【導(dǎo)讀】企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案。文檔去向文檔管理員留檔發(fā)送給客戶

　　

【正文】 和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成 辦公信息的綜合查詢 知識庫的利用 企業(yè) OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案 提高管理能力 具體對資料室、安全部（文件）價值展現(xiàn)為： 1． 保存方式簡便 使用協(xié)同管理系統(tǒng)后，保存資料方式逐漸由紙制文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?，通過電子文檔及掃描件保存，直接通過流程保存及上傳形式即可實(shí)現(xiàn)，電子分類上傳，充分節(jié)省了日常保存紙制文檔的時間和精 力。 2． 查詢快捷便利 以往查詢，需要得到批準(zhǔn)后，到資料室報(bào)告，由管理員按照資料柜查詢，查找后發(fā)放給查詢?nèi)藛T，并且需要領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)方可查看，審批過程復(fù)雜麻煩，查找過程也耗時費(fèi)力，且借閱后，到歸還時間還需人員督促。使用協(xié)同管理系統(tǒng)后，審批通過流程直接通知到資料室管理員，管理員收到后，在 OA 上通過點(diǎn)擊幾下鼠標(biāo)即可將批準(zhǔn)的文檔共享給需要查詢的人員，并能控制借閱時間，到時間后即可自動回收。 3． 共享形式多種多樣，可控制 可以授權(quán)多個管理員分別管理多個文檔夾，減輕單一管理員的工作量，各自管理，授權(quán)查看，并能控制管理員可以上傳 新資料，刪除舊資料。 4． 保存安全性提高 資料全部保存在服務(wù)器端，即使資料室所使用終端電腦損壞，資料也能確保安全，所有資料加密保存，未有許可即使系統(tǒng)管理員也無辦法查看。協(xié)同管理系統(tǒng)服務(wù)器加密，數(shù)據(jù)庫加密，應(yīng)用服務(wù)加密，資料文檔加密，身份驗(yàn)證加密，五層加密機(jī)制，典型收益 潛在收益業(yè)務(wù)領(lǐng)域 采用的措施 規(guī)范辦公流程，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理 計(jì)劃審批、費(fèi)用審批 公文流轉(zhuǎn) 工作匯報(bào) 辦公流程分析優(yōu)化 ,，建立各類辦公流程模型 建立操 作規(guī)范、信息流程約束 建立電子模版下發(fā) 信息標(biāo)準(zhǔn)化 企業(yè)應(yīng)用集成將以最小的代價獲得最大的效益 有效的信息協(xié)同，信息交互的一致性 制定信息標(biāo)準(zhǔn)格式、標(biāo)準(zhǔn)交互方式 提高管理透明度 規(guī)范化管理 執(zhí)行的追溯 執(zhí)行的跟蹤 所有數(shù)據(jù)均記錄在系統(tǒng)中，保留各種操作痕跡 采用監(jiān)控工具查詢執(zhí)行狀態(tài) 對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的透明訪問 提高審批速度 審批 手工審批為電子審批 串行審批流程為并行審批流程 提高決策能力 計(jì)劃審批 費(fèi)用審批 制度的出臺 和統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)以及其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，直接從業(yè)務(wù)系統(tǒng)中提取有用的信息 從知識庫查詢有用信 息 提高反應(yīng)速度 各種異常情況的處理 對各種意見和匯報(bào)的快速處理 對各種申請或公文的快速審批 改變手工管理，采取電子手段：如移動辦公、 EMAIL 從業(yè)務(wù)到協(xié)同辦公的集成 通過代辦工作直接找到需要處理的事宜 加強(qiáng)對業(yè)務(wù)的控制 客戶、銷售、物流、資金等 通過和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息集成 企業(yè) OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案 確保資料安全。 5． 