【正文】 “ ”用于間隔檔案的起止日期、檔號(hào)、電子文檔號(hào)、縮微號(hào)各層次。 “ （ ） ” 置于下列內(nèi)容兩端：責(zé)任者所屬機(jī)構(gòu)，責(zé)任者真實(shí)姓名，責(zé)任者職責(zé)或身份，外國責(zé)任者及姓名原文，中國責(zé)任者的時(shí)代，歷史檔案中的朝代紀(jì)年、農(nóng)歷、地支代月、韻目代日轉(zhuǎn)換后的公元紀(jì)年。 “ +”置于每個(gè)附件之前。 “ ； ” 置于多個(gè)責(zé)任者、多個(gè)文件編號(hào)之間。 “ ： ” 用于說明性的著錄項(xiàng)目之前，副題名及說明題名的文字、文件編號(hào)、文種、保管期限、規(guī)格、數(shù)量及單位。 文書工作與檔案管理 第八章 檔案的檢索 （二）標(biāo)志符號(hào) “ .－ ” 表示各大項(xiàng)，置于下列內(nèi)容之前：稿本與文種項(xiàng)，密級與保管期限項(xiàng)，時(shí)間項(xiàng)，載體形態(tài)項(xiàng)，附注項(xiàng)。該項(xiàng)包括分類號(hào)、檔案館代號(hào)、檔號(hào)、電子文檔號(hào)、縮微號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞等六個(gè)單元。該項(xiàng)包括附注、內(nèi)容提要兩個(gè)單元。 5）載體類型及形態(tài)項(xiàng)。 4）時(shí)間項(xiàng)。 3）密級與保管期限項(xiàng)。該項(xiàng)包括正題名、并列題名、副題名及說明性文字、文件編號(hào)、責(zé)任者、附件六個(gè)單元 2）稿本與文種項(xiàng)。 一、 全宗卷概念 二、全宗卷的主要內(nèi)容 文書工作與檔案管理 第七章 檔案的整理與保管 檔案的檢索 檔案著錄與標(biāo)引 檔案檢索工具 檔案的計(jì)算機(jī)檢索 第八章 檔案的檢索 文書工作與檔案管理 第八章 檔案的檢索 第一節(jié) 檔案的著錄和標(biāo)引 一、檔案的著錄 檔案著錄是在編制檔案檢索工具時(shí)，對檔案內(nèi)容和形式及各種特征加以分析、選擇和記錄的過程。 6）檔案利用：全宗指南，控制使用范圍說明，檔案匯編，檔案產(chǎn)生社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等。 4）檔案保管：檔案安全檢查記錄、報(bào)告，重點(diǎn)檔案采取的特殊保管措施，檔案的搶救與修復(fù)情況的報(bào)告等。 2）檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結(jié)。 文書工作與檔案管理 第七章 檔案的整理與保管 表 7— 1 檔案存放位置索引表一 全宗名稱： 全宗號(hào)： 案卷目錄號(hào) 案卷目錄名稱 起止卷號(hào) 存放位置 樓 樓層 房間 列 柜架 層（格、箱） 文書工作與檔案管理 第七章 檔案的整理與保管 表 7— 2 檔案存放位置索引表二 樓： 房間： 樓層： 列 柜架 層（格、箱） 存放檔案 全宗號(hào) 全宗名稱 案卷目錄號(hào) 案卷目錄名稱 起止卷號(hào) 文書工作與檔案管理 第七章 檔案的整理與保管 表 7— 3 檔案代卷卡 檔案號(hào)： 份數(shù)： 張數(shù) ： 借閱者 部 門 借出日期 歸還日期 文書工作與檔案管理 第七章 檔案的整理與保管 第五節(jié) 全宗卷 全宗卷是檔案館（室）在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。這張卡片就叫檔案代卷卡。 2）控制和調(diào)節(jié)溫濕度的辦法 對庫房進(jìn)行嚴(yán)格的封閉；使用增溫、增濕或降溫、減濕等機(jī)械設(shè)備；利用自然氣候合理組織通風(fēng)。 三、 檔案的庫房管理 文書工作與檔案管理 第七章 檔案的整理與保管 。 8）防光。 7）防塵。6）防蟲。 5）防霉。4）防潮。 3）防水。 2）防盜。 一、 檔案的保管概念 二、 檔案保管工作任務(wù) 文書工作與檔案管理 第七章 檔案的整理與保管 “ 八防 ” 措施： 1）防火。 