【正文】 目 27 前，會(huì)多是普遍現(xiàn)象，如何解決這一問題？把會(huì)議納入了規(guī)范化、程序化、制度化的軌道，勢(shì)在必行，雙慶公司的辦法值得借鑒。 執(zhí)行《意見》半年來，朱總經(jīng)理每月僅參加會(huì)議 10 次左右，大大減輕了領(lǐng)導(dǎo)負(fù)擔(dān)。二是，適時(shí)調(diào)節(jié)計(jì)劃。根據(jù)需要與精簡原則，公司一級(jí)會(huì)議每月不得超過六次，歲末月尾，由秘書部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖與業(yè)務(wù)部門需要擬制出下年、下月公司會(huì)務(wù)活動(dòng)安排，明確各會(huì)議的時(shí)間、規(guī)模和主要解決的問題。這樣，比如造成領(lǐng)導(dǎo)沉于“會(huì)?！?。 就是朱總非參加不可的 15 次會(huì)議中，還有交錯(cuò)、重迭現(xiàn)象。如上月，市領(lǐng)導(dǎo)部門和往來單位 13 次會(huì)議中，只有 6 次非朱總參加不可外，其余 6 次，可派公司副職或其他人去參加， 6 次下屬部門會(huì)議，僅一次非朱總參加不可；公司總部 8 次會(huì)議，有一次朱總可以不參加。上月，朱總參加市各領(lǐng)導(dǎo)部門召開的會(huì)議 6 次，參加往來單位會(huì)議 7 次，出席本公司下屬部門會(huì)議 6 次，公司總部召開會(huì) 8 次。 [評(píng)析 ]何秘書接受任務(wù)后，為了弄清情況，首先，他詳細(xì)查閱了本單位的“大事記”。這任務(wù)落實(shí)到何秘書身上。 案例與分析 （八） 雙慶公司朱總經(jīng)理上月參加各種會(huì)議達(dá) 27 次之多，差不多天天泡會(huì)海，他深感自己如不從“會(huì)海”中“解放”出來，加強(qiáng)學(xué)習(xí)， 提高自身素質(zhì)，深入實(shí)際，掌握各種信息，便難于指揮這個(gè)上千人的企業(yè)。假如對(duì)方不同意，還須另作進(jìn)一步協(xié)商，待雙方達(dá)成一致意見時(shí)，才正式列入計(jì)劃。在取得經(jīng)理同意后，再考慮對(duì)外事務(wù)先后安排順序，重新做好時(shí)間調(diào)配 。 星期三上午，經(jīng)理有空，可將原下午的安排調(diào)到上午進(jìn)行。而這段時(shí)間，經(jīng)理原先是安排好要和中原公司經(jīng)理洽談業(yè)務(wù)，之后拜訪科龍公司總經(jīng)理的。比如，原定星期三上午 9 至 12 點(diǎn)，經(jīng)理去市財(cái)辦開會(huì)。到時(shí)，會(huì)議沒結(jié)束，經(jīng)理抽不開身，客人來了見不到主人，這樣造成的影響就不好，有損領(lǐng)導(dǎo)形象和公司聲譽(yù)。因?yàn)榻?jīng)理很忙，對(duì)有些瑣事，無暇細(xì)顧，但對(duì)此如處理不當(dāng)，又會(huì)造成不小影響。 23 石秘書在回答經(jīng)理詢問時(shí)，非常得體。一般情況下，經(jīng)理的時(shí)間安排得非常緊湊，許多臨時(shí)事務(wù)只能穿插其中，并根據(jù)事情的輕重緩急，對(duì)原預(yù)定計(jì)劃做出調(diào)整、變動(dòng)。經(jīng)理工作繁忙，事務(wù)纏身，會(huì)議、會(huì)談、約見、出差、出訪、公司例行事務(wù)，考查公司發(fā)展、人員調(diào)配、商務(wù)活動(dòng)評(píng)估，??數(shù)不勝數(shù)。 從這瑣事的處理中，你認(rèn)為石秘書的工作如何？ [評(píng)析 ]石秘書的工作穩(wěn)妥，稱職。）上午9 至 10 點(diǎn)鐘要召開業(yè)務(wù)匯報(bào)會(huì)，您以后沒有其他安排?！? 