新時(shí)期如何做好檔案管理(參考版)
2025-01-07 01:03本頁(yè)面
【正文】 數(shù)字檔案館項(xiàng)目的建設(shè)任務(wù)艱巨、繁重，數(shù)字化加工的工作量大，耗時(shí)長(zhǎng)，需要公司協(xié)調(diào)解決大量經(jīng)費(fèi)，需要各單位辦公室密切做好配合工作。 三是按照數(shù)字檔案館建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，開展檔案實(shí)體的整改工作。 為了保證項(xiàng)目的正常開展，在數(shù)字化加工工作正式開始之前，各單位要提前做以下幾方面的工作： 一是全面核對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫(kù)的著錄信息，對(duì)錯(cuò)誤、遺漏的信息進(jìn)行改正和補(bǔ)充完善。 數(shù)字檔案館二期建設(shè)的主要任務(wù) 軟件開發(fā)方面： 開發(fā)相應(yīng)的電子文件保護(hù)技術(shù)，包括 PDF文件水印保護(hù)、文件加密、在線安全瀏覽、在線識(shí)別和生成等內(nèi)容。 數(shù)字化加工方面： 對(duì)技術(shù)檔案館基建類檔案以及各二級(jí)單位制發(fā)文件進(jìn)行數(shù)字化加工。 下步工作安排 數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目一期任務(wù)已經(jīng)基本完成，即將開展系統(tǒng)的上線運(yùn)行、系統(tǒng)培訓(xùn)和推廣應(yīng)用工作。 四是存在部分檔案錄入信息錯(cuò)誤、內(nèi)容不齊全、電子文件命名與目錄不符等現(xiàn)象。 二是各單位檔案管理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，存在不同的分類和管理方式。 數(shù)字化工作中發(fā)現(xiàn)的問題 一年多來(lái)，根據(jù)數(shù)字化加工情況，結(jié)合系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用，發(fā)現(xiàn)還存在很多問題： 一是由于歷史原因，造成同類別檔案下二級(jí)類目過多，不僅使檔案整理工作復(fù)雜化，也造成檔案信息的統(tǒng)計(jì)、利用存在一定困難。 系統(tǒng)軟件開發(fā)方面： 完成了數(shù)字檔案綜合管理系統(tǒng)的開發(fā)工作，建立了統(tǒng)一的檔案信息管理平臺(tái)，基本實(shí)現(xiàn)了檔案采集、整理、檢索、借閱、鑒定、統(tǒng)計(jì)、打印、在線歸檔等功能。 數(shù)字化加工方面： 截至 9月底，已完成文書、科研、勘探開發(fā)、單井井史等近240萬(wàn)頁(yè)的數(shù)字化加工任務(wù)，基本實(shí)現(xiàn)了館藏常用檔案數(shù)字化。 吐哈油田數(shù)字檔案館建設(shè)主要任務(wù)是：建設(shè)數(shù)字檔案館硬件平臺(tái)；完成館藏檔案的數(shù)字化加工；搭建檔案信息系統(tǒng)軟件平臺(tái)。 八、數(shù)字檔案館建設(shè) 隨著數(shù)字油田建設(shè)的不斷深入，數(shù)字檔案館項(xiàng)目作為公司信息化建設(shè)的重點(diǎn)工作之一，于 2021年 7月正式啟動(dòng)。 第三，要求合同部門在簽訂項(xiàng)目、設(shè)計(jì)、施工等各類合同時(shí)，必須要有專門的電子文件歸檔條款，從源頭把好電子文件的形成關(guān)。 第二，加強(qiáng)電子文件歸檔意識(shí)。 四是部分歸檔資料沒有制作和移交電子文件。 二是移交的電子文件普遍存在制作不規(guī)范，命名不準(zhǔn)確現(xiàn)象。 電子文件的特殊性，要求檔案部門建立相應(yīng)的利用管理制度，嚴(yán)格使用權(quán)限審核，采取電子文件加載水印保護(hù)、加密技術(shù)
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