【正文】 實(shí)施雙方要本著對實(shí)施工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，要求做到過程結(jié)果一絲不茍，高標(biāo)準(zhǔn)才能實(shí)施出一流的應(yīng)用。這一方面要求辦公自動化系統(tǒng)盡可能地符合原有的辦公習(xí)慣和辦公制度，一方面又要求對原有的辦公習(xí)慣和辦公制度進(jìn)行一些修改，以利于辦公自動化系統(tǒng)的推廣，從而起到規(guī)范 辦公制度、提高辦公效率的作用。 辦公習(xí)慣和辦公制度與辦公自動化系統(tǒng)要相互適應(yīng)。最好親自帶隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)。我們建議： 第一：領(lǐng)導(dǎo)重視。我們將“做客戶的朋友，為客戶創(chuàng)造價值，持續(xù)性的為客戶服務(wù)”的精神落實(shí)到每一個服務(wù)支持人員的服務(wù)過程中，使售后服務(wù)反 饋中的客戶滿意率保持在很高的水平上。通過銷售服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)支持、并結(jié)合用友集團(tuán)在全國各地的星羅密布的服務(wù)體系，建立了網(wǎng)狀的遍布全國的服務(wù)體系，從而為客戶提供周到完善的服務(wù)。更重要的 是，可以大大優(yōu)化人員的辦公效率及所需工作的人員，節(jié)省使用者的人力資源消耗，這些都是無形的資產(chǎn)，為企業(yè)帶來更大的效益。 知識管理可以給我們的團(tuán)隊(duì)一些成功的和失敗的案例，錯作經(jīng)驗(yàn)，讓我們的團(tuán)隊(duì)更具戰(zhàn)斗力 知識管理可以給我們的新員工一些工作經(jīng)驗(yàn)，讓我們的員工一入公司就可以學(xué)習(xí)到工作的方法及了解到公司的情況，更快的融入到公司的工作中來。 知識管理可以給我們的高層領(lǐng)導(dǎo)提供企業(yè)決策支持的依據(jù)。 5． 減少審批浪費(fèi)的時間，方便遠(yuǎn)程及移動辦公 領(lǐng)導(dǎo)使用協(xié)同管理系統(tǒng)，可以遠(yuǎn)程的，移動辦公，只要在有電腦和網(wǎng)絡(luò)的情況下即可進(jìn)行遠(yuǎn)程審批及移動辦公，極大的解決領(lǐng)導(dǎo)的辦公難題，將領(lǐng)導(dǎo)從繁重的工作，及緊閉的辦公室里解放出來。 4． 對各種財務(wù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及時的查看了解 應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)，可以及時的查看各種財務(wù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，將各個業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門所總結(jié)匯總的數(shù)字及時展 現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)的桌面上，及時的提供企業(yè)決策的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為企業(yè)決策標(biāo)明了方向。 2． 對下屬的工作計(jì)劃及 結(jié)果進(jìn)行跟蹤控制 通過對下屬上報的工作計(jì)劃及總結(jié)，能夠了解下屬員工的工作情況，工作能力等，根據(jù)計(jì)劃、總結(jié)，能夠及時準(zhǔn)確的定制下階段的工作規(guī)劃及階段戰(zhàn)略發(fā)展計(jì)劃。 4． 及時遠(yuǎn)距離對項(xiàng)目產(chǎn)生事項(xiàng)審批 對于項(xiàng)目中產(chǎn)生的審批事項(xiàng)，資金審批，資源調(diào)用申請等，使用協(xié)同管理系統(tǒng)能夠及時審批，并固化流程，嚴(yán)格按照公司規(guī)章制度進(jìn)行審批流程，規(guī)范管理。 2． 節(jié)省項(xiàng)目通訊、交通費(fèi)用 非緊急事項(xiàng)及工作匯報，使用協(xié)同管理系統(tǒng)匯報，交流，即減低了電話、傳真等通訊工具的使用，并且簡單項(xiàng)目匯報，無需長途跋涉，使用協(xié)同管理系統(tǒng)，就如同在同一個辦公室內(nèi)部辦公一樣，節(jié)約了通訊及交通費(fèi)用。 5． 節(jié)約時間，提高效率 資料室不僅擔(dān)負(fù)著借閱管理文件資料的工作，還要對領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送審批過的文件資料打印，傳送，通過協(xié)同管理系統(tǒng)，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批后的文件資料，直接傳遞到資料室管理員手中，可以即時打印，減少復(fù)雜傳遞工作。 4． 保存安全性提高 資料全部保存在服務(wù)器端，即使資料室所使用終端電腦損壞，資料也能確保安全，所有資料加密保存，未有許可即使系統(tǒng)管理員也無辦法查看。