【正文】 (十一)會(huì)議紀(jì)要 適用于記載。 (九)意見(jiàn) 適用于對(duì)公司所屬部門(mén)及分、子公司的相關(guān)問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。 (七)請(qǐng)示 適用于向政府機(jī)關(guān)或行業(yè)管理部門(mén)請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)；也適用于部門(mén)和分、子公司請(qǐng)示公司有關(guān)事項(xiàng)。 (五)通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者事項(xiàng)。(三)決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)分、子公司不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。第二章 公文種類(lèi)第八條 公司的公文種類(lèi)主要有：(一)命令(令)適用于人員任免和嘉獎(jiǎng)。 第六條 行政辦公室為公文處理的歸口管理部門(mén)，公文內(nèi)容涉及的業(yè)務(wù)部門(mén)為該項(xiàng)公文的主辦部門(mén)，如涉及其他部門(mén)的，該部門(mén)為此項(xiàng)公文的會(huì)辦部門(mén)。 第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“實(shí)事求是、精簡(jiǎn)高效”的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。 第二條 本辦法中的公文，是指公司在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的具有管理效力和規(guī)范體式的文件。第十五條 本制度從印發(fā)之日起施行。 第十三條 信息考核 信息管理工作應(yīng)納入各部門(mén)和分、子公司的績(jī)效考核范疇，公司不走期地開(kāi)展檢查，表?yè)P(yáng)先進(jìn)、鞭策后進(jìn)。 (三)公司意見(jiàn)箱 公司意見(jiàn)箱是保證上下溝通順暢的主要渠道，也是真實(shí)反映員工思想、情緒、工作狀態(tài)的重要途徑。行政辦公室應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)與維護(hù)，保證網(wǎng)絡(luò)的暢通安全，并根據(jù)不同層級(jí)設(shè)置安全措施，保證公司各級(jí)管理人員隨時(shí)查閱、掌握相關(guān)信息。 信息采編人員素質(zhì) (1)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，具有一定的洞察力和敏捷的思維； (2)對(duì)信息工作有一定的敏感度，了解政策情況和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)； (3)熟悉公司發(fā)展目標(biāo)，領(lǐng)會(huì)公司領(lǐng)導(dǎo)在工作中的想法和意圖； (4)善于進(jìn)入角色，站在公司發(fā)展的高度觀察分析問(wèn)題。 第十二條 信息的管理 (一)信息采編人員 l、公司應(yīng)指定部門(mén)或人員負(fù)責(zé)每周信息的采編。每年5月底之前整理后交行政辦公室歸檔保存。各有關(guān)部門(mén)或人員應(yīng)根據(jù)工作性質(zhì)和特點(diǎn)收集與公司相關(guān)的報(bào)紙、報(bào)刊信息資料，并將其分類(lèi)整理成冊(cè)。 (二)內(nèi)部報(bào)紙、報(bào)刊 內(nèi)部報(bào)紙、報(bào)刊是編制除公務(wù)信息以外公司內(nèi)部信息的主要途徑，反映公司主要業(yè)績(jī)、重點(diǎn)工作、主要措施、存在問(wèn)題、員工思想動(dòng)態(tài)等內(nèi)容。 各部門(mén)和其他板塊的一周信息必須于每周四下午下班前傳真或電郵至行政辦公室。