【正文】 （五）各公司對于可能成為壞賬的應(yīng)收賬款，應(yīng)當(dāng)按照國家統(tǒng)一的會計準(zhǔn)則制度規(guī)定計提壞 賬準(zhǔn)備，并按照權(quán)限范圍和審批程序進行審批。應(yīng)嚴(yán)格區(qū)分并明確收款責(zé)任，建立科學(xué)、合理的清收獎勵制度以及責(zé)任追究和處罰制度，以有利于及時清理催收欠款，保證各公司營運資產(chǎn)的周轉(zhuǎn)效率。對催收無效的逾期應(yīng)收賬款可通過法律程序予以解決。 （三）各公司應(yīng)當(dāng)建立應(yīng)收賬款賬齡分析制度和逾期應(yīng)收賬款催收制度。 （二）各公司應(yīng)當(dāng)將銷售收入及時入賬，不得賬外設(shè)賬，不得擅自坐支現(xiàn)金。 七、 收款控制 （一）各公司應(yīng)當(dāng)及時辦理銷售收款業(yè)務(wù)。 銷售部門應(yīng)當(dāng) 設(shè)置銷售臺賬，及時反映各種商品、勞務(wù)等銷售的開單、發(fā)貨、收款情況，并由相關(guān)人員對銷售合同協(xié)議執(zhí)行情況進行定期跟蹤審閱。質(zhì)檢部門應(yīng)當(dāng)對客戶退回的貨物進行檢驗并出具檢驗證明；倉儲部門應(yīng)當(dāng)在清點貨物、注明退回貨物的品種和數(shù)量后填制退貨接收報告；財會部門應(yīng)當(dāng)對檢驗證明、退貨接收報告以及退貨方出具的退貨憑證等進行審核后辦理相應(yīng)的退款事宜；各公司應(yīng)對退貨原因進行分析并明確有關(guān)部門和人員的責(zé)任。 各公司的銷售退回必須經(jīng)銷售主管審批后方可執(zhí)行。各公司發(fā)貨部門應(yīng)當(dāng)對銷售發(fā)貨單據(jù)進行審核，嚴(yán)格按照銷售通知單所列的發(fā)貨品種和規(guī)格、發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨時間、發(fā)貨方式、接貨地點組織發(fā)貨，并建立貨物出庫、發(fā)運等環(huán)節(jié)的崗位責(zé)任制，確保貨物的安全發(fā)運。各公司銷售部門應(yīng)當(dāng)按照經(jīng)批準(zhǔn)的銷售合同協(xié)議編制銷售計劃，向發(fā)貨部門下達(dá) 銷售通知單，同時編制銷售發(fā)票通知單，并經(jīng)審批后下達(dá)給財會部門，由財會部門或經(jīng)授權(quán)的有關(guān)部門在開具銷售發(fā)票前對客戶信用情況及實際出庫記錄憑證進行審查無誤后，根據(jù)銷售發(fā)票通知單向客戶開出銷售發(fā)票。簽訂合同協(xié)議應(yīng)當(dāng)符合《中華人民共和國合同法》的規(guī)定。 合同協(xié)議訂立。審批人員應(yīng)當(dāng)對銷售合同協(xié)議草案中提出的銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等嚴(yán)格審查并建立客戶信息檔案。 合同協(xié)議審批。各公司在銷售合同協(xié)議訂立前，應(yīng)當(dāng)指定專門人員就銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等具體事項與客戶進行談判。 （五）各公司應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序辦理銷售和發(fā)貨業(yè)務(wù)。 （四）各公司應(yīng)當(dāng)加強對賒銷業(yè)務(wù)的管理。 （二 ）各公司應(yīng)當(dāng)建立銷售定價控制制度，制定價目表、折扣政策、收款政策，定期審閱并嚴(yán)格執(zhí)行。 （四）各公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況對辦理銷售業(yè)務(wù)的人員進行崗位輪換或者管區(qū)、管戶調(diào)整。 有條件的公司可以利用國家政策性出口信用保險機構(gòu)的政策支持，防范風(fēng)險。 各公司應(yīng)當(dāng)合理采用科學(xué)的信用管理技術(shù)，不斷收集、健全客戶信用資料，建立客戶信用檔案或者數(shù)據(jù)庫。 （二）有條件的公司可以設(shè)立專門的信用管理部門或崗位，負(fù)責(zé)制定各公司信用政策，監(jiān)督各部門信用政策執(zhí)行情況。 銷售業(yè)務(wù)經(jīng)辦與發(fā)票開具、管理。 銷售貨款的確認(rèn)、回收與相關(guān)會計記錄。 銷售與收款不相容崗位至少應(yīng)當(dāng)包括： 客戶信用管理、與銷售合同協(xié)議的審批、簽訂。 （四）銷售的確認(rèn)、計量和報告應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會計準(zhǔn)則制度的規(guī)定。 （二）銷售政策和信用管理應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理，銷售與發(fā)貨 控制流程應(yīng)當(dāng)規(guī)范嚴(yán)密。 （五） 應(yīng)收賬款和應(yīng)收票據(jù)管理不善，賬齡分析不準(zhǔn)確，可能由于未能收回或未能及時收回欠款而導(dǎo)致收入流失和法律訴訟。 （三） 銷售政策和信用政策管理不規(guī)范、不科學(xué)，可能導(dǎo)致資產(chǎn)損失或資產(chǎn)運營效率低下 。 