【正文】 要限于會議議及的內(nèi)容，不可將執(zhí)筆者個人的見解摻雜進去。內(nèi)容必須真實。敘述中可兼記與會者的發(fā)言，增強紀要的真實性和生動性。會議紀要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉，寫好紀要，必須收集、掌握會議情況，按會議精神和領導的意圖對材料進行篩選，對選用的材料進行分析并圍繞中心精心安排。如要求某單位、部門對會議提出的問題進一步論證、拿出解決方案或?qū)ξ募M行修改完善等。其一，提出希望。一般的座談會、討論會常用這樣的方法。就是將前兩種形式綜合在一起使用。一些討論會、座談會的紀要，常采用這一方法。就是按在會議上的發(fā)言順序，將每個發(fā)言人的主要意見歸納整理出來。較大型的會議多采用這種形式。即按其內(nèi)容性質(zhì)，進行分類。尤其是一些學術(shù)討論會、座談會，既要反映與會人員的一致意見，也要反映少數(shù)有價值有代表性的不同意見。一些簡單的、小型的會議紀要，可不寫討論情況，直接寫出決議事項。一般要簡要地交待會議的時間、地點、主持單位、參加人員、會議議題、會議情況、結(jié)果以及對會議的評價。如另有總結(jié)式的結(jié)尾，則是總分總的方式。正文會議紀要的正文，一般采用總分式的結(jié)構(gòu)方法。如《以十四大精神為指導，開創(chuàng)冬季工作新局面地區(qū)縣、市長會議紀要》。如《全國農(nóng)村工作會議紀要》、《座談會紀要》。這種標題一般都在第一頁上端，并印有明顯的套紅字頭。第一種是機關(guān)名稱加會議名稱加文種。會議紀要一般由標題和正文組成。三是會議研究討論的問題及決定事項。二是會議的概況。 （四）寫作會議紀要主要包括三方面的內(nèi)容：一是會議的中心、依據(jù)和背景。座談會紀要。工作會議紀要。行政例會紀要是黨政機關(guān)召開辦公會議或行政例會時，根據(jù)會議研究決定的問題所形成的書面材料。會議紀要對討論的意見要條分縷析，合理地進行歸納分類，使之層次分明，條理清楚。會議紀要的理論性是指對會議精神、討論意見要給予理論上的概括，或分析總結(jié)出規(guī)律。會議紀要，顧名思義，就是簡要反映會議的情況，通常是通過摘要形式將會議的主要內(nèi)容、議定事項寫出來。會議紀要如實反映會議的內(nèi)容和議定事項，不能把沒有經(jīng)過會議討論的問題寫進會議紀要。它根據(jù)會議記錄、會議文件和其他會議材料，分析歸納而成，它既可上呈，又可下達，被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位遵照執(zhí)行，它的主要作用是溝通情況，交流經(jīng)驗，統(tǒng)一認識，指導工作。因此，在不相隸屬機關(guān)之間的行政事務，要按照重要程度的不同，分別使用意見和函。因此，在需要對方機關(guān)答復、審批、商洽的事務上，以及答復不相隸屬機關(guān)的征詢意見時，不能使用報告，而應該用函。該用復函的不要用批復批復適用于答復下級機關(guān)（存在隸屬關(guān)系）的請示事項，在答復不相隸屬機關(guān)的請示事項時，則應使用函。函一般較少署簽發(fā)人，也不必注明印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期，但往往需要注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話，以便對方就有關(guān)問題直接來電了解情況。格式：要符合行政機關(guān)公文格式的要求。問答函：“……現(xiàn)按規(guī)定征求貴部意見，請函復”。請批函也是對應關(guān)系，主體分別是請示方就某一問題提出的請示事項和批復方對此作出的批復.結(jié)尾：固定的幾種格式。商洽函的主體主要是提出商洽事項的具體時間、地點、事件，要求對方就某一項或幾項相關(guān)問題提供相應的支持、協(xié)助等。公函開頭最重要的是要開門見山，而不是講形勢、擺道理、做鋪墊。（四）寫作函主要包括開頭、主體和結(jié)尾三部分。問答函：用于不相隸屬機關(guān)之間詢問和答復問題，同時也包括部分告知函，即由于事由具體、簡單的一些通知。當然，在具體使用上，采用少量的習慣性的敬語，以示尊重是必要的。措辭樸實、用語得體。 函的一個重要特點就是開門見山，切忌繞彎子、打埋伏、羅嗦不清。函件必須按照一文一事的原則辦理。同一行政區(qū)域內(nèi)的不相隸屬關(guān)系主要是指同一政府下屬的各直屬機關(guān)，比如省政府下屬的各地級市、各委辦廳局之間的關(guān)系；不同行政區(qū)域內(nèi)的不相隸屬關(guān)系主要是指屬于不同行政區(qū)域的級別相同或不同的機關(guān)之間的關(guān)系，比如廣東省政府辦公廳和上海市政府辦公廳之間；另外，不相隸屬關(guān)系還包括政府和非政府的機構(gòu)之間的關(guān)系，比如政府和軍隊、企業(yè)（指非本級政府直屬企業(yè)）；各省、自治區(qū)、直轄市人民政府與國家各部、委、辦，比如廣東省人民政府和建設部等等之間的關(guān)系。