【正文】 。2．本辦法由總經(jīng)辦解釋、補充。3．對已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認真核對，編制《銷毀清單》（附件3），將批準(zhǔn)的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。凡屬于密級的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。第四章 文件資料的鑒定和銷毀1．公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。7．公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復(fù)印件；3)提供文獻索引資料。6．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。5．借閱文件資料者應(yīng)愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。外借的須辦理登記手續(xù)。秘密級文件資料的借閱本部門由部門負責(zé)人審批，跨部門的由系統(tǒng)負責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時，須填寫《借閱文件申請表》（附件1），部門經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。八、文件資料的保管：1．防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全；2．公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。對保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進行鑒定銷毀。9．公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。8．對文件資料的收進和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進行統(tǒng)計，并定期上報主管部門。6．對所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。4．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。如總經(jīng)辦2004年某份制度編碼為：SZJNOP040001。2．3 保密用Y表示，非密級則用N表示。2．1 大類分為：制度/規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。2．分類：依據(jù)文件資料來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。2．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；3．及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。9．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。7．開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務(wù)。3．負責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統(tǒng)計等工作。文控中心的主要職責(zé)：1．負責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對各中心/部門文件、資料工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。由集團總經(jīng)辦負責(zé)主體文件資料的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導(dǎo)。三、公司內(nèi)部各中心/部門和個人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務(wù)。 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動工資、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及百利集團主要職能活動和員工在從事研發(fā)和管理等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。自頒布之日起生效第五篇：公司文控中心管理辦法第一章 總 則一、為規(guī)范公司資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務(wù)，增強公司資料的實用性和有效性，結(jié)合公司的實際，制定本辦法。八、文件資料的保管：1． 防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全； 2． 公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；3． 做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。每年更換時，依規(guī)定清理一次，已屆滿保存期限者，得予銷毀；銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內(nèi)著名銷毀日期。，右方裝訂的文件，應(yīng)將檔號填寫于文件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。對所有部門文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。另離職人員檔案：紙質(zhì)檔案1年以上，電子版3年以上，有糾紛及開出人員10年以上。 10年保存：（1）預(yù)算、決算書類；（2）會計憑證；（3）事業(yè)計劃資料；（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書 5年保存：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存5年的文件。案卷排列： 文件排列除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，立卷按永久、長期、短期分別組卷。如人事行政部2010年某份制度編碼為：SRSNOP100001。秘密：PS；無：OP。 保密用Y表示，非密級則用N表示。運營：YY。財務(wù)：CW。 部門按拼音縮寫：技術(shù)：JS。分類出按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。七、文件資料的歸檔、立卷與管理：區(qū)分全宗，確定立檔單位。無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。凡加蓋文件控制章之文件資料，各單位不得擅自影印,如發(fā)現(xiàn)缺頁、破損、字跡模糊,可向文管中心申請補發(fā)，若相關(guān)方需求相關(guān)單位可以傳真的形式傳達，若需在上面寫接受人可以使用鉛筆，傳真完畢后檫除歸檔。調(diào)卷人員對于所調(diào)文件，不得于正式文件上加以標(biāo)記,書寫任何文字、圖形或符號以確保全公司統(tǒng)一性。文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門的簽字。第三章 文件材料的管理工作六、文件資料材料的調(diào)閱點收原則：建立健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、5年、1年等）；注明文件的版本號。組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，負責(zé)指導(dǎo)他們的工作。發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。制定和組織實施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。文控中心即是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構(gòu)，同時又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。公司設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員管理公司主體文件資料工作，由直屬上級直接領(lǐng)導(dǎo)。第二章管理體制及其機構(gòu)職責(zé)四、實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。二、資料范圍公司建檔范圍確定為：公司章程、股東名薄、組織規(guī)程及辦事細則、董事會及股東會紀(jì)錄、財務(wù)報表、會計憑證、政府機關(guān)核準(zhǔn)文件、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他