【正文】 但記著，你必須要將。告訴你的上司新的工作如何影響了更重要的工作，并向他建議其它可行之法。 當(dāng)然，在工作中你不能拒絕每一項(xiàng)你認(rèn)為是浪費(fèi)時(shí)間的工作。 許多總覺(jué)得時(shí)間不夠的人，他們有一個(gè)共同的特征，那就是心不甘情不愿地接受了義務(wù)服務(wù)組織的新工作，或新的社會(huì)義務(wù)工作，或辦公室中的新任務(wù)，而沒(méi)有實(shí)際地評(píng)估這些新負(fù)擔(dān)可能花去的時(shí)間。肯定的拒絕，技巧的傳達(dá)——學(xué)會(huì)說(shuō)「不」 可能在所有節(jié)省時(shí)間的技巧中，最有效的技術(shù)該屬經(jīng)常使用「不」這個(gè)字了。 許多人發(fā)現(xiàn)一個(gè)更有效的方法是將午餐時(shí)間延到中午一點(diǎn)或更晚，以利用中午時(shí)間工作。同時(shí)花掉兩個(gè)鐘頭去完成一件原本二十分鐘就可解決的事。包括與會(huì)的往返時(shí)間，大約需花上兩小時(shí)。 這個(gè)理論本身具有一些可信度，而午餐會(huì)報(bào)也可能是一種利用時(shí)間的有效方式。反效率的聚會(huì)——午餐時(shí)問(wèn) 「商業(yè)」會(huì)餐是一種時(shí)間的陷阱。雖然我知道伏特加酒的氣味較不容易查覺(jué)，但這正是關(guān)鍵所在——我寧愿在下午你們?nèi)グ菰L客戶(hù)時(shí)，讓他們認(rèn)為你們是喝醉了酒，而不是愚笨。我要你們知道，我對(duì)此事并無(wú)異議，因?yàn)槲绮蜁r(shí)間內(nèi)，你們做什么是你們自己的事。午餐前喝酒的另一個(gè)副作用是使你食欲大增，而吃下了比你不喝酒時(shí)更多的食物；因此也使午后昏昏欲睡之感更為加重。 你會(huì)辯白說(shuō)：「喝酒使我心情輕松。記??！它使你消沉和愚笨——飲酒 午餐之前喝酒會(huì)使午后的工作效率大幅降低?！? 好吧，這樣也許行得通。他買(mǎi)了一本平裝本的霍勒斯詩(shī)集，每次撕下數(shù)頁(yè)，讀過(guò)之后，再把它們送下去祭祀陰溝之神。例如：一七四七年十二月十一日，卻斯特菲爾爵士在寫(xiě)給他兒子一封著名的信中曾說(shuō)：「我認(rèn)識(shí)一位先生，他十分懂得利用時(shí)間，甚至連自然生理的召喚，需要在茅房度過(guò)的短暫時(shí)間，都不愿意浪費(fèi)。很少人能夠?qū)Ｗ⒕竦竭@種地步，但如果我們真能如此，天知道我們將會(huì)有怎樣超凡的成就？ 當(dāng)然，在某種情況之下，同時(shí)做兩件事情——一石兩鳥(niǎo)，也不是沒(méi)有道理?，F(xiàn)代小說(shuō)家中，著作量最豐富之一的法國(guó)偵探小說(shuō)家，喬治西曼儂，他寫(xiě)作時(shí)完全與外界隔離；不接電話，不見(jiàn)訪客，不看報(bào)紙，不讀信件；像他自己描述的，「過(guò)得像個(gè)僧侶一般」。能以片片斷斷零星的方法來(lái)解決。 一個(gè)方案耗費(fèi)了多少時(shí)間來(lái)完成，這并不算數(shù)；算數(shù)的是在連續(xù)不間斷的時(shí)間內(nèi)，大部份的難題，在「全力進(jìn)攻」之后能迎刃而解。但卻絕不能同時(shí)進(jìn)行，除非有人能幫你做。我堅(jiān)決地告訴他們，一次只能選擇做一件事情；他們會(huì)說(shuō)：「可是所有的事情都很重要。