【正文】 會(huì)議結(jié)束后，各分會(huì)場(chǎng)要及時(shí)把人員參會(huì)情況及會(huì)議過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題向會(huì)議主辦單位反饋，并將出現(xiàn)的技術(shù)問(wèn)題告知區(qū)政府辦公室信息技術(shù)中心處理。 八、會(huì)議結(jié)束 會(huì)議結(jié)束后，由主會(huì)場(chǎng)統(tǒng)一中斷會(huì)議連接 。如果故障短時(shí)間內(nèi)無(wú)法排除，在得到主會(huì)場(chǎng)的許可后方可撤離會(huì)場(chǎng)，到就近分會(huì)場(chǎng)繼續(xù)參加會(huì)議。要隨時(shí)關(guān)注攝像頭位置，防止偏轉(zhuǎn)、移動(dòng)，甚至出現(xiàn)不應(yīng)有的畫(huà)面 。 在會(huì)議召開(kāi)過(guò)程中，主會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)管理人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議需要及時(shí)切換會(huì)場(chǎng)畫(huà)面。 七、會(huì)議召開(kāi) 在視 頻會(huì)議召開(kāi)前 1 小時(shí)，各分會(huì)場(chǎng)要檢查系統(tǒng)視頻、音頻傳輸情況，如有問(wèn)題立刻與區(qū)政府辦公室及會(huì)議主辦單位進(jìn)行聯(lián)系。 ” 如網(wǎng)絡(luò)或設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致分會(huì)場(chǎng)無(wú)法連通主會(huì)場(chǎng)，分會(huì)場(chǎng)向會(huì)議主辦單位匯報(bào)后，與會(huì)人員到就近分會(huì)場(chǎng)參加會(huì)議。 視頻會(huì)議系統(tǒng)連接完成后，由會(huì)議主辦單位采用如下方式點(diǎn)名 :“ 我是主會(huì)場(chǎng)，現(xiàn)在進(jìn)行會(huì)議點(diǎn)名，會(huì)場(chǎng)聽(tīng)到點(diǎn)名后請(qǐng)回答 ” 。完成設(shè)置后，調(diào)整攝像機(jī)鏡頭為小范圍取景，確保會(huì)場(chǎng)畫(huà)面整潔。要按照會(huì)議通知要求提前開(kāi)機(jī)、試機(jī)，按操作流程開(kāi)啟設(shè)備，并進(jìn)行調(diào)試，確保會(huì)議正常召開(kāi)。三是開(kāi)會(huì)期間要查看會(huì)議秩序，確保會(huì)場(chǎng)紀(jì)律。聯(lián)調(diào)時(shí)要做到三個(gè)查看 :一是查看主會(huì)場(chǎng)傳送到分會(huì)場(chǎng)的音、視頻號(hào)是否清晰 。第二次聯(lián)調(diào)時(shí)間為會(huì)議開(kāi)始前 1 小時(shí) )。 六、會(huì)前準(zhǔn)備 區(qū)政府辦公室信息技術(shù)中心要在各分會(huì)場(chǎng)開(kāi)始準(zhǔn)備前，應(yīng)檢查和調(diào)整會(huì)議室燈光、音響狀態(tài)，進(jìn)入值機(jī)狀態(tài)。 區(qū)直各部門召開(kāi)的視頻會(huì)議，應(yīng)由會(huì)議發(fā)起單位提前 1 個(gè)工作日與區(qū)政府辦公室進(jìn)行聯(lián)系統(tǒng)對(duì)接。 五、會(huì)議通知 會(huì)議通知內(nèi)容包括召開(kāi)會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、系統(tǒng)聯(lián)調(diào)時(shí)間及會(huì)議議程、會(huì)議要求等。 會(huì)場(chǎng)所在單位要加強(qiáng)會(huì)場(chǎng)安全管理工作。 會(huì)場(chǎng)內(nèi)的視頻設(shè)備要放在固定位置，不要隨意拆裝，要有安全可靠的電源和網(wǎng)絡(luò)接口 ，并做好設(shè)備防塵工作。因不按技術(shù)規(guī)范操作或組織管理問(wèn)題影響分會(huì)場(chǎng)收聽(tīng)收看效果的。對(duì)以下行為，區(qū)政府辦公室將以適當(dāng)形式予以通報(bào) :不按通知要求參加二次系統(tǒng)聯(lián)調(diào)，不按規(guī)程操作致使設(shè)備損壞或音視頻信號(hào)出現(xiàn)問(wèn)題的 。 