【正文】 永 久 1集團(tuán)公司召開的黨、團(tuán)、工會、職工代表大會、代表會議的小組記錄、會議參考資料等 短 期 1集團(tuán)公司黨、團(tuán)、工會委員會會議記錄、紀(jì)要和討論的文件及聲像資料 永 久 1集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)班子民主生活會記錄和黨委會議記錄 永 久 1集團(tuán)公司黨委向上級的請示、報告、匯報和上級的批復(fù)等文件材料 重要的 永 久 一般的 短 期 1集團(tuán)公司黨委 工作計劃、總結(jié)、精神文明、宣傳教育文件材料 重要的 永久或長期 一般的 短 期 1集團(tuán)公司黨員、團(tuán)員年度統(tǒng)計報表及工會統(tǒng)計年報 山東省路橋集團(tuán)公司行政管理制度 32 永 久 1集團(tuán)公司黨員、團(tuán)員組織關(guān)系和工會會員轉(zhuǎn)移關(guān)系介紹信 長 期 1集團(tuán)公司黨員、團(tuán)員有關(guān)獎勵和處分的決定及有關(guān)材料 重要的 永 久 一般的 長 期 集團(tuán)公司黨組織建設(shè)中形成的換屆改選、發(fā)展計劃等文件材料 重要的 永久或長期 一般的 短 期 2集團(tuán)公司受理的檢舉、控告 等材料 重要的 永久或長期 一般的 短 期 2集團(tuán)公司工會工作的請示、批復(fù)文件材料 重要的 長 期 一般的 短 期 2集團(tuán)公司簽訂的集。 第七條 附 則 本細(xì)則由辦公室負(fù)責(zé)修改解釋，總經(jīng)理批準(zhǔn)頒布生效。 集團(tuán)公司檔案部門對為 各部門及所屬單位檔案的收集、整理、立卷和保管工作做出成績的，按《檔案法》有關(guān)規(guī)定給予表彰和獎勵。因利用檔案解決重大問題，或產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的，應(yīng)填寫檔案利用效果登記表。 檔案部門出借檔案時，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，在借用檔案登記簿上登記，并當(dāng)面點(diǎn)交清楚。集團(tuán)公司工作人員借用檔案時，一般應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱，如需借走的必須嚴(yán)格按期限歸還，文書檔案借期一般為 7 天，科技檔案借期一般為 30 天，聲像檔案借期一般為 7 天，若因特殊情況 需要延長借期，應(yīng)到檔案部門辦理續(xù)借手續(xù)。 集團(tuán)公司應(yīng)設(shè)立檔案閱覽室，并建立 健全檔案借閱和復(fù)印制度。 1 檔案人員調(diào)動工作時，應(yīng)在離職前辦好檔案的交接手續(xù)。鑒定工作結(jié)束后，由檔案部門提出檔案 鑒定工作報告，編寫檔案銷毀清冊，經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)人簽字批準(zhǔn)后方可銷毀，并報交通廳檔案部門備案。 1 檔案部門應(yīng)按檔案的保管期限，對檔案進(jìn)行鑒定。對破損、字跡模糊和變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，對庫存檔案發(fā)現(xiàn)可疑情況或者發(fā)生意外事故應(yīng)及時進(jìn)行檢查，并立即將檢查結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)報告。聲像檔案人員應(yīng)注意防止汗?jié)n、真菌等有害物污染檔案。 檔案庫房的溫度應(yīng)控制在 14℃－ 24℃，相對濕度控制在 45%－ 60%，聲像檔案庫房的濕度應(yīng)控制在 13℃－ 15℃，相對濕度應(yīng)控制在 35%－ 45%。 集團(tuán)公司的文書檔案按年度一機(jī)構(gòu)一問題分類；科技 檔案按交通部和集團(tuán)公司工程項(xiàng)目竣式文件材料立卷歸檔辦法進(jìn)行分類，并編制科技檔案總目錄和分類目錄。 建立檔案管理統(tǒng)計工作，編制基本情況統(tǒng)計表，對檔案數(shù)量、檔案借閱人次、檔案的利用效果、編研情況進(jìn)行統(tǒng)計，統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確可靠。 集團(tuán)公司檔案作為一個檔案全宗進(jìn)行整理和保管。移交檔案應(yīng)由移交雙方填寫案卷清冊，交接雙方應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對，并履行簽字手續(xù)。 