【正文】 4 “壓力”與“疲勞”不是來自于所做完之事，而是來自于那些尚未完成之事。4 把事情做好，避免夸張性的完善主義，如何可以省下許多時間，而去從事重要的工作。4 把表撥快三分鐘，讓一天提早開始。4 松馳自己，時時保持愉快的心情。4 當(dāng)不能有效工作時，休息一下。3 隨時攜帶小卡片，以便記載新點(diǎn)子。3 對于特別的問題，則請專家策劃。3 每天早上五點(diǎn)起床。3 盡理不去浪費(fèi)別人的時間。3 每天的事情是千變?nèi)f化的。 打電話前要先有計劃，寫下重點(diǎn)。2 在大型計劃中，可就其獲利最大的部分上著手，其余的將就過卻即可。2 午餐減量，并且不午睡。2 盡可能把某些事情委任他人去做?！? 早上第一件大事，就是決定當(dāng)日計劃的優(yōu)行順序。 設(shè)定一段“安靜時間”，不受任何干擾。1 訓(xùn)練自己不排除艱困的事情，而遵行計劃表貫徹始終。1 做一個永遠(yuǎn)的樂觀主義者?！? 書桌上的東西整理的井然有序，以備隨時取用，特別是重要的東西要放置在書桌的中央。1 把“目標(biāo)”揭示在辦公室、書房、浴室中，藉以時時提醒自己。 工作中，盡量不要閑談。 集中所有的努力在最想獲得的東西上。 以愉快地心情去做每一件事。 不要拖延“令人不安”而又重要的事。 建立正確職業(yè)觀念：(1) 應(yīng)以工作為榮(2) 享受工作樂趣(3) 對社會與公司要心存感謝(4) 常存“公司好，個人才會好”之觀念(5) 培養(yǎng)工作責(zé)任感（或使命感） 幕僚人員應(yīng)有工作態(tài)度或角色：(1) 順從(2) 緘默(3) 配合(4) 穩(wěn)健(5) 建言(6) 體諒(7) 橋梁(8) 代罪（黑臉）(9) 依法（適法）(10) 抬轎 與人相處之道：(1) 誠以待人(2) 隨緣、惜緣(3) 尊重別人(4) 不吝嗇夸贊別人(5) 不輕視別人且不自以為了不起(6) 對別人關(guān)心與愛心(7) 培養(yǎng)溝通技巧(8) 多幫助別人(9) 培養(yǎng)同理心(10) 記住別人姓名，并了解其個性 建立每日固定例行事務(wù)，如開會、打電話……等 當(dāng)最佳狀況時，請從事最需心智的工作；當(dāng)疲累時，只從事最不需腦力時；需要睡眠時，立刻準(zhǔn)備就寢。應(yīng)對訪客的基本禮儀如何讓訪客有親切感一、 核對行事表二、 訪客的出迎三、 引導(dǎo)的方式四、 訪客面談時應(yīng)作的工作五、 訪客的送行六、 會客室的整理七、 臨時來訪客人的接待三、 如何扮演好幕僚小姐角色 前言：任何一個人進(jìn)入公司工作，必須能與上司、同事或下屬和樂相處，進(jìn)而一展所長，方能有所發(fā)展及出人頭地。(十四) 本身要有問題意識。(十二) 做主管的好幫手。(十) 工作是為自己而做的。(八) 注意周遭環(huán)境，并維持整潔。(六) 講交效率、正確性。(四) 溝通與協(xié)調(diào)（扮演橋梁角色）。(二) 良好的人際關(guān)系（含單位內(nèi)、顧客）。第四階段：贊助人確立組織發(fā)展方向，并行使權(quán)力。第二階段：同事已有能力單獨(dú)作業(yè)，對整體績效亦有單獨(dú)而明顯的貢獻(xiàn)。三、 職涯規(guī)劃： 事業(yè)生涯的角色轉(zhuǎn)換：確立每一階段的自我發(fā)展，及早培養(yǎng)相對的能力與視野，才能在金字塔組織中，達(dá)到個人的目標(biāo)與理想。F人際關(guān)系良好，手腕巧妙。童與聰除了擔(dān)任中華民國秘書總會會長，也教授各種秘書課程，除此之外，生活就是簡簡單單，完全符合自己的理想。個性單純的單與聰，自認(rèn)為太復(fù)雜的工作她做不來：“要量力而為！”她不會強(qiáng)求去做自己做不到的事。在這樣情況下，自己就得好好做計劃，分出優(yōu)先順序。 童與聰很喜歡有疑難雜癥發(fā)生，即使是一些小事、瑣事都是一種挑戰(zhàn)，她覺得這些完完全全都是經(jīng)驗(yàn)的累積。生活簡單符合理想 “老板平時很少打擾我的生活，除非是碰到一些生活上需要與房東溝通的問題，產(chǎn)生語言障礙時；但基本上，他們公私都分得很清楚?！芭龅絾栴}時，多幫別人想想。而這樣態(tài)度，是雙方面的?！睆臋n案管理、語言、溝通能力、電腦操作等，基本技能樣樣少不得。尤其是女主管，壓力更大，身為秘書如果能保持著同情心，自己工作起來也覺得比較舒暢。童與聰自工作以來就與外國老板共事，覺得要扮演好秘書角色有五個原則：“細(xì)心、耐心、同情心、愛心、感激心。態(tài)度重要多替別人想與外國老板共事，通常都與他們保持適當(dāng)距離，無形的代溝很容易產(chǎn)生。近三十年來，童與聰就在德商赫司特度過秘書生涯。