全區(qū)視頻會(huì)議系統(tǒng)是利用全省政務(wù)專網(wǎng)進(jìn)行傳輸，各鄉(xiāng)鎮(zhèn) (街道 )、園區(qū)要嚴(yán)格遵守國(guó)家、省、市政府及保密部門對(duì)內(nèi)網(wǎng)管理的技術(shù)規(guī)范和要求，定期檢查網(wǎng)絡(luò)線路，認(rèn)真排查故障隱患，確保視頻會(huì)議系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。該崗位管理人員必須固定。要明確 2 名會(huì)議管理人員，其中 1 名為系統(tǒng)操作員，負(fù)責(zé)設(shè)備管理 、系統(tǒng)聯(lián)調(diào)等工作 。區(qū)機(jī)關(guān)事務(wù)管理局負(fù)責(zé)區(qū)視頻會(huì)議主會(huì)場(chǎng)設(shè)備操作，主會(huì)場(chǎng)設(shè)備、主席臺(tái)、燈光、音像設(shè)備、桌椅、環(huán)境衛(wèi)生等日常管理及會(huì)議會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的相關(guān)會(huì)務(wù)保障工作。視頻會(huì)議期間主控室 mcu 等核心設(shè)備的操作 。 三 、日常管理 區(qū)政府辦公室是全區(qū)視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理部門。 二、會(huì)場(chǎng)分布 設(shè)三個(gè)主會(huì)場(chǎng)，即區(qū)政中心一樓東會(huì)議室、二樓會(huì)議室、九樓會(huì)議室。區(qū)直各部門組織的重要會(huì)議和培訓(xùn)等。 會(huì)議管理制度通用版本下載篇 15 一、適用范圍 區(qū)委、區(qū)人大、區(qū)政府、區(qū)政協(xié)組織召開(kāi)的有關(guān)會(huì)議、培訓(xùn) 。 凡本制度未明確規(guī)定的獎(jiǎng)懲，按《獎(jiǎng)懲管理制度》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 附則。 無(wú)正當(dāng)理由缺席每次處以 20 元的罰款。 處罰。 缺席。 早退。 遲到。按《獎(jiǎng)懲管理制度》執(zhí)行。 獎(jiǎng)懲。 集團(tuán)總經(jīng)理主持的會(huì)議的會(huì)后跟進(jìn)工作原則上由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)落實(shí)，集團(tuán)總經(jīng)理另有指定的，從集團(tuán)總經(jīng)理指定。 會(huì)議決議、決策事項(xiàng)須會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)的，遵照 “ 誰(shuí)組織，誰(shuí)跟進(jìn) ” 的原則 。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 本部門會(huì)議記錄由本部門常設(shè)會(huì)議記錄員統(tǒng)一歸 檔備查。公司各類臨時(shí)行政會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要須報(bào)總經(jīng)辦一份存檔備查。 其它主持人要求整理會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議。 下列情況下，應(yīng)整理會(huì)議紀(jì)要： 公司各類臨時(shí)行政會(huì)議 。 會(huì)議原始記錄應(yīng)于會(huì)議當(dāng)日、會(huì)議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽名。 會(huì)議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。 集團(tuán)總經(jīng)理主持的公司例會(huì)、臨時(shí)行政會(huì)議原則上由集團(tuán)總經(jīng)理秘書(shū)負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作，集團(tuán)總經(jīng)理另有指定的，從集團(tuán)總經(jīng)理指定。