【正文】 ? 特點(diǎn)：現(xiàn)實(shí)性、針對(duì)性、動(dòng)態(tài)性、機(jī)要性 ? 2 人事檔案的作用 ? （ 1）知人用人的可靠依據(jù) ? （ 2）個(gè)人經(jīng)歷的真實(shí)憑證 ? （ 3）人才選拔的信息資源 ? （ 4）編史修志的寶貴資料 ? 二、人事檔案工作管。 ? 三、檔案編研材料的編制方法 ? （一）檔案史料匯編：選題、選材、加工、分類與排列、編制輔文。 第三節(jié) 檔案的編研 ? 一、檔案編研工作的內(nèi)容 ? 檔案編研工作是以庫(kù)藏檔案為主要研究對(duì)象，以社會(huì)需求為目的，通過(guò)對(duì)檔案內(nèi)容的編輯、歸納，形成系統(tǒng)的檔案信息加工品，主動(dòng)、直接為社會(huì)各方面工作服務(wù)的工作。 ? 3 嚴(yán)守保密規(guī)定，把握開(kāi)放規(guī)律 ? 4 保護(hù)檔案實(shí)體，開(kāi)發(fā)檔案信息 ? 5 改變服務(wù)方式，拓寬服務(wù)內(nèi)容 ? 二、檔案利用工作的方式 ? （一）閱覽服務(wù)：一般不外借（閱文室） ? （二）外借服務(wù)：嚴(yán)格審批手續(xù) ? （三）制發(fā)復(fù)制件 ? （四）舉辦展覽：如西藏一直受中央政府領(lǐng)導(dǎo)，是中國(guó)的一部分（利用館藏明清檔案進(jìn)行展覽） ? （五）制發(fā)證明 ? （六）咨詢服務(wù) ? （七）數(shù)字檔案信息服務(wù) ? 1 提供備份：原件數(shù)字檔案不直接提供利用，備份 ? 2 網(wǎng)絡(luò)服務(wù) ? 三、開(kāi)放檔案 ? 開(kāi)放檔案 就是將可以公開(kāi)的和保密期限已滿的檔案文件向社會(huì)開(kāi)放。 ? 檔案利用是檔案價(jià)值的最終體現(xiàn)。 ? 3 指南 ：指南是以文章敘述的方式，綜合介紹檔案館和檔案全宗情況的一種檢索工具。 ? 2 索引 ：索引是將檔案材料的某一內(nèi)部或外部特征及其出處按照一定的原則和方法排列起來(lái)而形成的檢索工具。 ? 2 檔案標(biāo)引的步驟和方法 ? （ 1）分析主題 ? （ 2）概念轉(zhuǎn)換：分類標(biāo)引、主題標(biāo)引 ? 四、檔案檢索工具的編制 ? 1 目錄 ：目錄是將檔案的著錄條目，按照一定的次序進(jìn)行編排而成的檢索工具。 193次旅客快車 列車脫軌 顛覆事故 ? （四）著錄用文字：規(guī)范化 ? （五）著錄信息來(lái)源：客觀著錄，來(lái)源于檔案本身?！?永久 — 附注 提要 主題詞或關(guān)鍵詞 卡片著錄實(shí)例 P199452 00154 5434253 221 關(guān)于 193次旅客快車發(fā)生重大顛覆事故的報(bào)告 /鐵道部 — 時(shí)間 — 稿本：文種 （ DA/T181999） ? （一）著錄項(xiàng)目 ? 1 題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng) ? 2 稿本與文種項(xiàng) ? 3 密級(jí)與保管期限 ? 4 時(shí)間項(xiàng) ? 5 載體形態(tài)項(xiàng) ? 6 附注與提要項(xiàng) ? 7 排檢與編號(hào)項(xiàng) ? （二）著錄用標(biāo)識(shí)符：前置標(biāo)識(shí)符。 ? 分類語(yǔ)言的優(yōu)勢(shì)：利于族性檢索 ? 主題語(yǔ)言的優(yōu)勢(shì)：利于特性檢索 ? 二、檔案著錄 ? 檔案著錄是指在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。 分類語(yǔ)言 《 中國(guó)檔案分類法 》 .共有 19個(gè)大類 : ? 