使用協(xié)同管理系統(tǒng)后，審批通過流程直接通知到資料室管理員，管理員收到后，在 OA 上通過點(diǎn)擊幾下鼠標(biāo)即可將批準(zhǔn)的文檔共享給需要查詢的人員，并能控制借閱時間，到時間后即可自動回收。完全打破時空、地域帶來的異地辦公的規(guī)范性和可控性具體來說有如下的益處： 企業(yè) OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案 降低行政成本 提高辦公效率 典型收益 潛在收益業(yè)務(wù)領(lǐng)域 采用的措施 提高審批速度 審批 變手工審批為電子審批 變串簽流程為會簽流程 簡化人工操作，提高操作效率 手工的文件發(fā)送 信息的查詢和檢索 變手工手段為電子手段（如人工送達(dá)為電子發(fā)送）、采用辦公自動流轉(zhuǎn)功能 利用電子信息搜索手段 日程事件管理、信息共享管理、電子協(xié)作管理 方便信息溝通，提高溝通效率 在線 、 EMAIL 典型收益 潛在收益業(yè)務(wù)領(lǐng)域 采用的措施 節(jié)約紙張費(fèi)用、差旅費(fèi)、通訊費(fèi)用、電話、傳真和郵寄的費(fèi)用 工作匯報 公文審批 公文傳閱 公文發(fā)布 規(guī)章制度查閱 電子審批 網(wǎng)上公文流轉(zhuǎn) 網(wǎng)上公文管理 電子公告、電子雜志 規(guī)章制度電子版本上傳和共享 集團(tuán)會議 工作調(diào)查 分公司工作匯報 費(fèi)用審批 移動辦公 網(wǎng)絡(luò)會議 電子匯報 網(wǎng)上審 批 節(jié)約用車成本 車輛管理和調(diào)度 通過企業(yè)運(yùn)營 降低辦公設(shè)備成本 辦公設(shè)備計(jì)劃、使用、維護(hù) 辦公設(shè)備管理 提高信息的利用率，增值前期 IT 投資 和業(yè)務(wù)相關(guān)的各種審批 業(yè)務(wù)執(zhí)行監(jiān)控 和業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成 節(jié)約文檔管理費(fèi)用 文本紙張如：文化手冊、制度匯編、月刊、公文、刊物等 采用知識庫管理和共享文檔、采用電子發(fā)布 提高信息的獲取速度 業(yè)務(wù)信息的獲取 辦公信息的獲取 網(wǎng)絡(luò)資源鏈接和查詢 和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成 辦公信息的綜合查詢 知識庫的利用 企業(yè) OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案 提高管理能力 具體對資料室、安全部（文件）價值展現(xiàn)為： 1． 保存方式簡便 使用協(xié)同管理系統(tǒng)后，保存資料方式逐漸由紙制文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊ㄟ^電子文檔及掃描件保存，直接通過流程保存及上傳形式即可實(shí)現(xiàn)，電子分類上傳，充分節(jié)省了日常保存紙制文檔的時間和精 力。 7) 整合信息孤島，適合未來業(yè)務(wù)集成需求。因此， OA 可以通過同企業(yè)中其它系統(tǒng)，如 ERP、 CRM 的集成來形成對企業(yè)的閉環(huán)管理，這既 OA 發(fā)展的主流方向，又是 OA 應(yīng)用價值的體現(xiàn)。 5) 知識庫的合理化建設(shè)將形成企業(yè)文化中的重要部分。 企業(yè) OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案 3） 協(xié)同的項(xiàng)目屬性，提供以項(xiàng)目為中心的信 息組織模式，提高對事務(wù)的縱向流程的監(jiān)近代能力。 3. 增強(qiáng)對事務(wù)、事件的計(jì)劃性及跟蹤、控制能力 1） 通過協(xié)同事務(wù)管理，有效解決目標(biāo)管理中失控和管理者事務(wù)繁多造成的顧此失彼。 3) 公文的流轉(zhuǎn)更加規(guī)范， 4) 通過實(shí)現(xiàn)辦公自動化，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。結(jié)束無序形管理行為。 4) 完美的工作流設(shè)計(jì)，有效地調(diào)動團(tuán)隊(duì)的整體效力，提升團(tuán)隊(duì)協(xié)同能力。其本質(zhì)是提高企業(yè)決策效能為目的的。 . 用友 OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo) 1. 提高團(tuán)隊(duì)和個人的辦公效率 1) 根據(jù)美國一家權(quán)威咨詢機(jī)構(gòu)的調(diào)查結(jié)果顯示，員工在 3000 人以上的集團(tuán)企業(yè)相比員工在 500 人左右的中型企業(yè)來說，其行政辦公效率下降 50%，公文傳遞速度下 降 30%，群體溝通能力下降 40%。 出差狀態(tài)下由于交通條件、通訊條件、辦公條件的種種限制，大大地降低了工作效率。 數(shù)據(jù)雖然無法關(guān)聯(lián)，但業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性是真實(shí)存 在的，導(dǎo)致業(yè)務(wù)在部門間縱向流轉(zhuǎn)時出現(xiàn)信息斷檔。 