再半年就屆滿三十年，童興聰在這個她生命中最喜歡的工作待了這么久，卻依然留戀不已。 代接電話 處理同時來的幾個電話 打電話的要決：● 要打的電話一次打完● 編一本常用的電話號碼簿● 讓人家有時間來接電話，至少響九到十下才放棄● 事前的計劃● 報出自己的名字及頭銜，并順便問對方是否方便說話● 先打電話秘書有權(quán)把對方接通后再請老板來接電話 “謝謝您”及“對不起”要時常掛在嘴上 盡量認(rèn)出對方的聲音 電話答錄機(jī) 處理抱怨的電話的步驟：● 傾訴● 確認(rèn)● 提出解決的辦法● 追蹤結(jié)語講義所刊內(nèi)容，非經(jīng)全友管理顧問有限公司同意，禁止任意翻印、轉(zhuǎn)載為任何形式結(jié)語一、 SELF TEST二、 主管考核秘書之標(biāo)準(zhǔn)一、 SELF TEST1. Are you always punctual to work?2. Are you able to adjust your working time with your boss?3. Do you have good manners in meeting people and handing telephone calls?4. Can you handle your work independently without a lot of guidance from your boss?5. Will you consider and think carefully before you take a step further?6. Does your boss ever find more than three typos after your own proof read?7. If your boss is out of town, a manager asks for the business plan in order to draft the ing year’s budget, will you give it to him/her without consulting your boss first?8. Do you like to discuss with people about your boss and his private life?9. After sending a proposal to a client, you found a typing mistake on the quotation, would you call the client secretly to amend without informing your boss first?10. Do you decide what to wear each morning before work?二、 主管考核秘書之標(biāo)準(zhǔn) 你的秘書是否了解你在組織里所擔(dān)負(fù)的全部責(zé)任和活動范圍？她是否了解你的個人目標(biāo)和志愿以及這些目標(biāo)和志愿怎樣與公司的目標(biāo)融合在一起？ 你是否接連三、四個星期都不到辦公室去，但確信在這段期內(nèi)組織里的公事和你的私事都能獲得盡責(zé)的及迅速的處理？ 她是否幫你安排時間、協(xié)調(diào)約會事宜和工作程序、以及應(yīng)付限期之要求，而全然沒有滋擾到你？她本身是不是一位富于條理的人？ 她是否無需你提醒即能自動地處理并追蹤業(yè)務(wù)？ 她對待你的同事、客人和顧客是否謙恭有禮，且樂于協(xié)助？ 她是否具想像力和創(chuàng)造力？她是否提出原始的主意供你考慮？她是否提議新方法以改善她自己與你的工作？她是否倡議新的體系和新的辦事程序？ 她是否聰慧？她是否采取主動以處理困難的事？ 她是否有效率的傳遁文件？她能否催促你及早處理其他同事所等待的那些擺在你手上的文件，及催促其他同事及早處理你所等待的那些擺在他們手上文件？ 她的基本秘書技能（如文件歸檔、速記和接聽電話的禮貌等）是否無懈可擊？ 遇到困危時她是否否定鎮(zhèn)定？當(dāng)工作趨于緊張時，她是否保持諒解與愉快的態(tài)度？當(dāng)你因承受壓力而發(fā)脾氣或喪失自我控制時，她是否泰然自若，仍像往常一般繼續(xù)工作？1 她對你是否絕對忠心和信賴？無論是公事上的或私事上的秘密你都能托付她嗎？1 她是否博文廣識并促請你注意與你的公事及私事有關(guān)的出版物？1 她是不是一位能提供業(yè)務(wù)資料的人（亦即一位能為你羅致你自己所不能或難以羅致的資料的人）？1 她是否具有自求進(jìn)步的計劃？她是否參加以管理為導(dǎo)向的課程或演講？是否嘗試進(jìn)一步去了解你所服務(wù)的公司、你的工作、你的顧客、或是你所置身的行業(yè)？