文件材料的形成積累需納入部門工作計劃和有關(guān)人員崗位職責(zé)。 第四條 文件材料的形成與歸檔 凡集團(tuán)公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的具有保存價值的文件材料，由業(yè)務(wù)部門進(jìn)行收集、整理、立卷，并定期交集團(tuán)公司檔案部門歸檔；各項(xiàng)目經(jīng)理部形成的文件材料待工程結(jié)束后統(tǒng)一整理、立卷，同科技檔案一起交集團(tuán)公司歸檔；各部門形成的文件材料在本年的 7 月 15 日前和次年元月 15 日前分兩次交集團(tuán)公司辦公室，由辦公室統(tǒng)一整理、歸檔。 7） 加強(qiáng)庫房管理，做好“八防”工作，維護(hù) 檔案的完整與安全。 5） 積極開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，采取各種有力措施，檢查督促所屬單位做好檔案工作。 3） 做好檔案的收集、整理、鑒定、登記和統(tǒng)計等基礎(chǔ)工作，熟悉所保管的檔案情況。 檔案人員的職責(zé)： 1） 認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)。 檔案人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，對有中級以上技術(shù)職稱的檔案人員的崗位調(diào)整，應(yīng)事先征求上級檔案部門的意見；所屬各單位對檔案人員的調(diào)換要報集團(tuán)公司檔案部門備案。負(fù)責(zé)管理黨組織檔案的工作人員必須符合機(jī)要人員條件。 5） 負(fù)責(zé)本部門大事記的收集（包括工程簡介），在每年年底報集團(tuán)公司辦公室檔案部門，由集團(tuán)公司檔案部門匯總整理后，交領(lǐng)導(dǎo)審閱認(rèn)可后歸檔。 3） 接受檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，按時向集團(tuán)公司檔案部門移交檔案，為集團(tuán)公司多積累檔案財富。 所屬各單位、各項(xiàng)目經(jīng)理部、各部門專（兼 ）職人員的主要任務(wù)是： 1） 所屬各單位、各項(xiàng)目經(jīng)理部檔案人員負(fù)責(zé)做好本單位形成的文件材料、圖紙和照片的收集、整理、立卷和歸檔工作。 7） 參與工程竣工和設(shè)備儀器開箱文件材料的驗(yàn)收工作。 5） 會同有關(guān)業(yè)務(wù)部門，對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定、銷毀。 3） 接收各部門和所屬各單位、各項(xiàng)目經(jīng)理部移交的案卷并及時整理歸檔。 集團(tuán)公司檔案部門的主要任務(wù)是： 1） 貫徹執(zhí)行上級有關(guān)檔案工作的方針、政策、法律法規(guī)，結(jié)合集團(tuán)公司實(shí)際，制定集團(tuán)公司檔案管理的規(guī)章制度。 山東省路橋集團(tuán)公司行政管理制度 26 加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。集團(tuán)公司各部門設(shè)立兼職人員負(fù)責(zé)本部門的檔案工作；所屬各單位設(shè)立檔案崗位，并配備專職人員負(fù)責(zé)檔案工作。所屬各單位的文書檔案由所屬各單位辦公室管理；工程項(xiàng)目形成的文書和科技檔案由各項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)整理好后一起交集團(tuán)公司，由集團(tuán)公司集中統(tǒng)一管理。 檔案工作是集團(tuán)公司各項(xiàng)管理的基礎(chǔ)工作，是維護(hù)集團(tuán)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史面貌的一項(xiàng)工作。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《山東省交通廳檔案管理辦法》，結(jié)合集團(tuán)公司檔案管理的實(shí)際情況，制定本細(xì)則。宿） 審批權(quán)限 標(biāo)準(zhǔn)外審批權(quán)限 重要官員、關(guān)系戶 200~300 辦公室主任 分管副總 較重要官員、關(guān)系戶 150~200 辦公室主任 分管副總 山東省路橋集團(tuán)公司行政管理制度 25 地方一般干部 外單位來人 40～ 50 辦公室主任 分管副總 公司分支機(jī)構(gòu)來人 40～ 50 辦公室主任 分管副總 ?？?