石秘書查了查時(shí)間計(jì)劃表后，對(duì)吳經(jīng)理說：“星期四（既 吳經(jīng)理所說的后天，這是經(jīng)理的習(xí)慣。有些誤解在適當(dāng)時(shí)機(jī)可以向領(lǐng)導(dǎo)解釋，有的則不必去斤斤計(jì)較，領(lǐng)導(dǎo)心中是有數(shù)的。這 21 不是說“秘書是領(lǐng)導(dǎo)的出氣筒”，該當(dāng)“受氣泡”。 在領(lǐng)導(dǎo)沖著你發(fā)火時(shí)，哪怕不是你的錯(cuò)，也不要當(dāng)場(chǎng)辯解。比如，這件事，收信人，或拆閱信件的人，或其他知情人，有了主動(dòng)精神，在辦公室主任沒安排的情況下，順手改動(dòng)一下，拾遺補(bǔ)闕，主動(dòng)做些應(yīng)該辦的事，不僅使工作化被動(dòng)為主動(dòng)，體現(xiàn)出你的協(xié)作精神來，而且將會(huì)把你磨煉得更成熟些。也許，這樣問一下，就不會(huì)就事論事了 。 你認(rèn)為從這事中應(yīng)該吸取什么教訓(xùn)？ [評(píng)析 ]如果要找到這件事的起因，無非是二：一是邙山公司辦公室工作責(zé)任制未落實(shí)到人，連修改客戶電話地址一覽表的人是誰都 20 不清楚；二是公司辦公室管理文書檔案方式混亂。彭經(jīng)理火氣更大：“你們是干什么的？一件小事都做不好，公司是你們白拿錢的地方？”還是小濃靈活些，他趕 緊撥通查號(hào)臺(tái)，才找到該公司變更后的電話號(hào)碼。他便沖著肖秘書發(fā)起火來，肖秘書辯解道：“這事不該我管！”彭經(jīng)理火氣更大：“難道該我管！”他把責(zé)備的目光投向辦公室申主任。 案例與分析 （六） 邙山公司彭經(jīng)理在給一有業(yè)務(wù)往來的公司經(jīng)理打電話時(shí)，話筒傳來：該公司電話號(hào)碼早已變更。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)，左一個(gè)解釋，右一個(gè)說明的秘書，絕對(duì)不可能配合領(lǐng)導(dǎo)，做好輔助工作。在改革開放的新形勢(shì)下，僅把事務(wù)做好，不起參謀作用的秘書是不稱職的。小 C 被錄用當(dāng)在情理之中。 經(jīng)工商事務(wù)咨詢所專家評(píng)判，小 C 被鄭北公司錄用。從領(lǐng)導(dǎo)方面看，他有許多煩擾，許多不順心的事，許多難辦的事，這樣，領(lǐng)導(dǎo)就容易發(fā)火，特別是那些性急的領(lǐng)導(dǎo)者，更是如此。“小品”的結(jié)果，不正 是這樣嗎？其次，領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)秘書，哪怕是說了些過頭話，秘書也應(yīng)保持冷靜，不辯解，不反駁，只要領(lǐng)導(dǎo)不是侮辱人格，就要忍耐。這時(shí)，“秘書”不能盲目地站在領(lǐng)導(dǎo)一邊，去火上澆油，指責(zé)“客商”。此時(shí)，“秘書”應(yīng)借故暫時(shí)將領(lǐng)導(dǎo)引開，比如請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)到工作間接電話并示意要領(lǐng)導(dǎo)忍耐些，來者是“客商”，不是本公司職員?！靶∑贰敝?，“經(jīng)理”一時(shí)性起發(fā)火，與“客商”爭(zhēng)執(zhí)起來，這就是一種失誤。 