(yè)和次頁(yè)除簽章欄外，均可采用 計(jì)算機(jī)編制； ⑶ 《歸檔電子文件登記表》錄入文字格式為五號(hào)宋體； ⑷ 《歸檔電子文件登記表》續(xù)頁(yè)中“文件編號(hào)”和“題號(hào)”欄采用“中部?jī)啥藢?duì)齊”的排列方式，“形成時(shí)間”、“文件版本代碼”、“文件類別代碼”、“載體編號(hào)”、“保管期限”、“備注”欄采用“中部居中對(duì)齊”的排列方式。歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》首頁(yè)，以件為單位填寫續(xù)頁(yè)。 (十一 ) 電子文件的歸檔 1. 電子文件歸檔時(shí)，移交部門應(yīng)將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔，并填 寫《歸檔電子文件登記表》（見附件 10）。 (八 ) 電子竣工圖說(shuō)明 1. 電子竣工圖由設(shè)計(jì)單位提供； 2. 電子竣工圖經(jīng)相關(guān)部門鑒定合格后，與紙質(zhì)竣工圖一起移交建設(shè)單位檔案管理； (九 ) 電子監(jiān)理文件說(shuō)明 電子監(jiān)理文件由監(jiān)理單位提供，與紙質(zhì)監(jiān)理文件一起歸檔。 5. 對(duì)于部分交工技術(shù)文件（例如：質(zhì)量證明文件）施工單位沒(méi)有電子版的，采用掃描紙質(zhì)文件的方式 獲取圖像，并將圖像裝換成 PDF 格式。（在“封面”上輸入單位名稱 和負(fù)責(zé)人的操作方法：打開“封面”文件，在 Word“工具”欄中點(diǎn)擊“取消文檔保護(hù)”即可錄入文字。 2. 為了便于利用，在電子交工技術(shù)文件資料卷每卷封面的建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位名稱及負(fù)責(zé) 人欄采用計(jì)算機(jī)打印，代替簽名和蓋章。交工技術(shù)文件和竣工圖由施工承包單位、監(jiān)理單位和建設(shè)單位負(fù)責(zé)人（或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）三方共同審核，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見，檢驗(yàn)和審核結(jié)果填入《歸檔電子 文件移交、檢驗(yàn)登記表（一）》（見附件 8）；項(xiàng)目前期文件和監(jiān)理文件的鑒定由文件形成部門負(fù)責(zé)，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見，檢驗(yàn)和審核結(jié)果填入《歸檔電子文件移交、檢驗(yàn)登記表（二）》（見附件 9） ，《歸檔電子文件移交、檢驗(yàn)登記表》均一式兩份，交接雙方各存一份。應(yīng)在電子文件的機(jī)讀目錄上逐件標(biāo)注保管期限的標(biāo)識(shí)。 電子文件保管期限參照項(xiàng)目經(jīng)理部關(guān)于紙質(zhì)文件材料保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。具體內(nèi)容包括：監(jiān)理文件、交工技術(shù)文件、竣工圖等。 (四 ) 電子檔案歸檔范圍。標(biāo)簽的樣式見下圖一和二，圖一和圖二可任選一種。 電子檔案采用只讀光盤存儲(chǔ)，存儲(chǔ)電子文件的光盤或裝具上應(yīng)貼有標(biāo) 簽，標(biāo)簽上 應(yīng)注明載體序號(hào)、名稱、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。 電子檔案（包括文件和圖紙）移交份數(shù)為一式兩份，一套封存保管，一套供查閱利用。 電子檔案（包括文件和圖紙）以 PDF 為通用格式。 (三 ) 施工承包單位、監(jiān)理單位等移交的檔案（包括交工技術(shù)文件