【正文】 。 (2)雖然已列入月度會議計(jì)劃，但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明 。 (3)其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。 會議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門 。 會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議，應(yīng)以會議通知單進(jìn)行書面通知 。涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議，主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會議計(jì)劃通知相關(guān)部門。 會議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定： 會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料 (如會議議程議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等 )準(zhǔn)備的組織工作 。 會務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等 。 公司總部召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。 部門在總部召開的會議需用公共會場的，應(yīng)向會議室管理部門 (人力資源部 )書面提出，由會議室管理部門 (人力資源部 )統(tǒng)籌安排。 會議組織。 會議組織遵照 “ 誰提擬，誰組織 ” 的原則。 會議主持人須遵守以下規(guī)定： 主持人應(yīng)不遲于會前 5 分鐘到達(dá)會場，檢查會務(wù)落實(shí)情況，做好會前準(zhǔn)備。 主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的說明。 會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行 中的實(shí)際情況，對議程進(jìn)行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會議效率。 屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見 。對未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。 主持人應(yīng)將會議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人 (部門 )、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時間等會后跟進(jìn)安排向與會人明確。 與會人須遵守以下規(guī)定： 應(yīng)準(zhǔn)時到會，并在《會議簽到表》 (詳見附件 3)上簽到。 會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣 議題。 遵循會議主持人對議程控制的要求。 屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進(jìn)行討論性發(fā)言。 遵守會議紀(jì)律，與會期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場。 做好本人的會議紀(jì)錄。 多個部門參加的臨時行政會議原則上由集團(tuán)總經(jīng)理主持，集團(tuán)總經(jīng)理另有授權(quán)的，從集團(tuán)總經(jīng)理授權(quán)。 公司月度例會、臨時行政會議一般應(yīng)控制在 2 小時以內(nèi)，根據(jù)會議進(jìn)行情況確需延時的，主持人須征得與會人員同意。 主持人為會議考勤的核準(zhǔn)人，考 勤記錄由會議記錄員負(fù)責(zé)。 會議記錄。 公司各類會議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會議記錄。 公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定： 各部門應(yīng)常設(shè)一名會議記錄員 (一般為本部門的內(nèi)務(wù)文員，名單報(bào)總經(jīng)辦備案 )，負(fù)責(zé)本部門會議及本部門負(fù)責(zé)組織的會議的記錄工作。 會議記錄遵照 “ 誰組織，誰記錄 ” 的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時指定會議記錄員。 集團(tuán)總經(jīng)理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由集團(tuán)總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)會議記錄工作，集團(tuán)總經(jīng)理另有指定的，從集團(tuán)總經(jīng)理指定。 會議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定： 以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀(jì)要。 會議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。 對會議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號注明 “ 議決 ” 字樣。 會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報(bào)會議主持人審核簽名。 做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的《會議簽到表》的考勤 記錄報(bào)考勤人員。 