辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(參考版)
2024-10-08 22:08本頁面
【正文】 從此工作人員之間的溝通將更加適時(shí)、快捷。政府內(nèi)部的即時(shí)通訊軟件，可以方便對(duì)加為好友的同事，以文字、音頻、郵件、文件傳送、短信、留言、公告等方式進(jìn)行溝通。按照系統(tǒng)分配的虛擬傳真號(hào)碼，外界的傳真件即使是紙質(zhì)文件也將直接以電子文檔的形式發(fā)送到工作人員的個(gè)人郵箱里，而工作人員也可隨時(shí)將自己的電子文件單個(gè)或群發(fā)到相關(guān)接收單位，同時(shí)，工作人員可將接收單位的信息預(yù)先存儲(chǔ)到通訊錄中，群發(fā)過程將更加輕松。同時(shí)，內(nèi)部系統(tǒng)將記入下相關(guān)的接聽狀況，以保證信息的及時(shí)傳達(dá)。六、擴(kuò)展功能的提升： 本系統(tǒng)與手機(jī)短信功能完整的融合，在收發(fā)文件、發(fā)布通知、督辦催辦等各個(gè)方面，均可以方便的以手機(jī)短信的方式進(jìn)行相關(guān)聯(lián)絡(luò)。并可提供單選或多選兩種選擇方式。7． 豐富的樹形結(jié)構(gòu)選擇操作：對(duì)于組織結(jié)構(gòu)等內(nèi)容的顯示，采用樹形結(jié)構(gòu)就能非常清楚的表示相互之間的從屬關(guān)系，從而加快用戶對(duì)相關(guān)內(nèi)容做出準(zhǔn)確的理解與選擇。以保證用戶工作思路的連貫性。5． 精簡彈出窗口：用戶操作過程中，系統(tǒng)盡量減少新窗口的出現(xiàn)，而讓操作基本上固定在一個(gè)窗口內(nèi)進(jìn)行，無論是前進(jìn)、后退還是進(jìn)入新的工作界面，都將盡力避免開啟過多窗口。用戶還可以對(duì)待辦事宜的提醒方式是以彈出窗口還是字幕的方式進(jìn)行選擇。兩部份內(nèi)容側(cè)重點(diǎn)及顯示內(nèi)容互相不同。即時(shí)是同一欄目，不同單位的人進(jìn)入也會(huì)有不同的顯示。五、操作設(shè)計(jì)的提升： 1．業(yè)務(wù)內(nèi)容有針對(duì)性的顯示：管理員可根據(jù)用戶的權(quán)限，合理的展現(xiàn)其對(duì)應(yīng)的工作欄目及內(nèi)容?！皞€(gè)人信息”歸類的是與個(gè)人事務(wù)相關(guān)的內(nèi)容?！百Y訊管理”歸類的是與各類知訊資源。“會(huì)議管理”歸類的是與會(huì)議相關(guān)的內(nèi)容，如會(huì)議的組織、會(huì)議通知、會(huì)議室的申請等。提供多種風(fēng)格的工作界面，每一套界面都有自己獨(dú)立的風(fēng)格與主題，用戶可根據(jù)自己的喜好進(jìn)行選擇采用，從而在最大程度上滿足更多人對(duì)“界面美觀”的要求。四、界面展現(xiàn)的提升： 1． 度身制作的登錄界面：登錄界面中并含有首頁公告功能，讓用戶在不登錄系統(tǒng)的情況下，也能查看到系統(tǒng)內(nèi)的全局公告，信息傳送更加及時(shí)。⑦ 允許用戶設(shè)置提醒信息的提醒時(shí)間以及提醒方式。⑤ 允許用戶對(duì)個(gè)人通訊錄進(jìn)行管理，方便通訊錄的即時(shí)更新。③ 允許用戶對(duì)待辦事宜的展現(xiàn)進(jìn)行設(shè)置，方便對(duì)重點(diǎn)欄目的待辦事宜進(jìn)行監(jiān)控。② 允許用戶對(duì)主界面顯示欄目的內(nèi)內(nèi)容、顯示數(shù)量、排序等進(jìn)行定制，方便用戶同時(shí)監(jiān)控多個(gè)欄目的內(nèi)容變化。12． 極具特色的個(gè)性化設(shè)置加強(qiáng)與完善用戶對(duì)系統(tǒng)的個(gè)性化定制，是本系統(tǒng)尊重用戶個(gè)人習(xí)慣，建立用戶個(gè)性化操作的具體表現(xiàn)。在進(jìn)行對(duì)應(yīng)操作時(shí)，不用做任何代碼的改動(dòng)，在預(yù)先設(shè)定的時(shí)間后立即生效，不影響系統(tǒng)正常運(yùn)行。為了簡化管理員的操作強(qiáng)度，系統(tǒng)提供了對(duì)各單位信息進(jìn)行統(tǒng)一管理的功能。11． 管理全局化對(duì)單位信息的管理是一個(gè)復(fù)雜而瑣碎的過程。