最基本的時(shí)間管理原則——集中精神 「集中精神」是所有時(shí)間管理原則中最基本的。找一個(gè)適當(dāng)?shù)臅r(shí)間（也許不要在他們剛好打擾你的時(shí)候）向他們解釋你正在試圖作更好的時(shí)間控制，因此是否可以安排彼此每天都方便的時(shí)間來(lái)討諭例行公事。 （5）如果你的工作允許，可考慮偶爾花一個(gè)早上，甚至整天在家里工作，那兒的打擾可能較少。這樣做使你在早上及下午均得到一段足夠的時(shí)間來(lái)從事主要的計(jì)劃工作。 （4）訂立一個(gè)打電話及咨詢(xún)的時(shí)間：在辦公室時(shí)，若人們能讓別人知道什么時(shí)侯可以去找他或什么時(shí)候他不愿受打擾的話，將是極有助益的方式。另一方面，如果你用輕松愉悅的口氣說(shuō)：「真高興接到你的電話，近來(lái)好嗎？」你就已表示了你有時(shí)間閑磨牙，這段談話時(shí)間一定很長(zhǎng)。 （3）在一開(kāi)始就設(shè)定談話的口氣。如果這種方式與你的工作型態(tài)相合，這樣很好，沒(méi)有問(wèn)題?；蛴谩肝沂稽c(diǎn)半再打電話給你」這句簡(jiǎn)短的話回某人打進(jìn)來(lái)的電話，將可使干擾程度降至最低，然后在午餐前或下班前，當(dāng)人們最沒(méi)有心情聊天的時(shí)侯，將整批電話做回復(fù)，將可使你更有效率。 （2）對(duì)電話采取回電的方法：有些人物極端重要，必須隨即回電。 但另一種更基本的干擾是因?yàn)槿狈τ行У臏贤ㄏ到y(tǒng)?；蚴枪緝?nèi)部電話號(hào)碼簿中的職務(wù)頭銜有錯(cuò)誤，不能明確表現(xiàn)公司各部門(mén)的工作，甚至是過(guò)期的數(shù)據(jù)。你是否經(jīng)常接到打給別人的電話，或一些無(wú)關(guān)緊要的打擾？春看怎么除去它們。被人打擾之后，你得花時(shí)間重新集中精神，培養(yǎng)靈感——尤其是隔天或幾小時(shí)以后才再度著手做一份計(jì)劃的時(shí)候。 然而，你仍有機(jī)會(huì)再使被干擾的數(shù)量減至最低，而且你也必須這樣做。事實(shí)上，大多數(shù)的干擾都是滿(mǎn)足你自己的要求所必須付上的代價(jià)。告訴他們你不想被一大堆例行的資料所煩擾，而不能集中注意力在真正重要的事上。 （2）依照程序，而不依照目標(biāo)從事管理：人們感到他們的工作成敗是以和上司相處的情形，而不是以完成組織目標(biāo)為評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，紙上作業(yè)就會(huì)增加——那些備忘錄及報(bào)告的增加正是屬下遵照程序的最佳明證。你可請(qǐng)秘書(shū)先行檢閱，或在拆信封時(shí)就準(zhǔn)備好垃圾桶，但這么做對(duì)一些公司內(nèi)部的紙上作業(yè)文件的處理則較為困難?！? 這也是反對(duì)速讀者提出的一項(xiàng)理由。換句話說(shuō)，就是一個(gè)防止所有信息都推進(jìn)決策者桌上的系統(tǒng)。事實(shí)上，這就是一個(gè)組織的用處。計(jì)算機(jī)的工作是處理信息。但沒(méi)有一項(xiàng)設(shè)備能夠增加人腦吸收信息的容量。這代表你對(duì)資料的保存比對(duì)達(dá)成工作目標(biāo)更為關(guān)切，你的思想以過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)與成就為念，而較少注意現(xiàn)在。