第二章哈佛經(jīng)理會(huì)議要點(diǎn)(參考版)
2025-06-28 02:32本頁(yè)面
【正文】 12 / 12。 (3)主席應(yīng)適時(shí)追蹤會(huì)議中決議事項(xiàng)的執(zhí)行狀況，以免“決而不行、行而無(wú)效”。②會(huì)議中如有后續(xù)的工作有待與會(huì)者辦理，則會(huì)議記錄可以發(fā)揮提醒及跟催作用。為了令會(huì)議記錄能充分地發(fā)揮上述的功能，他應(yīng)該在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)之內(nèi)——或至遲到48小時(shí)之內(nèi)，整理妥善并送有關(guān)人員。 (2)責(zé)成有關(guān)人員整理會(huì)議記錄。盡管主席本人、與會(huì)者及觀察員三方面的單獨(dú)評(píng)估可能均含某一程度偏見(jiàn)，但三方面的綜合評(píng)估則頗為中肯。主席在每一次會(huì)議結(jié)束后，都應(yīng)該花幾分鐘時(shí)間，針對(duì)會(huì)議是否具實(shí)效而作自我評(píng)估。 會(huì)議結(jié)束后，主席的工作仍未結(jié)束。 (4)必要的時(shí)候，宣布下一次會(huì)議的目標(biāo)、時(shí)間及地點(diǎn)。 (2)總結(jié)這次會(huì)議所取得的成果。因此，主席應(yīng)該善用這幾分鐘。 為了避免以上兩種缺陷，主席應(yīng)該在結(jié)束會(huì)議之前的幾分鐘，為整場(chǎng)會(huì)議作總結(jié)。 (2)主席的說(shuō)詞給人的印象只是：他已機(jī)械式地完成了一件份內(nèi)的事，而這件事對(duì)他來(lái)說(shuō)好象并不重要。……好!散會(huì)。 會(huì)議結(jié)束要點(diǎn) 在所有的議案討論完畢時(shí)，或是在預(yù)定的會(huì)議終止時(shí)間來(lái)臨時(shí)，主席應(yīng)適時(shí)地結(jié)束會(huì)議。主要可透過(guò)身體語(yǔ)言(例如：領(lǐng)首、微笑)或口頭語(yǔ)言(例如：嗯!是的!)表示歡迎。這樣做，一來(lái)可進(jìn)一步澄清問(wèn)題的內(nèi)涵，二來(lái)可令答復(fù)者從容構(gòu)思答案。這四個(gè)階段的構(gòu)思可能會(huì)花相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間——譬如說(shuō)十秒鐘或更長(zhǎng)——此時(shí)主席不應(yīng)因擔(dān)心會(huì)議出現(xiàn)“冷場(chǎng)”，而以話語(yǔ)打斷答復(fù)者的思維。 (11)主席發(fā)問(wèn)之后，應(yīng)給予答復(fù)者足夠的時(shí)間答復(fù)。 (10)主席應(yīng)盡量根據(jù)與會(huì)者對(duì)前一個(gè)問(wèn)題的答復(fù)構(gòu)造問(wèn)句。 (9)主席應(yīng)盡量由廣泛的問(wèn)題，再移向特定的問(wèn)題。只要主席有適當(dāng)?shù)睦碛?，敏感性?wèn)題的提出，就不會(huì)被視為一種忌諱。主席切忌先發(fā)問(wèn)，然后再指名答復(fù)，因?yàn)槿f(wàn)一被指名答復(fù)者記不清楚主席的問(wèn)題，他將無(wú)從答復(fù)，這不但會(huì)造成場(chǎng)面難堪，而且主席又須花費(fèi)時(shí)間重新發(fā)問(wèn)。主席使用這種問(wèn)題時(shí)，應(yīng)先叫發(fā)問(wèn)對(duì)象的姓名，然后再予發(fā)問(wèn)。即所謂的“瞄準(zhǔn)式問(wèn)題”，向特定的與會(huì)者發(fā)問(wèn)。因?yàn)檫@種問(wèn)題等于向全體與會(huì)者發(fā)問(wèn)，可使全體與會(huì)者皆參與問(wèn)題的討論。 (5)主席應(yīng)盡量使用不指名答復(fù)的問(wèn)題。 (4)按平常對(duì)話的速度發(fā)問(wèn)。 (3)注意發(fā)問(wèn)的時(shí)機(jī)。事先確定發(fā)問(wèn)的范疇與發(fā)問(wèn)的主要內(nèi)容，將有助于發(fā)問(wèn)效率與發(fā)問(wèn)效能的發(fā)揮。