節(jié)約時間，提高效率 資料室不僅擔(dān)負(fù)著借閱管理文件資料的工作，還要對領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送審批過的文件資料打印，傳送，通過協(xié)同管理系統(tǒng)，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批后的文件資料，直接傳遞到資料室管理員手中，可以即時打印，減少復(fù)雜傳遞工作。 具體對項(xiàng)目部價值展現(xiàn)為： 1． 提 高項(xiàng)目的成功率，降低風(fēng)險 遠(yuǎn)程實(shí)施的項(xiàng)目部，對于項(xiàng)目進(jìn)展情況，定期根據(jù)固定格式使用協(xié)同管理系統(tǒng)向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，將項(xiàng)目進(jìn)展中的問題，需要協(xié)助的事項(xiàng)對領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行申報(bào)，領(lǐng)導(dǎo)可以快速的了解項(xiàng)目情況，及及時安排相應(yīng)資源支持項(xiàng)目，確保項(xiàng)目的正常有序進(jìn)展，提高項(xiàng)目的成功率，降低風(fēng)險。 2． 節(jié)省項(xiàng)目通訊、交通費(fèi)用 非緊急事項(xiàng)及工作匯報(bào)，使用協(xié)同管理系統(tǒng)匯報(bào)，交流，即減低了電話、傳真等通訊工具的使用，并且簡單項(xiàng)目匯報(bào)，無需長途跋涉，使用協(xié)同管理系統(tǒng)，就如同在同一個辦公室內(nèi)部辦公一樣，節(jié)約了通訊及交通費(fèi)用。 3． 領(lǐng)導(dǎo)及時了解項(xiàng)目進(jìn)展情況 作為領(lǐng)導(dǎo)需要及時準(zhǔn)確的了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況，然后根據(jù)進(jìn)展情況及時的執(zhí)行下一步的方針策略，如項(xiàng)目進(jìn)展有偏差，則會及時調(diào)整，確保項(xiàng)目健康進(jìn)展。 4． 及時遠(yuǎn)距離對項(xiàng)目產(chǎn)生事項(xiàng)審批 對于項(xiàng)目中產(chǎn)生的審批事項(xiàng)，資金審批，資源調(diào)用申請等，使用協(xié)同管理系統(tǒng)能夠及時審批，并固化流程，嚴(yán)格按照公司規(guī)章制度進(jìn)行審批流程，規(guī)范管理。 具體對各層次領(lǐng)導(dǎo)價值展現(xiàn)為： 1． 及時監(jiān)控、了解下屬的工作情況 通過對下屬上報(bào)的情況，工作流程的進(jìn)展情況跟蹤，能夠及時監(jiān)控、了解到下屬的工作進(jìn)展情況，及工作結(jié)果，掌握更全面的工作信息。 2． 對下屬的工作計(jì)劃及 結(jié)果進(jìn)行跟蹤控制 通過對下屬上報(bào)的工作計(jì)劃及總結(jié)，能夠了解下屬員工的工作情況，工作能力等，根據(jù)計(jì)劃、總結(jié)，能夠及時準(zhǔn)確的定制下階段的工作規(guī)劃及階段戰(zhàn)略發(fā)展計(jì)劃。 3． 能及時審批遠(yuǎn)程項(xiàng)目部及遠(yuǎn)程員工的申報(bào)事項(xiàng) 對于遠(yuǎn)程的項(xiàng)目部及員稱的員工的工作請示、申請，能及時的予以解決，減少逐級上報(bào)時上報(bào)進(jìn)展情況不明的情況，及時的給遠(yuǎn)程項(xiàng)目部及員工以有力的決策支持，減少因決策不明而產(chǎn)生的損失。 4． 對各種財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及時的查看了解 應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)，可以及時的查看各種財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，將各個業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門所總結(jié)匯總的數(shù)字及時展 現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)的桌面上，及時的提供企業(yè)決策的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為企業(yè)決策標(biāo)明了方向。做到知己知彼，百戰(zhàn)百勝。 5． 