第三章 采編與利用第九條 信息采編渠道(一)政府部門(mén)或行業(yè)主管部門(mén)下發(fā)的各類(lèi)文件資料；(二)報(bào)紙、雜志； (三)互聯(lián)網(wǎng)和公司系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)； (四)口頭傳遞； (五)公司意見(jiàn)信箱； (六)其它渠道。 第八條 信息報(bào)送的質(zhì)量要求 (一)反映的事件應(yīng)真實(shí)可靠、有根有據(jù)；重大事件上報(bào)前，應(yīng)認(rèn)真核實(shí)； (二)信息中的事例、數(shù)字、單位應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤； (三)急事：要事和突發(fā)事件應(yīng)迅速報(bào)送，必要時(shí)應(yīng)連續(xù)報(bào)送； (四)調(diào)研信息要突出“短、平、快’’的特點(diǎn)，題目集中、目的性強(qiáng)、講究時(shí)效； (五)報(bào)憂信息既要說(shuō)明問(wèn)題也要說(shuō)明正在采取的相關(guān)措施，或者其他類(lèi)似問(wèn)題的處理經(jīng)驗(yàn)，并及時(shí)形成系列反饋； (六)實(shí)事求是，喜憂兼報(bào)，防止以偏概全。第六條 信息報(bào)送的內(nèi)容、范圍和渠道(一)新出臺(tái)的全國(guó)性、地區(qū)性、行業(yè)性的法律法規(guī)和各類(lèi)重大政策；(二)同行業(yè)中出現(xiàn)的新思路、新方法、新經(jīng)驗(yàn)；(三)為領(lǐng)導(dǎo)或公司決策而提供的多方面意見(jiàn)和建議；(四)其他板塊對(duì)公司推行政策的反饋、執(zhí)行情況；(五)公司各其他板塊工作進(jìn)展?fàn)顩r和需要解決的問(wèn)題； (六)影響全局的傾向性、苗頭性、預(yù)測(cè)性信息； (七)公司各個(gè)層面在溝通交流中產(chǎn)生的信息； (八)員工思想動(dòng)態(tài)以及員工生活中的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題； (九)公司指定的各種調(diào)研信息； (十)其它信息。 第四條 本制度適用于金鑰世集團(tuán)，其他版塊可參照?qǐng)?zhí)行。第二條 本制度中的信息管理，是指與公司經(jīng)營(yíng)管理有密切聯(lián)系的信息收集、分析和有效利用。第二十九條 本規(guī)定自印發(fā)之日起施行。第五章 附 則第二十七條 如外出辦事的地方是臨近公司的，可以申請(qǐng)使用公交IC卡，同事行政辦公室也要做好使用記錄。應(yīng)主動(dòng)幫助乘車(chē)人方便上、下車(chē)，行車(chē)時(shí)應(yīng)隨時(shí)保證乘車(chē)人的舒適、安全。公務(wù)車(chē)執(zhí)行公務(wù)完畢應(yīng)及時(shí)向行政辦公室報(bào)告。車(chē)上應(yīng)備有雨傘及飲用瓶裝水。逢公司慶典活動(dòng)，若發(fā)現(xiàn)車(chē)輛不潔而影響公司形象的，每發(fā)現(xiàn)一次處罰200元，直至取消駕駛公司車(chē)輛的資格。行政辦公室對(duì)車(chē)輛保潔狀況應(yīng)作不定期檢查，凡發(fā)生車(chē)輛連續(xù)三次不合格的，第二十三條 應(yīng)保持每天車(chē)容車(chē)況的整潔衛(wèi)生，雨天、下雪天出車(chē)，應(yīng)及時(shí)用擦車(chē)巾擦去車(chē)門(mén)把手的泥水、臟污。不出車(chē)時(shí)在辦公室休息待命，可看報(bào)、看書(shū)，交流駕駛經(jīng)驗(yàn)及體會(huì)，不串崗。女性不化濃妝，長(zhǎng)發(fā)者上班時(shí)間頭發(fā)作捆扎或盤(pán)好，不散開(kāi)披肩。第二十一條 專(zhuān)職駕駛員應(yīng)保持個(gè)人整潔衛(wèi)生，著裝得體。因交通事故造成車(chē)輛損壞的，其損失在扣除保險(xiǎn)賠償后，應(yīng)根據(jù)責(zé)任認(rèn)定進(jìn)行處理。如屬小事故，可自行處理后向行政辦公室報(bào)告，并書(shū)面說(shuō)明事件經(jīng)過(guò)、處理結(jié)果。第十七條 公司車(chē)輛因違反交通規(guī)定而被罰款，或未經(jīng)許可將車(chē)輛私自借于他人而導(dǎo)致事故發(fā)生的，一切損失均由車(chē)輛責(zé)任人自行承擔(dān)。