下列情況下，應(yīng)整理會議紀(jì)要： 公司各類臨時行政會議 。 須會后對會議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會議 。 其它主持人要求整理會議紀(jì)要的會議。 會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時行政會議的會議紀(jì)要須報(bào)總經(jīng)辦一份存檔備查。 會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定： 本部門負(fù)責(zé)組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應(yīng)作為機(jī)要檔案及時轉(zhuǎn)總經(jīng)辦統(tǒng)一歸檔備查。 本部門會議記錄由本部門常設(shè)會議記錄員統(tǒng)一歸 檔備查。 會議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 會議跟進(jìn)。 會議決議、決策事項(xiàng)須會后跟進(jìn)落實(shí)的，遵照 “ 誰組織，誰跟進(jìn) ” 的原則 。會議主持人另有指定的，從主持人指定。 集團(tuán)總經(jīng)理主持的會議的會后跟進(jìn)工作原則上由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)落實(shí)，集團(tuán)總經(jīng)理另有指定的，從集團(tuán)總經(jīng)理指定。 會議跟進(jìn)的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀(jì)要為準(zhǔn)。 獎懲。 獎勵。按《獎懲管理制度》執(zhí)行。 遲到、早退、缺席。 遲到。所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后 5 分鐘內(nèi)未到的，計(jì)為遲到。 早退。凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束前 5 分鐘提前離開 會場的，計(jì)為早退。 缺席。凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)而不參加會議的，計(jì)為缺席。 處罰。 無正當(dāng)理由遲到、早退每次處 10 元的罰款。 無正當(dāng)理由缺席每次處以 20 元的罰款。 凡因通知原因造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān)。 附則。 本制度由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。 凡本制度未明確規(guī)定的獎懲，按《獎懲管理制度》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 本制度由集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效，自頒布之日起執(zhí)行。 會議管理制度通用版本下載篇 15 一、適用范圍 區(qū)委、區(qū)人大、區(qū)政府、區(qū)政協(xié)組織召開的有關(guān)會議、培訓(xùn) 。轉(zhuǎn)播上級視頻會議 。區(qū)直各部門組織的重要會議和培訓(xùn)等。為節(jié)約會議經(jīng)費(fèi)，提高會議效率，區(qū)級各黨政機(jī)關(guān)組織會議、培訓(xùn)，凡適合以視頻會議方式召開的，應(yīng)通過視頻會議方式實(shí)施。 二、會場分布 設(shè)三個主會場，即區(qū)政中心一樓東會議室、二樓會議室、九樓會議室。 設(shè) 38 個分會場，每鄉(xiāng)鎮(zhèn)、園區(qū) 2 個。 三 、日常管理 區(qū)政府辦公室是全區(qū)視頻會議系統(tǒng)的管理部門。區(qū)政府辦公室信息技術(shù)中心負(fù)責(zé)視頻會議系統(tǒng)的技術(shù)支持，包括視頻會議系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)、主控設(shè)備等技術(shù)設(shè)施的日常管理維護(hù) 。視頻會議期間主控室 mcu 等核心設(shè)備的操作 。對全區(qū)各分場設(shè)備進(jìn)行不定期檢查檢測。區(qū)機(jī)關(guān)事務(wù)管理局負(fù)責(zé)區(qū)視頻會議主會場設(shè)備操作，主會場設(shè)備、主席臺、燈光、音像設(shè)備、桌椅、環(huán)境衛(wèi)生等日常管理及會議會前、會中、會后的相關(guān)會務(wù)保障工作。 各鄉(xiāng)鎮(zhèn) (街道 )、園區(qū)黨政辦公室負(fù)責(zé)分會場的日常維護(hù)管理。要明確 2 名會議管理人員，其中 1 名為系統(tǒng)操作員，負(fù)責(zé)設(shè)備管理 、系統(tǒng)聯(lián)調(diào)等工作 。1 名為會議責(zé)任人員 (原則上為鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道及園區(qū)的辦公室主任 )，負(fù)責(zé)會議組織、會場安排、會議紀(jì)律等工作。該崗位管理人員必須固定。如有人員變動，要及時將管理人員姓名及聯(lián)系方式報(bào)送區(qū)政府辦公室信息技術(shù)中心。 全區(qū)視頻會議系統(tǒng)是利用全省政務(wù)專網(wǎng)進(jìn)行傳輸，各鄉(xiāng)鎮(zhèn) (街道 )、園區(qū)要嚴(yán)格遵守國家、省、市政府及保密部門對內(nèi)網(wǎng)管理的技術(shù)規(guī)范和要求，定期檢查網(wǎng)絡(luò)線路，認(rèn)真排查故障隱患，確保視頻會議系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。 區(qū)政府辦公室對視頻會議有關(guān)情況實(shí)行通報(bào)制度。