【正文】 將相關(guān)的賬套。 重慶工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì) 賬務(wù)處理系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)與開發(fā) 29 數(shù)據(jù)流程 賬務(wù)處理系統(tǒng) 數(shù)據(jù)流程圖 賬務(wù)處理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖，如圖所示： 輸 入 記 賬 憑 證P 2審 核 記 賬 憑 證P 3D 3 原 始 憑 證編 制 各 種 報(bào)表P 9登 記 總 賬P 4登 記 現(xiàn) 金 日記 賬P 6登 記 明 細(xì) 賬P 5各 類 明 細(xì)賬現(xiàn) 金 日 記賬銀 行 存 款日 記 賬D 4 銀 行 對(duì) 賬 單未 審 核 憑證S5S6S7已 審 憑 證賬 套D 2 科 目 信 息初 始 化 設(shè) 置P 1總 賬D 1賬 套 信 息E 1 系 統(tǒng) 管 理人 員E 2 業(yè) 務(wù) 人 員E 4 信 息 需 求者登 記 銀 行 存款 日 記 賬P 7S1S2S3S4S8各 種 報(bào) 表S9對(duì) 賬P 8E 3 銀 行余 額 調(diào) 節(jié)表S8 圖 51賬務(wù)處理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖 賬務(wù)處理系統(tǒng) 數(shù)據(jù)流程 分析 在系統(tǒng)啟用時(shí)由系統(tǒng)管理人員對(duì)企業(yè)新建的賬套進(jìn)行初始化設(shè)置，也就是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)初次使用時(shí)，系統(tǒng)管理人員根據(jù)單位的實(shí)際 情況進(jìn)行參數(shù)設(shè)置的過程。為了便于管理和控制，輔助核算項(xiàng)目一般都?xì)w類設(shè)置。每個(gè)操作員進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)將根據(jù)其編號(hào)、密碼及操作權(quán)限限制其操作內(nèi)容，從而避免無權(quán)操作、越權(quán)操作情況的發(fā)生，保證系統(tǒng)的安全性、保密性。會(huì)計(jì)信息化必須建立崗位責(zé)任制、操作管理制度、計(jì)算機(jī)硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度、會(huì)計(jì)檔案管理制度。 更改密碼 操作員成功 進(jìn)入系統(tǒng)后可以根據(jù)自身的需要，對(duì)密碼進(jìn)行修改。 系統(tǒng)維護(hù) 系統(tǒng)維護(hù)是指對(duì)系統(tǒng)中科目、核算項(xiàng)目的操作以及密碼的更改。 輸出報(bào)表還可以通過外部程序（ OLE）進(jìn)行程序間數(shù)據(jù)傳遞。例如： 123:129+135:137+401131表示取出 123到 129 科目加上135 到 137 科目加上 401 科目減去 131 科目，即可得到資產(chǎn)負(fù)債表存貨的金額。也可以通過如 101:109對(duì) 101 到 109 之間所有科目進(jìn)行取數(shù)。取數(shù)公式的編寫也有一定規(guī)范。用取數(shù)公式中對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目為索引，將存儲(chǔ)于科目余額表內(nèi)的對(duì)應(yīng)金額進(jìn)行讀取。 （ 4） 若總賬與明細(xì)賬對(duì)賬不符，則不能結(jié)賬。 （ 2） 本月還有未記賬憑證時(shí)，則本月不能結(jié)賬。月末結(jié)賬時(shí)會(huì)產(chǎn)生一些結(jié)賬憑證，并且計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)會(huì)改變某些狀態(tài)，如做月結(jié)標(biāo)志等。 期末結(jié)賬 該功能主要實(shí)現(xiàn)將本月各會(huì)計(jì)科目的余額及余額方向轉(zhuǎn)入下個(gè)月會(huì)計(jì)期間，作為其期初余額和期初余額方向，以便開始下一個(gè)月會(huì)計(jì)期間的賬務(wù)處理工作。 結(jié)轉(zhuǎn)損益 期末時(shí)，應(yīng)將各損益類科目的余額轉(zhuǎn)入“本年利潤”科目 ，以反映企業(yè)在一個(gè)會(huì)計(jì)期間內(nèi)實(shí)現(xiàn)的利潤或虧損總額。 期末處理 期末處理即期末會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理時(shí)會(huì)計(jì)人員所完成的一些特定的會(huì)計(jì)工作。輸入查詢條件就可顯示查詢結(jié)果?