檔案保管工作有兩個(gè)基本任務(wù)：一是維護(hù)檔案實(shí)體的秩序狀態(tài)，使其在存放和使用中始終有序；二是保護(hù)檔案實(shí)體的安全和完整，不丟失損毀、不泄密，并盡量延長檔案物質(zhì)形體的自然壽命。 第四節(jié) 檔案的保管工作 檔案保管是指對已整理好并排架入庫的檔案進(jìn)行的日常維護(hù)、保護(hù)性工作。 4）類別號(hào) — 項(xiàng)目號(hào) — 案卷號(hào) — 件、頁（張）號(hào)。 2）全宗號(hào) — 歸檔文件目錄號(hào) — 盒號(hào) — 件號(hào)（適用 《 歸檔文件整理規(guī)則 》 以 “ 件 ” 為單位整理的方法）。代碼是一個(gè)或一組有序的、易于計(jì)算機(jī)和人識(shí)別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其他符號(hào)。 指把兩種基本分類法結(jié)合起來，同時(shí)結(jié)合保管期限對檔案進(jìn)行分類的方法。 就是按立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)對檔案進(jìn)行分類。檔案館屬類內(nèi)的各個(gè)全宗按進(jìn)館排列次序編流水號(hào)，在一個(gè)屬類內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的全宗順序號(hào)。例如，某檔案館藏舊政權(quán)檔案的第 3號(hào)全宗，應(yīng)當(dāng)標(biāo)志為 “ J003”， J為全宗屬類代碼，003為全宗的順序號(hào)。 文書工作與檔案管理 第七章 檔案的整理與保管 三、全宗號(hào) 全宗號(hào)是檔案館（室）給定每個(gè)全宗的代碼。 4）臨時(shí)機(jī)構(gòu)一般不建立全宗，其檔案應(yīng)納入其主管機(jī)關(guān)全宗。 2）新成立的機(jī)關(guān)單位，一個(gè)機(jī)關(guān)單位分為兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)單位，幾個(gè)機(jī)關(guān)單位合并為一個(gè)機(jī)關(guān)單位，一般都應(yīng)分別建立新的全宗。 立檔單位指形成全宗的獨(dú)立社會(huì)組織或著名人物，也叫全宗形成者。 文書工作與檔案管理 第六章 檔案的收集與鑒定 檔案的整理與保管 全宗 分類方法 檔案保管 第七章 檔案的整理與保管 文書工作與檔案管理 第七章 檔案的整理與保管 第一節(jié) 全宗 一、全宗與立檔單位的概念 全宗即一個(gè)國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。為保守檔案的機(jī)密，嚴(yán)禁將要銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣。 3）銷毀檔案的方法。 2）立檔單位和全宗簡要說明。為供機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審查、批準(zhǔn)應(yīng)銷毀的檔案，必須編制銷毀清冊。 文書工作與檔案管理 第六章 檔案的收集與鑒定 甄別及判定檔案價(jià)值，以決定檔案的存毀。 4）附注，是在條款之后對條款及其保管期限所作的必要的注解或說明。 2）條款，是一組類型相同的文件的名稱或標(biāo)題。 文書工作與檔案管理 第六章 檔案的收集與鑒定 第二節(jié) 檔案的鑒定與銷毀 一、 檔案鑒定工作 基本內(nèi)容 一是制訂鑒定檔案價(jià)值的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如檔案保管期限表；二是具體判定檔案材料的價(jià)值，確定其保管期限；三是挑出本無保存價(jià)值和保管期滿的檔案，按規(guī)定進(jìn)行銷毀或作相應(yīng)的處理。 四是要收集黨史征集辦公室、政協(xié)文史組織及其他學(xué)術(shù)歷史研究部門所征集到的歷史檔案。 二是要征集收藏于個(gè)人手中的歷史檔案。 文書工作與檔案管理 第六章 檔案的收集與鑒定 (二 )館藏檔案收集的要求 （ 3）歷史檔案。