【正文】 與會人員需于會前準(zhǔn)備好會上需討論和匯報的相關(guān)材料；避免務(wù)必要的時間拖延，延緩工作效率。 5. 附 則 車輛的保 險、養(yǎng)路、驗車、牌照、停車場等手續(xù)，屬于集團(tuán)行政辦公室統(tǒng)一辦理，所需費用按財務(wù)預(yù)算分別人帳；屬于各分公司的，自行辦理，費用自負(fù)。 ③駕駛?cè)藛T在車輛使用期間發(fā)生違章行為均由個人承擔(dān)。 ①駕駛?cè)藛T必須嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，根據(jù)車隊的安排參加交通安全學(xué)習(xí)，提高駕駛技術(shù)，保證車輛完好，杜絕事故發(fā)生。 ⑤ 24 小時內(nèi)長途用車（單程 150 公里以上的），須經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)， 24 小時以上的，需報集團(tuán)副總裁批準(zhǔn)。 ③集團(tuán)外事用車、集團(tuán)會議及較大活動用車，辦公室有權(quán)臨時調(diào)度各單位車輛，各單位應(yīng)服從協(xié)調(diào)調(diào)度。 需要用策的部門和個人必須先填寫《用車申請單》由行政辦公室請示集團(tuán)總裁批準(zhǔn)，對車輛進(jìn)行統(tǒng)一配備和調(diào)整，用車完成后如實填寫 《派車單》 上交行政辦公室歸檔。 接待費用開支，必須本著最小支出、最大成果的原則，合理接待，有效使用經(jīng)費開支。 對 不符合手續(xù)、不按規(guī)定辦理的，一切費用由接待人承擔(dān)。即一般客人用 C 檔，較重要客人用 B 檔，重要客人為 A 檔。 如遇特殊情況，可口頭請示，同意后先用餐，再補(bǔ)辦手續(xù)。 （六）后勤保障管理制度 一、會議接待 收到訪問申請→了解客戶信息→了解客戶來訪需求→制作客戶接待安排 表→接待客戶的前期準(zhǔn)備工作→進(jìn)行客戶接機(jī) /車→客戶進(jìn)公司接待參觀安排→正式洽談→就餐安排→其它安排→客戶離開 2. 用餐程序 各部門、中心在集團(tuán)安排用餐須報總 裁 批準(zhǔn)，并提前將用餐通知書送交辦公室，由辦公室統(tǒng)一安排。 1交接雙方應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行交接手續(xù)，認(rèn)真核對移交清冊，雙方經(jīng)手人和部門負(fù)責(zé)人在移交清冊上簽字以備查找。重 要項目的文件材料歸檔時應(yīng)編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負(fù)責(zé)人審核簽字，有密級和查閱范圍要求的要特別注明。有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。重要的、利用頻繁的和專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。歸檔的電子文件的收發(fā)登記表、機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。 非 紙質(zhì)文件材料應(yīng)有文字說明一并歸檔；外文材料應(yīng)與中文翻譯件一并歸檔。文件材料整理符合規(guī)范，不符合保管要求的文件材料應(yīng)經(jīng)修復(fù)后歸檔。 歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。 六、歸檔要求 公司各部門秘書負(fù)責(zé)文件的收集、整理和歸檔，并定期交公司行政辦公室集中管理。 （ 5）其它對國家、社會和公司有保存價值的文件材料。 （ 3）財務(wù)報告及報表。 會計工作形成的文件材料 （ 1）會計憑證。 （ 2）業(yè)務(wù)項目的運行。 （ 8）招投標(biāo)項目管理。 （ 6）營銷管理，市場調(diào)查與分析，客 戶信息管理，廣告宣傳，產(chǎn)品銷售，售后服務(wù)。 （ 4）公司信用管理，形象宣傳。 （ 2）公司發(fā)展規(guī)劃、各項目發(fā)展計劃，責(zé)任制管理，各種統(tǒng)計報表，公司綜合性統(tǒng)計分析。 （ 8）人事工作。 （ 6）員工教育與培訓(xùn)工作。 （ 4）法律事務(wù)，政紀(jì)監(jiān)察，公證工作。 （ 2）股東會、董事會、監(jiān)事會活動及形成的相關(guān)記 錄、紀(jì)要。 歸檔的文件材料載體形式包括：紙質(zhì)文件、存儲電子文件的光盤、軟盤，錄音錄像帶、照片、底片，實物及其他形式。 四、歸檔范圍 公司在籌備、設(shè)立、運營及產(chǎn)權(quán)變動及其他過程中形成的直接記述和反映公司活動的具有現(xiàn)實和長遠(yuǎn)考查價 值的文件材料列入歸檔范圍。 