【正文】 35 / 35。 一、收集（工作之始）（一）收集工作職責(zé)： 監(jiān)督文件形成、落實(shí)歸檔制度、零散文件收集、指導(dǎo)立卷歸檔（二）檔案館對檔案的收集（略）二、整理（一）內(nèi)容（略）（二）原則：文件間歷史聯(lián)系、便于保管利用、尊重成果（三）區(qū)分全宗：組織、單位或個(gè)人的全部檔案構(gòu)成一個(gè)全宗三、鑒定含義：制定檔案價(jià)值的判斷標(biāo)準(zhǔn)，對檔案價(jià)值及保管期限進(jìn)行鑒定與判定（程序步驟），剔除無保存價(jià)值的檔案四、保管五、檢索檢索體系、查詢服務(wù)、工具類型、編制方法第三節(jié)（課堂自習(xí)）作業(yè)：簡述文書處理程序小結(jié)：理解文書處理與檔案管理相關(guān)要求和操作，能夠按要求進(jìn)行文書處理和檔案管理的相關(guān)操作。（2）非同一系統(tǒng)的非同級機(jī)關(guān)、部門之間 （二）行文方式逐級行文（單線模式）多級行文（同一方向的多線模式）直達(dá)行文（下行模式）公開行文（新聞模式）越級行文（單線跨級模式）橫向行文（平行模式）聯(lián)合行文（多單位模式）對口行文（業(yè)務(wù)模式）轉(zhuǎn)發(fā)行文（借用模式）授權(quán)行文（委托模式）三、文書處理程序 指文件在機(jī)關(guān)或單位內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)的系列程序。第一節(jié) 文書處理一、文書處理的原則、高效原則、周密原則、求實(shí)原則、可靠原則二、文書處理的行文關(guān)系與方式 （一）行文關(guān)系指文書的發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的往來關(guān)系，是根據(jù)每個(gè)機(jī)關(guān)所屬組織系統(tǒng)的隸屬關(guān)系及其職權(quán)范圍來確定的。教學(xué)難點(diǎn)：文書處理中收文與發(fā)文的程序、卷內(nèi)文件目錄與案卷目錄的填寫。小結(jié)：理解辦公室日常事務(wù)的各項(xiàng)內(nèi)容及操作要求，能夠按要求進(jìn)行各項(xiàng)事務(wù)的操作。處理失密事件包括兩方面的內(nèi)容：一是采取補(bǔ)救措施，防止產(chǎn)生更加嚴(yán)重的后果，減少和挽回?fù)p失；二是發(fā)現(xiàn)泄密事件后，及時(shí)調(diào)查，確定責(zé)任人，并對責(zé)任人依法追究行政、法律責(zé)任。 1．健全保密制度 2．開展保密教育 開展保密教育，是做好保密工作的基礎(chǔ)性工作。 （四）保密工作的措施 要做好保密工作，還要抓住落實(shí)這個(gè)中心環(huán)節(jié)。 8．有保密信息的軟盤不應(yīng)該帶出單位，以防止數(shù)據(jù)落到不應(yīng)得到這些信息的人手上。 6．計(jì)算機(jī)必須經(jīng)常進(jìn)行查毒、殺毒，并為了安全，不要安裝借來的程序。 4．每一個(gè)使用者應(yīng)該有自己的識別碼，密碼必須保密，經(jīng)常更換。 2．計(jì)算機(jī)打印保密材料要人不離機(jī)，負(fù)責(zé)保存和傳遞。 11．不再需要的保密文檔要粉碎。 9．當(dāng)傳真保密信息時(shí)，需使用具有保密功能的接收設(shè)備或要求接收人等在傳真機(jī)旁即時(shí)收取。 7．為了確保安全，高密級信息可以由工作人員親自送交收件人。 5．離開辦公室時(shí)，不把機(jī)密信息和文件留在辦公桌上，應(yīng)鎖人抽屜或柜子，并鎖好門窗。 3．在傳遞保密文件或資料時(shí)，要放在文件夾、盒中攜帶，以防失密或散落丟失。 （二）做好紙面信息的安全 紙面信息包括用紙張、各種膠片等物質(zhì)作為載體的文字、表格、圖形等信息，做好紙面信息的安全，可采用下述方法： 1．接收任何保密文件、資料等都要簽收并登記。 3．只向來訪者提供組織允許提供的信息，若超出范圍，應(yīng)向上司匯報(bào)。 要做好信息的安全，需要對不同的信息載體采用不同的措施： （一）做好口頭信息的安全 1．員工在崗前培訓(xùn)時(shí)即應(yīng)被告知不要在組織內(nèi)部或外部談?wù)撚嘘P(guān)單位的保密信息，包括對其他工作人員、客戶、朋友或親屬。