，F(xiàn)金日記賬既可以輸出某一天的現(xiàn)金數(shù)據(jù)也可以輸 出任一個(gè)會(huì)計(jì)月份的現(xiàn)金數(shù)據(jù)；銀行存款日記賬可以輸出銀行存款科目某一天的或任一個(gè)會(huì)計(jì)月份的發(fā)生額、余額情況 。此外還可輸出多欄式明細(xì)賬。輸入查詢條件就可顯示查詢結(jié)果。 這些功能不僅要實(shí)現(xiàn)相應(yīng)賬簿的查詢和顯示，還應(yīng)提供相應(yīng)的查詢條件供用戶篩選賬簿數(shù)據(jù)和賬簿、賬簿與憑證之間的關(guān)聯(lián)查詢。 查詢憑證 查詢憑證功能是實(shí)現(xiàn)以某種查詢條件為基礎(chǔ)的查詢?nèi)魏文暝碌娜魏晤愋蛻{證的查詢。記賬，即記賬人員發(fā)指令，計(jì)算機(jī)自動(dòng)將憑證文件中已審核憑證進(jìn)行記賬，分別更新已記賬文件、企業(yè)銀行賬等，并將憑證文件中已記賬的憑證刪除。 憑證過賬（記賬） 過賬（記賬 )實(shí)現(xiàn)對(duì)已審核過的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行 批量或單張記賬的功能。審核人員和錄入人員不能為同一個(gè)人，審核人員不能直接修改會(huì)計(jì)憑證，如發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)，應(yīng)先取消審核，然后交由錄入人員修改。實(shí)際上“審核”也就是對(duì)憑證數(shù)據(jù)表記上審核標(biāo)記。 重慶工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì) 賬務(wù)處理系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)與開發(fā) 25 憑證記賬后就不能進(jìn)行修改，如果發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)，只能用補(bǔ)充憑證法和沖銷憑 證法進(jìn)行修改。 如果憑證沒有審核，錄入人員可直接在憑證上作出修改。 憑證錄入 憑證錄入是賬務(wù)處理系 統(tǒng)中使用最頻繁的功能，應(yīng)該通過全屏幕憑證編輯功能輸入和修改未審核的憑證數(shù)據(jù)。主要功能是把初始的值放在各個(gè)碼表里面去，賬套啟用后使用根據(jù)需要可以使用。該功能的運(yùn)行時(shí)序應(yīng)是在“憑證錄入”功能前“科目設(shè)置”后進(jìn)行。 （ 6） 設(shè)置輔助核算科目。 （ 5） 設(shè)置會(huì)計(jì)科目的余額方向。如單位往來、部門、外幣等。 （ 4） 設(shè)置科目性質(zhì)。 重慶工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì) 賬務(wù)處理系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)與開發(fā) 24 （ 3） 設(shè)置科目類型?？颇棵Q不能為空?？颇烤幋a必須唯一，科目編碼必須按照其級(jí)次的先后次序建立科目編碼用數(shù)字、英文字母等表示，并且一級(jí)科目編碼應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)制度的規(guī)定統(tǒng)一編制。科目體系一旦開始使用，就不能在末級(jí)科目下再增加下級(jí)科目，只能增加末級(jí)科目的同級(jí)科目。該功能的運(yùn)行時(shí)序應(yīng)是在“設(shè)置憑證類型”功能前進(jìn)行。 該功能的運(yùn)行時(shí)序應(yīng)是在“輸入憑證”功能前進(jìn)行。如收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證三類憑證；現(xiàn)收、現(xiàn)付、銀收、銀付、轉(zhuǎn)賬五類等等。 憑證類型設(shè)置 憑證類型設(shè)置功能用于定義賬務(wù)處理系統(tǒng)軟件所用的各種憑證類型及其編碼。在實(shí)際工作中可以根據(jù)需要建立多個(gè)賬套，通過合理組織賬套文件，及時(shí) 掌握各子公司或下屬獨(dú)立核算單位的財(cái)務(wù)狀況，為加強(qiáng)企業(yè)管理和經(jīng)濟(jì)核算提供必要的信息。賬套中存放的內(nèi)容包括：會(huì)計(jì)科目、記賬憑證、各種賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等。 更改密碼 操作員權(quán)限設(shè)置 輔助核算設(shè)置 重慶工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì) 賬務(wù)處理系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)與開發(fā) 23 初始設(shè)置 初始設(shè)置主要有“賬套設(shè)置”、“憑證類型設(shè)置”、“科目設(shè)置”、“初始余額設(shè)置”模塊。 