【文章內(nèi)容簡介】 精悍。要做到這一點，要求公文寫作人員必須深入實際，認真進行調(diào)查研究，弄清事物發(fā)生、發(fā)展和變化的全過程，從中提取重點，抓住問題的實質(zhì)。七、通知（一）概念通知是適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項、任免人員。（二）特點使用范圍的廣泛性。通知是一種非常靈活的文種，在使用主體上，上至國務(wù)院、下至最基層的單位，都可使用。在通知內(nèi)容上，大至國家重大事項，小至單位內(nèi)部一般事項，都可用通知。文種功能的指導(dǎo)性。通知作為下行文時，在文種功能上具有較強的指導(dǎo)性。特別是部署和布置工作，批準和轉(zhuǎn)發(fā)文件等，都需明確處理問題的目的或指導(dǎo)思想、原則、方法和要求等，闡述說明需要做什么、如何做、怎樣做等。通知一般都較為側(cè)重具體部署，因而其指導(dǎo)性十分明顯。 行文方向的不確定性。通知一般作下行文，多為上級機關(guān)向下行文，但在平行單位之間、不相隸屬單位之間也可使用通知，即其也可作平行文。作為平行文時，只能表述告知性或周知性的內(nèi)容。重要的通知，一般在下發(fā)的同時，還要抄送上級機關(guān)。（三）類型通知大體上可劃分為批轉(zhuǎn)通知、轉(zhuǎn)發(fā)通知、傳達通知和任免通知四大類：批轉(zhuǎn)通知。批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，常見的有如下幾種情況：（1）批轉(zhuǎn)重要的行政措施。領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)認為下級機關(guān)或所屬部門在其主管或歸口管理的業(yè)務(wù)活動中所確定的重要行政措施，需要有關(guān)部門或下級機關(guān)貫徹執(zhí)行的，可用批轉(zhuǎn)通知下發(fā)。（2）批轉(zhuǎn)帶有普遍性的重要事項的解決意見。一個或幾個同級機關(guān)，就有關(guān)其自身業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的重要事項的解決，提出處理意見，要求上級機關(guān)指示、批準，上級機關(guān)認為問題帶有普遍性、處理意見比較準確、可行的，通過使用批轉(zhuǎn)通知，告知所屬的機關(guān)遵照執(zhí)行。（3）批轉(zhuǎn)需引起各地重視和執(zhí)行的重要問題。上級機關(guān)對下級機關(guān)或所屬部門上報的請求上級支持和協(xié)調(diào)的問題，以及上級機關(guān)認為下級機關(guān)或所屬部門上報的問題帶有普遍指導(dǎo)性的，需引起各地重視或執(zhí)行的，也常用批轉(zhuǎn)通知。這種批準通知使用上較為普遍。轉(zhuǎn)發(fā)通知。用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文。轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)不受等級等的限制，只要符合規(guī)定，均使用轉(zhuǎn)發(fā)通知。一般而言，需轉(zhuǎn)發(fā)的公文，都應(yīng)當是對本地區(qū)、本部門、本機關(guān)或者本系統(tǒng)有指導(dǎo)意義或借鑒意義的。尤其是對不相隸屬機關(guān)繁榮公文，本級機關(guān)特別要具備虛心學(xué)習(xí)、見賢思齊等胸懷，確有作用的，就應(yīng)予以轉(zhuǎn)發(fā)。對上級機關(guān)的公文，特別要認真研究，要本著求精勿濫的精神，區(qū)別處理，使所轉(zhuǎn)發(fā)的公文確實發(fā)揮作用。傳達通知。用于傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項。主要有：（1）印發(fā)通知。本級機關(guān)制定的規(guī)章制度，需要下級機關(guān)或所屬部門執(zhí)行時以通知的形式印發(fā)或頒布。（2）單項事項通知。要求下級機關(guān)或所屬部門周知或辦理的事項，如啟用印章，調(diào)整、撤消機構(gòu)，依據(jù)形勢不同對下級或所屬部門提出不同要求的通知等。（3）會議通知。以通知召開會議的有關(guān)事項為主要內(nèi)容。一般性的會議，包括時間、地點、內(nèi)容、出席對象即可。大型、重要會議則要詳細通知。任免通知。任命和免去干部職務(wù)，在地方行政機關(guān)用通知。如既有任命又有免去干部職務(wù)的，通知標題中要有“任免”字樣；只有任命事項沒有免去事項的，只標“任命通知”。只有免去沒有任命的，只標“免職通知”。（四）寫作通知一般包括標題、主送機關(guān)、正文、落款等四個組成部分。標題。由發(fā)文機關(guān)、事由、文種組成，有時只用事由、文種構(gòu)成。主送機關(guān)。指公文的主要受禮機關(guān)，應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡稱。正文。一般包括三方面內(nèi)容：第一、引據(jù)。敘述通知的起因由來、背景依據(jù)等。第二、主體。也稱事項，要清楚的表述有關(guān)內(nèi)容、要求等。第三、結(jié)語。一般依據(jù)事項內(nèi)容、要求等的不同而異，如“按照執(zhí)行”、“參照執(zhí)行”、 “研究試行”等等。