1 她是否善于表達(dá)？她能否以口頭或書面為你概括地陳述訊息？她能否清楚地、正確地交待工作給他人？她是否知道你對某些政策或?qū)崉?wù)的見解，并能像你那樣向別人表達(dá)它們？1 她是否完成每天之工作而不理會所占用之時間？必要時她是否甘心在晚間或周末工作？1 必要時她是否像一般管理人員那樣將工作分?jǐn)偝鋈ィ繐Q句話說，她能否將它所未完成的工作從事授權(quán)、督導(dǎo)，并承擔(dān)責(zé)任？能否協(xié)助你訓(xùn)練其他職員？1 她能否獨(dú)立地代你處理日常工作而無需你操心？1 他能否代你追蹤重要的日期，即你的上司、你的家庭、以及你的顧客所慶祝的日子（例如周年紀(jì)念日、生日、宗教節(jié)日、假期等）？ 她能否替你做基本的研究工作例如為你搜集撰寫報告之用的資料，甚或?yàn)槟悴輸M報告？附件講義所刊內(nèi)容，非經(jīng)全友管理顧問有限公司同意，禁止任意翻印、轉(zhuǎn)載為任何形式附件、以“五心”扮演好秘書角色把德商赫司特渡過近三十年職場生涯的童興聰，把簡簡單單的生活哲學(xué)，充分運(yùn)用在工作崗位上。 檢查打進(jìn)來的電話：大多數(shù)老板都會高興秘書替他把電話的來意先弄清楚，有的事情是你可以替老板處理的，替他節(jié)省時間最好的方法是以友善親切的語氣詞句“請問是那一位？”我好告訴XX先生，這樣一說，對方大都會很愿意的說出名字和事由?！?對方回電話應(yīng)先致謝。對方掛斷后輕輕將話筒放回去。● 電話交談時要記下要點(diǎn)，在電話記錄上寫下日期，以便來日參考?！?有錯誤或延遲，應(yīng)立刻向?qū)Ψ街虑福瑧?yīng)立刻把話講清楚，用文雅的口氣直接向話筒說話。 無司機(jī)；前座為首座?！?在走路時：應(yīng)讓客人走在內(nèi)側(cè)● 走樓梯時：上樓跟在客人后面，下樓走在客人前面● 電梯：先進(jìn)去按“開”鈕，出來時按“閉”鈕，讓客人先出去● 開門：門向外開的情形下，拉開門后自己站在門外，讓客人先進(jìn)；門向內(nèi)推的情形下，推開門后自己先進(jìn)去，再請客人進(jìn)去?！?在表示意見、提出要求和下命令進(jìn)，多為試探語氣，氣勢較弱□ 比較不敢與人正面接觸□ 與人交往，由別人采取主動□ 習(xí)慣于請教別人□ 優(yōu)柔寡斷□ 比較不愿承擔(dān)風(fēng)險□ 比較不會催促別人作決定比較不會頻頻注視別人□ 行動迅速□ 說話較快、話多、嗓門大□ 習(xí)慣正襟危坐或向前傾，尤其是在提出要求發(fā)表意見時更是如此□ 在表示意見、提出要求和下命令時，比較喜歡用強(qiáng)調(diào)語氣□ 比較敢與人正面接觸□ 喜歡主動與人交往□ 喜歡告訴別人事情□ 當(dāng)機(jī)立斷□ 比較愿冒險□ 要別人作決定時，較愛施壓力□ 比較喜歡頻頻注視別人行為反應(yīng)力的指標(biāo)（本表代表一般傾向，實(shí)際狀況會因人而異。）果斷力較弱 果斷力較強(qiáng)在圖表中線左方的人傾向于： 在圖表中線右方的人傾向于：□ 動作較慢而小心翼翼。上司在事務(wù)與工作上負(fù)著領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，可能他們在學(xué)識與經(jīng)驗(yàn)上比較優(yōu)越，但是在必要的場合，我們不要害怕與他們有不同的觀點(diǎn)，只要態(tài)度是有禮的、謙恭的、忠實(shí)地說出自己的見解，反而能夠比一味奉承諂媚、隨聲附和更得到上司的器重。對上司一味奉承和附和，并不一定能給上司良好的印象，因?yàn)槟闶紫染妥约旱娜烁窠档土?，你不能用這種卑微的身份，換取上司的重視，不要被上司的地位或權(quán)威所哧倒，以為除了諂媚和馴服之外，什么也不能作。不要一味奉承上司要由衷地尊敬上司，而不唯唯諾諾地奉承上司，必要時能提出自己的意見，以供上司參考。親切對同事態(tài)度要親切，不要妄自尊大、趾高氣揚(yáng)。要了解上司的情緒從上司那里得到工作的指示或命令，而盡全力去完成工作，這是理所當(dāng)然的，但是要了解上司的情緒，而不受上司情緒的影響，你的工作態(tài)度始終要一樣的熱忱。要注意儀表女秘書雖然不是瓶花只供欣賞之用，但是女秘書的儀表相當(dāng)重要的。依賴心不可太強(qiáng)一般說來，女孩子的依賴心比較重，不敢獨(dú)立處理事務(wù)。辦公室中私人的電話令人討厭，要想辦法婉謝。交給你的工作，應(yīng)立即辦理你的工作要敏捷、迅速，而且做得很好，才能表現(xiàn)你為人處事的能力；如果交給你的工作不立即去做，上司就會認(rèn)為你怠慢、無意去做、或甚至于對你的熱誠與工作能力，產(chǎn)生懷疑。要有勇氣你要毫不畏懼地把工作承接過來，一顯身手