總賬輸出 明細(xì)賬輸出 日記賬查詢與輸出 資產(chǎn)負(fù)債表輸出 損益表輸出 期末處理 期末處理即期末會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理時(shí)會(huì)計(jì)人員所完成的 一些特定的會(huì)計(jì)工作。同時(shí)可以對(duì)各明細(xì)賬、總賬和科目余額表進(jìn)行分析。 賬套設(shè)置 憑證類型設(shè)置 會(huì)計(jì)科目設(shè)置 初始余額設(shè)置 碼表初始設(shè)置 憑證管理 憑證管理主要是完成憑證的日常處理工作，包括憑 證錄入、審核、查詢、記賬等功能。 賬務(wù)處理系統(tǒng) 功能結(jié)構(gòu)分析 表 41賬務(wù)處理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)分析 功能名稱 作用 子功能名稱 初始設(shè)置 初始設(shè)置是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)初次使用時(shí)，使用單位根據(jù)該單位的實(shí)際情況進(jìn)行初始化參數(shù)設(shè)置的過程，是非常重要的一項(xiàng)工作，它是整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)。 重慶工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì) 賬務(wù)處理系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)與開發(fā) 22 分析 賬務(wù)處理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖 通過以上對(duì)賬務(wù)處理系統(tǒng)的分析可知 ,賬務(wù)處理系統(tǒng)的主要功能包括憑證處理、賬務(wù)處理、會(huì)計(jì)賬戶管理以及賬簿輸出等。信息化后，歷史的會(huì)計(jì)資料均保存在計(jì)算機(jī)中，只要告訴計(jì)算機(jī)查詢資料應(yīng)滿足的條件，計(jì)算機(jī)能很快查到這些數(shù)據(jù)，而且計(jì)算機(jī)可按多種途徑查詢（可從憑證查賬，亦從賬逆向查憑證，還可進(jìn)行各種復(fù)合條件查詢）。這也正是使用計(jì)算機(jī)的目的。 信息化后，大部分工作由計(jì)算機(jī)完成 賬務(wù)系統(tǒng)信息化后，給會(huì)計(jì)人員增加的工作量是輸入記 賬憑證，這是一項(xiàng)全新的工作，要求輸入人員懂得如何輸入漢字等技術(shù)，還要求輸入人員嚴(yán)肅認(rèn)真，一絲不茍地輸入憑證，憑證輸入正確，才能保證賬表正確。 盡管信息化后，賬表已在磁介質(zhì)上作了保存，但由于目前保管磁性介質(zhì)的條件所限和一些其它原因，財(cái)政部仍要求實(shí)現(xiàn)信息化的單位定期把有關(guān)賬表打印出來，日記賬要求天天打印，明細(xì)賬、總賬至少一年打印一次。 賬表的存在形式發(fā)生了變化 賬表存在形式的變化包括兩方面的含義：首先，賬表存貯的介質(zhì)由手工處理方式下看得見、摸得著的紙張介質(zhì)，變成了計(jì)算機(jī)處理方式下看不見、摸不著的電磁介質(zhì)，存貯介質(zhì)的變化使得會(huì)計(jì)檔案的保管要求、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的審計(jì)方法都發(fā)生了巨大的變化。由于計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)速度極快，用戶查詢的各種賬冊(cè)是臨時(shí)從記賬憑證中分離計(jì)算出來的，即計(jì)算機(jī)是在輸出時(shí)迅速計(jì)算完成各種總賬 +明細(xì)賬的。 記賬的含義不盡相同 手工條件下，記賬指記明細(xì)賬、日記賬、總賬，是由不同人員按照不同的科目，分別在不同的賬冊(cè)上加以記錄。 無賬賬核對(duì)的必要 手工條件下，總賬、明細(xì)賬、日記賬由許多會(huì)計(jì)人員分別登記，盡管 其數(shù)據(jù)都是來自記賬憑證，但由于人們?cè)谟?jì)算、匯總、抄寫等過程中有可能發(fā)生這樣那重慶工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì) 賬務(wù)處理系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)與開發(fā) 20 樣的錯(cuò)誤，導(dǎo)致賬證不符或賬賬不符，所以必須月底進(jìn)行賬賬核對(duì)，直到所有的總賬、明細(xì)賬和日記賬相符為止。因此，根據(jù)原始憑證編制記賬憑證這一步驟在信息化條件下仍需由手工完成。 