【正文】 這樣，通過(guò)縱、橫兩個(gè)方向的坐標(biāo)，就解決了先做什么、后做什么的順序問(wèn)題， 還 解決了由。 2．繪制 各項(xiàng)采購(gòu)工作 流程圖 目前 國(guó)際上 通用的流程圖 形式為 “矩陣式” 。采購(gòu)管理流程設(shè)計(jì)人員必須 掌握繪制流程圖的方法， 描 繪出標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)、美觀的流程圖 ， 以 使其最大限度地發(fā)揮作用。譬如國(guó)外采購(gòu)，從詢價(jià)、報(bào)價(jià)、申請(qǐng)輸入許可證、開(kāi)信用證、裝船、報(bào)關(guān)、提貨等均應(yīng)有管制要領(lǐng)及作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。 3．時(shí)間：何時(shí)開(kāi)始與何時(shí)完成，尤其 是完成的時(shí)間要限定，注重流程的時(shí)效性。那么，企業(yè)在進(jìn)行采購(gòu)管理流程設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)注意哪些要點(diǎn)呢？ 1．事情（做什么與怎么做）：即過(guò)程與具體步驟，要注意關(guān)鍵點(diǎn)的設(shè)置以及各步驟的先后順序，注意流程的流暢性、一致性。 而 流程設(shè)計(jì)， 就 是企業(yè)根據(jù)自身需求、市場(chǎng)要求等來(lái)分析、設(shè)計(jì)、優(yōu)化流程，以期達(dá)到規(guī)范化、流程化管理，為企業(yè)創(chuàng)造更多價(jià)值的目的。 如請(qǐng)購(gòu)單不但可作為申請(qǐng)單位的需求憑證， 還可 提供給采購(gòu)部作為核準(zhǔn)采購(gòu)的憑證、給會(huì)計(jì)部門(mén)作為審核付款的憑證、給倉(cāng)儲(chǔ)部作為驗(yàn)收數(shù)量 的憑證等各種用途 表格可盡量采用 一次自動(dòng)套寫(xiě)的方式，不必用復(fù)寫(xiě)紙，這樣不但可節(jié)省填寫(xiě)的時(shí)間，也可減少出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性；另外，將套印的表格迅速傳送相關(guān)部門(mén)，進(jìn)而 提高采購(gòu)的作業(yè)效率 3 5 4 1． 5 企業(yè)采購(gòu)管理流程設(shè)計(jì) 1． 5． 1 采購(gòu)管理流程設(shè)計(jì)要點(diǎn) 流程設(shè)計(jì)是采購(gòu)管理中的一項(xiàng)重要工作，尤其是對(duì)規(guī)模大、采購(gòu)金額高的企業(yè)， 更應(yīng)重視采購(gòu)管理流程、作業(yè)流程的 設(shè)計(jì)、制作。企業(yè)可根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行 個(gè)性化的 設(shè)計(jì)、 修改 ，做到 簡(jiǎn)潔而不繁雜 、 務(wù)實(shí)而不空洞。 管理 表格主要分為文字表、工具表、數(shù)量表三種，具體如表 17 所示。其中， 圖形主要包括數(shù)據(jù)類圖形和概念類圖形兩大類，前者主要以統(tǒng)計(jì)圖（即通過(guò) Excel 自動(dòng)生成的圖形，如餅圖、柱狀圖、散點(diǎn)圖等）為代表，后者包括樹(shù)圖、模型圖、組織結(jié)構(gòu)圖、矩陣圖等多種樣式。 圖 18 采購(gòu)管理 圖表設(shè)計(jì)要點(diǎn) 圖解 1． 4． 3 企業(yè)采購(gòu)管理圖表的種類 管理中使用圖表，就是將文字、數(shù)據(jù) 等信息內(nèi)容轉(zhuǎn)化為圖形、表格形式，方便接收者快速、準(zhǔn)確地接收和理解所要表達(dá)的信息。 1． 4． 2 采購(gòu)管理 圖表 的 設(shè)計(jì)要點(diǎn) 既然圖表與制度相輔相成，是 企業(yè) 規(guī)范化管理不可缺少的因素，那么，企業(yè)就要做好圖表的設(shè)計(jì)工作。 總之，管理圖表化是企業(yè)規(guī)范化管理的主要實(shí)施途徑，也是制度落實(shí)的重要 途徑。 