主題語(yǔ)言 ：就是將自然語(yǔ)言中的名詞術(shù)語(yǔ)經(jīng)過(guò)規(guī)范化以后，作為表達(dá)文獻(xiàn)主題概念的信息標(biāo)識(shí)，并將信息標(biāo)識(shí)按照字母順序排列，這些排列好的主題詞匯就構(gòu)成了主題語(yǔ)言中的主題詞表。有分類語(yǔ)言和主題語(yǔ)言兩種。 ? 3 檔案檢索語(yǔ)言： 檢索語(yǔ)言 就是組織文獻(xiàn)與檢索文獻(xiàn)時(shí)所使用的共同語(yǔ)言。（ 相當(dāng)于圖書(shū)館的編制目錄的工作 ） ? 2 檔案信息查詢服務(wù)：利用檢索工具為用戶查找檔案。 ? 標(biāo)引 是對(duì)文獻(xiàn)的內(nèi)容進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上賦予文獻(xiàn)以標(biāo)識(shí)符號(hào)（分類號(hào)、主題詞）的工作。 第三節(jié) 檔案的統(tǒng)計(jì)和登記 ? 一、檔案統(tǒng)計(jì)工作 ? （一）概述 ? 1 檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容 ? 2 檔案統(tǒng)計(jì)工作的體系 ? 3 檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求 ? （ 1）準(zhǔn)確 ? （ 2）及時(shí) ? （ 3）科學(xué) ? （二）檔案統(tǒng)計(jì)步驟 ? 1 檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查 ? （ 1）統(tǒng)計(jì)表報(bào)制度：每年進(jìn)行（圖書(shū)館也每年上報(bào)數(shù)據(jù)） ? （ 2）專門調(diào)查 ? 2 檔案統(tǒng)計(jì)資料的整理 ? 3 檔案統(tǒng)計(jì)資料的分析 ? 二、檔案的登記 ? （一）檔案數(shù)量和狀況登記 ? 1 卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄和歸檔文件整理目錄 ? 2 案卷目錄登記簿 ? 3 總登記簿 ? （二）檔案利用情況登記 ? 1 檔案利用登記簿 ? 2 檔案借出登記簿 ? 3 檔案利用效果登記單 第九章 檔案檢索、利用與編研 第一節(jié) 檔案檢索工作 ? 一、檔案檢索概述 ? （一）檔案檢索工作的內(nèi)容 ? 1 建立檔案檢索體系：即對(duì)具有檢索意義的檔案特征進(jìn)行描述與標(biāo)識(shí)、形成檔案檢索工具的過(guò)程。 ? 2 檔案庫(kù)房出入制度 ? 3 定期檢查制度 ? 4 建立全宗卷：全宗卷是檔案館（室）在管理檔案全宗的過(guò)程中形成的、能夠說(shuō)明該全宗歷史情況的各種文件材料所組成的專卷。 ? （二）裝具 ? （三）包裝材料 ? 1 案卷封面 ? 2 檔案盒 ? （四）設(shè)備 ? （五）消耗品 ? 三、檔案庫(kù)房管理措施和檔案存放管理 ? （一）檔案的存放管理 ? 1 檔案庫(kù)房編號(hào) ? 2 檔案裝具的排放與編號(hào) ? 3 檔案在裝具中的存放方式：豎放和橫放。 ? （三）檔案鑒定工作的組織 ? 1 制定檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)性文件 ? 2 成立檔案鑒定工作機(jī)構(gòu) ? 3 檔案的銷毀 ? （四）檔案價(jià)值鑒定中有關(guān)問(wèn)題的處理 ? 1 請(qǐng)示與批復(fù)分開(kāi)立卷 ? 2 案卷內(nèi)部分文件需延長(zhǎng)保管期限 ? 3 延長(zhǎng)保留期限文件的重新組卷與編號(hào) 第二節(jié) 檔案保管工作 ? 一、檔案保管工作概述 ? 檔案保管工作是指檔案館（室）對(duì)經(jīng)整理入庫(kù)的檔案進(jìn)行科學(xué)管理和安全防護(hù)的工作。 ? （二）檔案鑒定工作的程序和方法 ? 1 檔案鑒定工作的程序 ? （ 1）是否要保存？ ? （ 2）存多久？ ? （ 3）復(fù)審：移交復(fù)審、到期復(fù)審。 ? 我國(guó)分為永久、長(zhǎng)期（ 1650年）、短期（ 115年） ? 2 檔案保管期限表的作用 ? （ 1）統(tǒng)一鑒定人員的認(rèn)識(shí)； ? （ 2）提高鑒定工作的質(zhì)量和工作效率。 ? 三、檔案保管期限表與檔案保管期限 ? （一）檔案保管期限表 ? 1 檔案保管期限表的含義和結(jié)構(gòu) ? 檔案保管期限表就是以表冊(cè)形式列舉檔案的來(lái)源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件。 二、檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn) ? 檔案價(jià)值由檔案自身的特點(diǎn)和社會(huì)需要決定。 第八章 檔案的鑒定、保管與統(tǒng)計(jì) 第一節(jié) 檔案鑒定工作 ? 一、檔案價(jià)值鑒定的原則 ? 從國(guó)家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)判定檔案的價(jià)值。根據(jù)立檔單位所選分類法，對(duì)全宗內(nèi)檔案進(jìn)行分類排列后，按分類法的一級(jí)類目為單位編制若干本分冊(cè)目錄，每本目錄都從 1號(hào)開(kāi)始編案卷順序號(hào)。確定一種檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，給每個(gè)案卷編制一個(gè)順序號(hào)，形成一本或若干本連續(xù)編號(hào)的案卷目錄。案卷目錄又可分為以全宗為單位編制的綜合目錄和以分類方案中的一級(jí)類目為單位編制的分類目錄。 ? 作用：（ 1）固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和文件或案卷的排列順序；（ 2）介紹全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容和成分，是檔案館（室）的最基本檢索工具；（ 3）是檔案登記的基本形式和檔案統(tǒng)計(jì)的重要依據(jù)。 ? （六）編目 ? 編目是指對(duì)一個(gè)全宗內(nèi)的檔案，經(jīng)過(guò)分類、組件或立卷，并進(jìn)行系統(tǒng)排列后，將文件或案卷逐一登記到案卷目錄或文件目錄上的工作過(guò)程。（對(duì)撤銷機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)不存在此問(wèn)題了） ? 以上所述四種復(fù)式分類法每種都有優(yōu)點(diǎn)和不足，具體選擇時(shí)應(yīng)從立檔單位檔案工作特點(diǎn)出發(fā)進(jìn)行綜合考慮，選擇適合本單位的分類法。 ? 永久 2022 辦公室 短期 2022 辦公室 規(guī)劃辦 規(guī)劃辦 人事處 人事處 2022 辦公室 2022 辦公室 規(guī)劃辦 規(guī)劃辦 人事處 人事處 長(zhǎng)期 2022 辦公室 規(guī)劃辦 人事處 2022 辦公室 規(guī)劃辦 人事處 ? （ 4）組織機(jī)構(gòu) — 年度 — 保管期限 ? 優(yōu)點(diǎn)：適用于撤銷機(jī)構(gòu)的檔案和歷史檔案，能夠保持文件在來(lái)源和內(nèi)容上的聯(lián)系，方便日后按形成部門或?qū)ｎ}查找利用檔案。 ? 2022 永久 辦公室 2022 永久 辦公室 規(guī)劃辦 規(guī)劃辦 人事處 人事處 長(zhǎng)期 辦公室 長(zhǎng)期 辦公室 規(guī)劃辦 規(guī)劃辦 人事處 人事處 短期 辦公室 辦公室 規(guī)劃辦 規(guī)劃辦 人事處 人事處 ? （ 3）保管期限 — 年度 — 組織機(jī)構(gòu)分類法 ? 