【正文】 八、 數(shù)據(jù)在要進(jìn)行乘除等運算時，要養(yǎng)成使用 ROUND 函數(shù)的習(xí)慣，以免出現(xiàn)四舍五入的誤差。 六、 數(shù)字及文本的對齊方式請使用 Excel 默認(rèn)的格式，即數(shù)字靠右對齊、文本靠左對齊；數(shù)字使用千位分隔符。 四、 排版時請使用頂端標(biāo)題行、標(biāo)題列功能，而不必笨拙、野蠻地每隔 N 行強(qiáng)制性插入標(biāo)題行、標(biāo)題列。 三、 在要使用公式的單元格，盡量不使用合并單元格功能，以便填充公式、排序、篩選等。如果你使用過 Vlookup 等函數(shù)你就可體會到以上二條習(xí)慣的必要性。同理，公司不同部門間對同一對象亦應(yīng)統(tǒng)一名稱或編碼，以利數(shù)據(jù)的傳遞、引用。 目 錄 第一章 善用鼠標(biāo)與鍵盤 1． 1 操作 Excel 應(yīng)具備的習(xí)慣 1． 2 鼠標(biāo)操作技巧 1． 3 鍵盤操作技巧 1． 4 鼠標(biāo)鍵盤聯(lián)用操作技巧 1． 5 【 Shift】鍵作用總結(jié) 1． 6 鼠標(biāo)雙擊技巧總結(jié) 第二章 輸入與編輯數(shù)據(jù) 2． 1 數(shù)據(jù)輸入的基礎(chǔ)知識 2． 2 手工輸入數(shù)據(jù) 2． 3 復(fù)制及粘貼數(shù)據(jù) 2． 4 填充輸入數(shù)據(jù) 2． 5 多人同時錄 入編輯 2． 6 導(dǎo)入外部數(shù)據(jù) 2． 7 語音輸入 2． 8 數(shù)據(jù)的有效性 第三章 工作表常用操作 第一章 善用鼠標(biāo)與鍵盤 1． 1 操作 Excel 應(yīng)具備的習(xí)慣 成功緣于良好的習(xí)慣，這句話同樣適用于 Excel 應(yīng)用，良好的操作習(xí)慣將使你事半功倍、不走彎路、直達(dá)目的；而不好的操作習(xí)慣將極大地降低你的工作效率，讓你重復(fù)勞動，效率極低。對一些典型的問題，本書進(jìn)行詳細(xì)的分析總結(jié)，提供多種解決技巧，例如：將文本格式的數(shù)值轉(zhuǎn)換為數(shù)字型，本書分別介紹了選擇性粘貼法、分列法、智能標(biāo)記法、剪貼 板法等五種方法。因為，高手從來不是教出來的，而都是通過自身努力成就的！ 內(nèi)容提要 你使用過剪貼板來復(fù)制粘貼數(shù)據(jù)，但你知道用剪貼板將單元格區(qū)域的數(shù)據(jù)合并到一個單元格嗎？你會用剪貼板來將自定義 格式的顯示值粘貼為真正的值嗎？你或許已經(jīng)知道某功能的使用，但如何更好地使用此功能來快速巧妙地解決其它問題呢？本書就是從如何充分利用 excel 的各種功能的角度來闡述。其本意為龍得到天時地利，飛騰在天，擁有無限的活動空間，已經(jīng)到了大展鴻圖的時機(jī)。 十一、數(shù)據(jù)透視表 操作：【數(shù)據(jù)】 → 〖數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖〗 數(shù)據(jù)透視表是交互式報表，可快速合并和比較大量數(shù)據(jù)，功能非常強(qiáng)大。方法分別是通過位置進(jìn)行合并計算、按分類進(jìn)行合并計算、使用三維公式合并計算。 具體方法按照 “ 文本分列向?qū)?” 的提示操作就是了。然后在 “ 列數(shù)據(jù)格式 ” 下，單擊要為轉(zhuǎn)換文本的選定列應(yīng)用的數(shù)據(jù)格式。 從 “ 文本識別符號 ” 中選擇要使用的符號以指定該符號中所包含的數(shù)據(jù)將作為文本處理。如果數(shù)據(jù)類型為 “ 固定寬度 ” ，則這些選項不可用。 在對話框的 “ 分隔符號 ” 區(qū)域選擇數(shù)據(jù)所包含的分隔符。 