對以下行為，區(qū)政府辦公室將以適當(dāng)形式予以通報(bào) :不按通知要求參加二次系統(tǒng)聯(lián)調(diào)，不按規(guī)程操作致使設(shè)備損壞或音視頻信號出現(xiàn)問題的 。分會場參會人員不全、座次不齊、紀(jì)律渙散的 。因不按技術(shù)規(guī)范操作或組織管理問題影響分會場收聽收看效果的。 四、會場要求 各分會場應(yīng)在明顯位置設(shè)置本鄉(xiāng)鎮(zhèn) (街道 )、園區(qū)的名稱 (尺寸大小以能在視頻窗口中明顯顯示且不影響會場人員為宜 )，要設(shè)置參會負(fù)責(zé)人桌簽，重要會議還應(yīng)在會場懸掛會標(biāo) (會標(biāo)根據(jù)會議通知要求制作 )，標(biāo)牌、桌簽及會標(biāo)應(yīng)保證圖像效果清晰。 會場內(nèi)的視頻設(shè)備要放在固定位置，不要隨意拆裝，要有安全可靠的電源和網(wǎng)絡(luò)接口 ，并做好設(shè)備防塵工作。 會場要具備良好的照明條件，保持清潔，桌椅等設(shè)施擺放整齊。 會場所在單位要加強(qiáng)會場安全管理工作。 會場內(nèi)禁止吸煙，禁止食用水果、零食等。 五、會議通知 會議通知內(nèi)容包括召開會議時間、地點(diǎn)、參加人員、系統(tǒng)聯(lián)調(diào)時間及會議議程、會議要求等。 轉(zhuǎn)播上級召開的視頻會議和區(qū)委、區(qū)政府召開的視頻會議通知，由區(qū)委辦公室、區(qū)政府辦公室負(fù)責(zé)。 區(qū)直各部門召開的視頻會議，應(yīng)由會議發(fā)起單位提前 1 個工作日與區(qū)政府辦公室進(jìn)行聯(lián)系統(tǒng)對接。得到確認(rèn)后，發(fā)起單位要提前下發(fā)通知，并負(fù)責(zé)與區(qū)政府辦公室信息技術(shù)中心聯(lián)系，同時指定一名工作人員協(xié)助做好設(shè)備聯(lián)調(diào)等相關(guān)會務(wù)工作。 六、會前準(zhǔn)備 區(qū)政府辦公室信息技術(shù)中心要在各分會場開始準(zhǔn)備前，應(yīng)檢查和調(diào)整會議室燈光、音響狀態(tài)，進(jìn)入值機(jī)狀態(tài)。 各分會場接到會議通知后，應(yīng)根據(jù)會議通知中的聯(lián)調(diào)時間及時安排，準(zhǔn)時參加聯(lián)調(diào) (第一次聯(lián)調(diào)時間一般為會議前一天下午 3 點(diǎn) 。第二次聯(lián)調(diào)時間為會議開始前 1 小時 )。聯(lián)調(diào)時，各系統(tǒng)管理員應(yīng)按 照視頻會議系統(tǒng)操作規(guī)范中的相關(guān)要求，逐級檢查系統(tǒng)狀況，如發(fā)現(xiàn)本單位在設(shè)備正常開啟下，不能連接主會場的，要立即與區(qū)政府辦公室信息技術(shù)中心聯(lián)系，以便組織搶修。聯(lián)調(diào)時要做到三個查看 :一是查看主會場傳送到分會場的音、視頻號是否清晰 。二是查看所在分會場音視頻信號傳送到主會場是否清晰 。三是開會期間要查看會議秩序，確保會場紀(jì)律。 會議開始前 1 小時，各分會場的系統(tǒng)管理員應(yīng)到達(dá)工作崗位開始值機(jī)。要按照會議通知要求提前開機(jī)、試機(jī)，按操作流程開啟設(shè)備，并進(jìn)行調(diào)試，確保會議正常召開。設(shè)備開啟后，根據(jù)參會人員座位布置情況調(diào)整攝像 機(jī)鏡頭，設(shè)置預(yù)定位。完成設(shè)置后，調(diào)整攝像機(jī)鏡頭為小范圍取景，確保會場畫面整潔。會議開始時，要將視頻會議系統(tǒng)切換到主會場畫面。 視頻會議系統(tǒng)連接完成后，由會議主辦單位采用如下方式點(diǎn)名 :“ 我是主會場，現(xiàn)在進(jìn)行會議點(diǎn)名，會場聽到點(diǎn)名后請回答 ” 。各分會場應(yīng)答時應(yīng)采取如下方式 :“ 我是分會場，主會場點(diǎn)名已聽到，設(shè)備一切正常，完畢。 ” 如網(wǎng)絡(luò)或設(shè)備出現(xiàn)問題，導(dǎo)致分會場無法連通主會場，分會場向會議主辦單位匯報(bào)后，與會人員到就近分會場參加會議。 各分會場要與供電部門協(xié)調(diào)，確保會議期間供電。 七、會議召開 在視 頻會議召開前 1 小時，各分會場要檢查系統(tǒng)視頻、音頻傳輸情況，如有問題立刻與區(qū)政府辦公室及會議主辦單位進(jìn)行聯(lián)系。 與會人員應(yīng)提前 10 分鐘入場，不能參加會議的需提前向主辦單位請假。 在會議召開過程中，主會場系統(tǒng)管理人員應(yīng)根據(jù)會議需要及時切換會場畫面。 各會場管理人員應(yīng)時刻監(jiān)控設(shè)備運(yùn)行情況，確保隨時與主會場聯(lián)系，根據(jù)現(xiàn)場情況及時調(diào)整鏡頭和麥克風(fēng)。要隨時關(guān)注攝像頭位置，防止偏轉(zhuǎn)、移動，甚至出現(xiàn)不應(yīng)有的畫面 。當(dāng)設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障時，分會場應(yīng)立即向主會場匯報(bào)，盡快予以排除，在此期間，分會場參加會議人員不得擅離會場 。如果故障短時間內(nèi)無法排除，在得到主會場的許可后方可撤離會場，到就近分會場繼續(xù)參加會議。 會議召開期間，除視頻會議系統(tǒng)管理人員之外，無關(guān)人員不得進(jìn)入設(shè)備操作區(qū)，不得操作與視頻會議有關(guān)的設(shè)備。 八、會議結(jié)束 會議結(jié)束后，由主會場統(tǒng)一中斷會議連接 。各分會場在主會場中斷會議后，才可按操作流程關(guān)閉視頻設(shè)備。 會議結(jié)束后，各分會場要及時把人員參會情況及會議過程中出現(xiàn)的問題向會議主辦單位反饋，并將出現(xiàn)的技術(shù)問題告知區(qū)政府辦公室信息技術(shù)中心處理。