優(yōu)點(diǎn)：便于對(duì)重要檔案的重點(diǎn)保護(hù)，應(yīng)對(duì)突發(fā)事故，方便檔案鑒定、銷毀和移交進(jìn)館。 ? 2 常用的復(fù)式分類法 ? （ 1）年度 — 組織機(jī)構(gòu) — 保管期限分類法 ? 優(yōu)點(diǎn)：操作方便； ? 缺點(diǎn)：不同保管期限的文件被分散在不同年度、不同組織機(jī)構(gòu)的文件中，不便于重要檔案的重點(diǎn)保護(hù)、文件材料鑒定銷毀和檔案移交進(jìn)館等工作。 ? 條件（ 1）行政上：獨(dú)立行使職權(quán)；（ 2）財(cái)務(wù)上：獨(dú)立編造財(cái)務(wù)預(yù)決算；（ 3）組織人事上：人事任免權(quán)。 ? 一個(gè)機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或一個(gè)著名人物在工作活動(dòng)中形成的全部檔案稱為一個(gè)全宗。 ? 3 便于保管和利用 便于保管和利用是檔案整理工作的目的。 ? （ 4）形式：文件的存在與表達(dá)方式，如文種、載體和記錄方式等。 ? （ 2）內(nèi)容：文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系是文件之間最緊密的聯(lián)系。 ? 1 保持文件之間的歷史聯(lián)系 ? （ 1）來(lái)源：同一機(jī)關(guān)同一個(gè)人同一領(lǐng)域的業(yè)務(wù)工作和相關(guān)問(wèn)題構(gòu)成文件之間不可分割的歷史聯(lián)系。整理工作有如下三種情況： ? 1 系統(tǒng)排列與編目：接收的整理好的檔案； ? 2 局部調(diào)整：某些不符合整理要求的調(diào)整； ? 3 全過(guò)程整理：零散文件。 第二節(jié) 檔案整理工作 ? 一、概述 ? 檔案整理就是對(duì)處于雜亂無(wú)序狀態(tài)的檔案進(jìn)行分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化以便利用。 ? 2 撤銷機(jī)關(guān)檔案 ? （ 1）移交前應(yīng)由撤銷機(jī)關(guān)組織人力按進(jìn)館要求整理檔案； ? （ 2）機(jī)關(guān)撤銷后，其業(yè)務(wù)分別劃當(dāng)若干機(jī)關(guān)時(shí)，全部檔案仍屬于原機(jī)關(guān)，并應(yīng)按全宗移交檔案館，或由一個(gè)機(jī)關(guān)代管，不得分散； ? （ 3）一個(gè)機(jī)關(guān)并入另一個(gè)機(jī)關(guān)，或若干機(jī)關(guān)合并時(shí)處理； ? （ 4）機(jī)關(guān)撤銷或合并時(shí)，如有尚未處理完畢的文件，應(yīng)移交給有關(guān)機(jī)關(guān)繼續(xù)處理； ? （ 5）對(duì)破產(chǎn)國(guó)有企業(yè)的檔案的處理。 ? 3 檔案收集的要求 ? （ 1）確保檔案收集的完整與齊全； ? （ 2）掌握檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性； ? （ 3）加強(qiáng)對(duì)檔案館（室）文件形成與管理狀況的調(diào)查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)； ? （ 4）推進(jìn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)； ? （ 5）維護(hù)檔案的系統(tǒng)與完整。 ? 2 收集工作的意義 ? （ 1）檔案收集是貫徹執(zhí)