而當(dāng)你知道手邊的文件是人事室檔案的副本，那么把這份文件清除后最糟的結(jié)果就是打電話給人事室，請(qǐng)他們?cè)儆坝∫槐净蚴翘峁┠闼璧臄?shù)據(jù)。舉個(gè)例子，你為什么要收集公司員工的出版物資料？因?yàn)楫?dāng)你真正需要這方面的資料時(shí)，可以直接打電話給出版部詢(xún)問(wèn)而得。 事實(shí)上，我們應(yīng)該問(wèn)自己：「如果有一天我需要這份數(shù)據(jù)卻得不到時(shí)，我將如何？」而通常是當(dāng)你沒(méi)有這些數(shù)據(jù)時(shí)，你仍然能順利進(jìn)行?！惯@是清除掉以噸計(jì)的龐大無(wú)用檔案所需付上的小小代價(jià)！ 檔案過(guò)多的理由是在我們?cè)跊Q定是否要保存某項(xiàng)文件時(shí)，向自己?jiǎn)栧e(cuò)了問(wèn)題。安全感可以包裝嗎？——檔案的增殖 當(dāng)馬克暨史賓塞這家英國(guó)商業(yè)公司展開(kāi)它著名的文件大戰(zhàn)時(shí)，他們發(fā)現(xiàn)可廢除三分之二的檔案。老板不要插手檔案管理人員的工作，也不要下達(dá)建立某一特殊類(lèi)別檔案的命令。 當(dāng)然所謂的份量也要在合理的范圍內(nèi)，若一份檔案五花八門(mén)又?jǐn)?shù)量繁多 ，就達(dá)不到精簡(jiǎn)的效果了。 將檔案分門(mén)別類(lèi)歸檔，看來(lái)似乎很有效率，但事實(shí)上門(mén)類(lèi)愈多，因個(gè)人對(duì)文件主旨類(lèi)別解釋不同而造成的錯(cuò)誤也更多。然后應(yīng)用馬克的原則：「如果你不確定，就把它扔掉。一家大石油公司努力地清除了五分之二的記錄，并將新的檔案處經(jīng)費(fèi)由原來(lái)的每年二萬(wàn)美元降為五千美元。 美國(guó)及其它地方的公司也對(duì)馬克．史實(shí)塞經(jīng)驗(yàn)加以研究，并從中獲得益處。 馬克，史賓塞公司運(yùn)作方式的主要信念是——人們是可信任的，經(jīng)理人員在大原則之下，擁有較多自由時(shí)，和以往被裝滿(mǎn)細(xì)節(jié)指示的報(bào)告束縛時(shí)，比較起來(lái)表現(xiàn)得更佳。此后均采用由主管來(lái)決定何人每日工作情況佳，何者不佳的審核方式。 一年之內(nèi)，他們共扔掉了二千五白萬(wàn)張卡片與紙張，重達(dá)一百二十公噸。 這項(xiàng)努力的成功使該公司更一度發(fā)動(dòng)英國(guó)境內(nèi)所見(jiàn)最大型的紙上作業(yè)對(duì)抗戰(zhàn)。他要有關(guān)部門(mén)進(jìn)行一項(xiàng)對(duì)卡片功能的研究，結(jié)果發(fā)現(xiàn)它們的用處不大不大。」你最好相信它！ 紙上作業(yè)——馬克．史賓塞公司的經(jīng)驗(yàn) 一九五六年，億萬(wàn)富翁英國(guó)馬克．史賓塞公司總裁馬克有一天在街上注意到其零售連鎖店之一的商店，在晚間打烊后仍有燈亮著，他入內(nèi)查詢(xún)，發(fā)現(xiàn)兩有名職員正在加班儲(chǔ)存卡片。一般經(jīng)費(fèi)削減的努力通常限于那些明顯的目標(biāo)，如新設(shè)備、廣告預(yù)算、旅游及節(jié)省能源，而如何節(jié)省時(shí)罰以達(dá)到節(jié)省經(jīng)費(fèi)的努力卻甚少被注意。 