如果文本文件中的項以制表符、冒號、分號或其他字符分隔，請選擇 “ 分隔符號 ” 。 智能列表功能：根據(jù)其它單元格的數(shù)值，自動提供相應(yīng)的列表。 有效性除了可以限定輸入的數(shù)值在某一區(qū)間外，還可利用其 “ 自定義 ” 功能引申出其它更牛的絕招，如： 不允許輸入重復(fù)值：自定義條件為 “ =COUNTIF($A$2:$A$10,A2)=1” 僅允許輸入特定格式的文本：如只能輸入以 “CQ” 或 “HN” 開頭的六個字符的文本，條件為“ =OR(AND(LEFT(C2,2)=cq,LEN(C2)=6),AND(LEFT(C2,2)=hn,LEN(C2)=6))” 。 如果你認(rèn)為有效性條件所設(shè)定的值只能是常量，那就太小瞧 Excel 了，這些條件值可以設(shè)定為公式，并非條件為 “ 自定義 ” 時才可設(shè)定公式。 技巧 1： 如果 “ 序列 ” 必須引用不同的工作表或工作簿，可使用定義的名稱。以上有效性條件除 “ 序列 ” 之外，其他的都可設(shè)定一個區(qū)間值。還可以設(shè)定提示信息和出錯警告，以幫助使用者正確使用工作表。關(guān)于此函數(shù)的用法請參看 Excel 聯(lián)機(jī)幫助。使用嵌套分類匯總的實例圖片見上圖。 可再次使用 “ 分類匯總 ” 命令來添加多個具有不同匯總函數(shù)的分類匯總，也可以使用嵌套分類匯總將更小的分組的分類匯總插入現(xiàn)有的分類匯總組中。 逸凡注： 插入分類匯總前，請先將列表排序 (以便將要進(jìn)行分類匯總的行組合 到一起 ),再分類匯總。分類匯總的方式有求和、計數(shù)、求平均值、最大（最?。┲怠⒊朔e、方差等。 七、對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總 操作：【數(shù)據(jù)】 → 〖分類匯總〗 分類匯總可自動計算列表中各類別的匯總和總計值。 （圖一） （圖二） （圖三） （圖四） （圖五） 逸凡注： 對列應(yīng)用篩選后，可用于對其他列進(jìn)行篩選的值只能是那些在當(dāng)前篩選區(qū)域中顯示的值，也就是只能在原來篩選的基礎(chǔ)上再進(jìn)行篩選，除非你先取消原篩選，切記?。? 當(dāng)單擊箭頭時，只顯示列表中的前 1000 個獨立的項。 如果要將符合以下三條件之一（審計部的職工或是所有的男性職工或工資大于 5的職工）的職工篩選出，篩選條件為圖三的單元格區(qū)域。舉例說明： 如果要篩選出審計部、評估部和管理咨詢部等三個部門的職工，篩選條件為圖一的單元格區(qū)域。 下面講解一下如何設(shè)定篩選條件： 條件區(qū)域行與行 的關(guān)系是 “ 或 (or)” 的關(guān)系，列與列是 “ 并（ and） ” 的關(guān)系 。 逸凡注： 條件區(qū)域至少需有三行：條件區(qū)域的列標(biāo)簽、條件行、空白行（條件區(qū)域必須具有列標(biāo)簽，在條件值與列表區(qū)域之間至少留一個空白行）。 （二） 高級篩選 高級篩選難在掌握如何設(shè)定篩選條件。本功能可使用通配符。進(jìn)入 “ 自定義自動篩選方式 ” 對話框進(jìn)行相關(guān)設(shè)置，在左邊的框中，選擇 “ 始于 ” 或 “ 并非起始于 ” ， “ 止于 ” 或 “ 并非結(jié) 束于 ” 等條件。 對大于或小于另一個數(shù)字的數(shù)字進(jìn)行篩選 對等于或不等于另一個數(shù)字的數(shù)字進(jìn)行篩選 對文本字符串的開始或結(jié)尾進(jìn)行篩選 如果你要篩選出以或不以某字符串開始或結(jié)尾的行請使用此功能。 對 空白或非空白單元格進(jìn)行篩選 單擊包含數(shù)字的列中的箭頭，再單擊（ “ 空白 ” 或 “ 非空白 ” ）?？