第十六條 各類(lèi)車(chē)輛每行駛10000公里，須辦理定期保養(yǎng)手續(xù)。第十五條 車(chē)輛保養(yǎng)維修費(fèi)用由行政辦公室定期統(tǒng)一向修理廠結(jié)算。維修完畢車(chē)輛返回后，憑車(chē)輛維修清單、交款發(fā)票、證明材料等報(bào)銷(xiāo)修理費(fèi)用。在維修過(guò)程中，如確需調(diào)換零件的，駕駛員應(yīng)將調(diào)換下的舊零件拿回公司作統(tǒng)一處理。第十三條 公司專(zhuān)車(chē)、公務(wù)車(chē)輛的保養(yǎng)維修實(shí)行申報(bào)制。特殊情況需要至非指定廠家保養(yǎng)維修的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。第三章 車(chē)輛的保養(yǎng)維修第十條 專(zhuān)車(chē)、公務(wù)車(chē)由行政辦公室駕駛員負(fù)責(zé)車(chē)輛的保養(yǎng)維修； 第十一條 車(chē)輛使用人應(yīng)自覺(jué)遵守《中華人民共和國(guó)交通管理?xiàng)l例》，行車(chē)前應(yīng)經(jīng)常檢查方向盤(pán)、制動(dòng)等安全系統(tǒng)，每日例行保養(yǎng)、檢查發(fā)動(dòng)機(jī)潤(rùn)滑油、輪胎氣壓，保持車(chē)況良好，確保行車(chē)安全。第八條 公司所有車(chē)輛使用人都應(yīng)愛(ài)惜車(chē)輛，妥善保管，禁止停放在無(wú)人看管的不安全停車(chē)點(diǎn)，若因違反規(guī)定造成車(chē)輛被盜、被損的，一切損失均由使用人或?qū)Ｂ汃{駛員承擔(dān)。賠償費(fèi)用從車(chē)輛使用人效益工資中扣除。如有損壞，車(chē)輛使用人應(yīng)承擔(dān)一定的賠償責(zé)任。）第五條 公司專(zhuān)車(chē)、公務(wù)車(chē)的年檢年審、養(yǎng)路費(fèi)購(gòu)買(mǎi)、車(chē)輛保養(yǎng)維修、車(chē)輛保險(xiǎn)由行政辦公室負(fù)責(zé)辦理。（領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)指派特殊任務(wù)可走特殊流程） （注：若多個(gè)部門(mén)同時(shí)申請(qǐng)用車(chē)，行政管理部有權(quán)根據(jù)用車(chē)的“輕、重、緩、急”進(jìn)行統(tǒng)籌安排，一般情況下，首先保證財(cái)務(wù)部用車(chē)，任何人不得因無(wú)公車(chē)使用而延誤工作。第三條 本規(guī)定適用于金鑰世集團(tuán)域，各關(guān)聯(lián)板塊參照?qǐng)?zhí)行。金鑰世集團(tuán)行政辦 2012年X月X日車(chē)輛管理規(guī)定第一章 總 則 第一條 為進(jìn)一步合理、完善公司車(chē)輛管理制度，提高工作效率和工作品質(zhì)，特制定本管理規(guī)定。第五章 附則第三十二條 本辦法由行政辦公室負(fù)責(zé)解釋和修訂。 要找的部門(mén)或人員不明確的聯(lián)系電話，轉(zhuǎn)行政辦公室。詢問(wèn)公司內(nèi)部部門(mén)或人員電話號(hào)碼的來(lái)電，酌情答復(fù)。找總經(jīng)理的電話，應(yīng)婉言問(wèn)清對(duì)方姓氏、單位、事由，然后單線接入，請(qǐng)示總經(jīng)理；總經(jīng)理同意接聽(tīng)，即將來(lái)電轉(zhuǎn)入；否則，即請(qǐng)對(duì)方留言；總經(jīng)理不在，則請(qǐng)對(duì)方留言或轉(zhuǎn)行政辦公室經(jīng)理。第四章 總機(jī)話務(wù)工作管理辦法第三十條 總機(jī)話務(wù)工作程序： (一)人工接聽(tīng)程序： ． 電話鈴響三聲之內(nèi)接起電話，即致問(wèn)候語(yǔ)：“您好，XX公司”。 第二十九條 持有公司內(nèi)部通訊錄的員工應(yīng)妥加保管，并做好對(duì)外保密工作。第二十七條 內(nèi)部通訊錄的更新周期： (一)一般情況下，每月更新一次； (二)員工變動(dòng)超過(guò)20％時(shí)，則隨機(jī)更新。