一個(gè)機(jī)關(guān)的一部分業(yè)務(wù)或其中的一個(gè)部門劃歸給另一個(gè)機(jī)關(guān)時(shí)，原來該機(jī)關(guān)在從事此部分業(yè)務(wù)工作活動(dòng)中形成的檔案，應(yīng)作為原機(jī)關(guān)檔案的有機(jī)整體的一個(gè)組成部分。機(jī)關(guān)撤銷或合并時(shí)，如有尚未辦理完畢的文件，應(yīng)轉(zhuǎn)交給原機(jī)關(guān)的職能繼任者或有關(guān)機(jī)關(guān)繼續(xù)辦理后整理保存。 文書工作與檔案管理 第六章 檔案的收集與鑒定 (二 )館藏檔案收集的要求 （ 2）撤銷機(jī)關(guān)。這主要有立檔單位的組織沿革、全宗介紹、立檔單位和全宗歷史考證、案卷目錄（歸檔文件目錄）一式三份，其中一份在檔案館簽后退回移交機(jī)關(guān)，另外還有其他檔案目錄、索引等。進(jìn)館檔案必須是經(jīng)過鑒定的、具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。進(jìn)館檔案應(yīng)按全宗整理，保持全宗的完整性。 （ 4）各類專門的、專業(yè)性的檔案館，根據(jù)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、專業(yè)主管機(jī)關(guān)和檔案行政管理機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定，收集屬于本館專藏的檔案和有關(guān)資料。 （ 2）?。ㄊ校?、自治區(qū)檔案館主要收集省級各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位具有永久保存價(jià)值的現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)的檔案，省級機(jī)關(guān)的、具有全省意義的、需要由省保管的革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案以及有關(guān)的歷史資料，省委和省人民政府決定接收的檔案。（ 3）明確歸檔文件材料收集工作中的分工，有針對性地開展收集工作。 （ 1）隨時(shí)接收和主動(dòng)收集相結(jié)合。 機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)制訂本單位的立卷歸檔制度、本機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔范圍，以及本機(jī)關(guān)檔案保管期限表、檔案分類方案，印發(fā)給各部門和領(lǐng)導(dǎo)人。 文書工作與檔案管理 第六章 檔案的收集與鑒定 按照黨和國家的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各機(jī)關(guān)、個(gè)人手中和散失的檔案，分別集中到各有關(guān)機(jī)關(guān)檔案室和各級各類檔案館。（ 3）保證歸檔和入館檔案的齊全完整。其具體內(nèi)容包括以下四個(gè)方面：一是機(jī)關(guān)檔案室對本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔的檔案的接收；二是機(jī)關(guān)檔案室對那些未及時(shí)歸檔的檔案的補(bǔ)充收集；三是檔案館對現(xiàn)行機(jī)關(guān)、撤銷機(jī)關(guān)的具有長久保存價(jià)值的檔案的集中和接收；四是檔案館對中華人民共和國建立以前的各個(gè)歷史時(shí)期形成的檔案的接收與征集。 文書工作與檔案管理 第五章 文書的整理與歸檔 歸檔制度 歸檔范圍 歸檔時(shí)間 歸檔就是指文書部門將系統(tǒng)整理后的案盒文件向檔案室進(jìn)行移交以便集中保管。 2）填寫檔案盒的盒脊或底邊欄目。檔案盒采用的材料必須經(jīng)久耐用，一般應(yīng)采用無酸紙制作。備考表由整理人填寫。 