換個(gè)方式說(shuō)就是，每一項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的減少可為沌利潤(rùn)增加百分之百勻余額。 假設(shè)你目前正經(jīng)營(yíng)一家小企業(yè)，并且需要以月薪一百美元雇用一名職員來(lái)處理不必要的紀(jì)錄、檔案、信件及其它的紙上作業(yè)。你作答完畢后，剩下的就是想想看你是否以理性的方式來(lái)處理你每一項(xiàng)工作。 除了分析你的文件處理的工作是否明確固定之外，對(duì)于文件處理的工作是否依照分工的原則也很重要。 （12）你應(yīng)建立起一套方法，以便能定時(shí)的提醒自已該為未來(lái)先做那些工作。但必須記住這是由那個(gè)部門(mén)送過(guò)來(lái)的，以便有一天需要時(shí)還可向那個(gè)部門(mén)要一份副本。 （11）如果這真的值得你留下來(lái)，就應(yīng)立刻把它放到人事檔案里，或交給負(fù)責(zé)人事檔案的人。但另一個(gè)值得考慮的方法是，不用信件，直接用電話回答。 （10）如果你有聽(tīng)寫(xiě)機(jī)，你可以立刻把要回的信用聽(tīng)寫(xiě)機(jī)錄下。 （9）如果你無(wú)法確定，就把小冊(cè)于扔到字紙簍里，或者把它交給負(fù)責(zé)這類(lèi)工作的人來(lái)處理。但如果公司中有其它人也想知道此人的通訊處，可將這封信傳閱。但如果你還要等幾個(gè)回電才能回復(fù)這封信時(shí)，你須暫時(shí)將這封信歸在「未解決完」一類(lèi)的檔案里或是抽屜中，不要讓它一直打擾你。但是，在你尚末要準(zhǔn)備這份報(bào)告前，不要讓這些資料來(lái)打擾你。 （5）屬下送來(lái)的數(shù)據(jù)可以歸在要準(zhǔn)備做報(bào)告那一天的檔案里。如果你要作答，就立刻寫(xiě)完，然后送走。 （4）接到問(wèn)卷時(shí)要立刻決定（不是等一下）是否要作答。否則這些通知不但浪費(fèi)你檔案的空間，也浪費(fèi)你歸檔的時(shí)間。把雜志等讀物放在另一個(gè)桌上或是抽屜、書(shū)架等能和書(shū)桌分開(kāi)的地方。 雖然，測(cè)驗(yàn)中的問(wèn)題并沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)答案，但如果違反了以下有效運(yùn)用時(shí)間的原則，那么你的答案就錯(cuò)了： （1）如果你沒(méi)有一個(gè)固定的方法處理賬單，你和你的債權(quán)人麻煩可都大了！最好是能將賬單從書(shū)桌里拿出來(lái)把它付了，或是交給一個(gè)能盡快替你付帳的人，再不然就把賬單歸在某日該付清的檔案里。（11）人事部門(mén)送來(lái)關(guān)于人事考核程序的備忘錄。你覺(jué)得有些表格或許用得著，但你又不十分確定。（8）公司中另一個(gè)部門(mén)送來(lái)的通知，要幾份你的部門(mén)所作報(bào)告的影印本。（6）一封須立刻回復(fù)的信，但你還得先打幾個(gè)電話后才能決定回信內(nèi)容。（5）屬下交給你的資料。（3）老板交給你的通知，要你下星期一去參加一個(gè)會(huì)議。（2）商業(yè)報(bào)導(dǎo)。