如上圖所示，系統(tǒng)可以將系統(tǒng)中產(chǎn)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，并生成“餅圖”或“柱圖”。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在對(duì)某份文件進(jìn)行批示或決定某項(xiàng)事務(wù)時(shí)，通過簡單的操作，系統(tǒng)能夠自動(dòng)將相關(guān)的文件資料檢索出來，以參考資料的形式有條理的展現(xiàn)，方便決策者全面掌握該事務(wù)所有相關(guān)情況，從而做出訊速而準(zhǔn)確的處理。文檔資料一方面來源于政府內(nèi)部生成的各項(xiàng)文件，另一方面來源于政府人員從各種媒體獲取的各項(xiàng)資訊。本系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)這些數(shù)據(jù)，讓用戶在一個(gè)頁面上就清楚知道相關(guān)的信息，并可方便對(duì)未簽收單位的進(jìn)行催辦。那些單位接收了，那些單位回復(fù)了。同一個(gè)內(nèi)容，用戶只需要錄入一次，則在其他所有需要用到該內(nèi)容的地方，由系統(tǒng)自動(dòng)生成，大大降低了用戶的重復(fù)操作。事務(wù)繁雜。當(dāng)政府單位組織一場較大型會(huì)議時(shí)，往往需要安排協(xié)調(diào)諸多事宜。系統(tǒng)提供了有序性處理模式。系統(tǒng)還可以通過自定義的方式如將“黨員”、“中層領(lǐng)導(dǎo)”等地人員進(jìn)行分類顯示，還可以通過建立“五套領(lǐng)導(dǎo)班子“、“市（區(qū)）直屬單位”等分組，對(duì)各單位進(jìn)行分類顯示，使用非常方便。也是數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的一種展現(xiàn)方式。該功能同時(shí)支持對(duì)符合一定條件的多份文檔進(jìn)行匯總打印。5． 靈活的文檔及文檔匯總打印功能系統(tǒng)提供了完善的文檔打印功能，以符合政府辦公的實(shí)際需求。兩人均可以對(duì)文件進(jìn)行處理，以簽收為準(zhǔn)，誰簽收誰處理，非常靈活。4． 代理人的設(shè)定用戶可以方便的設(shè)定代理人，并可設(shè)定代理的時(shí)候范圍。單位領(lǐng)導(dǎo)可查看所轄單位的相關(guān)信息，大領(lǐng)導(dǎo)可查看多個(gè)單位的信息。3． 單位工作績效的監(jiān)管系統(tǒng)將自動(dòng)對(duì)每個(gè)單位進(jìn)行“周統(tǒng)計(jì)”和“月統(tǒng)計(jì)”。同時(shí)各單位對(duì)收到的文件不可修改。通過這種查看模式的轉(zhuǎn)換，用戶對(duì)文件的正式內(nèi)容以及修改情況都可以有一個(gè)非常清晰的了解。方便用戶查看當(dāng)前文件是什么人在什么時(shí)候進(jìn)行了什么樣的修改。部門與部門之間，不同業(yè)務(wù)之間的工作流程互不影響。這些內(nèi)容是在充分熟悉政府工作方式的基礎(chǔ)上提煉出來的，全面、豐富、具有很強(qiáng)的針對(duì)性。該工作流程可以包括：催辦、跨部門發(fā)送、跨（局）單位發(fā)送、部門與部門間的發(fā)送、接收部門的獨(dú)立簽收與處理、多領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽、會(huì)辦和分辦等工作方式和步驟。三、整體功能的提升： 1． 工作流程可定制用戶能夠利用系統(tǒng)提供的功能，自由定制具體的工作流程，操作界面簡單清晰。③ 通過即時(shí)通訊功能，加強(qiáng)工作人員間的即時(shí)聯(lián)絡(luò)與工作討論。3． 以解決實(shí)際需求為目的：① 通過多個(gè)文件的組織，加強(qiáng)事務(wù)間的邏輯關(guān)系，使復(fù)雜事務(wù)有序化。2．以知識(shí)管理為目的：政府是文件信息資源最大的擁有者，也是最大的利用者。③ 加強(qiáng)工作流程的配置與完善、實(shí)現(xiàn)工作流程的可定義。一、設(shè)計(jì)原則：1．以文件審批為核心：① 針對(duì)復(fù)雜單位內(nèi)各部門獨(dú)立分工、獨(dú)立處理一定事務(wù)的實(shí)際狀況，實(shí)現(xiàn)復(fù)
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