稍O(shè)置成 “ 等于、不等于、包含、不包含 ” 等關(guān)系。也可設(shè)置成最大或最小的前百分之 N。然后進(jìn)入自動篩選前10 個的對話框進(jìn)行相關(guān)設(shè)置。 六、篩選數(shù)據(jù) 操作：【數(shù)據(jù)】 → 〖篩選〗 盡管 Excel 的篩選查詢功能遠(yuǎn)比不上 Access，但其提供的篩選功能還是比較豐富了，基本可以滿足一般需要。 技巧：如何按 4 個關(guān)鍵字進(jìn)行排序 首先，打開排序?qū)υ捒?，?“ 第三關(guān)鍵字 ” 框中，單擊最不重要的數(shù)據(jù)列，確定退出。 ( ) * , . / : 。 在按升序排序時， Microsoft Excel 使用如下次序（在 按降序排序時，除了空白單元格總是在最后外，其他的排序次序反轉(zhuǎn)） 在按字母先后順序?qū)ξ谋卷椷M(jìn)行排序時， Excel 從左到右 一個字符一個字符 地進(jìn)行排序。 五、對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序 操作：【數(shù)據(jù)】 → 〖排序〗 可按三個關(guān)鍵字進(jìn)行排序，還可選擇排序的方向（按行或列）、排序的方法（按字母排序按筆劃排序）。例如：將自動設(shè)置小數(shù)點位數(shù)設(shè)置為 4，如果輸入 123456，則自動變?yōu)?。 技巧 2：自動設(shè)置小數(shù)點 將【工具】 → 〖選項〗 →“ 編輯 ” 選項卡 →“ 自動設(shè)置小數(shù)點 ” 復(fù)選框勾選上，并在 “ 位數(shù) ” 框中輸入小數(shù)位數(shù)。（ 逸凡注 ：新增項目與數(shù)據(jù)列表的最后一行之間不應(yīng)含有空行。 鏈接： 如果 “ 常用 ” 工具欄或 “ 格式 ” 工具欄不見了，請將【視圖】菜單 → 〖工具欄〗 子菜單里的“ 常用 ” 或 “ 格式 ” 勾選上就是了。 四、工作簿選項設(shè)置 操作：【工具】 → 〖選項〗 你是否遇到過以下怪事： Excel 的網(wǎng)格線顏色變了、甚至不見了、單元格不能直接編輯或不能下拉填充了、編輯欄不見了、行號列標(biāo)不見了、滾動條不見了、工作表標(biāo)簽也不見了、數(shù)據(jù)源變了而公式計算出的結(jié)果還是原來的，真是天下大亂了！這些問題的根源都在【工具】 → 〖選項〗里。 請將 “ 選項 ” 卡里的 “ 始終顯示整個菜單 ” 勾選上，否則菜單僅顯示最近使用的命令?！?朗讀單元格 ” 是將單元格內(nèi)的文字朗讀出來，這個功能在樣對時很實用，只是語速有點慢、間隔有點長，當(dāng)然，你也可在 “ 控制面板 →→ 語音 ” 里將朗讀語速加快一點。 “ 照相機(jī) ” 類似于 中的截屏工具，它是將單元格象照相一下照下來（本手冊 “ 高級篩選 ” 部分中的單元格圖片就是使用 “ 照相機(jī) ” 照下來的），照下來的圖片還可根據(jù)源數(shù)據(jù)的變化而 變化，呵呵，夠先進(jìn)吧。建議增加的工具：查找、插入 /刪除行列、撤消合并單元格。 三、自定義工具欄 操作：【工具】 → 〖自定義〗 分為工具欄、命令、選項三個選項卡。 其他可禁止用戶 使用插入 /刪除行 /列、排序、使用自動篩選、使用數(shù)據(jù)透視表等功能， 允許用戶編輯區(qū)域 保護(hù)工作簿 ★ 結(jié)構(gòu)：防止用戶進(jìn)行如下操作：查看隱藏的工作表、移動刪除隱藏或更改工作表名稱、插入新工作表或圖表工作表、將工作表移動或復(fù)制到其他工作簿中 ★ 窗口：防止用戶進(jìn)行如下操作：在工作簿打開時，更改工作簿窗口的大小和位置、移動窗口、調(diào)整窗口大小或關(guān)閉窗口。 ★ 選擇解除鎖定的單元格：同上，不贅述。