如果你打了二或三個(gè)以上的問(wèn)號(hào)，就表示你必須建立一套更好的方法來(lái)處理你的文件。所以當(dāng)你做此項(xiàng)測(cè)驗(yàn)時(shí)，你只須很快的依照平日你「可能怎么做」回答，而不要依承認(rèn)為「應(yīng)該怎么做」回答。 這個(gè)測(cè)驗(yàn)的目的不是在幫你找出標(biāo)準(zhǔn)答案，因?yàn)楦緵](méi)有「標(biāo)準(zhǔn)」答案。」這句話尤其適用于文書(shū)工作。字條的功用是要宣布、提醒、確認(rèn)、或澄清。（11）如果可以電話解決，不要寫(xiě)信。（9）避免不必要的副本，因?yàn)闀?huì)浪費(fèi)他人的時(shí)間去制作、分發(fā)、歸檔、或閱讀。不要玩弄文字游戲，造成困惑。要求完美會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間。（參考本書(shū)「口述用錄音機(jī)」一節(jié)）（5）例行的信函，可以用表格信件或表格段落來(lái)書(shū)寫(xiě)或回復(fù)。（3）如果回答十分簡(jiǎn)短，可以直接寫(xiě)在來(lái)信上，寄回給寄信人，以影本留底歸檔。（2）每一封信只經(jīng)手一次。管理時(shí)間十一招——有效地處理往來(lái)信函 如何快速又有效地處理往來(lái)信函：（1）如可能，將來(lái)信分別等級(jí)并分類(lèi)。也可以要求將你的名字，由很少讀的期刊名單或?qū)δ銦o(wú)用的公司信函名單中刪除。 如果你覺(jué)得丟進(jìn)垃圾桶的東西數(shù)量太多，就想辦法使一部份，不要送到你的辦公桌上來(lái)。備忘錄是絕對(duì)不需歸檔保存的，例如例行的通知或公司里其它地方已有保存的，如開(kāi)會(huì)通知、無(wú)效的指令、其它部門(mén)的出版品、或公司報(bào)表等這些東西。未能將垃圾桶充分加以利用，曾導(dǎo)致檔案柜擁擠、辦公桌零亂、辦事員工作過(guò)度、及頭腦不清。估計(jì)一下保存下列對(duì)象所需的時(shí)間：如舊的公司報(bào)表、例行的規(guī)章、他人所寫(xiě)便條的影本等等?；蛘叽騻€(gè)電話就可查到，或甚至找不到也無(wú)所謂。 想想看，你使用各種檔案數(shù)據(jù)的頻率為何，多久使用一次？看看每一份數(shù)據(jù)，然后問(wèn)自己：「如果這份檔案不存在的話，會(huì)發(fā)生的事情中最糟糕的是什么？」你會(huì)發(fā)現(xiàn)大部份時(shí)候，答案是「沒(méi)事」。 至于桌上擺的一些裝飾品，如家人的相片、有紀(jì)念性的鎮(zhèn)紙、時(shí)鐘、溫度計(jì)、以及其它的小擺設(shè)等，我在此提供一個(gè)良心的建議——為何不把這些東西都擺到一個(gè)架子上，這樣就不會(huì)占據(jù)你寶貴的工作空間，也不會(huì)在視覺(jué)上使你分心。 每天下班回家前，把辦公桌稍事整理，是個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的好方法。這樣也可以提醒你，不要忘記其它較次要的工作。 一旦發(fā)現(xiàn)你的辦公桌零亂無(wú)頭緒時(shí)，花點(diǎn)時(shí)間整理一下?；靵y的桌面使人無(wú)法專(zhuān)心地從事某一項(xiàng)工作，因?yàn)槟愕囊暰€不斷地為其它的事物所吸引而轉(zhuǎn)移注意力。