要做好保密工作，秘書首先要認(rèn)識到保密的重要性，加強(qiáng)保密意識。因此做好保密工作對秘書而言尤其重要。填寫錯(cuò)的介紹信或證明信，應(yīng)在其上劃一斜線，并注明“廢”字，并保留在原處，不得隨意撕下丟棄，介紹信或證明信應(yīng)妥善保管，如發(fā)現(xiàn)丟失，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。介紹信的存根要妥善保管，并加以歸檔。介紹信或證明信的管理要建立嚴(yán)格的制度，它們應(yīng)指定專人掌管，開介紹信須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，應(yīng)注意填寫有效期。介紹信和公章一般由同一人保管并使用，須與公章同等重視，不可缺頁或丟失。 （1）介紹信的保管。介紹信有信文和存根兩部分。出具介紹信，就意味著要對被介紹人的行為負(fù)責(zé)。 （3）蓋印要求端正、清楚，蓋在落款的單位和日期之上（所謂“騎年壓月”）。例如使用企業(yè)的公章，應(yīng)由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人簽批；使用企業(yè)辦公室的公章，應(yīng)由辦公室領(lǐng)導(dǎo)人簽批。凡使用印章，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，方可蓋印。 2．印章的使用 印章的使用是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，它關(guān)系到單位的聲譽(yù)與責(zé)任，必須建立嚴(yán)格的用印制度，防止任何事故的發(fā)生。 印章要在辦公室內(nèi)使用，不得擅自拿出辦公室，更不準(zhǔn)未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意交他人代管。 印章的保管，必須要有嚴(yán)格的制度和紀(jì)律，保管人員接到印章后，必須進(jìn)行登記，登記項(xiàng)目包括印章名稱、頒發(fā)機(jī)關(guān)、收到枚數(shù)、日期、領(lǐng)取人和保管人姓名、啟用時(shí)間等一一登記清楚。一般來說，印章的保管必須做到以下幾點(diǎn)。 專用章則是根據(jù)某一特定工作的需要，為減少正式公章的蓋用次數(shù)而制的公章，如會議專用章，文件收發(fā)專用章，文件密封章等。加強(qiáng)對印信的管理，嚴(yán)格使用規(guī)定，是秘書部門和秘書人員的重要職責(zé)。 第四節(jié) 印信與保密工作 一、印信的管理與使用 “印”即印章，“信”即介紹信，印信工作即是印章及介紹信的制發(fā)、保管和使用工作。 其次，在打通電話時(shí)，要主動自報(bào)家門，說明來意。 再次，拿起話筒后應(yīng)自報(bào)家門，弄清對方的身份與目的。 三、接聽與拔打電話的程序 首先，接電話前應(yīng)準(zhǔn)備好電話記錄單，以便記錄一些重要電話。 三是領(lǐng)導(dǎo)在辦公室，秘書為領(lǐng)導(dǎo)過濾電話。 代接電話有三種： 一是領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)秘書代為處理。 二、過濾電話的注意事項(xiàng)和基本要求 有些人為了某種目的，經(jīng)常會使用威脅的辦法給相關(guān)組織打恐嚇電話，提出的條件也不盡相同，口氣也有輕有重，但大部分的恐嚇電話都與經(jīng)濟(jì)利益有關(guān)系。 。 ，語氣清晰和婉。有的秘書為圖省事，將領(lǐng)導(dǎo)工作日程表復(fù)印許多份，分發(fā)到各職能部門和小車司機(jī)，這是很不利于保守機(jī)密的，實(shí)際上各職能部門只需要了解需要本部門參加或配合的活動安排，而司機(jī)則只需知道領(lǐng)導(dǎo)在什么時(shí)間要用車，秘書可提前將相關(guān)內(nèi)容分別通知有關(guān)部門和司機(jī)，讓他們做必要的準(zhǔn)備就行了。因此，對領(lǐng)導(dǎo)活動日程應(yīng)注意保密。5．