小 C 認(rèn)為，表面看，矛盾是由“秘書”不懂沏茶方法引發(fā)的，但問題并不那么簡單，首先，這位“經(jīng)理”是屬開拓型領(lǐng)導(dǎo)者，他能力強(qiáng)作風(fēng)潑辣，但這樣的領(lǐng)導(dǎo)者往往一言駟馬，甚至專斷，在處理人際關(guān)系時(shí)，不大講究方法，作為領(lǐng)導(dǎo)的輔助者 —— 秘書，應(yīng)對(duì)自己的服務(wù)對(duì)象的各個(gè)方面（包括政治、品格、知識(shí)、能力、作風(fēng)、氣質(zhì)、性格乃至生活習(xí)慣），進(jìn)行全面了解和掌握，以便有針對(duì)性地采取有效的服務(wù)方針和辦法，即使彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)者的不足，事務(wù)方面工作不 至 17 于因領(lǐng)導(dǎo)一時(shí)失誤而受損失?！懊貢比绻@樣做了，可能不會(huì)引發(fā)后面的問題。所以“客商”不僅不喝，反而說了句刻薄的話。小 A 認(rèn)為，“秘書”不應(yīng)該頂撞領(lǐng)導(dǎo)，為自己辯解?！敖?jīng)理”望著遠(yuǎn)去“客商”的背影，沖著“秘書”： “拖你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能，無能！”經(jīng)理氣得臉紅脖子粗。談判時(shí)，討價(jià)還價(jià)中，“經(jīng)理”一時(shí)性起，雙方爭(zhēng)執(zhí)起來“秘書”站在“經(jīng)理”一方，指責(zé)“客商”。“客商”面帶不悅之色，把放在自己面前的茶杯推得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的。 “經(jīng)理”與剛來的“客商”寒暄。經(jīng)過第一輪面試，第二輪筆試之后，現(xiàn)在對(duì)三位幸運(yùn)者 —— 小 A、小 B、小 C，進(jìn)一步測(cè)試，讓三人 15 看一段“小品”。一年內(nèi)，他先后換了三位秘書：有的在任期內(nèi)，事務(wù)工作出色，但從未向文總提過任何意見和建議；有的做事謹(jǐn)慎，但到了小心翼翼的地步，匯報(bào)工作時(shí)，總是極度緊張，看領(lǐng)導(dǎo)臉色，欲言又止；有的，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)時(shí)，他總是左一個(gè)解釋，右 一個(gè)說明。所以，不是老成練達(dá)的秘書，不可輕易運(yùn)用此法。此時(shí)，葛秘書趁熱打鐵，再推向極端：“即使是鬧散了領(lǐng)導(dǎo)班子，渙散了職 14 工群眾生產(chǎn)積極性，公司垮了，也無所謂，個(gè)人的臉面總是第一位的呀！”至此，作為副總經(jīng)理的 陳國源自然會(huì)猛然醒悟自己的過失，不再在下級(jí)面前談?wù)撈渌I(lǐng)導(dǎo)的是非了。 第六種辦法，陳副總經(jīng)理談及他與李總分歧時(shí)，其心情是十分不平靜的，希望別人理解他。所以，第五種辦法也不失好辦法。 這樣做，如果怕人誤會(huì)你“圓滑”“事故”，也可在一方面前，說說另一方對(duì)他的關(guān)心。而秘書人員在聽到某領(lǐng)導(dǎo)對(duì)另一領(lǐng)導(dǎo)發(fā)怨時(shí)，便可巧妙地轉(zhuǎn)移話題，談其他業(yè)務(wù) 13 工作，談社會(huì)新聞，正面避開這位領(lǐng)導(dǎo)的談話內(nèi)容。第四種辦法，秘書根據(jù)自己的角色地位，保持沉默，一語不發(fā)，這實(shí)際上就是一種表態(tài)：表示自己不支持談話者。 葛秘書摒棄個(gè)人情感傾向，用事實(shí)對(duì)副總經(jīng)理的偏頗之處予以澄清，或者當(dāng)面公開批評(píng)領(lǐng)導(dǎo)的不是，敢于說真話，精神可貴，但作為秘書在領(lǐng)導(dǎo)間支持一方，站在一方，也是不符合原則的，而且會(huì)在領(lǐng)導(dǎo)已有的裂痕間增添溝壑。 如果葛秘書從個(gè)人感情好惡出發(fā)，偏向副總經(jīng)理，并背后對(duì)總經(jīng)理提出批評(píng)意見，暫時(shí)滿足了陳國源的心理需求。如果回避不了領(lǐng)導(dǎo)間的分歧，只能表示：希望