四、各公司至少應(yīng)當(dāng)關(guān)注涉及銷售業(yè)務(wù)的下列風(fēng)險： （一）銷售行為違反國家法律法規(guī)，可能遭受外部處罰、經(jīng)濟損失和信譽損失。 各公司提供服務(wù)并收取價款，可以參照本制度的規(guī)定執(zhí)行。 企業(yè)內(nèi)部控制 — 銷售 一、為了加強對銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范銷售行為，防范銷售過程中新希望 內(nèi)部控制制度匯編 32 的差錯和舞弊，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和《 企業(yè) 內(nèi)部控制基本規(guī)范》，制定本制度。 倉儲部門與財會部門應(yīng)結(jié)合盤點結(jié)果對存貨進行庫齡分析，確定是否需要計提減值準(zhǔn)備，經(jīng)相關(guān)部門審批后，方可進行會計處理，并附有關(guān)書面記錄材料。公司應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實際情況，確定存貨計價方法。發(fā)出存貨計價方法的選擇，應(yīng)當(dāng)反映存貨的特點及公司內(nèi)部存貨流轉(zhuǎn)的管理方式，防止通過人為調(diào)節(jié)存貨計價方法操縱當(dāng)期損益。 倉儲部門對殘、次、冷、背存貨的處置，應(yīng)當(dāng)選擇有效的處理方式，并經(jīng)相關(guān)部門審批 后作出相應(yīng)的處置。 （三）存貨的盤盈、盤虧應(yīng)當(dāng)及時編制盤點表，分析原因，提出處理意見，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后，在期末結(jié)賬前處理完畢。 （二）各公司應(yīng)當(dāng)制定詳細(xì)的盤點計劃，合理安排人員、有序擺放存貨、保持盤點記錄的完整，及時處理盤盈、盤虧。 （三）各公司財會部門應(yīng)當(dāng)針對存貨種類繁多、存放地點復(fù)雜、出入庫發(fā)生頻率高等特點，加強與倉儲部門經(jīng)常性賬實核對工作，避免出現(xiàn)將已入庫存貨不入賬或已發(fā)出存貨不銷賬之情形。倉庫應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)審批的銷售通知單發(fā)出貨物，并定期將發(fā)貨記錄同銷售部門和財會部門核對。超出存貨領(lǐng)料限額的 ，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過特別批準(zhǔn)。 七、領(lǐng)用與發(fā)出控制 （一）各公司應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的存貨領(lǐng)用和發(fā)出制度。 各公司應(yīng)當(dāng)重視生產(chǎn)現(xiàn)場的材料、低值易耗品、半成品等物資的管理控制，防止浪費、被盜和流失。 （八）各公司應(yīng)當(dāng)加強存貨的日常保管工作。 （七）各公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的生產(chǎn)經(jīng)營特點制定倉儲的總體計劃，并考慮工廠布局、工藝流程、設(shè)備擺放等因素，制定相應(yīng)的人員分工、實物流動、新希望 內(nèi)部控制制度匯編 30 信息傳遞等具體管理制度。 （六）對于已售商品退貨的入庫，倉儲部門應(yīng)根據(jù)銷售部門填寫的產(chǎn)品退貨憑證辦理入庫手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后，對擬入庫的商品進行驗收。 入庫記錄不得隨意修改。 因業(yè)務(wù)需要分設(shè)倉庫之情形，應(yīng)當(dāng)對不同倉庫之間的存貨流動辦理出入庫手續(xù)； 應(yīng)當(dāng)按倉儲物資所要求的儲存條件貯存，并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盜和防變質(zhì)等措施； 貴重物品、生產(chǎn)用關(guān)鍵備件、精密儀器和危險品的倉儲，應(yīng)當(dāng)實行嚴(yán)格審批制度。 由生產(chǎn)車間發(fā)出至客戶、實物不入庫的產(chǎn)成品，以及采購后實物不入庫而直接發(fā)至使用現(xiàn)場的 外購存貨，應(yīng)當(dāng)采取適當(dāng)方法辦理出、入庫手續(xù)。 （二）外購存貨入庫前至少應(yīng)經(jīng)過以下驗收程序： 檢查訂貨合同、入庫通知單、供貨公司提供的材質(zhì)證明、合格證、運單、提貨通知單等原始單據(jù)與待檢驗貨物之間是否相符； 對擬 入庫存貨的交貨期進行檢驗，確定外購貨物的實際交貨期與訂購單中的交貨期是否一致； 對待驗貨物進行數(shù)量復(fù)核和質(zhì)量檢驗，必要時可聘請外部專家協(xié)助進行； 對驗收后數(shù)量相符、質(zhì)量合格的貨物辦理相關(guān)入庫手續(xù)，對經(jīng)驗收不符合要求的貨物，應(yīng)及時辦理退貨或索賠； 新希望 內(nèi)部控制制度匯編 29 對不經(jīng)倉儲直接投入生產(chǎn)或使用的存貨，應(yīng)當(dāng)采取適當(dāng)?shù)姆椒ㄟM行檢驗。 