落款。包括發(fā)文機關(guān)和成文日期。寫作要求：（1）明確行文目的。首先要明確為什么寫這個通知，通知的主要內(nèi)容是什么、屬于哪一類等，以確定如何寫作。其次要確定寫作的范圍和對象，針對問題，解決問題，依據(jù)實際工作需要確定寫作范圍和對象。（2）抓住主要內(nèi)容。不同類型的通知，寫法不同。但是，突出重點，抓住主要內(nèi)容，是寫好通知的關(guān)鍵，切忌喧賓奪主，沖淡主要內(nèi)容。（3）文字表述準確。首先，受文單位名稱要規(guī)范；其次，應(yīng)說明的情況、應(yīng)執(zhí)行的事項、有關(guān)的時間、地點、條件等，都要作到周密、準確，以免貽誤工作，造成損失。（五）注意事項不能超越職權(quán)，給不相隸屬機關(guān)發(fā)文。不相隸屬機關(guān)之間商洽或協(xié)調(diào)工作，一般用函的形式。這方面，濫用如錯用最常見的，是一些行政機關(guān)需召開業(yè)務(wù)上沒有關(guān)系的單位（特別是一些科研機構(gòu)、事業(yè)單位等）開會時，往往以會議通知的形式發(fā)出，這實際上是一種越權(quán)行為。正確的做法應(yīng)是發(fā)出邀請函，在函中講明會議的內(nèi)容，邀請其參加。不能混淆公文與事務(wù)文書。公文是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法律效力和規(guī)范體式的文書，事務(wù)文書則是就某一事務(wù)的曉喻性文書，兩者不能混淆。如將有的經(jīng)常將向公眾告曉的“啟示”誤為“通知”。不能向上級發(fā)通知。通知屬下行文，主送單位是下級機關(guān)或所屬部門。平行或不相隸屬機關(guān)需了解的，可用“抄送”的形式，對上級機關(guān)只能抄送，不能主送下通知。不能與通告混淆。通知和通告時有混淆，因此應(yīng)認真辨析其差別。從受文的對象上看，通知的對象一般是行政機關(guān)，通告的對象是社會公眾。從行文要求上看，通知處需周知的外，有些還需辦理或執(zhí)行，通告則主要是要求遵守或周知。從公文的意義上看，通知的事項只局限于受文機關(guān)知照或執(zhí)行，通告的事項則具有普遍意義。八、通報（一）概念通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。（二）特點應(yīng)用的廣泛性。通報是適用范圍較廣的文種。各級機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位都可發(fā)通報；通報的內(nèi)容可以是傳達重要精神、領(lǐng)導(dǎo)指示、或者重要情況，也可表揚典型人和事跡。事實的真實性。真實性是通報的生命，通報的任何情況，都必須是真實的，不能有差錯，更不能胡編亂造。通報的教育、指導(dǎo)作用，從一定的意義上講，體現(xiàn)在事實本身。如果通報的情況、事例不真實，就會起反作用。因此，撰寫通報時必須作到準確無誤，沒有水分。內(nèi)容的典型性。通報的內(nèi)容都是比較新穎的具有代表性的重要事件。所通報的情況，必須有普遍的教育意義和指導(dǎo)意義，對讀者能起到教育作用和指導(dǎo)作用。一般性的人與事跡，一般不予通報。行文的及時性。無論傳達精神、溝通信息，還是表彰好人好事、批評錯誤，都要抓住適當時機，才能充分發(fā)揮通報的指導(dǎo)和教育作用。（三）類型根據(jù)其適用范圍，按內(nèi)容大體可分為三類：表揚性通報。通過總結(jié)、表彰具有典型意義的先進集體或先進個人的經(jīng)驗、事跡，使面上的單位和個人有學(xué)習(xí)的榜樣，追趕的目標，達到弘揚正氣、凈化環(huán)境的目的，起到推廣先進經(jīng)驗，提高整體工作水平，挖掘潛力，調(diào)動各種積極因素的作用。批評性通報。針對帶有傾向性的問題或代表性的錯誤做法，抓緊典型事跡進行解剖，分析其錯誤的性質(zhì)、產(chǎn)生原因以及帶來的惡劣影響，作出對犯錯誤單位或人員的處理決定，以使各方面吸取教訓(xùn)，達到普遍教育的目的。傳達性通報。用語傳達重要的會議精神，本地區(qū)、本部門、本單位工作、學(xué)習(xí)中的重要情況，交流情況，溝通信息，使所屬單位了解工作進度，掌握學(xué)習(xí)進程，有利于所屬單位能夠站在整體的框架內(nèi)來考慮、安排自己單位的工作、學(xué)習(xí)，達到樹立全局觀念、均衡發(fā)展、協(xié)調(diào)行動、互相借鑒、取長補短、共同提高的目的。（四）寫作通報一般包括標題、主送機關(guān)、正文、落款等四部分。標題。通報的標題一般有兩種類型。一是由由發(fā)文機關(guān)、事由、文種組成，用于鄭重的高層次的發(fā)布內(nèi)容。一是由事由、文種構(gòu)成，用于一般性的通報。主送機關(guān)。指公文的主要受禮機關(guān),應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡稱。正文。一般包括三方面內(nèi)容：第一、引據(jù)。用高度概括的語言、簡明扼要地托出全文的中心，勾勒出總體輪廓和基本事實。表明發(fā)文機關(guān)肯定或否定的態(tài)度，提出發(fā)通報的決定或希望。第二、主體。由兩部分組成。一是事實與評析。這是通報的重點和核心。在敘述事實的基礎(chǔ)上，從中提煉出經(jīng)驗或教訓(xùn)，具有示范性的，