問題四：信息共享手段缺乏 日常辦公事務(wù)未形成正式文檔，何談信息共享； 正式文檔的共享往往依賴于電話＋ＥＭＡＩＬ實(shí)現(xiàn)，效率低下； 由于缺乏信息共享，經(jīng)常進(jìn)行重復(fù)勞動，造成資源的浪費(fèi)； 企業(yè) OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案 問題五：信息孤島問題突出 企業(yè)信息分散在各種管理軟件中，造成信息冗余，相關(guān)信息無法建立關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)更新無法同步。 問題三：計(jì)劃控制能力不足 領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁多，容易忘事，顧此失彼； 計(jì)劃很多，但控制力度不夠，造成多半計(jì)劃被擱淺 。 問題二：管理行為規(guī)范性難以保障 影響綜合決策： 集團(tuán)的異地分支機(jī)構(gòu)多，各成員企業(yè)文化不同，管理風(fēng)格不一致，缺乏相應(yīng)的管理手段，造成了管理制度難以落實(shí)；管理者信息不能及時獲取，難以掌握企業(yè)最新變化和動態(tài)以做出正確的決策。用郵件進(jìn)行需反復(fù)交流的信息交互，是很沒效率的事情。 時空限制導(dǎo)致協(xié)同工作效率低 下 由于信息傳遞的過程中人員外出或出差等因素，經(jīng)常導(dǎo)致批復(fù)、審閱周期長，工作項(xiàng)目不得不處于長時間等待狀態(tài)。 提 供 相應(yīng) 二 次開發(fā)數(shù)據(jù)接口 可以將簽章相關(guān)信息（文件名稱、單位名稱、簽章用戶名稱、簽章名稱、簽章時間、簽章機(jī)器 IP 地址）保存到服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫，方便二次開發(fā) ，實(shí)現(xiàn)電子簽章軟件與客戶系統(tǒng)相結(jié)合應(yīng)用。 文檔解鎖功能 對被鎖定的文檔進(jìn)行解鎖，根據(jù)鎖定密碼來確認(rèn)文檔解鎖。 禁止移動功能 執(zhí)行該功能過后，該簽章的位置將不能夠更改了。 證書查看功能 任何人都能夠查閱簽署者證書的相關(guān)信息，信息包括證書版本、證書序列號、簽名算法、頒發(fā)者詳細(xì)信息、有效起始日期、有效終止日期、用戶詳細(xì)信息、 DER 公鑰值、證書自定義級別 支 持 雙證 書 功能 可以支持雙證書應(yīng)用，包括加密證書和簽名證書，安全性更高。一方企業(yè) OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案 面能夠辨別簽署者身份的真?zhèn)?，另一方面能夠確保簽署者身份的不可抵賴性，即一旦簽名而且身份認(rèn)證通過，則簽名者將無法否認(rèn)此簽名。 簽章驗(yàn)證功能 該功能能夠驗(yàn)證文檔內(nèi)容是否被修改或簽章信息是否有效。 功能 功能 說明 文檔簽章功能 確定對當(dāng)前的文檔進(jìn)行蓋章，該功能需要將印章鑰匙盤的支持，同時需要輸入密碼確認(rèn)用戶身份。 企業(yè) OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案 . RTX插件 協(xié)同管理在線消息和 RTX 互通，達(dá)到組織結(jié)構(gòu)同步，并可以通過用戶手機(jī)進(jìn)行即時消息互通。 . 安全傳輸插件 安全插件通過 CA 認(rèn)證原理，實(shí)現(xiàn) HTTPS 通道訪問加密和防 DOS 攻擊，記錄訪問請求日志，通過 HTTPS 保證傳輸信息加密安全性。在員工通訊錄，在線人員，關(guān)聯(lián)人員等多處實(shí)現(xiàn)短信發(fā)送。 . U8 插件 實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)和用友 U8 數(shù)據(jù)集成，完成協(xié)同表單導(dǎo)入 U8 的未記帳憑證，實(shí)現(xiàn)真正意義上的 U8 打通。 Office 提供高級版和標(biāo)準(zhǔn)版。 ◆ 支持郵件與協(xié)同工作流程的雙向打通，可以直接將收到的郵件通過協(xié)同工作流程轉(zhuǎn)發(fā)給他人，同時，在協(xié)同工作中的流程也可轉(zhuǎn)發(fā)為郵件，將工作中的信息共享給不在協(xié)同工作流程中的人員。 ◆ 提供基于 Web 的電子郵件發(fā)送、閱讀和存儲功能。 ? 實(shí)現(xiàn)會議發(fā)布，會議回執(zhí)，會議紀(jì)要整理，進(jìn)行會議紀(jì)要的發(fā)送 ? 進(jìn)行全面的計(jì)劃管理實(shí)現(xiàn)日計(jì)劃，周計(jì)劃，月計(jì)劃，任意期計(jì)劃的設(shè)置，并支持計(jì)劃振蕩回復(fù) 設(shè)置會前提醒時間 會議召集 會議列表 申請占用會議室 當(dāng)日時間計(jì)劃列表 跨日事件列表 快速定位日期 企業(yè) OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案 . 電子郵件 用友 OA 協(xié)同管理系統(tǒng)提供基于 Web 的電子郵件客戶端系統(tǒng)