比如 在采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算、供應(yīng)商管理、 訂單跟蹤、 采購(gòu)品質(zhì)控制、采購(gòu)價(jià)格與成本控制、采購(gòu) 付款與結(jié)算、采購(gòu)績(jī)效管理等 項(xiàng)工作 中，都需要 一系列的表格來(lái)輔助 完成 工作 ，以實(shí)現(xiàn) 采購(gòu)工作 的高效運(yùn)作， 體現(xiàn)制度的嚴(yán)肅性、可操作性 。 1． 4 企業(yè)采購(gòu)管理 圖表 設(shè)計(jì) 1． 4． 1 使用采購(gòu)管理圖表必要性 光有科學(xué)、合理、規(guī)范的采購(gòu)管理制度 還不 夠 ， 在實(shí)際的采購(gòu)管理與采購(gòu)作業(yè)流程中，還需要借助圖、表來(lái)進(jìn)行具體工作的 開(kāi)展與控制 。 即 要統(tǒng)一規(guī)范各個(gè)制度中所使用的名詞、編號(hào)體例等；統(tǒng)一各項(xiàng)制度的模板，包括字體、字號(hào)、目錄排列方式、紙張大小及頁(yè)邊距、頁(yè)碼格式等。 示例 1： 制度 名稱 公司 采購(gòu) 管理 規(guī)定 編 號(hào) 執(zhí)行部門(mén) 第 1 章 總則 第 1 條 目的 ?? 第 2 條 適用范圍 ?? 第 3 條 職責(zé) 1． 2． 3． 第 2 章 第 4 條 第 5 條 ?? 第 3 章 第 14 條 ?? 第 4 章 附則 第 17 條 ?? 編制人員 審核人員 批準(zhǔn)人員 編制日期 審核日期 批準(zhǔn)日期 示例 2： 編號(hào)： 執(zhí)行部門(mén)： 公司采購(gòu) 管理制度 （編號(hào)） 第一章 總則 第一條 目的 ?? 第二條 適用范圍 ?? 第三條 相關(guān)術(shù)語(yǔ) 1． 2． 第二章 各相關(guān)部門(mén)及職責(zé)規(guī)定 第四條 ?? 1． 2． 3． 第三章 第五條 ?? 第四章 附則 ?? 企業(yè)在制定采購(gòu)制度時(shí)可根據(jù)自己的習(xí)慣、喜好等選擇使用上述制度樣式，亦可自行設(shè)計(jì)。 表 16 制度結(jié)構(gòu)解析表 制度結(jié)構(gòu) 包含內(nèi)容 擬定原則或設(shè)計(jì)要求 制度名稱 制度名稱的一般形式為：受約單位（ 個(gè)人） +基本內(nèi)容 +文種，若 受約主體 清晰， 則可略去受約單 位（ 個(gè)人）， 如“ 公司采購(gòu)計(jì)劃 管理制度”、“ 公司采購(gòu)作業(yè)管理辦法”等 清晰、簡(jiǎn)潔、醒目 、高度概括 ，讓人一看便知其內(nèi)容主旨 制度總則 “總則”是對(duì)制度的總體概述，具體內(nèi)容包括：制定本制度的原因（或目的）、本制度所依據(jù)的法律法規(guī)或企業(yè)內(nèi)部相關(guān)制度文件等、適用范圍（或?qū)ο?、原則）、受約對(duì)象或?qū)ζ湫袨榈慕缍?、定義或解釋制度中出現(xiàn)的重要術(shù)語(yǔ)、制度中受約單位（或個(gè)人）及相關(guān)單位（或個(gè)人）的職責(zé)描述、本制度與企業(yè)其他制度之間的關(guān)系說(shuō)明等 簡(jiǎn)單、明了、表述清晰，尤其要注意 “ 制度中受約單位（個(gè)人）及相關(guān)單位（ 個(gè)人） 的職責(zé)描述”，更要 注意 二者間的先后及權(quán)責(zé)之間的 邏輯關(guān)系 制度正文 “正文” 即 制度的主體， 是 對(duì)受約對(duì)象或具體事項(xiàng)的詳細(xì)約 做到全面、合乎邏輯，語(yǔ)言表束條款。 所以，企業(yè)要根據(jù)自身的管理需要 、實(shí)際的采購(gòu)需求等來(lái)設(shè)計(jì)本企業(yè)采購(gòu)管理的各項(xiàng)制度 ， 并隨著企業(yè)的發(fā)展、業(yè)務(wù)的變化、市場(chǎng)的變化等對(duì)其進(jìn)行修改、不斷完善， 形成自己的制度體系， 以保證企業(yè)所需物料的及時(shí)供應(yīng)、采購(gòu)作業(yè)的高效執(zhí)行 ，采購(gòu)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn) 。