會(huì)議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定： 各部門應(yīng)常設(shè)一名會(huì)議記錄員 (一般為本部門的內(nèi)務(wù)文員，名單報(bào)總經(jīng)辦備案 )，負(fù)責(zé)本部門會(huì)議及本部門負(fù)責(zé)組織的會(huì)議的記錄工作。 公司各類會(huì)議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會(huì)議記錄。 主持人為會(huì)議考勤的核準(zhǔn)人，考 勤記錄由會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)。 多個(gè)部門參加的臨時(shí)行政會(huì)議原則上由集團(tuán)總經(jīng)理主持，集團(tuán)總經(jīng)理另有授權(quán)的，從集團(tuán)總經(jīng)理授權(quán)。 遵守會(huì)議紀(jì)律，與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動(dòng)或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會(huì)人處，原則上不允許接聽(tīng)電話，如須接聽(tīng)，請(qǐng)離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。 遵循會(huì)議主持人對(duì)議程控制的要求。 與會(huì)人須遵守以下規(guī)定： 應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并在《會(huì)議簽到表》 (詳見(jiàn)附件 3)上簽到。對(duì)未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見(jiàn)。 屬討論、決策性議題的會(huì)議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議作出結(jié)論。 主持人一般應(yīng)于會(huì)議開(kāi)始后，將會(huì)議的議題、議程、須解決問(wèn)題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問(wèn)題等，進(jìn)行必要的說(shuō)明。 會(huì)議組織遵照 “ 誰(shuí)提擬，誰(shuí)組織 ” 的原則。 部門在總部召開(kāi)的會(huì)議需用公共會(huì)場(chǎng)的，應(yīng)向會(huì)議室管理部門 (人力資源部 )書(shū)面提出，由會(huì)議室管理部門 (人力資源部 )統(tǒng)籌安排。 會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會(huì)場(chǎng)，布置會(huì)場(chǎng)，備好座位、會(huì)議器材、茶具茶水等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等 。涉及多個(gè)部門和參加人數(shù)眾多的大型會(huì)議，主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃通知相關(guān)部門。 會(huì)議通知形式一般為電話通知。 (3)其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。 屬下列情況之一者，按 “ 誰(shuí)提擬，誰(shuí)通知 ” 的原則進(jìn)行會(huì)議通知： (1)未列入月度會(huì)議計(jì)劃而臨時(shí)提擬的會(huì)議 。 會(huì)議準(zhǔn)備。各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗纠龝?huì)、公司臨時(shí)行政會(huì)議、部門會(huì)議。未經(jīng)總經(jīng)辦同意，任何人不得隨意打亂正常會(huì)議計(jì)劃。 每月 28 日前，總經(jīng)辦應(yīng)與各部門協(xié)調(diào)確定下月計(jì)劃召開(kāi)的臨時(shí)行政會(huì)議，統(tǒng)一報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理審批后，匯同公司月例會(huì)編制《月度會(huì)議計(jì)劃》，于月底前發(fā) 放至各部門負(fù)責(zé)人。