第二十五條 內(nèi)部通訊錄的收錄內(nèi)容： (一)各單位(部門(mén))的名稱、地址、電話號(hào)碼、傳真號(hào)碼、電子郵箱； (二)各單位員工的姓名、單位、部門(mén)、職務(wù)、單位電話號(hào)碼、住宅電話號(hào)碼(部門(mén)副職以上人員)、手機(jī)號(hào)碼。第三章 內(nèi)部通訊錄管理第二十二條 內(nèi)部通訊錄的管理部門(mén)：公司行政辦公室負(fù)責(zé)內(nèi)部通訊錄的匯總、更新以及發(fā)放；第二十三條 內(nèi)部通訊錄的種類(lèi)： (一)收錄住宅電話的通訊錄； (二)收錄移動(dòng)電話的通訊錄。員工離開(kāi)單位時(shí)，折舊年限已滿3年的，通訊工具歸使用人所有。第十九條 電話機(jī)和傳真機(jī)發(fā)生故障，使用部門(mén)提出維修申請(qǐng)后，由行政辦公室統(tǒng)一安排維修。第十七條 使用人應(yīng)愛(ài)護(hù)單位的電話設(shè)施，保持電話機(jī)的清潔衛(wèi)生。 第十五條 禁止使用單位固定電話撥打聲訊臺(tái)，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，處以通訊話費(fèi)5倍的罰款。確因工作需要的，開(kāi)通后應(yīng)加強(qiáng)管理，任何人員不得私用。 第十二條 單位固定電話機(jī)的國(guó)內(nèi)直撥功能平時(shí)應(yīng)鎖定，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)管理。 (二)移動(dòng)電話話費(fèi)每月由行政辦公室按實(shí)際報(bào)銷(xiāo)金額在移動(dòng)電話話費(fèi)交繳登記本登記備查。第十條 通訊話費(fèi)的登記(一)固定電話話費(fèi)每月由行政辦公室在電話話費(fèi)登記本上登記。第九條 通訊話費(fèi)的交繳（一）公司固定電話話費(fèi)由公司行政辦公室繳費(fèi)人員統(tǒng)一繳納。(四)移動(dòng)電話可配置人員應(yīng)提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)后到人力資源部領(lǐng)用。 拆、移電話也須由所需部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，當(dāng)天拆、移完成。 拆、移電話也須由所需部門(mén)或機(jī)構(gòu)提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由行政辦公室在3個(gè)工作日內(nèi)到電信部門(mén)申請(qǐng)拆、移。第二章 通訊工具的種類(lèi)和配置范圍 第四條 通訊工具的種類(lèi)：(一)固定電話單位直線電話單位分機(jī)電話(二)傳真機(jī)(三)移動(dòng)電話 第五條 通訊工具的配置范圍(一)單位直線電話：部門(mén)經(jīng)理助理及以上人員；其他人員因工作需要配置的，須經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)；(二)單位分機(jī)電話：全體員工；(三)住宅電話：總經(jīng)理及以上人員，其他人員因工作需要配置的，須經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)；(四)傳真機(jī)：經(jīng)批準(zhǔn)的部門(mén)和機(jī)構(gòu)(五)移動(dòng)電話：部門(mén)經(jīng)理及以上人員，其他人員鼓勵(lì)配置，但須經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)。80 / 80附件4：來(lái)訪接待匯總反饋表單位： 年 月 第 頁(yè)序號(hào)來(lái)訪時(shí)間來(lái)訪單位重要來(lái)賓名單來(lái)訪接待簡(jiǎn)況聯(lián)系電話接待人員接待情況評(píng)價(jià)來(lái)訪人員建議及意見(jiàn)記錄人通訊管理辦法第一章 總 則第一條 為加強(qiáng)公司的通訊工具管理、方便公司內(nèi)部員工的通訊聯(lián)系、規(guī)范公司前臺(tái)電話總機(jī)，使通訊工具的配置、使用和管理合理規(guī)范并確保內(nèi)部通訊錄的準(zhǔn)確性和有效性，達(dá)成公司內(nèi)外工作聯(lián)系暢通、安全、高效工作和質(zhì)量，特制定本規(guī)定。