具體包括外協(xié)加工的目的、規(guī)范、類別、廠商調(diào)查、選定方法及基準(zhǔn)、試用、詢價(jià)、簽 訂合同、申請(qǐng)、外協(xié)、質(zhì)量控制、不良抱怨、付款、模具管理、外協(xié)廠商輔導(dǎo)以及考核等的詳細(xì)規(guī)定 6 物料與采購(gòu)管理規(guī)定 主要是對(duì)材料分類編號(hào)、存量控制、請(qǐng)購(gòu)作業(yè)、采購(gòu)作業(yè)、驗(yàn)收作業(yè)、倉(cāng)儲(chǔ)作業(yè)、領(lǐng)料發(fā)料作業(yè)、成品倉(cāng)儲(chǔ)管理、滯料廢料處理等的有關(guān)規(guī)定 7 采購(gòu)爭(zhēng)端解決規(guī)定 指 規(guī)定解決采購(gòu)爭(zhēng)端的要求、解決采購(gòu)爭(zhēng)端的常見(jiàn)方法等 總之，企業(yè)規(guī)模、類型不同，采購(gòu)種類、方式等亦有 很大差別，所以采購(gòu)管理制度體系亦會(huì)繁簡(jiǎn)不一。角度不同，制度的語(yǔ)言、內(nèi)容、形式等均應(yīng)不同 明確問(wèn)題： 制定制度是為預(yù)警性地避免問(wèn)題的出現(xiàn)或?qū)⒁殉霈F(xiàn)的問(wèn)題及危害控制在一定范圍內(nèi)， 避免或減少不必要的損失 。 表 15 采購(gòu)管理制度體系的內(nèi)容說(shuō)明表 序號(hào) 制度類別 內(nèi)容說(shuō)明 1 采購(gòu)控制程序 即采購(gòu)程序要點(diǎn)、流程圖、采購(gòu)的相關(guān)文件、表格以及采購(gòu) 各 相關(guān) 部門(mén)、有關(guān)人員的職責(zé) 等，其 目的是使采購(gòu)工作有所依據(jù)， 高效完成 采購(gòu)職能 2 采購(gòu)管理辦法 即 針對(duì) 企業(yè)采購(gòu)流程 中的 每一個(gè)作業(yè)步驟 或工作事項(xiàng)進(jìn)行 詳細(xì)說(shuō)明 、規(guī)范，如采購(gòu)作業(yè)的信息收集、詢價(jià) （比價(jià)、議價(jià)）采購(gòu)、供應(yīng)商的評(píng)估與選擇、采購(gòu)合同簽訂、請(qǐng)購(gòu)、訂購(gòu)、與供應(yīng)商的協(xié)調(diào)溝通以及催交、進(jìn)貨驗(yàn)收、整理付款等進(jìn)行規(guī)定 3 采購(gòu)物料規(guī)范 指將所 需 采購(gòu)物料 的 規(guī)格 、要求等 詳細(xì) 說(shuō)明 ， 作為 采購(gòu)人員要求供應(yīng)商遵守的規(guī)范。 所以，企業(yè)應(yīng)按照采購(gòu)管理各職能模塊，構(gòu)建適合本企業(yè)的采購(gòu)管理制度體系。因此，采購(gòu)制度設(shè)計(jì)人員在進(jìn)行制度設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)做好以下 6 項(xiàng)工作，具體如圖 16 所示。 因而， 制定健全、適用的采購(gòu)管理制度，使企業(yè)內(nèi)各項(xiàng)采購(gòu)作業(yè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化， 這必將 給企業(yè)管理水平的提升、企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)與發(fā)展等 帶來(lái)積極意義 。 如今，規(guī)范化管理已經(jīng)成為企業(yè)管理的趨勢(shì)。 5． 有完善的制度約束，大家公平競(jìng)爭(zhēng)、能者多 酬 ，進(jìn)而 提升員工的工作士氣。 3． 完善的采購(gòu)管理制度，對(duì) 各項(xiàng)采購(gòu)作業(yè)效 率 、采購(gòu)工作品質(zhì)的提升提供 了 制度保障 。 1． 健全的 采購(gòu)管理制度 ，不僅能夠規(guī)范采購(gòu)人員的行為，還 使 各項(xiàng)工作有據(jù) 可依 。 