企業(yè)行政管理課程講義(參考版)
2025-02-24 15:33本頁面
【正文】 ? 1如何有效安排約會(huì)？ ? 辦公室如何支持、強(qiáng)化企業(yè)的整體管理 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 ? 單元復(fù)習(xí)： 1課時(shí) ? 用 “ 企業(yè)行政管理二級習(xí)題集 ” 中單元 1的習(xí)題輔導(dǎo)學(xué)員復(fù)習(xí) 精品資料網(wǎng) 演講完畢，謝謝觀看！ 。 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 ? 思考題及答案： ? 企業(yè)行政管理人員的主要職責(zé)是什么 ？ ? 企業(yè)行政管理人員的基本素質(zhì)是什么 ？ ? 小型單位辦公室的行政管理工作職責(zé)是什么 ？ ? 簡述大型單位某個(gè)辦公室的行政管理工作職責(zé)是什么 ？ ? 大型單位辦公室集中化管理的優(yōu)缺點(diǎn)是什么 ？ ? 辦公室集中化管理中 ， 打印室的任務(wù)是什么 ？ 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 ? 辦公室集中化管理中，辦公用品儲(chǔ)藏室的任務(wù)是什么？ ? 辦公室集中化管理中，檔案室的任務(wù)是什么？ ? 辦公室集中化管理中，接待區(qū)的工作任務(wù)是什么？ ? 以電話、接待、信函為例，行政工作應(yīng)怎樣樹立單位的對外形象？ ? 1以電話、接待、信函為例，哪些行為有損單位的對外形象？ ? 1辦公室會(huì)收到哪些信息？ 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 ? 1辦公室如何處理接收到的信息？ ? 1辦公室如何保證信息及時(shí)、安全、準(zhǔn)確的傳遞？ ? 1請制作一份電話留言記錄表。 ? A公司是典型的小型單位 ， 其行政管理的主要職責(zé)有： ? （ 1） 人事部負(fù)責(zé)人員招聘 、 解聘；負(fù)責(zé)管理各類外聘專家 、 培訓(xùn)師的工作；參與組織員工各類培訓(xùn)；負(fù)責(zé)員工的考勤記錄；參與考核工作；負(fù)責(zé)員工工資保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的處理；負(fù)責(zé)人事檔案的管理 。 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 （ 4） 文檔分部：主要職責(zé)是： （ 根據(jù)規(guī)格要求 ， 負(fù)責(zé)公司文件的打印 、 裝訂工作； （ 負(fù)責(zé)公司文件 、 資料的歸檔 、 管理工作； （ 負(fù)責(zé)公司文檔的借閱 、 查詢工作； （ 負(fù)責(zé)公司文件保密管理工作 。 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 （ 2）管理分部：主要職責(zé)是： （ 負(fù)責(zé)公司辦公用品的訂貨、采購及驗(yàn)收； （ 負(fù)責(zé)公司辦公用品的庫房管理； （ 負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放； （ 負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備如傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、電話機(jī)、飲水機(jī)、油印一體機(jī)等的訂購、使用管理及維修； （ 負(fù)責(zé)公司通訊包括電話、傳真等費(fèi)用的結(jié)算管理。 ? 答： C公司是一家中國大型國有企業(yè) ， 該公司的行政部 （ 實(shí)際上就是公司的辦公室 ） 是公司的行政管理中心 。 ? （ 7）使用專門的軟件準(zhǔn)備年終財(cái)務(wù)報(bào)告來配合管理者強(qiáng)化部門管理 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 ? 教學(xué)方法： ? 組織學(xué)員進(jìn)行信息交流模擬實(shí)踐活動(dòng) ，包括 “ 接受和處理信息 ” 、 “ 傳遞信息 ” 、 “ 記電話留言 ” 、 “ 回答電話查詢 ” 、 “ 保存有用信息 ” 、 “ 安排上司約會(huì) ” 等 。 ? （ 5）使用多媒體技術(shù)，組織好演講展示活動(dòng)。 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 ? 綜合職能之五是有效地安排各種約會(huì) ? 有效安排約會(huì)時(shí) ， 應(yīng)注意： ? （ 1） 當(dāng)有來訪電話時(shí) ， 要記下來電的時(shí)間 ， 來電人姓名 ， 單位 ，電話 ， 以及要拜訪何人 ? （ 2） 確認(rèn)約會(huì)并通知雙方 ? （ 3） 將以上情況填入約會(huì)記錄： 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 約定見面的時(shí)間 要見的人 來訪人單位、地址、電話 來訪人時(shí)間 來電時(shí)間 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 ? 綜合職能之六是每項(xiàng)工作都支持 、強(qiáng)化企業(yè)的整體管理 ? （ 1） 迅速有效地處理電話和接待來訪者 ， 使客戶和打電話的人對單位有一個(gè)良好的印象 ? （ 2） 迅速分發(fā)或回復(fù)收到的郵件 。 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 （ 2）專用信息。 ? 下列信息應(yīng)在辦公室保存： ? （ 1）有共性的信息。 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 ? （ 2） 、 制作一份電話留言記錄表 。 （ 6）來訪者：接待人員要熱情接待來訪者，保證將他們領(lǐng)到被訪問的部門。 （ 5）電話：辦公室一般會(huì)有總機(jī)，總機(jī)工作人員要把來電轉(zhuǎn)給相應(yīng)人員，也要為打外線的人員及時(shí)接通。 （ 3）電傳：有電傳設(shè)備的辦公室，行政管理人員要負(fù)責(zé)收發(fā)電傳消息。 （ 2）傳真：收到的傳真住處要及時(shí)發(fā)送給相應(yīng)的工作人員。 作為企業(yè)的通訊交流中心 ， 辦公室應(yīng)確保及時(shí) 、安全 、 準(zhǔn)確地傳遞這些信息 ， 以提高企業(yè)工作效率 。 ? （ 4） 負(fù)責(zé)把辦公室收到的其它信息轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員 。把由中心計(jì)算機(jī)收到的電子郵件 ， 下載并打印分發(fā) 。 包括工作人員的聯(lián)系電話 、 通訊地址和傳真號碼等 。 ? （ 4）用電子郵件傳送的書面信息。 ? （ 2）用信件收到的書面信息。 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 ? 辦公室集中化管理中 ， 接待區(qū)的工作任務(wù) ? 辦公室集中化管理中 ， 接待區(qū)的工作任務(wù)有： ? （ 1） 保證接待區(qū)整潔 ， 注意給植物澆水 ? （ 2） 迎候來訪者 ? （ 3） 問明來訪理由 ? （ 4） 聯(lián)系人員接待：按預(yù)約和未預(yù)約處理 ? （ 5） 等待期間 ， 禮貌接待和交談 ? （ 6） 準(zhǔn)確做好來賓記錄 ， 發(fā)放和收回來賓卡 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 ? （ 7）引導(dǎo)或聯(lián)系安全人員陪伴來訪者到目的地 ? （ 8）協(xié)助來訪者留言 ? （ 9）預(yù)定出租車 ? （ 10）遵守單位安全程序和規(guī)定，留心角落包裹，搬物離開單位需有證明 ? （ 11）接打國內(nèi)、國際電話 ? （ 12）保證接待信息不斷更新 ? （ 13）歸檔訪客名片。 如除去無用的文件 ， 或?qū)⑽募D(zhuǎn)移到縮微膠片上存放等 。 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 ? （ 3） 文件保密工作： ? A如果保密文件存在中心 ， 應(yīng)執(zhí)行相關(guān)處理程序； B非被授權(quán)人想借保密文件 ， 應(yīng)進(jìn)一步請示； C 要遵循單位的安全規(guī)定 。 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 ? 辦公室集中化管理中 ， 檔案室的任務(wù)
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