賬務(wù)系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)處理與手工處理比較 比較手工處理與計(jì)算機(jī)環(huán)境下的賬務(wù)處理流程，可看出計(jì)算機(jī)處理流程并沒有改變手工賬務(wù)處理程序，而是將許多原手工操作的業(yè)務(wù)，由賬務(wù)處理系統(tǒng)設(shè)定，在后臺(tái)自動(dòng)處理了，從而提高了賬務(wù)核算的效率和準(zhǔn)確度。另外，由出納人員發(fā)指令，計(jì)算機(jī)自動(dòng)將已審核憑證中的數(shù)據(jù)傳遞到銀行存款、現(xiàn)金日記賬中。 如果審核通過，則對(duì)記賬憑證作審核標(biāo)記，否則，將審核未通過的憑證返還給錄入人員。 新增了錄入人員崗位，負(fù)責(zé)錄入原始憑證， 雖然工作量增加了，但確是必不可少而且十分重要的，直接關(guān)系到整個(gè)賬務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性。與手工處理流程相比，新增了初始設(shè)置模塊，該模塊在整個(gè)系統(tǒng)中的作用舉足輕重。根據(jù)現(xiàn)金、銀行存款日記賬、明細(xì)賬和總賬編制管理者所需的會(huì)計(jì)報(bào)表和內(nèi)部分析表。 對(duì)賬人員根據(jù)企業(yè)銀行賬和銀行對(duì)賬單中的銀行業(yè)務(wù)進(jìn)行對(duì)賬，并編制余額調(diào)節(jié)表。因此，每月月末，財(cái)會(huì)人員要進(jìn) 行對(duì)賬，將日記賬與總賬核對(duì)，明細(xì)賬與總賬核對(duì)，做到賬賬相符。 月末處理。 編制科目匯總表并登記總賬。 登記各種明細(xì)賬。 登記日記賬。即對(duì)憑證文件中的憑證進(jìn)行審核。由憑證錄入人員在企業(yè)基礎(chǔ)會(huì)計(jì)信息的支持下，直接根據(jù)原始單據(jù)編制會(huì)計(jì)憑證（其中包括收、付、轉(zhuǎn)憑證），并保存在憑證文件中。 重慶工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì) 賬務(wù)處理系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)與開發(fā) 16 出 納 人 員 登 記登 記企 業(yè) 銀 行 日 記賬現(xiàn) 金 日 記 賬科 目 匯 總 文 件總 賬匯 總 登 記對(duì) 賬 人 員提 交提 交提 交對(duì) 賬通 過編 制對(duì) 賬 人 員銀 行 對(duì) 賬 單銀 行提 供余 額 調(diào) 節(jié) 表對(duì) 賬未 通 過各 種 報(bào) 表會(huì) 計(jì) 主 管總 賬 會(huì) 計(jì)會(huì) 計(jì) 人 員各 類 明 細(xì) 賬登 記 對(duì) 賬 人 員提 交 對(duì) 賬提 交通 過未 通 過 圖 35各種賬簿、報(bào)表交由信息需求者使用部分流程圖 企業(yè)銀行日記賬現(xiàn)金日記賬總賬各類明細(xì)賬各種報(bào)表余額調(diào)節(jié)表信息需求者提交提交提交提交提交提交 手工處理業(yè)務(wù)流程分析 根據(jù)原始憑證編制記賬憑證。不同的賬務(wù)處理流程其差別主要體現(xiàn)在登記總賬的方法和依據(jù)不同，其中科目匯總表核算形式最為常見，這里手工系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖以科目匯總表核算形式為依據(jù)。 經(jīng)過過賬的憑證以后將不再允許修改，只能采取補(bǔ)充登記或紅字沖銷憑重慶工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì) 賬務(wù)處理系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)與開發(fā) 13 證的方式進(jìn)行更正。 借貸不平或內(nèi)容不完整的憑證不能過賬。 審核人員和制單人員不能為同一操作員，否則系統(tǒng)將拒絕審核。 憑證 審核的控制 如果記賬憑證已經(jīng)經(jīng)過審核，要反映出其已被審核，即將該憑證變?yōu)橐褜徍藸顟B(tài)，這里增加了‘審核標(biāo)記’字樣，可以很直觀的反映出憑證是否被審核狀況，但審核一定要審核人進(jìn)行。 退出該模塊時(shí)的控制 每次退出該模塊時(shí)，應(yīng)自動(dòng)進(jìn)行平衡檢查。操作員一般不能修改他人填制的憑 證，如非得他人修改，應(yīng)該采用沖銷或補(bǔ)充更正法訂正。憑證中需要輸入的數(shù)據(jù)項(xiàng)目，包括輔助核算的數(shù)據(jù)，輸入時(shí)每一項(xiàng)都必須輸入完整。反之，若計(jì)算機(jī)在效驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)某張憑證借貸金額不平衡，系統(tǒng)應(yīng)顯示出錯(cuò)信息。因此，保存每一張憑證之前，必須進(jìn)行借貸平衡檢查。 金額控制。 會(huì)計(jì)分錄正確性控制。 摘要欄控制 。④非法對(duì)應(yīng)科目檢查。特定的憑證類型要求憑證中必須出現(xiàn)某些科目。憑證輸入時(shí)的科目編碼必須最底層科目代