【正文】 廣州市捷準(zhǔn)測繪工程有限公司 二 OO 五年三月一日 。 10． 附則 本制度自公布之日起執(zhí)行。 8． 檔案、資料的鑒定、銷毀管理規(guī)定 17 由公司總工程師、辦公室主任和檔案人員組成的鑒定小組，嚴(yán)格進(jìn)行 登記，造冊和監(jiān)銷，并向有關(guān)管理部門備案。 本公司員工必須配合辦公室做好年終清查工作。 調(diào)離本公司的員工必須到辦公室清理移交測繪成果及資料檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。 借出和歸還測繪成果及資料檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。 c. 所借出的測繪成果及資料檔案，嚴(yán)禁涂改、勾劃、批注、折卷、抽頁、裁剪或其它損壞現(xiàn)象，不得私自復(fù)制或轉(zhuǎn)借他人。 在借閱測繪成 果及資料檔案時應(yīng)做到以下幾點 : a .借閱測繪成果及資料檔案必須填寫借單，借閱時間不得超過一個月，定期歸還，逾期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 7． 資料檔案使用、借閱、登記規(guī)定 為加強(qiáng)測繪成果及資料檔案的管理，維護(hù)測繪成果及資料檔案的完整與安全，完善資料檔案的借出歸還、現(xiàn)場參閱、咨詢等手續(xù)，貫徹國家有關(guān)檔案制度，結(jié)合本公司實際情況，規(guī)定如下。 主管什么業(yè)務(wù)，同時領(lǐng)導(dǎo)和管理該項業(yè)務(wù)工作中的保密安全工作。 總工程師（分管保密安全工作的領(lǐng)導(dǎo)）負(fù)具體組織領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。 依照《保密法》條款，對違犯者視情節(jié)輕重，給予批評教育、行政處分或轉(zhuǎn)交司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。 資料管理人員離開辦公場所時應(yīng)將資料放入保密設(shè)備，并將房間門窗鎖好。 保密文件、地圖、資料如不是工作需要，不許隨身攜帶，不許委托轉(zhuǎn)帶。 對于資料廢件，要集中存放，不得隨意亂堆，亂放，應(yīng)集中送上級資料管理部門處理，不得自行銷毀。 嚴(yán)格按《測繪成果管理規(guī)定》，履行領(lǐng)發(fā)、借用、抄錄、資料的清點、登記、編號、簽收、保證測繪成果的走向清楚、可靠。 5． 資料檔案保密安全規(guī)定 為切實做好公司資料的保密工作，根據(jù)《保密法》、《檔案法》、《測繪法》、《測繪成果管理規(guī)定》的要求，確保資料安全無泄密，規(guī)定如下： 依據(jù)保密法律、法規(guī)，對職工進(jìn)行正常性的保密教育和檢查，落實各項保密措施，由專人負(fù)責(zé)管理。 檔案工作的統(tǒng)計 各檔案部門做好檔案、資料和圖書的收集、管理、利用、鑒定、銷毀等情況的統(tǒng)計。編制所需的檢索工具，完 15 善公司信息查詢體系。 檔案的保管 庫房要有管理制度，庫房的裝具要符合國家要求，要有八方安全設(shè)施，定期檢查檔案，資料和圖書的保管狀況，對破損或褪變的要及時修復(fù)，確保完整與安全。 檔案和資料的整理工作。 凡是短期內(nèi)（ 15 年以內(nèi)）具有查考、利用、憑證作用的測繪科技檔案，列為短期保存。 凡對本單位、國家建設(shè)方面具有重要憑證作用和長久需要查考、利用的檔案，列為永久保存。 第三段為二級類目代號，用“ 01”代表控制測量，“ 02”代表地形測量。 科技檔案分類、編號結(jié)構(gòu)形式示例： 1225 04 01 3 XXX 01 案卷號 項目代號 三級類目號 二級類目號 一級類目號 全宗號 第一段為全宗號，“ 1225”代表廣州市捷準(zhǔn)測繪工程有限公司。”隔開，各段用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。 建立文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，并列入各部門管理工作程序，列入部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制 搜集資料由所在單位檔案部門開介紹信到局檔案館轉(zhuǎn)換，局 檔案館未見所在單位檔案部門介紹信，一律不予轉(zhuǎn)換。 歸檔手續(xù) 填寫歸檔文件材料移交清單 .由歸檔都填制一式兩份 . 科技文件材料在歸檔時應(yīng)編寫歸檔情況簡要說明 . 照片、磁性載體、光盤和實物等歸檔要編寫文字說明?？萍嘉募牧弦笤?、復(fù)制本、底圖一并歸檔。管理類文件材料要求底稿與印件（ 2 份）一并歸檔。未辦歸檔手續(xù)，財務(wù)部門不予報銷。 其它類文件材料歸檔時間按局歸檔制度執(zhí)行。變更、修改、補(bǔ)充或維 修等形成的文件材料隨時歸檔。 測繪、管線探測、軟件開發(fā)等工作形成的文件材料，在向?qū)Ψ揭平毁Y料時，同時向本單位檔案部門移交。按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，逐項檢查，對歸檔不合格案卷限期整改。 案卷歸檔的基本要求 歸檔的案卷，應(yīng)做到分類合理，組卷正確：保管期限劃分準(zhǔn)確：卷內(nèi)文件排列有序、科學(xué)、系統(tǒng)；案卷題名擬寫準(zhǔn)確、簡明 扼要，編目規(guī)范；裝訂案卷要整齊、美觀、卷內(nèi)無壓字、無金屬物、禁用字跡不牢固的書寫工具（鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙）。 。 歸檔要求 文件材料歸檔的基本要求 ，按工作程序?qū)⑿枰獨w檔的文件材料加以系統(tǒng)整理，組成保管單位（卷、冊、袋、盒）。 3． 資料的形成與入庫歸檔規(guī)定 文件材料形成的范圍 12 凡是直接記述和反映單位各項活動的 ,具有查考利用價值的文件材料 ,都應(yīng)列 于歸檔范圍。 監(jiān)督、檢查，指導(dǎo)所屬單位的檔案、資料管理工作。 指導(dǎo)本單位各部門和項目組文件、資料的立卷和歸檔工作。公司檔案資料管理的職能部門是綜合辦公室并設(shè)專職檔案管理人員。 公司檔案資料行政上由總經(jīng)理主管，總工程師分管。 檔案管理是公司 管理工作的重要組成部分，是各項活動的重要環(huán)節(jié)。資料一般是指通過交流、贈送、購買和自己匯編的，供科研、生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動參考的文件材料。 廣州市捷準(zhǔn)測繪工程有限公司 二 OO 五年三月一日