【正文】 51 感謝各位領(lǐng)導(dǎo)的參加， 讓 我們攜手走向成功！ 。 ? 步驟 4 檢驗(yàn) 新流程設(shè)計(jì)出來(lái)后，應(yīng)該通過(guò)模擬它在現(xiàn)實(shí)中的運(yùn)行對(duì)設(shè)計(jì)進(jìn)行檢驗(yàn)。流程、 組織、 人員 、 技術(shù) 和KPI都要經(jīng)過(guò)多次 審視 。分析 這些 流程的關(guān)鍵步驟 和 產(chǎn)出結(jié)果 ? 步驟 2 進(jìn)行 標(biāo)桿瞄準(zhǔn)、 廣泛 集思廣益 ，網(wǎng)羅 奇思 妙 想 標(biāo)桿瞄準(zhǔn) ，并廣泛發(fā)動(dòng)流程重組團(tuán)隊(duì) 集思廣益 ，廣羅各類 奇思 妙 想，特別 注意收集 從顧客 和合作伙伴來(lái)的建議和由此引發(fā)的 思考， 不要批評(píng)或過(guò)早評(píng)價(jià)任何看似荒誕不經(jīng)的想法，不要過(guò)快地放棄提出的 某 種思路，對(duì)于那些潛力很大的 可以先 進(jìn)行深入研究 ，對(duì)其它的意見留待備用 。 要回答下述基本問(wèn)題： 5W1H ? 誰(shuí)（ Who） 是我們的主要顧客，誰(shuí)（哪些團(tuán)隊(duì)）應(yīng)該在組織中安排？ ? 什么（ what） 是我們 必須 滿足的需求 和可以考慮的期望 ？ 什么是主要 需求？ 什么是次要需求？ ? 為什么（ why） 我們 要 滿足這些需求 和期望 ？ ? 何處（ where） 需要我們提供滿足需求的服務(wù)？ 客戶倉(cāng)庫(kù) ， 銷售終端 ，還是另的地方？ ? 何時(shí)（ when） 需要我們滿足這些需求？ 及時(shí)性與反應(yīng)速度的重要性？ ? 如何（ how） 實(shí)現(xiàn)上述各項(xiàng)任務(wù)？需要什么流程？ 怎樣管理 這些流程？需要哪些 技術(shù) 手段 ？ 49 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個(gè)基本方式 －－ 業(yè)務(wù)流程再造 (BPR)的流程設(shè)計(jì)四個(gè)步驟 ? 步驟 1 從高層次理解現(xiàn)有流程 這里沒有必要像 業(yè)務(wù)流程優(yōu)化 方式下那樣了解所有細(xì)節(jié)，但是必須找出所有核心 的關(guān)鍵 流程。 ? 讓企業(yè)重新審視全部業(yè)務(wù)。 ? 提供了廣闊的設(shè)計(jì)空間和新視角。 47 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個(gè)基本方式 －－ 全局改進(jìn)（即 BPR） 全局改進(jìn)即流程再造（ BPR） BPR要求跳出現(xiàn)在這個(gè)流程，明確在沒有現(xiàn)有組織和 /或流程限制的情況下，完美的流程會(huì)是什么樣的，這個(gè)方法的優(yōu)勢(shì)在于： ? 繞開了現(xiàn)存的組織壁壘。 擁有適當(dāng)?shù)能浖?，就可以隨時(shí)作出設(shè)定的分析報(bào)告。 ? 數(shù)據(jù)分析 —— 每個(gè) 公司 有 大量數(shù)據(jù)，但是卻 不一定有足夠的分析報(bào)告 。 46 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個(gè)基本方式 －－ 機(jī)械化、自動(dòng)化或升級(jí) 自動(dòng)化 在下面這些作業(yè)更有優(yōu)勢(shì) ： ? 數(shù)據(jù)采集 —— 在傳統(tǒng)的企業(yè)管理中手工的信息收集和統(tǒng)計(jì)的活動(dòng)成本是相當(dāng)大的，它分布在每一個(gè)業(yè)務(wù)流程里。限制流程與顧客距離的因素有規(guī)模經(jīng)濟(jì)、儲(chǔ)存成本、設(shè)備成本和設(shè)備利用率方面的考慮。 ? 