第二十七條 本辦法自印發(fā)之日起施行。因工作需要在外地進(jìn)行的公務(wù)接待，必須事先參照先前接待流程提出申請(qǐng)經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)同意。第七章 注意事項(xiàng)接待外來(lái)客人原則上不能進(jìn)入娛樂(lè)場(chǎng)所，確需要進(jìn)入娛樂(lè)場(chǎng)所的，必須事先參照先前接待流程提出申請(qǐng)經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)同意。責(zé)任人第二次出現(xiàn)相關(guān)問(wèn)題，不論職位高低，一律開(kāi)除。對(duì)于虛開(kāi)發(fā)票又沒(méi)有如實(shí)申報(bào)的，視為貪污行為，予以嚴(yán)厲處罰。未按規(guī)定將接待情況在事后兩天以內(nèi)（特殊情況，如出差、休假、生病住院等以外）向公司領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明的扣除責(zé)任人本月績(jī)效分5分，不予報(bào)銷(xiāo)。第六章 違規(guī)處罰事前未按規(guī)定請(qǐng)示批準(zhǔn)的接待活動(dòng)，事后陳述的理由又不被主要領(lǐng)導(dǎo)接受和認(rèn)可的，該次接待費(fèi)用由接待者自行承擔(dān)并且扣除相關(guān)責(zé)任人本月績(jī)效分5分；如遇特殊情況需增加酒水檔次和酒水?dāng)?shù)量的必須經(jīng)相關(guān)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)私自購(gòu)買(mǎi)煙酒的接待，擅自超標(biāo)接待，事后陳述理由不被公司主要領(lǐng)導(dǎo)接受和認(rèn)可的超標(biāo)部分由責(zé)任人全部承擔(dān)，并扣除責(zé)任人本月績(jī)效分3分；接待人在接待過(guò)程中如遇特殊情況（如客人提出要求，為了提高接待效果等情況）應(yīng)在第一時(shí)間給主要領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，如主要領(lǐng)導(dǎo)未及時(shí)接聽(tīng)電話，應(yīng)以短信方式及時(shí)報(bào)告。第二十五條 信息反饋重要接待任務(wù)完成后，接待人員應(yīng)收集客人的意見(jiàn)、建議，總結(jié)本次接待工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出對(duì)今后接待工作的改進(jìn)意見(jiàn)，并填寫(xiě)《來(lái)訪接待情況反饋單》(見(jiàn)附件3)，3天內(nèi)交行政辦公室。每月底由資產(chǎn)部對(duì)當(dāng)月接待費(fèi)進(jìn)行核對(duì)，并在月度工作會(huì)上由人資部進(jìn)行通報(bào)。公務(wù)接待一律采用現(xiàn)金方式支付。 第二十三條 接待中應(yīng)厲行節(jié)約，精打細(xì)算，不擺闊氣，不講排場(chǎng)，不奢侈浪費(fèi)。第二十一條 接待程序中要注意把握迎候時(shí)間，提前等候于公司門(mén)口或車(chē)站機(jī)場(chǎng)；接待人員引見(jiàn)介紹主賓時(shí)，要注意順序；接受名片時(shí)，要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中；過(guò)走廊時(shí)，通常走在客人的右前方，不時(shí)左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說(shuō)“這邊請(qǐng)”；進(jìn)電梯時(shí)要告訴客人上幾樓，讓客人先進(jìn)，先出；客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，再主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事；送客時(shí)根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至大門(mén)口、汽車(chē)旁，招手待客人遠(yuǎn)去，方可離開(kāi)。