【正文】 57 設(shè)置審批權(quán)限制度 例子 采購單和合同審批 配合性變動及待決事項 制度變動 ? 類型：網(wǎng)絡(luò)配套設(shè)施 ? 負(fù)責(zé)部門：中央采購部 (聯(lián)同相關(guān)專業(yè)部門，如工程建設(shè)部 )匯審 ? 原則：將金額較小的采購審批權(quán)限下放到經(jīng)理，但需要向指定供應(yīng)商采買 ，而較高的則以委員會形式審批。 ? 應(yīng)付管理 ? 按不同類型的采購和付款方法，制定各省、市、縣公司付款金額上限。包括： ? 采購管理 ? 供應(yīng)商篩選，特別是網(wǎng)絡(luò)主設(shè)備和金額較大的配套設(shè)施。但可以以年歷表形式發(fā)給各財務(wù)員工。 ? 月末后第十一工作天，完成集團(tuán)合并報表生成。建議規(guī)范各省、市、縣每月提交財務(wù)和管理報表，同時確立結(jié)帳日期。 ? 除固定資產(chǎn)因要計算折舊，要在每月月底才進(jìn)行明細(xì)帳過帳之外，其他明細(xì)帳(如：應(yīng)收、應(yīng)付、庫存 )參考國外最佳實踐的做法，應(yīng)為每星期一次，而過帳時只會以匯總方式進(jìn)行，當(dāng)日後要查找明細(xì)資料時應(yīng)該在明細(xì)帳查尋。 ? 明細(xì)帳總帳過帳周期 ? 在系統(tǒng)實施後會出現(xiàn)系統(tǒng)明細(xì)帳和總帳觀念，除每月系統(tǒng)關(guān)帳外，明細(xì)帳的交易可以定期送往總帳進(jìn)行過帳，使總帳能反映更即時的數(shù)據(jù)。 53 財務(wù)管理報表擬制 (續(xù) ) 配合性變動及待決事項 制度變動 ? 審批電子化 ? 系統(tǒng)提供線上審批功能，很多交易的原始憑證可以掃描後上載系統(tǒng)，不一定需要紙面文檔傳遞。 ? 匯率調(diào)整 ? 為方便日後財務(wù)和管理報表的生成，集團(tuán)內(nèi)各公司，包括母公司和省、市、縣公司所采納的匯率表應(yīng)該統(tǒng)一，建議由單一歸口部門訂立 (最理想由香港總公司財務(wù)部或其委任的省財務(wù)部 )中央發(fā)布，并訂立制度規(guī)范幾時進(jìn)行輸入。 52 財務(wù)管理報表擬制 配合性變動及待決事項 制度變動 ? 中央會計科目管理 ? 為方便系統(tǒng)管理報表的生成，建議設(shè)立最少為直屬省、市、縣統(tǒng)一的會計科目表和會計科目使用說明書 (目標(biāo)為三省統(tǒng)一 )。 ? 滾動預(yù)測 ? 滾動預(yù)測為國外機(jī)構(gòu)的最佳實踐，其優(yōu)點是除預(yù)算金額外，同時按每月實際發(fā)生的金額進(jìn)行預(yù)測，令管理層可估計到本年的預(yù)算是否可以達(dá)到，現(xiàn)時建議ZMCC進(jìn)行。簡化審批過程。 ? 付款計劃 (交司庫審批和預(yù)備資金 ) ? 省、市、縣定期編制付款計劃 (建議為每周，但中期可能先以每月編制 )，以預(yù)測公司的資金需求和作出調(diào)動。 ? 供應(yīng)商發(fā)票處理 ? 建議由各省、市、縣財務(wù)部負(fù)責(zé)應(yīng)付的員工作歸口部門，收取供應(yīng)商發(fā)票和進(jìn)行三維匹配 (采購單、入庫單、發(fā)票 )，出現(xiàn)問題的時候，聯(lián)絡(luò)有關(guān)部門要求協(xié)助和解釋差異。 50 采購和應(yīng)付管理 配合性變動及待決事項 制度變動 ? 認(rèn)可供應(yīng)商 ? 按不同的采購類型 (例如：交換機(jī)、鐵塔、電源設(shè)備 )，由省 (市協(xié)作 )建立認(rèn)可供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，采購時只可以由該名單中挑選 (除非是零星采購以費用報銷形式采購 )。 ? ABC庫存水平 ? 按材料的重要性劃分為 ABC類， A類為非常重要和貴重要經(jīng)常盤點 (每月、周 )，B類為重要和要定期盤點 (每季、半年 )， C類為不重要物料，可能在年結(jié)時才進(jìn)行抽點。 ? 退貨跟進(jìn) ? 如果已經(jīng)付款給供應(yīng)商，而且確認(rèn)退貨，由財務(wù)部向供應(yīng)商追回款項。 46 財務(wù)部職能安排 (續(xù) ) 配合性變動及待決事項 組織變動 ? 