加蓋歸檔章 如圖： 文書工作與檔案管理 第五章 文書的整理與歸檔 表 4— 1 歸檔文件目錄 件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名 日期 頁數(shù) 備注 文書工作與檔案管理 第五章 文書的整理與歸檔 填寫備考表 案盒的備考表放在案盒文件最后，說明盒內(nèi)文件的狀況，如該盒內(nèi)文件缺損、移出、補(bǔ)充、銷毀以及其他需要說明的問題等，并填寫登記日期及歸檔文件整理完畢的日期、整理人、檢查人。歸檔章的項(xiàng)目包括全宗號(hào)、年度、保管期限、室編件號(hào)、館編件號(hào)、機(jī)構(gòu)（問題）。 文書工作與檔案管理 第五章 文書的整理與歸檔 第三節(jié) 文書整理歸檔方法和步驟 編制分類方案類目 初步整理 系統(tǒng)整理 歸檔 文書工作與檔案管理 第五章 文書的整理與歸檔 類別的編制步驟 按保管期限分類 按年度分類 按組織機(jī)構(gòu)分類 分類方案類目是指在一年的實(shí)際文書沒有形成之前，事先根據(jù)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的規(guī)律，按照文書的整理原則，擬制出來的歸檔文書的類別和條目 按問題分類 一、編制分類方案類目 文書工作與檔案管理 第五章 文書的整理與歸檔 整理注意三點(diǎn) 及時(shí)收集辦理完畢材料 細(xì)心裝訂 就是平時(shí)整理，即機(jī)關(guān)的文書部門把機(jī)關(guān)一年內(nèi)在工作中逐步形成的應(yīng)當(dāng)歸檔文書的整理工作放在平時(shí)有計(jì)劃地進(jìn)行。 文書工作與檔案管理 第四章 文書的處理 第五章 文書的整理與歸檔 范圍和原則要求 方法和步驟 含義及其意義 文書的整理與歸檔 文書工作與檔案管理 第五章 文書的整理與歸檔 第一節(jié) 文書整理歸檔概述 一、文書的整理歸檔概念 是指將處理完畢的、具有一定查考利用價(jià)值的，應(yīng)作為檔案保存的文件材料，按照他們在形成過程中的聯(lián)系，以 “ 件 ” 為單位，進(jìn)行裝訂、分類整理，并進(jìn)行裝盒、歸檔，使之有序化的過程 二、文書的整理歸檔工作改革 “ 件 ” 代 “ 卷 ” ； “ 案盒 ” 代替 “ 案卷 ” 。 第四，不需回復(fù)的文件要注明 “ 已辦 ” 、 “ 已閱 ”等字樣。 第三，用口頭或電話答復(fù)的要注明時(shí)間、地點(diǎn)、接談或接話人、主要內(nèi)容等。 文書工作與檔案管理 第四章 文書的處理 表 4— 11 催 辦 記 錄 單 來文單位 文件字號(hào) 密級 收到日期 收文號(hào) 標(biāo)題（內(nèi)容） 交辦日期 承辦期限 主辦單位 領(lǐng)導(dǎo) 批示 催辦 記錄 文書工作與檔案管理 第四章 文書的處理 七、催辦 第一，一般傳閱文件，閱畢應(yīng)注明閱畢日期。每次催辦后，要將催辦情況登記在“ 催辦記錄單 ” 上，以便于進(jìn)一步催辦和領(lǐng)導(dǎo)人查考催辦工作。 文書工作與檔案管理 第四章 文書的處理 七、催辦 1）專人負(fù)責(zé)，完善制度。 3）承辦后要填寫 “ 收文批辦單 ” 。 文書工作與檔案管理 第四章 文書的處理 1）研討收文，分清辦理責(zé)任。制文是辦事的手段，采用制發(fā)文件方式來承辦收文，就進(jìn)入發(fā)文辦理程序。 1）辦事方式，指按照收文的要求貫徹執(zhí)行文件的方針、政策、規(guī)定，辦理文件布置的工作任務(wù)。對需要幾個(gè)部門共同承辦的收文，應(yīng)批明主辦部門和協(xié)辦部門，避免幾個(gè)部門責(zé)任不清，相互推諉，影響收文的辦理。 2）批辦意見應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡明，寫在 “ 收文批辦單 ”的 “ 批辦 ” 欄內(nèi)，簽署姓名和日期。 文書工作與檔案管理 第四章 文書的處理 1）批辦人應(yīng)當(dāng)研討收文，考慮或提出辦理收文的原則意見和基本方法，審查擬辦意見是否合適，及時(shí)批辦。 2）領(lǐng)導(dǎo)人對提出具體辦理方案的擬辦意見批示表態(tài)性意見。 批辦，指機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)人或主要領(lǐng)導(dǎo)人對收文如何辦