這一類問(wèn)句幾乎讓對(duì)話者毫無(wú)選擇余地地按發(fā)問(wèn)者所設(shè)計(jì)答案作為答 復(fù)。這是指在問(wèn)句本身即已強(qiáng)烈暗示預(yù)期的答案的問(wèn)句。許多富于溝通技能的人都認(rèn)為，一個(gè)問(wèn)句最好只含一個(gè)主題，但最多不超出兩個(gè)主題，才能令對(duì)話者作有效的掌握。這是含多種主題的問(wèn)句。這一類問(wèn)句最足以顯示發(fā)問(wèn)者傲橫跋扈態(tài)度。這是以己意加諸對(duì)話者，并令對(duì)話者在窄小范圍內(nèi)從事選擇的問(wèn)句。含第三者意見(jiàn)的問(wèn)句中的第三者，如果是對(duì)話者所熟悉而且也是他所尊重的人，則該問(wèn)句對(duì)對(duì)話者將產(chǎn)生很大影響力； 反之，如該問(wèn)句中第三者非對(duì)話者所熟悉或非其所尊重者，則該問(wèn)句可能引起對(duì)話者反感。這是憑著第三者的意見(jiàn)以影響對(duì)話者意見(jiàn)的一種問(wèn)句。例如“我想我已了解你的困難所在，你可否告訴我一兩個(gè)具體的實(shí)例?”“我擔(dān)心我并不完全領(lǐng)會(huì)你的意思，你能否對(duì)剛剛提及的那些觀點(diǎn)再做深一層的解釋?”探索式問(wèn)句不但可用以發(fā)掘較充分的信息，而且可用以顯示發(fā)問(wèn)者對(duì)對(duì)話者的信息重視。 (4)探索式問(wèn)句。 封閉式問(wèn)句與開(kāi)放式問(wèn)句，通常均可進(jìn)一步演化為以下諸種型態(tài)問(wèn)句： (3)澄清式問(wèn)句。這一類問(wèn)句通常均無(wú)法以“是”或“否”等簡(jiǎn)單的措辭作為答復(fù)，例如“你對(duì)自己當(dāng)前的工作表現(xiàn)有什么看法?”“假如我們決定這么做，你認(rèn)為會(huì)產(chǎn)生什么后果?”“你對(duì)于下個(gè)月的生產(chǎn)目標(biāo)有什么意見(jiàn)?”等。 (2)開(kāi)放式問(wèn)句。封閉式問(wèn)句可令發(fā)問(wèn)者獲得特定的資料或信息，而答復(fù)這種問(wèn)句的人，并 不需要太多的思索功夫即能給予答復(fù)。問(wèn)句的類別雖多，但基本上它們都是由以下兩種型態(tài)的問(wèn)句所演化出來(lái)的： (1)封閉式問(wèn)句。“這次加工資的幅度與你期待中的幅度的有無(wú)差距?” (8)言歸正傳。“讓我總結(jié)一下你對(duì)這個(gè)問(wèn)題的看法……我這個(gè)總結(jié)是否與你的看法一致?” (6)鼓動(dòng)對(duì)話者對(duì)某一問(wèn)題進(jìn)行思考?！澳銜圆粫缘霉緦?duì)所有編制內(nèi)的員工均提供子女教育津貼?” (4)鼓勵(lì)意見(jiàn)參與?！澳憧煞窀乓卣勔徽劥舜文阍跂|南亞考察市場(chǎng)所見(jiàn)所聞?” (2)透視對(duì)話者動(dòng)機(jī)意向?！糧K)〗〖BG)F〗〖HT5”，5SS〗 會(huì)議發(fā)問(wèn)要點(diǎn) 發(fā)問(wèn)的目的 在會(huì)議中，發(fā)問(wèn)的最主要目的是在于啟開(kāi)話匣，以利溝通進(jìn)行。)〖ZK)〗 〖ZK(〗如果主席意識(shí)到發(fā)問(wèn)者 有意見(jiàn)要表達(dá)時(shí)，可讓發(fā)問(wèn)者先答復(fù)他自己所發(fā)出的問(wèn)題?！糧K(〗假如主席一時(shí)不知如何 答復(fù)，或是需要時(shí)間去思索答案時(shí)。假如時(shí)間充裕時(shí)。 假如其他與會(huì)者想表示意見(jiàn)時(shí)。假如其他與會(huì)者能夠答復(fù)時(shí)?！糧K(〗因?yàn)闀r(shí)間不夠，主席想移轉(zhuǎn)到另一議案的討論時(shí)，可由主席親自答復(fù)以節(jié)省時(shí)間 。只有主席才能答復(fù)的問(wèn)題，應(yīng)由主席親自答復(fù)?！糧K(〗直接向主席征求答復(fù)的問(wèn)題，原則上應(yīng)由
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