屬例會(huì)性質(zhì)的，由本中心另行提擬方案呈報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。 部門會(huì)議由各部門自行安排，但會(huì)議時(shí)間、參加人等，不得與公司會(huì)議沖突。 公司月度例會(huì)無(wú)須提擬和審批。 會(huì)議的審批權(quán)限詳見(jiàn) “ 會(huì)議提擬與審批 ” 。 管理權(quán)責(zé)： 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。 會(huì)議管理制度通用版本下載篇 14 目的：為規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，降低會(huì)議成本，特制定本制度。 每次安全會(huì)議都要有會(huì)議紀(jì)要。對(duì)未經(jīng)允許擅自不參加或遲到、早退的人員，由會(huì)議召集人按照相關(guān)管理規(guī)定對(duì)其進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。 通知參加 會(huì)議人員時(shí)，要把會(huì)議主要內(nèi)容、開(kāi)始時(shí)間、大約需要多長(zhǎng)時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)交代清楚。 相關(guān)要求 會(huì)議召集者在開(kāi)會(huì)之前，應(yīng)做好有關(guān)資料準(zhǔn)備工作，會(huì)議上要討論研究解決的問(wèn)題應(yīng)列出，重要會(huì)議會(huì)后要下發(fā)會(huì)議紀(jì)要。由召集人負(fù)責(zé)記錄。對(duì)生產(chǎn)中存在的問(wèn)題和事故隱患研究落實(shí)解決問(wèn)題的措施和方法等會(huì)議記錄由隊(duì)長(zhǎng)進(jìn)行。對(duì)發(fā)生的安全生產(chǎn)事故按照 “ 四不放過(guò) ” 的原則作出處理和決定 。 會(huì)議主要內(nèi)容：總結(jié)上階段的安全生產(chǎn)工作，部署下階段的安全生產(chǎn)工作 。隊(duì)長(zhǎng)應(yīng)負(fù)責(zé)督促、檢查、考核會(huì)議決議的執(zhí)行情況并形成記錄。審定、分解考核公司里的安全目標(biāo)管理計(jì)劃及執(zhí)行情況，研究解決重大隱患，且在會(huì)上提出對(duì)策，擬定解決的辦法及防范措施，協(xié)調(diào)各部門在隱患處理過(guò)程中的分工和協(xié)作，指定隱患整改的具 體負(fù)責(zé)人及隱患整改的要求和期限，審議企業(yè)的重大事故，審定并通過(guò)對(duì)重大事故的處理決定和通報(bào)等。時(shí)間不限，地點(diǎn)由召集人決定。 職責(zé)：領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制度的制定、檢查、考核及日常管理工作。 會(huì)議管理制度通用版本下載篇 13 目的：為了及時(shí)了解和掌握各時(shí)期的安全生產(chǎn)情況，協(xié)調(diào)和處理公司生產(chǎn)組織過(guò)程中存在的安全問(wèn)題，消除事故隱患，確保安全生產(chǎn)，特制定本制度。 對(duì)于各類會(huì)議形成的決議事項(xiàng)由總經(jīng)理助理或行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施，具體查辦承辦部門的落實(shí)情況，并根據(jù)具體辦理結(jié)果提出考評(píng)意見(jiàn)。 1會(huì)議議決由與會(huì)人員表決，少數(shù)服從多數(shù)原則。公司根據(jù)有關(guān)管理規(guī)定對(duì)違紀(jì)人員作出處理，納入其個(gè)人的績(jī)效考核。 會(huì)議期間不得有抽煙、吃東西、聊天、說(shuō)笑、打瞌睡等違紀(jì)行為。 會(huì)議期間一律將手機(jī)調(diào)至 “ 靜音 ” 狀態(tài)，任何人不得接聽(tīng)電話 (特殊情況除外 )。 會(huì)議采用 “ 誰(shuí)組織，誰(shuí)記錄 ” 的原則，認(rèn)真開(kāi)會(huì)，作好記錄，必要時(shí)可以采取錄音。 按時(shí)到會(huì)、離會(huì)，不得遲到、早退，更不得無(wú)故中途離會(huì) 。 