、員工標(biāo)準(zhǔn) 40～ 50 辦公室主任 分 管副總 第十二條 附則 本辦法由辦公室修改解釋執(zhí)行，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒布生效。餐） 審批權(quán)限 標(biāo)準(zhǔn)外審批權(quán)限 重要官員、關(guān)系戶 80~120 辦公室主任 分管副總 較重要官員、關(guān)系戶 50~80 辦公室主任 分管副總 地方一 般干部 外單位來人 30～ 50 辦公室主任 分管副總 公司分支機(jī)構(gòu)來人 30～ 40 辦公室主任 分管副總 常客 員工標(biāo)準(zhǔn) 30～ 40 辦公室主任 分管副總 2. 住宿安排。 第十一條 接待標(biāo)準(zhǔn) 1. 用餐標(biāo)準(zhǔn)。 8. 小結(jié)。 7. 送別。 6. 組織活動實(shí)施。 5. 安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會見。 4. 看望、商議日程。 3. 迎接安排。 2. 布置接待。 第十條 接 待內(nèi)容和程序 1. 接受任務(wù)。 第九條 其他。 第八條 行路。 引見順序； ⑴把身份低、年齡輕的人介紹給身份高、年紀(jì)大的； ⑵按職務(wù)高低，依次介紹一行來客； ⑶職務(wù)相同，先介紹年紀(jì)大的。 第七條 引見。 3. 安排交談地點(diǎn)： ⑴根據(jù)來客來意和身份，安排適當(dāng)?shù)攸c(diǎn)（辦公室、接待室、會議室）進(jìn)行交談； ⑵業(yè)務(wù)較忙，一時難以抽身時，應(yīng)向客人說明，暫請他人代接； ⑶切忌讓客人久候而無人問津。原則為主動、熱情、禮貌。適用于經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來。適用于一般性接待活動。適用于上級機(jī)關(guān) 派員來人、其他企事業(yè)單位來人洽商重要事宜。 第五條 接待規(guī)格的確定。重要會議要有記錄。 5. 保密原則。 4. 周到原則。招待來賓從簡，不鋪張浪費(fèi)，不重復(fù)宴請，主方人數(shù)不多于賓客人數(shù)。 3. 節(jié)約原則。各職能部門對口接待。一般情況下，級別與權(quán)限相等，同級別出面，特殊情況高規(guī)格接 待。 1. 平等原則。 遇到重大接待工作和活動，可由辦公室協(xié)調(diào)若干部門共同做好此項(xiàng)工作，有關(guān)部門要積極主動配合。 第二條 對外接待范圍 本辦法規(guī)定的接待范圍主要是公司及所屬各部門，各事業(yè)部經(jīng)營管理活動所必需的接送、食宿、購票、會談和陪同參觀等方面的安排和工作。 第十三章 對外接待管理 辦法 第一條 總則 對外接待是公司行政事務(wù)和公關(guān)活動的重要部分，為使對外接待工作規(guī)范有序，具有統(tǒng)一的公司形象，特制定本辦法。 第九條 手機(jī)話費(fèi)應(yīng)嚴(yán)格按《集團(tuán)公司費(fèi)用管理制度》執(zhí)行，超出標(biāo)準(zhǔn)部分應(yīng)自付，有山東省路橋集團(tuán)公司行政管理制度 22 國際業(yè)務(wù)超出標(biāo)準(zhǔn)者可經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后報銷。有較大出入者，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)。 第七條 各部門工作人員不準(zhǔn)打私人長途，如因公 撥打長途電話時，要經(jīng)過部門同意，并作好長話通話記錄。 第五條 工作人員盡量不使用電話進(jìn)行本樓層之間的聯(lián)系。 第三條 電話管理由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。 第十二章 公司部門電話管理 辦法 第一條 為了加強(qiáng)集團(tuán)公司內(nèi)部電話的管理，節(jié)約話費(fèi)開支，減少經(jīng)濟(jì)損失，充分利用好各種電話，做到真正為工作服務(wù)，特做本規(guī)定。 本辦法如與集團(tuán)公司其它特殊合同管理有關(guān)規(guī)定相抵觸，以特殊 合同管理規(guī)定為準(zhǔn)。 第七條 附 則 本管理辦法由集團(tuán)公司企管部負(fù)責(zé)解釋和監(jiān)督實(shí)施，未盡事宜，由企管部根據(jù)情況逐步完善。 7） 因合同方面造成經(jīng)濟(jì)損失，隱瞞不報的 。 