減少審批浪費(fèi)的時間，方便遠(yuǎn)程及移動辦公 領(lǐng)導(dǎo)使用協(xié)同管理系統(tǒng)，可以遠(yuǎn)程的，移動辦公，只要在有電腦和網(wǎng)絡(luò)的情況下即可進(jìn)行遠(yuǎn)程審批及移動辦公，極大的解決領(lǐng)導(dǎo)的辦公難題，將領(lǐng)導(dǎo)從繁重的工作，及緊閉的辦公室里解放出來。 企業(yè) OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案 對內(nèi)部知識管理的應(yīng)用點(diǎn)展現(xiàn)在： 利用協(xié)同管理系統(tǒng)，建立企業(yè)知識庫，將工作中經(jīng)典案例的文檔，流程進(jìn)行保存，將公司大事記、 IT 常用知識、公司規(guī)章制度、新員工必讀等長期有效的，公司多年經(jīng)營沉淀下來的知識統(tǒng)一分 門別類的進(jìn)行收藏，并授權(quán)對公司員工進(jìn)行共享和借閱，使知識的傳遞更加便捷、迅速。 知識管理可以給我們的高層領(lǐng)導(dǎo)提供企業(yè)決策支持的依據(jù)。 知識管理可以給我們的中層領(lǐng)導(dǎo)一些管理的經(jīng)驗(yàn)手段。 知識管理可以給我們的團(tuán)隊(duì)一些成功的和失敗的案例，錯作經(jīng)驗(yàn)，讓我們的團(tuán)隊(duì)更具戰(zhàn)斗力 知識管理可以給我們的新員工一些工作經(jīng)驗(yàn)，讓我們的員工一入公司就可以學(xué)習(xí)到工作的方法及了解到公司的情況，更快的融入到公司的工作中來。 . 總結(jié)： 綜上所述，用友 OA 協(xié)同管理軟件，可以節(jié)省包括通訊、交通、紙張等多種費(fèi)用，每年可節(jié)省下可觀的費(fèi)用。更重要的 是，可以大大優(yōu)化人員的辦公效率及所需工作的人員，節(jié)省使用者的人力資源消耗，這些都是無形的資產(chǎn)，為企業(yè)帶來更大的效益。 企業(yè) OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案 7. 服務(wù)優(yōu)勢 用友軟件在對戶提供完善產(chǎn)品的同時更重視服務(wù)。通過銷售服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)支持、并結(jié)合用友集團(tuán)在全國各地的星羅密布的服務(wù)體系，建立了網(wǎng)狀的遍布全國的服務(wù)體系，從而為客戶提供周到完善的服務(wù)。我們的售后支持人員是一支具備專業(yè)素質(zhì)和優(yōu)良服務(wù)意識的團(tuán)隊(duì)，為我們的客戶提供及時方便的售后服務(wù)。我們將“做客戶的朋友，為客戶創(chuàng)造價值，持續(xù)性的為客戶服務(wù)”的精神落實(shí)到每一個服務(wù)支持人員的服務(wù)過程中，使售后服務(wù)反 饋中的客戶滿意率保持在很高的水平上。 . 用友建立了完善的服務(wù)保障體系 ? 遍布全國的服務(wù)網(wǎng)絡(luò) ? 1家總部服務(wù)中心 ? 4家大區(qū)服務(wù)中心 ? 500家授權(quán)合作伙伴服務(wù)部 . 用友搭建了基于用友協(xié)同辦公管理系統(tǒng)（ OA）的先進(jìn)的服務(wù)技術(shù)平臺 靈活的服務(wù)入口 ? 先進(jìn)的技術(shù)平臺 ? 完善的組織結(jié)構(gòu) ? 多級的服務(wù)梯隊(duì) 企業(yè) OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案 . 用友提供了多樣的服務(wù)支持方式 ? 5 種服務(wù)方式 ? 30 個服務(wù)項(xiàng)目 ? 一年內(nèi)免費(fèi)升級 ? 每年 13次系統(tǒng)升級 ? 《會員?？分鲃油扑? ? 遠(yuǎn)程維護(hù)與現(xiàn)場服務(wù)相結(jié)合 企業(yè) OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案 8. 實(shí)施保障體系 . 組織保障 為了更好的實(shí)施 項(xiàng)目，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，建立一個完善的高質(zhì)量的實(shí)施隊(duì)伍是關(guān)鍵。我們建議： 第一：領(lǐng)導(dǎo)重視。 