四、會(huì)議紀(jì)律： 會(huì)前提前將在 會(huì)議內(nèi)容公布，需要討論的問(wèn)題在會(huì)前發(fā)布的相關(guān)人郵箱，相關(guān)人需認(rèn)真了解并做出自己的見(jiàn)解，以備會(huì)議討論。 主持人：提請(qǐng)專項(xiàng)議題的公司領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人 會(huì)務(wù)組織：經(jīng)理助理 會(huì)議內(nèi)容： 與會(huì)人員討論研究專題內(nèi)容，并提出具體的意見(jiàn)和建議。 (四 )專題例會(huì)： 時(shí)間：公司或部門根據(jù)實(shí)際工作需要隨機(jī)確定。形成會(huì)議決議。 (三 )季度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)： 時(shí)間：每季度第一個(gè)月 10 日下午 17： 3018： 30(遇節(jié)假日提前 1 天 ) 參加人員：各部門部長(zhǎng) (主管 )及關(guān)鍵崗位人員 主持人：總經(jīng)理 會(huì)務(wù)組織：總經(jīng)理或部經(jīng)理助理 會(huì)議內(nèi)容： 各部門負(fù)責(zé)人總結(jié)上個(gè)季度的工作進(jìn)展情況，匯報(bào)下一季度的工作重點(diǎn)。 總經(jīng)理做總結(jié)點(diǎn)評(píng)，并提出工作要求。 形成會(huì)議決議。 三、會(huì)議操作程序： (一 )周例會(huì)： 時(shí)間：每周周一中午 12： 3013： 30(特殊情況變動(dòng)等通知 ) 參加人員：各部門部長(zhǎng) (主管 )及關(guān)鍵崗位人員 主持人：總經(jīng)理 會(huì)務(wù)組織：總經(jīng)理或部經(jīng)理助理 會(huì)議內(nèi)容： 各部門負(fù)責(zé)人總結(jié)上一周的工作進(jìn)展情況，匯報(bào)下一周的工作計(jì)劃。 季例會(huì)：公司召開(kāi)的部門部長(zhǎng)以及相關(guān)人員參加的季度工作總結(jié)分析會(huì)。 周例會(huì)：公司召開(kāi)的部門部長(zhǎng)以上以及重要人員參加的周工作會(huì)議。 如遇不可抗力，出差等原因可以申請(qǐng)延期開(kāi)會(huì)，或者合并開(kāi)會(huì)。 經(jīng)理，主管組織會(huì)議要做會(huì)議記錄，如果不能提供會(huì)議記錄，視同未組織會(huì)議。 (附會(huì)議記錄表 ) 五、獎(jiǎng)罰措施 員工必須按時(shí)參加會(huì)議，對(duì)無(wú)故不參加會(huì)議的員工視同曠工處理 公司鼓勵(lì)員工在會(huì)議期間多提好的、有利于公司發(fā)展的建議，對(duì)提出能夠促進(jìn)公司發(fā)展的建議并被采納通過(guò)的員工，公司會(huì)給予獎(jiǎng)勵(lì)。 根據(jù)會(huì)議記錄政策，每次開(kāi)周會(huì)，月會(huì)，都安排人員做會(huì)議記錄。 會(huì)議主體 會(huì)議準(zhǔn)備：韓總、孫總、鄭濤、孫新 管理會(huì)議：韓總、孫總、李素平、常峰、周小夏、張林、肖靜銷售會(huì)議：各縣分公司經(jīng)理 四、會(huì)議流程 3 日前，根據(jù)工作報(bào)告制度，進(jìn)行匯報(bào)月度 工作內(nèi)容。 分公司和分部門周會(huì) 時(shí)間：部門自定 地點(diǎn)：各自辦公司 參會(huì)人員：各自分公司人員，部門人員 主題：工作總結(jié)和安排 月度會(huì)議 時(shí)間：每個(gè)月 2 號(hào)，時(shí)間為 13 天。 參會(huì)人員：各部門經(jīng)理，主管，以及在焦作沒(méi)有出差的分公司負(fù)責(zé)人必須參加，廠家業(yè)務(wù)人員根據(jù)自己的工作需要可以參加。 總部周會(huì) 時(shí)間：每周一上午 8 點(diǎn) 30 到 12 點(diǎn)。 地點(diǎn)：總公司人員在公司會(huì)議室，分公司人員在分公司辦公室。 會(huì)議管理制度通用版本下載篇 11 一、目的 為了更好的規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度。 （二）會(huì)議召開(kāi)應(yīng)緊湊有序，主題明確，會(huì)議負(fù)責(zé)人要事先準(zhǔn)備講話稿或講話提綱，切忌閑侃式的講話或發(fā)言，重要會(huì)議