否則，他們未保存的數(shù)據(jù)將會丟失。 技巧 其他用戶未保存前，其對共享工作簿進(jìn)行的修訂不會顯示。 技巧 1：若要查看另外還有誰打開工作簿，請單擊 “ 工具 ” 菜單中的 “ 共享工作簿 ” ，再單擊 “ 編輯 ” 選項卡?？梢詫⒐蚕砉ぷ鞑镜牟僮麂浿圃谝粋€存儲于其他非共享工作簿的宏中。 創(chuàng)建或更改數(shù)據(jù)透視表 可以查看現(xiàn)有報表。 插入自動分類匯總 可以查看現(xiàn)有分類匯總。 創(chuàng)建、更改或查看方案 無。 指定、更改或刪除密碼 現(xiàn)有密碼仍然有效。 插入或更改超鏈接 現(xiàn)有超鏈接繼續(xù)有效。 創(chuàng)建或更改圖表或數(shù)據(jù)透 視表 可以查看現(xiàn)有的圖表和報表。 添加或更改條件格式 單元格值更改時，現(xiàn)有條件格式繼續(xù)存在，但不可更改這些格式或重定義條件。 刪除工作表 無。只有在停止使用共享工作簿的條件下，才能使用下面功能： 不可用的功能 替換方法 創(chuàng)建列表 無。 若要使自己的修訂覆蓋所有其他用戶的修訂，而且不再看到 “ 解決沖突 ” 對話框，請關(guān)閉此功能。 若要保留自己的修訂或其他人的修訂并轉(zhuǎn)到下一個修訂沖突上，請單擊 “ 接受本用戶 ” 或 “ 接受其他用戶 ” 。 修訂沖突 在向共享工作簿保存更改時，正在編輯該工作簿的其他人員可能已經(jīng)將自己的更改保存在了同一個單元格中。如果要打開共享工作簿以監(jiān)視進(jìn)程，則可在指定的時間間隔內(nèi)讓 Excel自動更新工作簿，可以保存工作簿也可以不保存。保存工作簿的用戶可以看到其他用戶所做的修訂（必須使用 Excel 97 或更高版本來修改共享工作簿）。如果要保留原條件格式，請使用選擇性粘貼 — 粘貼數(shù)值。 將格式復(fù)制到其他單元格中，可以使用格式刷（請注意在條件中正確使用單元格的相對引用，否則使用格式刷或復(fù)制格式將達(dá)不到預(yù)期的效果）。 實例見下表（雙擊打開表格查 看條件格式設(shè)置）。 最多可以指定三個條件，如果指定條件中沒有一個為真，則單元格將保持現(xiàn)有的格式。在此不詳述。 如果條件為 “ 公式 ” 選項，則輸入用于邏輯判斷的公式。 條件格式的條件分為兩類：單元格數(shù)值、公式，如下圖： 如果條件為 “ 單元格數(shù)值 ” 選項，則可以直接鍵入常量值或公式。單元格的值變化，格式就相應(yīng)變化。另：增加背景圖片將增大工作簿的大小。一邊工作一邊欣賞 PLMM，美哉！樂哉！ 逸凡注： 背景圖案不能打印，并且不會保留在保存為網(wǎng)頁的單個工作表或項目中。如果工作表標(biāo)簽顯示有背景色，則該工作表處于未選中狀態(tài)。選擇 所需顏色， “ 確定 ” 退出。 設(shè)置工作表標(biāo)簽顏色： 【格式】 → 〖工作表〗 →“ 工作表標(biāo)簽顏色 ” 。如果〖重命名〗和〖隱藏〗命令均無效，則說明當(dāng)前工作簿正處于防止更改結(jié)構(gòu)的保護(hù)狀態(tài)。 鏈接 1：隱藏、取消隱藏工作簿窗口 隱藏：打開工作簿，【窗口】 → 〖隱藏〗； 取消隱藏：【窗口】 → 〖取消隱藏〗。深層隱藏要用 VBA，將工作表的Visible 屬性設(shè)置為 xlSheetVeryHidden 即可。普通隱藏：在【格式】 → 〖工作表〗子菜單將選定的工作表隱藏起來。財務(wù)人員、統(tǒng)計人員一定要掌握這幾個自定義格式，很有用哦。如果要再次將該文本格式的數(shù)字轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，請 “ 使用選擇性粘貼 → 乘 ” 的功能（請參見 “ 選擇性粘貼 → 粘貼時運算 ” 部分）。 技巧 7： Excel 中的變形 術(shù) 在輸入數(shù)字前加一