強(qiáng)化會計信息組功能 ? 會計信息系統(tǒng)維護(hù) ? 財務(wù)系統(tǒng)管理維護(hù)、備份 (如會計科目、報表格式及其他主數(shù)據(jù)設(shè)置和更改 ) ? 系統(tǒng)間接口設(shè)定和監(jiān)控 ? 系統(tǒng)資料上下載管傳送的保安 ? 會計信息系統(tǒng)改良優(yōu)化 ? 財務(wù)資信系統(tǒng)優(yōu)化和開發(fā) ? 會計電算化推廣和人員培訓(xùn) 47 采購業(yè)務(wù)職能安排 配合性變動及待決事項 組織變動 ? 考慮成立中央采購部門 ? 對非主網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的采購均由一個中央采購部門負(fù)責(zé)，未來采購職能分功如下： 采購類型 采購部門? 網(wǎng)絡(luò)主設(shè)備 規(guī)劃技術(shù)部? 網(wǎng)絡(luò)設(shè)施和配套設(shè) 備? 廣告及宣傳用品? SIM 卡、儲值卡，充值卡? 辦公室用品? 辦公室設(shè)備? 工地、物業(yè)，車輛省 中央采購部門市 – 綜 合辦公室48 應(yīng)付業(yè)務(wù)職能安排 配合性變動及待決事項 組織變動 ? 收取發(fā)票 ? 建議所有供應(yīng)商發(fā)票直接送到財務(wù)部 (過去是送到負(fù)責(zé)采購的專業(yè)部門 )。 為了理順會計核算室職能，建議固定資產(chǎn)職能從會計核算組轉(zhuǎn)移到投資管理組。 ? 轉(zhuǎn)移出納職能 ? 若能成立資金管理 (資金管理 )組，出納職能可從會計核算劃到資金管理 (資金管理 )組其下，方便現(xiàn)金管理。44 配合性變動及 待決事項 45 財務(wù)部職能安排 配合性變動及待決事項 組織變動 ? 會計核算室分工 ? 應(yīng)付帳； 應(yīng)收帳； ? 庫存核算； 工資核算； ? 稅務(wù)行政； 總帳。平均每一財務(wù)部會計人員生產(chǎn)憑證數(shù)目總憑證數(shù)量 ( 包括子帳輸入 )財部會計人員總數(shù)反映財部會計人員生產(chǎn)力，此指示必須與憑證輸入錯誤比率打折扣后綜合分析。效率公司級報表生成周期時間從期末到提交財務(wù)報表 所需時間。如所需時間較正常長，可能反映動作缺乏效率，信息技術(shù)或公司內(nèi)部溝通出現(xiàn)問題。 例如：每月 25 日是否適宜關(guān)閉應(yīng)收帳？總公司綜合報表生成周期時間從期末到提交合并財務(wù)報表到 C T HK 所需時間。大量 ( ii ) 問題出現(xiàn)反映關(guān)閉 子帳過於倉促。 ? 利用《快報》的概念制作月度財務(wù)報表。 42 財務(wù)報表擬制 未來流程設(shè)計及主要變更事項 會計科目設(shè)置和維護(hù)期末結(jié)帳企業(yè)稅項申報合并財務(wù)報表編制轉(zhuǎn)帳交易處理? 每月編制市級、省級和公司級財務(wù)和管理合并報表。 ? 分類帳提高系統(tǒng)的操作專業(yè)性 ,做到分層操作，加強(qiáng)分離控制 。 ? 有需要時允許省、市遙遠(yuǎn)代市、縣進(jìn)行審批和過帳。 ? 憑證要每日審批和過帳。 ? 所有會計科目更改申請要以標(biāo)準(zhǔn)表格進(jìn)行記錄。 40 財務(wù)報表擬制 未來流程設(shè)計及主要變更事項 會計科目設(shè)置和維護(hù)期末結(jié)帳企業(yè)稅項申報合并財務(wù)報表編制轉(zhuǎn)帳交易處理? 制定集團(tuán)統(tǒng)一會計科目表。這數(shù)據(jù)幫助識別公司內(nèi)部溝通的弱點，對成本的知覺性，價值觀念，信息傳遞和科技方面 等來突出 未來改善表現(xiàn)的機(jī)會。 (每月進(jìn)行一次 )。 ? 最少半年回顧預(yù)算是否需要進(jìn)行調(diào)整。 ? 由省財務(wù)部進(jìn)行年度資金預(yù)測，總體統(tǒng)籌省內(nèi)資金的調(diào)撥，三省和香港總公司間的資金預(yù)算則由香港總公司負(fù)責(zé) 。 ? 制定部門預(yù)算，需與公司目標(biāo)配合。 ? 由省、市、縣部門主管先確認(rèn)年度目標(biāo)後，才開始進(jìn)行明細(xì)預(yù)算編制。成本與生產(chǎn)力處理應(yīng)付帳員工工資與公司總員工工資比例處理應(yīng)付帳員工工資總員工工資成