山東省路橋集團(tuán)公司行政管理制度 21 5） 合同承辦部門及其人員或合同管理員丟失、損毀、不按期歸檔或擅自變更、解除、銷毀合同及合同附件，造成經(jīng)濟(jì)損失的 。 2） 無權(quán)代理、超越代理權(quán)限、采用欺詐方式或未經(jīng)批準(zhǔn)擅自對外簽訂合同或?qū)ν馓峁?dān)保的 。 8） 其他應(yīng)予獎勵者。 6） 敢于揭發(fā)、抵制利用合同進(jìn)行違章、違法和犯罪行為的 。 4） 在合同履行過程中，發(fā)現(xiàn)重大問題，及時采取補(bǔ)救措施，避免重大經(jīng)濟(jì)損失的 。 2） 嚴(yán)格執(zhí)行經(jīng)濟(jì)合同法等有關(guān)規(guī)定和本辦法，確有成效者 。 集團(tuán)公司將各單位的合同管理工作列入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核范圍，作為經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核的一項(xiàng)重要內(nèi)容。了解對方全面履行合同的進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題立即告知有關(guān)部門及時處理 。督促有關(guān)單位按合同規(guī)定全面履行，發(fā)現(xiàn)履行中的困難或問題，及時處理 。檢查合同主體是否合格，條款是否齊全，示范文本是否嚴(yán)格按要求填寫 。 山東省路橋集團(tuán)公司行政管理制度 20 第六條 檢查與考核 集團(tuán)公司各下屬單位要建立健全合同簽訂履行過程中的檢查與監(jiān)督制度，對合同簽訂履行情況進(jìn)行檢查與監(jiān)督。 1 對方當(dāng)事人逾期不履行已發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的，由公司合同管理機(jī)構(gòu)依法向人民法院申請強(qiáng)制執(zhí)行。 雙方已簽署解決糾紛的協(xié)議書、仲裁機(jī)關(guān)的調(diào)解書、仲裁 決定書及法院的裁定書、調(diào)解書、判決書，在正式生效后，應(yīng)復(fù)印若干份，交給有關(guān)部門收執(zhí)。 第三十八條 處理合同糾紛，應(yīng)特別注意以下問題： 1） 在證據(jù)可能丟 失或以后難以取得的情況下，及時采取證據(jù)保全措施； 2） 發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人或利害關(guān)系人有可能隱匿、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)將使我方權(quán)利難以實(shí)現(xiàn)時，適時依法申請采取財產(chǎn)保全措施； 3） 對于債權(quán)債務(wù)關(guān)系明確、合法且雙方對債務(wù)無異議的，依法及時向人民法院申請支付令或提起訴訟； 4） 做好每起合同糾紛實(shí)況記錄、存案備查； 5） 凡屬我方責(zé)任的合同糾紛，應(yīng)逐筆查明原因，分清責(zé)任，要求責(zé)任人員承擔(dān)責(zé)任，并責(zé)成其提出補(bǔ)救措施。 20 萬元以上的合同糾紛申 請仲裁或訴訟由集團(tuán)公司企管部協(xié)助辦理， 20 萬元（含20 萬元）以下的合同糾紛由下屬單位自行辦理。 公司內(nèi)部各單位之間發(fā)生的合同糾紛，由主管部門和分管領(lǐng)導(dǎo)按公司有關(guān)規(guī)定處理。 第五條 合同糾紛的處理 合同在履行過程中發(fā)生糾紛的 應(yīng)按《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國民事訴訟法》等有關(guān)法律、法規(guī)和本辦法處理。 變更解除合同必須采取書面形式（包括雙方的信函、文件 、傳真等），由雙方簽訂確認(rèn)書。超過期限再作答復(fù)，造成嚴(yán)重后果的，承辦人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。 變更、解除合同的審批權(quán)限和程序與原合同訂立的審批權(quán)限和程序相同。 1 合同生效后，各有關(guān)部門應(yīng)妥善保存合同履行過程中的各種憑證，包括結(jié)算單、結(jié)算證明、支付憑證、銀行進(jìn)賬單、收料單、入庫單、過磅單、發(fā)票等。 1 合同簽訂后五日內(nèi)，承辦人應(yīng)將合同正本交合同管理機(jī)構(gòu)保管。 1 合同簽訂生效后，承辦人應(yīng)及時、準(zhǔn)確地將合同內(nèi)容傳遞到有關(guān)部門。