領(lǐng)導(dǎo)的重視程度對辦公自動化系統(tǒng)是否能夠成功實(shí)施起到很重要的作用，因此需要實(shí)施單位領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。最好親自帶隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)。 第二：跨部門關(guān)鍵人員組織。 辦公習(xí)慣和辦公制度與辦公自動化系統(tǒng)要相互適應(yīng)。在應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)的過程中，必然會對原有的一些辦公習(xí)慣、辦公制度有所沖擊。這一方面要求辦公自動化系統(tǒng)盡可能地符合原有的辦公習(xí)慣和辦公制度，一方面又要求對原有的辦公習(xí)慣和辦公制度進(jìn)行一些修改，以利于辦公自動化系統(tǒng)的推廣，從而起到規(guī)范 辦公制度、提高辦公效率的作用。這其中需要各部門積極配合，實(shí)施到哪里就要有專人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)等工作 第三：過程結(jié)果嚴(yán)謹(jǐn)。 實(shí)施雙方要本著對實(shí)施工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，要求做到過程結(jié)果一絲不茍，高標(biāo)準(zhǔn)才能實(shí)施出一流的應(yīng)用。 . 實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃 實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃表參見如下： 階段 活動 任務(wù) 開始的 工作日 結(jié)束的 工作日 交付成果 /文檔 項(xiàng)目 準(zhǔn)備 確定雙方 項(xiàng)目組織 確定用友致遠(yuǎn)方項(xiàng)目組成員 前期準(zhǔn)備 《 項(xiàng) 目 組 成 員 名單》 確定客戶 X 方項(xiàng)目組成員 通訊、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器等輔助設(shè)備 項(xiàng)目啟動會 準(zhǔn)備 項(xiàng)目啟動會 召開項(xiàng)目啟動會 《 項(xiàng) 目 啟 動 會 紀(jì)要》 標(biāo)準(zhǔn) 產(chǎn)品 安裝 安裝培訓(xùn)與測試環(huán)境 測試與培訓(xùn)系統(tǒng)環(huán)境準(zhǔn)備 根據(jù)合同安裝、調(diào)試 《系統(tǒng)安裝確認(rèn)》 對客戶系統(tǒng)管理員進(jìn)行培訓(xùn) 《培訓(xùn)記錄》 項(xiàng)目組 培訓(xùn) 組內(nèi)產(chǎn)品培訓(xùn) 《培訓(xùn)計(jì)劃》 《培訓(xùn)總結(jié)》 需求 調(diào)研 業(yè)務(wù)需求 調(diào)研 準(zhǔn)備調(diào)研提綱、問卷 《需求調(diào)研提綱、問卷》 制定調(diào)研計(jì)劃 《需求調(diào)研計(jì)劃》 業(yè)務(wù)調(diào)研 企業(yè) OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案 整理需求調(diào)研報(bào)告并確認(rèn) 《需求調(diào)研報(bào)告》 最終 用戶 培訓(xùn) 關(guān) 鍵用戶培訓(xùn) 制定培訓(xùn)計(jì)劃 《培訓(xùn)計(jì)劃》 培訓(xùn)老師 培訓(xùn)教材、環(huán)境準(zhǔn)備 進(jìn)行培訓(xùn)、考核 《培訓(xùn)總結(jié)》 業(yè)務(wù)權(quán)限規(guī)劃與分配（單位） 分配最終用戶權(quán)限 權(quán)限測試 系統(tǒng) 試 運(yùn)行 上線運(yùn)行支持 系統(tǒng)上線后的現(xiàn)場支持 （全面試運(yùn)行 3周） 運(yùn)行階段報(bào)告 《運(yùn)行階段報(bào)告》 項(xiàng)目驗(yàn)收總結(jié) 整理各階段驗(yàn)收文檔 《產(chǎn)品實(shí)施驗(yàn)收總結(jié)報(bào)告》 對項(xiàng)目實(shí)施效果進(jìn)行總結(jié)、評估 項(xiàng)目 總結(jié) 與客戶項(xiàng)目進(jìn)行交接 整理、清理項(xiàng)目文檔 《項(xiàng)目總結(jié)》 Project 項(xiàng)目進(jìn)度表參見如下：