（注）通常辦公桌亂七八糟，而又能把事情辦好的人，都是因?yàn)橛袀€(gè)秩序井然、有條不紊的秘書(shū)或助理人員，來(lái)彌補(bǔ)他們的紊亂。這種方法對(duì)某些人似乎還滿(mǎn)行得通的。他們的辦公桌上永遠(yuǎn)都有文件漩渦般地散放著，然后他們以為最重要的文件會(huì)自動(dòng)浮到上面來(lái)。應(yīng)該盡量簡(jiǎn)明扼要才是。許多大忙人都是用這種方法來(lái)處理信件的。大概只有一星期才寫(xiě)一封信的人，能夠經(jīng)得起這種時(shí)間的浪費(fèi)。有相當(dāng)數(shù)量的回信，都是他利用開(kāi)車(chē)的時(shí)間，在車(chē)上處理的。而且用錄音機(jī)口述，不受時(shí)間地點(diǎn)的限制；可以在秘書(shū)小姐做其它事情的時(shí)侯，也可以單獨(dú)在辦公室的時(shí)侯，可以在旅館里，也可以在車(chē)上。你可以用平常講話的速度來(lái)口述，隨時(shí)需要均可暫停，以便查證數(shù)據(jù)或重新整理思緒，暫停時(shí)間長(zhǎng)短不拘，且不會(huì)浪費(fèi)他人的時(shí)間。以這兩種方式各口述了數(shù)千封信之后，我選擇用錄音機(jī)。有些人對(duì)于面對(duì)冰冷、無(wú)人性的機(jī)器講話，覺(jué)得有心理障礙。紐約、舊金山、芝加哥、亞特蘭大四地聯(lián)機(jī)，三分鐘的費(fèi)用是八點(diǎn)五零元。[注]：電話會(huì)議的另一個(gè)好處是：當(dāng)人們知道要以分鐘計(jì)費(fèi)時(shí)，他們會(huì)事先做好準(zhǔn)備，討論時(shí)講話也比較簡(jiǎn)潔。有一個(gè)方法是召開(kāi)會(huì)議，這樣一來(lái)，所有與會(huì)人士整個(gè)晚上的時(shí)間將全部泡湯。 許多人利用電話會(huì)議，使在不同城市的人能聚集在一起，但他們卻忘記同樣的方法，也可以用在同一個(gè)地區(qū)。當(dāng)然。 電話會(huì)議是以電話來(lái)舉行會(huì)議，人數(shù)及所在地都沒(méi)有限制。這樣能夠節(jié)省許多的時(shí)間及精力。記憶力是靠不住的，一年之后，你可能已忘記這次所學(xué)到的寶貴教訓(xùn)。 這是軍方的繁文褥節(jié)中可取、且值得大小公司行號(hào)采行的方法。然后把這份數(shù)據(jù)歸檔以備下年度的會(huì)議之用。備忘錄只宜用在宣告、確定、澄清及提醒某事時(shí)使用。從一通電話中，你將可獲得較誠(chéng)實(shí)的評(píng)價(jià)。 也請(qǐng)記得人們?cè)跁?shū)寫(xiě)時(shí)總比討論時(shí)顯得小心翼翼。但你需要壓力感以完成工作，不是嗎？ 要謹(jǐn)記于心的第二件事是紙上溝通通常是單向式溝通。你借著寫(xiě)備忘錄表示你正在做某一件事，你使自己相信工作正在進(jìn)行，或是你已完成某件事。 寫(xiě)備忘錄有時(shí)可能會(huì)成為一項(xiàng)非常浪費(fèi)時(shí)間的工作。這個(gè)措施提供了交換訊息的機(jī)會(huì)，并可采用專(zhuān)為提供訊息而設(shè)計(jì)的藍(lán)色備忘錄函。這段時(shí)間內(nèi)，每個(gè)人致送他人一份備忘錄。而你所能做的最大貢獻(xiàn)就是協(xié)助一位軟弱的主席使會(huì)議步上軌道。如果你的老板不熟悉會(huì)議進(jìn)行討論的技巧，你可以自告奮勇地幫忙記錄。如果你的老板會(huì)前