十一、函（一）概念函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。三是要及時。二是意見要具體，具有一定的操作性。（五）注意事項一是政策性要強。表述正文的內(nèi)容可分條開列，也可不分條開列。如《印發(fā)關(guān)于實施意見的通知》；《轉(zhuǎn)發(fā)等部門關(guān)于實施意見的通知》；《關(guān)于的意見》。（四）寫作 意見的組成包括標題、正文、落款。（三）類型意見主要可分為兩種：一種是指來自于下級的，一經(jīng)上級機關(guān)批準或批轉(zhuǎn)，即轉(zhuǎn)化為決策性意見，具有了指導和約束性，如《國務院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)〈人事部關(guān)于加強專業(yè)技術(shù)隊伍建設促進中青年專業(yè)技術(shù)人才迅速成長意見〉的通知》。及時性。約束性。表明主旨。 意見的作用，主要是推動、指導有關(guān)工作，并為改進工作提供參考。行文要及時請示的事項都是由于下級機關(guān)在工作中遇到疑難問題或不能自行決定的事情，為及時、有效地解決工作中出現(xiàn)的問題，批復的行文要及時，如遷延時日，就會貽誤工作。表達應直接明確批復的表達要干脆利落，態(tài)度要直率明確，是否同意來文請示或同意采用哪種方案，都要直截了當?shù)乇砻鲬B(tài)度，不能含糊其辭，讓人捉摸不定。（五）注意事項內(nèi)容應有針對性批復的內(nèi)容應針對來文請示的事項，不能答非所問，也不應說題外的話。批復結(jié)尾可寫上“此復”，或不寫。內(nèi)容簡單的，一般只有一個段落，只表明同意或不同意、應該不應該；內(nèi)容復雜的，可以分段，逐條表明態(tài)度，或原則同意，或不擬批準，或需要補充、修正的地方。（2）主體。其作用在于表示已經(jīng)知道下級請示的問題，從而引出應有的答復性的文字。（1）引語。一種是：同意+事由+文種例如：《關(guān)于同意揭陽市與汕頭市聯(lián)合勘定行政區(qū)域界線協(xié)議書的批復》另一種是：事由+文種例如：《關(guān)于調(diào)整動物防疫網(wǎng)絡建設年度計劃的批復》正文正文是批復的主要部分，是針對下級機關(guān)的請示事項所作的具體答復。（四）寫作批復的格式包括：標題、主送機關(guān)、正文和落款署時。直答性批復。法規(guī)性批復。具體性批復。（三）類型按針對內(nèi)容的不同，批復可以分為以下幾類：指導性批復。行文內(nèi)容的指示性批復是上級機關(guān)針對來文單位請示的具體問題作出的答復，態(tài)度鮮明，意見具體可行，讓下級機關(guān)有所遵循，明確行止。主要特點：行文方向的定向性批復只用于答復有隸屬關(guān)系下級機關(guān)的請示，它屬于被動行文，提出請示的下級機關(guān)就是批復的主送機關(guān)、批復的行文對象，目的在于解決下級機關(guān)在工作中遇到的困難和具體問題。（二）特點批復是一種下行公文。從上述概念可以看出，批復是上級機關(guān)答復下屬單位“請示”事項所用的公文。通報則意在使有關(guān)單位和群眾知曉，重在傳達，影響一般較曉，一般不具有指令性。公告，主要向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項，偏重于向國外宣布，涉及事項，一是重要，二是法定。通報則屬一般性的，目的多為引起警惕。批評通報不能與決定混淆。決定與命令相似，程度稍輕，但一般沒有授予榮譽稱號。表彰通報不能與命令、決定混淆。三是變現(xiàn)方法不同。通知的目的是告知事項，布置工作，內(nèi)容具體，要求明確，有嚴格約束力。兩者雖都有告知的作用，但通知告知的主要是工作情況以及共同遵守的事項；通報則是告知正反面典型或者有關(guān)情況。（五）注意事項通知與通報。通報中提出要求時，要切實估計受文單位的實際情況，提出切實可行的要求。否則，事過境遷，通報將失去其意義。（3）行文要及時。（2）事實要準確。通報要站在全局的高度，放眼整體利益，所通報的事項，必須具有普遍意義，認真考慮到全局的指導作用，對干部群眾的教育意義。寫作要求。落款。即提要求或希望，是前兩部分的落角點。對被通報的內(nèi)容做出評價或處理意見。在敘述事實的基礎上，從中提煉出經(jīng)驗或教訓，具有示范性的，還要作適當評價，概括出典型意義或主要經(jīng)驗；屬于警戒性的，要分析問題產(chǎn)生的原因、危害、應吸取的教訓等