改善時(shí)間控制 ：每類相關(guān)工作都應(yīng)規(guī)定截止 時(shí)間。他們的電話應(yīng)該由別人接聽。 45 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個(gè)基本方式 －－ 均衡 ? 減少干擾 ： 關(guān)鍵的業(yè)務(wù)流程 和流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié) 應(yīng)該獲得優(yōu)先 保護(hù) 。分解，如果不能分解成并行的小問(wèn)題，則分解成串行的小問(wèn)題，將一個(gè)步驟分成多個(gè)步驟，化整為零； 5。回避，改變路徑，繞過(guò)這個(gè)步驟； 3。 瓶頸環(huán)節(jié)處理方法： 1。 44 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個(gè)基本方式 －－ 均衡 ? 消除 復(fù)雜流程和 流程 瓶頸 。文件在同一棟樓的不同部門之間送來(lái)送去。另一種是各獨(dú)立單位從事不同的工作，而這些工作最終必須組合到一起。例如惠普采購(gòu)。把提供者視為供應(yīng)商。這種伙伴關(guān)系使得競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手難于插入。雖然團(tuán)隊(duì)可能仍然保留一定的向職能部門報(bào)告的關(guān)系，例如銷售部或 技術(shù)部，但是他們是結(jié)合一體執(zhí)行一個(gè)流程日常運(yùn)作的組織。 ? 整合 團(tuán)隊(duì) —— 將一項(xiàng)業(yè)務(wù)有關(guān)的員工組成團(tuán)隊(duì)和 合并專家組成團(tuán)隊(duì)是合并任務(wù)邏輯上的延伸。甚至可以讓那些需要得到流程產(chǎn)出的人自己執(zhí)行流程。使得一項(xiàng)工作更利于完成并降低成本、錯(cuò)誤和周期時(shí)間。 案例：朱元璋與 8000字奏折 41 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個(gè)基本方式 －－ 整合 ? 整合 工作 —— 有時(shí)把幾項(xiàng)工作合而為一是可能的。這將減少閱讀報(bào)告的時(shí)間和解釋報(bào)告時(shí)的錯(cuò)誤。 ? 簡(jiǎn)化報(bào)告、記錄和信函：使他們更短，更直接，使用更好的格式，更具可讀性來(lái)簡(jiǎn)化。 ? 簡(jiǎn)化 會(huì)議。 簡(jiǎn)化 程序 ： 是否可以通過(guò)合并職責(zé)減少處理程序？負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)作業(yè)的人是否可以評(píng)估產(chǎn)出以確保它是無(wú)差錯(cuò)的？一個(gè)電話是否可以取代把一份文件寄到另一棟樓的需要？處理過(guò)的文件清單是否可以替代 發(fā) 出去的文件的副本？ 案例 1，案例 5 40 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個(gè)基本方式 －－ 簡(jiǎn)化 ? 簡(jiǎn)化 流 信息 流 、物流、資金流是否重復(fù)和 /或無(wú)條理？ ? 簡(jiǎn)化 技術(shù) —— 保證技術(shù)適合于所執(zhí)行的任務(wù)是絕對(duì)必要的。 永遠(yuǎn)不要使用文件中沒有定義的縮寫詞。 ? 盡量少 地使用首字母組合詞。 ? 案例 2，案例 8 ，案例 9 38 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個(gè)基本方式 －－ 清除 可以通過(guò)問(wèn)以下問(wèn)題來(lái)確認(rèn)官僚主義： ? ● 有沒有不必要的檢查協(xié)調(diào)工作？ ? ● 這項(xiàng)作業(yè)是不是監(jiān)督或?qū)徍藙e人的工作？ ? ● 這個(gè)文件是要執(zhí)行的嗎？ ? ● 這個(gè)文件和以前的文件重復(fù)嗎？ ? ● 關(guān)于一件事務(wù)有了多個(gè)文件嗎？ ? ● 它必須要求一個(gè)以上的簽字嗎？ ? ● 要求多份副本嗎？每份副本（不論是單據(jù)還是文檔）都被利用了嗎？ ? ● 保存副本有明顯的原因和價(jià)值嗎？ ? ● 需要這樣久才可以辦理好嗎？ ? ● 有沒有不必要的往來(lái)通信？ ? ● 有沒有人審批了別人已經(jīng)審批了的東西？ 39 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個(gè)基本方式 －－ 簡(jiǎn)化 簡(jiǎn)化語(yǔ)言： ? 少用 術(shù)語(yǔ) 、行話 和縮寫 ， 除非對(duì)工作任務(wù)很關(guān)鍵，不要使用新的術(shù)語(yǔ)和行話。 如政府各部門的相互獨(dú)立的衛(wèi)生檢查 37 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個(gè)基本方式 －－ 清除 ? 清除 官僚主義 官僚主義的表現(xiàn)： ? 不必要的協(xié)調(diào)、檢查、監(jiān)督、審核、審批。 ? 清除 信息格式重排或轉(zhuǎn)換 ：不同企業(yè)的信息系統(tǒng)或業(yè)務(wù)表格存在差異，甚至企業(yè)不同時(shí)期、不同部門采用的管理信息系統(tǒng)自成一體，互不對(duì)接。 36 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個(gè)基本方式 －－ 清除 ? 清除 缺陷、故障與返工 ：業(yè)務(wù)流程 目標(biāo)應(yīng)該設(shè)定在所有的事都一次做好，避免 解決 遺留問(wèn)題的人工成本、物料成本、時(shí)間耽擱以及機(jī)會(huì)成本。 ? 清除重復(fù) 。 流程出現(xiàn)閉環(huán)一般是由某些環(huán)節(jié)未能履行責(zé)任而導(dǎo)致的 流程內(nèi)循環(huán) ，比如一批產(chǎn)品需降價(jià)處理，但決策環(huán)節(jié)不敢拍板，而要求努力推銷；推銷不動(dòng)，但決策者仍要求再繼續(xù)努力，這就是一個(gè)閉環(huán)。 ? 對(duì)重要的指令和規(guī)定，要求員工復(fù)述說(shuō)明，保證他們都能理解。 ? 確保計(jì)算機(jī)的電源接線板不在礙事的地方，以便你不會(huì)不小心關(guān)上它造成文件或數(shù)據(jù)丟失 ? 選擇沒有斷開鍵的電話。 ? 用事先復(fù)印的文件或郵件目錄，劃掉同類文件或郵件的名字比重新打印名字更準(zhǔn)確。 ? 將機(jī)密信息打在每頁(yè)已事先用大細(xì)體的字印上“請(qǐng)不要復(fù)印”的紙上。 ? 為不同工作使用不同顏色的紙，不同工作使用不同顏色的文件夾也傳達(dá)了同樣的信息。 典型的預(yù)防錯(cuò)誤的方法有： ? 信封上留一個(gè)塑料窗口顯示姓名和地址。 我們要做的是給產(chǎn)生錯(cuò)誤制造困難。 ? 我們對(duì)完成工作感到壓力于是走了導(dǎo)致錯(cuò)誤的捷徑。 ? 我們接了個(gè)電話就忘了把所有的附件都放進(jìn)要寄出的信封里。但是，當(dāng)企業(yè)存在嚴(yán)重營(yíng)私舞弊時(shí)，寧可降低反應(yīng)速度，也要提高監(jiān)督、控制的強(qiáng)度。 ? 此時(shí)，首要的不是提升流程本身的質(zhì)量，而是保障流程所對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)側(cè)重點(diǎn)的滿足。 31 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個(gè)基本方式 －－ 完善 － 合理設(shè)置里程碑 /門禁 流程中的里程碑 /門禁主要是指關(guān)鍵決策評(píng)審點(diǎn) ? 門禁設(shè)置合理可極大