要注意保守機(jī)密 領(lǐng)導(dǎo)的許多日程是帶有一定的機(jī)密性的，例如某些討論機(jī)密事項(xiàng)的會議的時(shí)間、地點(diǎn)，某些涉及商務(wù)秘密的談判等。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作需要可能會對原定的時(shí)間等提出改變的要求，這會給秘書工作增添一些麻煩，在這種情況下秘書不應(yīng)產(chǎn)生怨言。 4．要充分尊重領(lǐng)導(dǎo)本人的意見 由于領(lǐng)導(dǎo)的資歷不同、個(gè)性不同等原因，每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的工作作風(fēng)和工作習(xí)慣也會不同，他們對工作日程的安排可能會有各自不同的要求。日程表中記入的內(nèi)容，大多是有嚴(yán)格時(shí)間要求的公務(wù)活動，如會議、約見、出訪、接待、出差等，而諸如批閱文件、與本單位人員的一般性談話等，一般不記入日程表，由領(lǐng)導(dǎo)在機(jī)動時(shí)間自己處理。把腦力消耗大的工作和體力消耗大的工作穿插開來安排，也有利于領(lǐng)導(dǎo)保持旺盛的精力。 2．注意張弛有度，勞逸結(jié)合 安排領(lǐng)導(dǎo)工作日程既要注意提高效率，把活動安排得緊湊有序，又要充分考慮到領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間、精力、年齡和身體狀況，把活動安排得張弛相間，使領(lǐng)導(dǎo)得到必要的休息。凡是與本單位主要業(yè)務(wù)無關(guān)或關(guān)系不大的活動，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡量不參加，少參加。由于是第二天就要進(jìn)行的工作，許多活動的準(zhǔn)備工作已經(jīng)基本完成，因此領(lǐng)導(dǎo)一旦同意，一般不要再作變動。這種日程表應(yīng)盡可能詳細(xì)具體，如幾時(shí)要參加什么會議，幾時(shí)要與某人談話，幾時(shí)要接待某人來訪，什么時(shí)間可以安排集中批閱文件等。一周日程表排定后，秘書要立即為日程表所列的各項(xiàng)活動作必要的準(zhǔn)備，以保證領(lǐng)導(dǎo)的活動能按計(jì)劃順利進(jìn)行。 每周的日程表應(yīng)在前一個(gè)周末排定，秘書要先將當(dāng)月日程表所定的本周重要活動和已經(jīng)約定的工作內(nèi)容填入，并請示領(lǐng)導(dǎo)是否需要變動，原來安排活動的其他時(shí)間有沒有新的安排。 周日程表既是領(lǐng)導(dǎo)活動的具體實(shí)施計(jì)劃，也是秘書部門提供相關(guān)服務(wù)的依據(jù)。每月日程安排表在上個(gè)月的月底編制，秘書可將年度計(jì)劃中已經(jīng)確定的當(dāng)月活動和單位例行活動（如定期召開的單位辦公會議、例會等）先填入日程表相應(yīng)日期，再送領(lǐng)導(dǎo)安排其他時(shí)間的活動。領(lǐng)導(dǎo)人的其他臨時(shí)性活動應(yīng)避開重大活動的時(shí)間，集中精力抓好主要工作。 （一）年度計(jì)劃表 年度計(jì)劃表是本單位在新的一年中重要活動的時(shí)間安排一覽表，年度計(jì)劃屬于長期的日程安排，其內(nèi)容宜粗不宜細(xì)，一般只列出本單位在下一年涉及全局或本單位主要業(yè)務(wù)的重大活動。 日程表按時(shí)間可分為長期（一年或半年）、中期（季度或一月）、短期（一周或一天），另有會議日程表，旅行日程表、調(diào)查研究日程表等專用的日程表。 二、日程表的編制 領(lǐng)導(dǎo)日程安排的結(jié)果，一般都以日程表的形式確定下來。3．有利于各領(lǐng)導(dǎo)、各部門互相配合，協(xié)調(diào)行動，提高整個(gè)單位的工作效率領(lǐng)導(dǎo)處于整個(gè)單位的核心地位，領(lǐng)導(dǎo)的活動一般都關(guān)系到整個(gè)單位工作的全局，有的活動必須黨政系統(tǒng)密切配合，有的工作必須幾位領(lǐng)導(dǎo)共同參加，有一些活動必須有關(guān)部門配合，因此安排領(lǐng)導(dǎo)日程絕不是某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的事，也不僅僅是領(lǐng)導(dǎo)和秘書部門的事，而是關(guān)系到單位工作全局的事。 