存貨采購和審批程序，按照《 企業(yè) 內(nèi)部控制－采購》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。公司應(yīng)根據(jù)預(yù)算或采 購計劃辦理采購手續(xù)，嚴(yán)格控制預(yù)算外或計劃外采購。 （四）各公司確定采購時點、采購批量時，應(yīng)當(dāng)考慮公司需求、市場狀況、行業(yè)特征、實際情況等因素。 （二）各公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)倉儲計劃、資金籌措計劃 、生產(chǎn)計劃、銷售計劃等制定采購計劃，對存貨的采購實行預(yù)算管理，合理確定材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品等存貨的比例。 （六）各公司可以根據(jù)業(yè)務(wù)特點及成本效益原則選用計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)對存貨的管理和控制，但應(yīng)注意計算機系統(tǒng)的有效性、可靠性和安全性，并制定防范意外事項的有效措施。 （五）各公司內(nèi)部除 存貨管理部門及倉儲人員外，其余部門和人員接觸存貨時，應(yīng)由相關(guān)部門特別授權(quán)。 （四）審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)存貨授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權(quán)限。公司要定期對新希望 內(nèi)部控制制度匯編 27 員工進行相關(guān)的政策、法律及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水平。 （二）各公司應(yīng)當(dāng)配備 合格的人員辦理存貨業(yè)務(wù)。 四、崗位分工及授權(quán)批準(zhǔn) （一）各公司應(yīng)當(dāng)建立存貨業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確內(nèi)部相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。 公司代 銷、代管存貨、代修理、代加工存貨也適用于本規(guī)范。 新希望 內(nèi)部控制制度匯編 26 企業(yè)內(nèi)部控制 — 存貨 一、為了加強對公司存貨的管理和控制，保證存貨的安全完整，提高存貨運營效率，保證合理確認(rèn)存貨價值，防止并及時發(fā)現(xiàn)和糾正存貨業(yè)務(wù)中的各種差錯和舞弊， 根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，制定本制度。 （五）各公司應(yīng)當(dāng)定期與供應(yīng)商核 對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項。 對于購進貨物入庫后退貨，尚 未 向供貨方支付貨款的，在支付貨款時須先扣減所退貨物金額后方能支付。 備品備件及其他物資退貨：由質(zhì)量技術(shù)部門出具退貨檢驗報告單或使用新希望 內(nèi)部控制制度匯編 25 部門負(fù)責(zé)人簽字的退貨說明，經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人審批。 乳業(yè)： 輔助材料、包裝物退貨：由質(zhì)量技術(shù)部門出據(jù)檢驗報告，報告應(yīng)寫明退貨原因，退貨物資的名稱，批次、數(shù)量等信息，同時應(yīng)由主管采購負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人審批，采購部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商好退貨及貨款收回事宜后，憑審批后的檢驗報告到庫房辦理材料退庫手續(xù)，庫房需填寫紅字材料入庫單，經(jīng)收貨人簽字后方可出庫。 對評審意 見需要退回的貨物，由采購部門填寫采購?fù)嘶叵嚓P(guān)單據(jù)，財務(wù)負(fù)責(zé)人審核后辦理退回業(yè)務(wù)。 原料理化指標(biāo)檢驗不合格，由化驗室填寫《原料檢驗報告單》，報質(zhì)量管理負(fù)責(zé)人作出最終檢驗結(jié)果。 新希望 內(nèi)部控制制度匯編 24 （四）各公司應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時收回退貨貨款。辦理采購結(jié)算時，應(yīng)當(dāng)扣除預(yù)付賬款。 肉食品： （ 1）財務(wù)部應(yīng)當(dāng)參與商定對供應(yīng)商的付款條件，確定公司基本的付款期限；堅持貨到付款、現(xiàn)款現(xiàn)貨的基本付款制度； （ 2）對于蛋白腸衣等資源緊缺類原輔材料及 季節(jié)性緊缺原輔材料，確須預(yù)付款采購，必須經(jīng)過充分論證后報總經(jīng)理批準(zhǔn)方可實施， 并且盡量避免全額預(yù)付款； （ 3） 采購部對預(yù)付款項進行逐筆跟蹤， 明確預(yù)付款管理責(zé)任， 做到前賬不清，后款不付 。每年年初各公司向乳業(yè)控股公司上報所在公司當(dāng)年的“預(yù)付款項審批表”，經(jīng)乳業(yè)采購中心、計財部審核并 報 經(jīng) 控股公司 總經(jīng)理審批后，報總部財務(wù)部審批執(zhí)行，各公司在經(jīng)批準(zhǔn)的范圍 內(nèi) 列支預(yù)付款項。 