采購(gòu)戰(zhàn)略規(guī)劃必須從企業(yè)整體利益的角度出發(fā)進(jìn)行考慮、設(shè)計(jì) 明確企業(yè)戰(zhàn)略，考慮采購(gòu)戰(zhàn)略該如何與之相配合 1 2 主動(dòng)進(jìn)行需求預(yù)測(cè) ，明確哪些是最重要的采購(gòu)資源、是買(mǎi)方市場(chǎng)還是賣(mài)方市場(chǎng) 根據(jù)企業(yè)各部門(mén)的職能、權(quán)限，考慮如何與其他部門(mén)之間建立有效的工作接口 采購(gòu)戰(zhàn)略還應(yīng)解決其他實(shí)際業(yè)務(wù)問(wèn)題，如采購(gòu)成本模型與成本結(jié)構(gòu)的優(yōu)化；與供應(yīng)商的聯(lián)系渠道；采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理；追求成本、質(zhì)量、效率與服務(wù)的平衡的價(jià)值分析；政府和立法機(jī)構(gòu)的行為對(duì)采購(gòu)的影響；電子商務(wù)等 3 5 4 即采購(gòu)產(chǎn)品的 品種種類、性質(zhì)、數(shù) 量、質(zhì)量等的選擇 方案 采購(gòu)品種戰(zhàn)略 即 采購(gòu)主體、采購(gòu)技術(shù)、采購(gòu)?fù)緩?、?lián)合方式等的選擇 方案 采購(gòu)方式戰(zhàn)略 即 招標(biāo)方式、考核方式、評(píng)價(jià)方式 與標(biāo)準(zhǔn) 、使用方式等的選擇 方案 供應(yīng)商選擇戰(zhàn)略 即確定 采購(gòu)品種 、 規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)和風(fēng)險(xiǎn)、責(zé)權(quán)和義務(wù)等 的談判策略、合作模式選擇方案等 訂貨談判戰(zhàn)略 即采購(gòu)貨品的 運(yùn)輸方式、運(yùn)輸路徑、運(yùn)輸商等的選擇 策略 采購(gòu)進(jìn)貨戰(zhàn)略 企業(yè)采購(gòu)的各項(xiàng)工作要想有序、高效進(jìn)行 ，要想實(shí)現(xiàn)采購(gòu)戰(zhàn)略規(guī)劃 ，必須 有一套規(guī)范化的制度、表單來(lái)規(guī)范 采購(gòu)的各項(xiàng)工作、 采購(gòu)相關(guān)人員的行為 等 。在進(jìn)行采購(gòu)戰(zhàn)略規(guī)劃時(shí)，企業(yè)的管理人員、采購(gòu)相關(guān)負(fù)責(zé)人需要考慮哪些問(wèn)題呢？ 具體 如圖14 所示。 根據(jù)采購(gòu)管理的 職 能，企業(yè)的采購(gòu)戰(zhàn)略規(guī)劃的 內(nèi)容 應(yīng) 包括以下 5 個(gè)方面， 亦被 稱 為“采購(gòu)戰(zhàn)略五要素”， 具體如圖 13 所示。 企業(yè)采購(gòu)戰(zhàn)略規(guī)劃， 是對(duì) 企業(yè) 采購(gòu)戰(zhàn)略的設(shè)計(jì)、制定，其根本原則是必須支持 企業(yè)戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)戰(zhàn)略 ，要與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行整合，協(xié)助企業(yè)戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn) 。 因此， 企業(yè) 應(yīng)將 采購(gòu)管理提升到戰(zhàn)略高度，制定 相 應(yīng)的采購(gòu)戰(zhàn)略。 1． 2 企業(yè)采購(gòu)戰(zhàn)略規(guī)劃 1． 2． 1 采購(gòu)戰(zhàn)略規(guī)劃的內(nèi)容 相 關(guān)數(shù)據(jù)顯示：降低 1％ 的采購(gòu)成本相當(dāng)于增加 10％ 的銷售額。 圖 11 企業(yè)采購(gòu)信息支持職能的主要表現(xiàn) 沒(méi)有必要的物資，企業(yè)就不能正常的生產(chǎn)和運(yùn)行 。 