一、領(lǐng)導(dǎo)日程安排的意義 對領(lǐng)導(dǎo)活動日程做出周到合理的安排，有非常重要的意義。第二節(jié) 安排領(lǐng)導(dǎo)工作日程 秘書在領(lǐng)導(dǎo)活動日程安排中的作用不同，是由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)單位的性質(zhì)和級別、領(lǐng)導(dǎo)的工作風(fēng)格和個(gè)性特點(diǎn)、秘書的能力和資歷、領(lǐng)導(dǎo)與秘書的關(guān)系等多種因素決定的。（2）發(fā)現(xiàn)隱患，立即報(bào)告。（8）辦公區(qū)要設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施。（6）辦公室噪音要低。（4）布局應(yīng)注意通風(fēng)。（2）光線應(yīng)充足。（5）發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)立即報(bào)告。（3）主動識別安全隱患。二、營造健康、安全的辦公環(huán)境（一）安全檢查的內(nèi)容（1）學(xué)法懂法，樹立安全意識。（4）繪制辦公室座位布置圖。（2）列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。（3）協(xié)調(diào)、舒適。第一節(jié) 辦公室環(huán)境的管理一、合理布置辦公室（一）布置辦公室的要求布置辦公室的基本要求辦公室布置的三大原則（1）有利于溝通。教學(xué)難點(diǎn)：理解辦公室日常事務(wù)的各項(xiàng)內(nèi)容及操作要求，能夠按要求進(jìn)行各項(xiàng)事務(wù)的操作。 四、會后工作（一）會后事務(wù)處理（會場清理、人員離會、會議決算）（二）會議文件（印發(fā)會議紀(jì)要和會議議定事項(xiàng)通知、匯編會議文件和歸檔）（三）會議總結(jié)（四）會議傳達(dá)（五）會議催辦（發(fā)文、電話、人員）五、案例分析 略作業(yè)：P113訓(xùn)練三小結(jié)：掌握會議籌備階段和會議進(jìn)行階段管理工作的內(nèi)容和方法。暫時(shí)不用、但日后有參考價(jià)值的材料，則應(yīng)歸檔，以備會后查考之用。會議信息的編發(fā)信息的編寫：文字材料可采取歸納法，摘要法等進(jìn)行編寫，對相片、錄音和錄像進(jìn)行選擇和剪輯。會場上未聽清的內(nèi)容，尤其是重要的人名、地名、時(shí)間、數(shù)據(jù)、引文等，必須找發(fā)言人核實(shí)無誤。兩位人員同時(shí)記錄的，要對同并合成一份較完整的會議記錄。錄音、攝影和錄像 是會議信息收集的輔助方式。會議記錄包括兩部分內(nèi)容：第一部分是會議的組織情況，包括會議名稱、地點(diǎn)、出席者、主持人等。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角寫明收文人和收文時(shí)間，收文時(shí)要登記，以免漏收。以免臨時(shí)發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯(cuò)。會議常用物品和設(shè)施包括：桌、椅、黑板、熒屏、電子白板、話筒、擴(kuò)音器、錄音機(jī)、錄像機(jī)、放映機(jī)、幻燈片、投影機(jī)、電腦及配套設(shè)備以及粉筆、彩色筆、文件夾、透明膠帶、圖釘、筆記用具、錄音帶、電腦軟盤、指示棒、姓名牌、茶具等文具和其他用品。對重要的邀請對象，在書面通知或請柬發(fā)送之后，還應(yīng)及時(shí)通過電話進(jìn)行征詢和確定。一般應(yīng)提前7天以上發(fā)出，并隨函附上回執(zhí)，以便準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)與會人數(shù)，做好相應(yīng)準(zhǔn)備。外單位或跨地區(qū)的會議必須寄送書面通知。超過一天的會議，需要制訂。日程表與作息時(shí)間表：日程表，即是將會議的內(nèi)容分解安排在會期的各單元（