檔案歸檔工作接受行政辦公室的監(jiān)督和指導(dǎo)。 檔案人員適 時對檔案資料進(jìn)行檢查、清理、核對工作；如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)當(dāng)立即向領(lǐng)導(dǎo)報告，對破損或褪變檔案及時搶救。 二、適用范圍 凡屬本公司歸檔范圍的各種文件材料，必須依照公司規(guī)定要求向行政辦公室移交，并實行集中統(tǒng)一保管。 ④與會人員需于會前準(zhǔn)備好會上需討論和匯報的相關(guān)材料；避免無必要的時間拖延，延緩工作效率。 例會標(biāo)準(zhǔn)如下： 會議名稱 時間安排 參加人員 會議內(nèi)容 召集 /主持人員 記錄人 總裁辦公會議 由總裁辦公室通知 根 據(jù)會 議主題通知相關(guān)人員 根據(jù)經(jīng) 營及管理需要擬定 總裁辦公室 總裁辦公室 總裁辦公例會 每周一次，無特殊情況，每周一上午 10 點準(zhǔn)時召開 副總監(jiān)及以上 各板塊 的日常經(jīng)營管 理工作匯報 副總裁 行政辦公室 經(jīng)營分析會 每月一次，時間待定 企管部 及戰(zhàn)略規(guī)劃部 相關(guān)人員、總 裁辦主任、財務(wù)總監(jiān)、行政辦 公室相關(guān)人員、下屬公司相關(guān)負(fù)責(zé)人 上月經(jīng) 營工作總結(jié)、分析及下月的工 作計劃展望 副總裁 行政辦公室 會議要求： ①集團(tuán)內(nèi)會議由行政辦公室具體安排，請行政辦公室做好會議紀(jì)要并做好會簽工作；如遇特殊情況，由行政負(fù)責(zé)人另行通 知 ②與會人員不得無故出席，并如實填寫 《會議簽到表》 ，如不能出席者須向上級領(lǐng)導(dǎo)說明原因并請假。 四、會議管理 會議是集團(tuán)決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。 ，完善簽收手續(xù)，防止文件遺失。 ，防止漏辦或延 誤。 三、收文 行政辦公室收文→登記行政辦公室擬辦→相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示→副總裁批示→總裁批示→行政辦公室分送→相關(guān)部門承辦（催辦、辦結(jié)） 《收文處理單》 。 “特急”、“急”、“平”。力避隨意發(fā)文。 ，有發(fā)起人辦結(jié)匯報具體工作進(jìn)程并記錄和完成歸檔工作。 。 （四）上傳下達(dá)制度 一 .呈報 《呈報單》 。 六、印鑒管理人員必須保證印鑒的絕對安全和正確使用，防止印鑒盜用或濫用，及時作好用印記錄。 四、用合同專用章，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo) 確認(rèn)、總裁審核并同意方可用印。 （三）印章使用和管理制度 一、公司公章、合同專用章、總裁章、副總裁私章由行政辦公室統(tǒng)一管理，專人負(fù)責(zé)。 ，各部門接待人員應(yīng)加強(qiáng)保密意識，如客人翻閱辦公桌的資料時應(yīng)予以制止。 ④非洽談公務(wù)人員，或是洽談公務(wù)但拒絕登記檢查者。 ②不明身份、衣冠不整的人員。 、信函、文件等應(yīng)由前臺代收發(fā)，前臺應(yīng)及時準(zhǔn)備做好收、發(fā)工作，并例行登記。 四、公司門禁管理規(guī)范 ，應(yīng)先登記，經(jīng)接洽部門或相 關(guān)人員同意后，再給來訪者指出接洽部門位置。 ，一律到行政辦公室驗收、登記、編號，并在發(fā)票上簽字。 三、公用書報管理 ，集中收發(fā)和管理。 ⑥固定資產(chǎn)的報廢由使用和保管部門提出申請，并按審批權(quán)限辦理報廢手續(xù)。 ④固定資產(chǎn)在公司內(nèi)部轉(zhuǎn)移，必須辦理固定資產(chǎn)內(nèi)部轉(zhuǎn)移手續(xù)，轉(zhuǎn)移手續(xù)由轉(zhuǎn)出部門辦理，要及時變動固定資產(chǎn)卡片。轉(zhuǎn)讓方式原則上應(yīng)實行有償轉(zhuǎn)讓。 ②辦公用品的維修統(tǒng)一歸口有行政辦公室負(fù)責(zé)，報修人必須先填寫 《辦公設(shè)備報修申請單》 ，嚴(yán)格執(zhí)行行政程序。 ⑥建卡：行政辦公室根據(jù)原始憑證及記帳憑證對符合固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的，建立固定資產(chǎn)卡片，一式三份，財務(wù)部留一份，行政辦公室一份，另一份由資產(chǎn)使用部門保存 (見請購流程圖 )。 ④報帳：購置人憑發(fā)票和《固定資產(chǎn)請購單》到財務(wù)部門報帳。