企業(yè)的采購(gòu)管理活動(dòng)，應(yīng)通過(guò)實(shí)施有效的計(jì)劃、組織與控制，掌握大量市場(chǎng)信息、產(chǎn)品信息， 并 與供應(yīng)商建立 穩(wěn)定有效的 互惠合作關(guān)系，不斷優(yōu)化采購(gòu)渠道等，為企業(yè)營(yíng)造寬松有效的資源環(huán)境，為企業(yè)降低經(jīng)營(yíng)成本、加速資金周轉(zhuǎn)和提高經(jīng)營(yíng)質(zhì)量等方面發(fā)揮作用。 其管理目標(biāo)如表 12 所示。 2．關(guān)于采購(gòu)管理 采購(gòu)管理， 是 企業(yè)、組織等 對(duì)整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)的計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制，以保證采購(gòu)活動(dòng)順利、 供應(yīng)過(guò)程 順暢 ，實(shí)現(xiàn)自身需求的及時(shí) 到位。 表 11 采購(gòu)的內(nèi)容及形式說(shuō)明表 分類標(biāo)準(zhǔn) 類別 具體內(nèi)容或形式 輸出結(jié)果 有形采購(gòu) 物資采購(gòu)、 設(shè)備采購(gòu)、 工程項(xiàng)目采購(gòu)、土建工程采購(gòu)等 無(wú)形采購(gòu) 咨詢服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)、廣告 服務(wù)等 采購(gòu)方法 招標(biāo)采購(gòu) 國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)、有限國(guó)際招標(biāo)、國(guó)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo) 非招標(biāo)采購(gòu) 國(guó)際、國(guó)內(nèi)詢價(jià)采購(gòu)、直接采購(gòu)、自營(yíng)工程等 另外，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、電子商務(wù) 的不斷發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)全球化趨勢(shì)的形成 ， 很多 企業(yè)在采購(gòu)某些物資時(shí)也會(huì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行線上采購(gòu)，或者線上與線下相結(jié)合 ，使得采購(gòu)網(wǎng)絡(luò)化、電子化、規(guī)?；?。 總之，采購(gòu)就是以不同的途徑獲取物品及勞務(wù)的使用權(quán)或所有權(quán)，以滿足自身的使用需求。個(gè)人、企業(yè)、組織、項(xiàng)目業(yè)主等為了自身的消費(fèi)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、發(fā)展以及工程建設(shè)等的需要，都會(huì)根據(jù)實(shí)際，通過(guò) 選擇供應(yīng)商、商務(wù)談判、合同簽訂、履約等一系列活動(dòng)， 獲取 所需物品。 書(shū)中若有不足之處，敬請(qǐng)批評(píng)指正！ 在本書(shū)的編寫(xiě)過(guò)程中， 葉江穎、黃慧慧、江鴻皎、韓振蓮、王文靜、姜波、李慧、劉寶華、王宏、劉益星、柳洪濤、李靜、劉建芳、易超、劉莉莉、王強(qiáng) 等人給予了大力支持， 在此表示 衷心 感謝 ！ 編者 2022 年 11 月 目 錄 第 1 章 采購(gòu)管理規(guī)劃 ................................................................................................................... 7 1． 1 企業(yè)采購(gòu)管理職能與內(nèi)容 ........................................................................................... 7 1． 1． 1 明確采購(gòu)與采購(gòu)管理 ...................................................................................