預(yù)付賬款的審批授權(quán)管理 飼料：國內(nèi)飼料企業(yè)預(yù)付賬款必須報本公司總部主管事業(yè)部和財務(wù)部審批。 各公司應(yīng)當(dāng)加強對大額預(yù)付賬款的監(jiān)控，定期對其進行追蹤核查。 各公司采購部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對采購合同協(xié)議約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴(yán)格審核并承擔(dān)責(zé)任，根據(jù)審核結(jié)果提交付款申請，財務(wù)部門依據(jù)合同協(xié)議、發(fā)票等對付款申請進行復(fù)核后，提交公司授權(quán)機構(gòu)或人員進行審批，辦理付款手續(xù)。 對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗收的部門或人員應(yīng)當(dāng)立即向有關(guān)部門報告；有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)查明原因，及時處理。 對單價高、數(shù)量多的物資采購，各公司應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的比質(zhì)比價采購制度。 （四）各公司應(yīng)當(dāng) 充分了解 和掌握有關(guān)供應(yīng)商信譽、供貨能力等方面的信息，由采購、使用等部門共同參與比質(zhì)比價，并按規(guī)定的授權(quán)批 準(zhǔn)程序確定供應(yīng)商。各公司應(yīng)根據(jù)市場行情的變化適時調(diào)整最高采購限價。其他商品或勞務(wù)的采購，應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場行情制定最高采購限價，不得以高于采購限價的價格采購。 （三）各公司應(yīng)當(dāng) 明確采購價格形成機制。大宗商品或服務(wù)等的采購應(yīng)當(dāng)采用招投標(biāo)方式并簽訂合同協(xié)議； 一般物品或服務(wù)等的采購可以采用詢價或定向采購的方式并簽訂合同協(xié)議；小額零星物品或服務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。 各公司應(yīng)當(dāng)對緊急、小額零星采購的范圍、供應(yīng)商的選擇作出明確規(guī)定。 七、 采購與驗收控制 （一）各公司 應(yīng)當(dāng)建立采購與驗收環(huán)節(jié)的管理制度，對采購方式確定、供應(yīng)商選擇、驗收程序及計量方法等作出明確規(guī)定，確保采購過程的透明化以及所購商品在數(shù)量和質(zhì)量方面符合 采購要求。 （三）各公司應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的請購審批制度。 （二）各公司應(yīng)當(dāng)加強采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。 需求部門提出的采購需求，應(yīng)當(dāng)明確采購類別、質(zhì)量等級、規(guī)格、數(shù)量、相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)、到貨時間等。 （ 8）、乳業(yè)采購中心統(tǒng)一招標(biāo)采購的物資 （如：奶粉、白糖、包裝物等），由各公司采購部門提出計劃，經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理簽批后報乳業(yè)采購中心，由乳業(yè)采購中心統(tǒng)一招標(biāo)采購，未經(jīng)批準(zhǔn)各公司不得擅自采購。 （ 7）、各公司全年奶源預(yù)算由奶源部門根據(jù)年初銷售預(yù)算確定，要具體落實到各牛場和奶站并與其簽訂全年供應(yīng)合同。 （ 5）、促銷用品采購， 由市場部根據(jù)公司促銷提案向采購部門提出申請，采購部門報送財務(wù)部負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理審批后執(zhí)行。 （ 2）、各公司采購部門根據(jù)生產(chǎn)耗用情況，結(jié)合月度銷售計劃，按月編制月度采購計劃，經(jīng)庫房管理人員簽字、部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理簽批后執(zhí)行。 新希望 內(nèi)部控制制度匯編 19 固定資產(chǎn)及其他非正常經(jīng)營請購與審批控制，按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 采購部門根據(jù)月度采購預(yù)算，依據(jù)合同法的要求、采購技術(shù)文件規(guī)定與合格供應(yīng)商簽定合同，采購負(fù)責(zé)人審核，財務(wù)負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。 六、 請購與審批控制 （一）各公司應(yīng)當(dāng)建立采購申請制度，依據(jù)購置商品或服務(wù)的類型，確